GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL

 Código del Programa de Formación: 521213
 Nombre del Proyecto: Organización del archivo total de una institución pública en San José del
Guaviare a través de la aplicación de TRD Y normatividad vigente
 Fase del Proyecto Análisis, actuar
 Actividad de Proyecto: Realizar el diagnóstico, estudio y análisis para la elaboración de los manuales
de funciones y procedimientos
 Competencia: PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el
asunto, tipo, las funciones de la unidad administrativa, aplicando las normas gramaticales, de
semántica y de sintaxis, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y
presentación.
 Duración de la Guía: 150 horas

2. PRESENTACION

Ya hemos desarrollado una destreza importante para nuestro proceso de la competencia, ahora vamos a
continuar con el conocimiento, práctica de los diferentes documentos organizacionales que se producen en
la empresa, para así obtener la técnica de su elaboración y próximamente en las competencias específicas
de nuestro programa los tendremos para de acuerdo a su forma y a las tablas de retención documental,
organizarlos en los respectivos expedientes.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

1. Digita, transcribe y redacta textos y documentos organizacionales aplicando las técnicas de

digitación con las tecnologías disponibles, las normas técnicas colombianas, las normas de
gestión de la calidad y normas de seguridad y salud en el trabajo

GFPI-F-019 V3
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ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO:

1. Cada aprendiz se ubica frente al puesto de trabajo asignado.

2. Consulte la NTC 185, sobre la documentación organizacional en equipos de a dos aprendices
comente sobre:
Qué significa el acrónimo Icontec, para qué sirven los documentos organizacionales en la empresa.
a. Explique los términos: Código, encabezado, encabezamiento, destinatario, cargo, espacio,
asunto, saludo, texto, contenido, despedida, remitente, anexos, copia, transcriptor.
La terminología y aspectos generales sobre los documentos que se encuentra en la GTC 185.
3. En compañía con el instructor unifican las opiniones dadas.
4. El aprendiz realiza lectura, resuelve las siguientes preguntas, elabora una plantilla sobre la las cartas,
memorandos, circulares.
De acuerdo a la lectura de la Guía Técnica Colombiana 185:
a. Defina los documentos: Carta, memorando, circular.
b. Qué márgenes se utilizan al elaborar un documento comercial.
c. Qué zonas se estipulan, dónde están ubicadas.
d. Cuáles son los estilos de acuerdo a la norma.
e. Cuáles son los tamaños de fuente recomendados.
f. Mencione 5 características de redacción y presentación.
g. Mencione 5 usos de la carta, o en qué motivos se utiliza.
h. explique 3 clases de documentos.
i. Explica de acuerdo a la GTC 185, cada una de las partes de la carta, memorando y circular
j. Elabora la plantilla de cada documento con sus espacios y partes.
TOME NOTA EN SU AGENDA O LIBRETA DE APUNTES.

Transcriba los siguientes contenidos realizando la presentación de la carta de acuerdo a la GTC 185:
La línea oblicua significa punto aparte.

(Invente usted el código y escriba la fecha actual)/ Señora/ Katty Brito/Jefa de Compras/ Almacén
Homo/Carrera 54 No. 43-56/ Medellín/(Escriba usted el saludo y el asunto de acuerdo al
contenido)/ Estamos muy agradecidos por su pedido de 2000 camisas hechas a través de nuestra
representante, señorita Dairis Gámez/ Naturalmente, nos causa gran satisfacción recibir un pedido
de un nuevo cliente y confiamos que será el comienzo de una larga y mutuamente beneficiosa
relación comercial/No dudamos que una completa investigación sobre su capacidad crediticia
relevará que su firma posee una sólida situación financiera. Dado que en estos momentos no es
posible realizar tal investigación rápidamente y pensando que su almacén puede necesitar esta
mercancía con urgencia, le proponemos efectuar este envío contra reembolso. Confiamos en que
en el futuro no existirán dificultades y sus operaciones puedan hacerse por cuenta
corriente/Aprovechamos la oportunidad para informarle que le hemos enviado un completo
muestrario de los últimos modelos de camisas deportiva incluidos la lista de precios al por mayor. /
Carlos Rangel González/ Jefe Área Recursos Financieros/ Empresa para el membrete es Contables
Limitada/ Riohacha, / copia al señor Luis Fabra, actualmente Jefe de la Oficina de Contabilidad e
Ingrid Nogueira, Auxiliar de Contabilidad
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2. Modulares & Cía. Ltda. (esta empresa envía la carta) (agregue las partes que no se mencionen
en el contenido):
Doctor/ Jaime Cuello Cuello/ Jefe de Recursos Físicos/ SENA/ Regional Guajira/Nos permitimos
presentarle nuestra oferta para el suministro e instalación de divisiones de oficinas/Nuestro sistema
está conformado por panales aglomerados en madera de espesor de 30 mm., ensamblados por
parales estructurales en aluminio, los cuales levantan armoniosamente las divisiones de sus
dependencias u oficinas/Los accesorios panales y mobiliarios de las divisiones son fijadas a la
estructura en forma de riel incorporando así estas piezas y sillas a un sistema integrado de
oficinas/Las divisiones de MODULARES & CIA. Ltda., pueden variar de modulación, de acuerdo a las
necesidades de cada cliente, por eso su diseño, forma y volumen tienen las características que su
empresa requiere/anexamos una propuesta económica y una técnica; cualquier información
adicional estaremos dispuestos a suministrársela/ Cordial saludo/ Luis Blanco, Asesor Comercial
/Copia de esta comunicación a los señores Andrés Traslaviña Pereira, Jefe de Compras, Carlos Prieto
Rincones, Jefe de División Financiera/ Identificación del Transcriptor.

Teniendo en cuenta las condiciones de la GTC185, Redacte y elabore las correspondientes cartas
de acuerdo al asunto entregado:

*. Solicitar la entrega de un informe, estilo bloque

*. Confirmar asistencia a un evento, estilo bloque extremo
*. Envío de equipos de cómputo a otra dependencia, estilo bloque
*. Invitación a un seminario sobre "Los Avances en la Gestión Documental", estilo bloque
*. Felicitar a un funcionario por su buen desempeño laboral, estilo bloque extremo
*. Solicitar la entrega de materiales de construcción para la obra, estilo bloque

 Ambiente de formación con 15 equipos de cómputo.

 Materiales: computadores, tablero, marcadores borrables y permanentes, lapiceros, lápices,
resmas de papel tamaño carta, papel kraf, tijeras, mesas, escritorios, sillas

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
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Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento : Define los documentos Entrevista en el puesto de trabajo

organizacionales
Escala de valoración

Elabora los documentos

Evidencia de Desempeño
organizacionales propuestos:
cartas, memorandos, circulares, Observación directa de su
actas, informes, certificados, posición y elaboración
constancias, hojas de vida,
sobres y tarjetas de
presentación.

Evidencias de Producto:
Documentos organizacionales
Observación, revisión de los
conservados en el portafolio de
documentos.
evidencias y en la plataforma de
senasofiaplus.

6. REFERENTES BIBLIOGRAFICOS

NTC 1486:2008, Documentación. Presentación de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de investigación.

GTC 185

Español y literatura.
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7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) MARTHA LUCIA GONZALEZ INSTRUCTORA CDATTG 8/07/2018

BOLAÑOS

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)
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