PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL

INTEGRAL FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

C 210601010-Nro3-R5

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del programa de formación: Tecnología en Gestión Administrativa

 Código del programa de formación: 122115
 Nombre del proyecto Fortalecimiento de los Procesos Administrativos en las PYMES del
Departamento de Putumayo.
 Fase del proyecto: Ejecución
 Actividad de proyecto: Organizar los documentos de la unidad administrativa, teniendo
en cuenta legislación vigente.
 Competencia: Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de
la organización
 Resultados de aprendizaje alcanzar: Conservar y preservar los documentos (soporte
papel o electrónico) para el suministro de información de acuerdo con las normas, las
técnicas, la tecnología disponible y la legislación vigente.

1. PRESENTACION

Bienvenido al proceso de aprendizaje sobre el despacho de los documentos de archivo, de

acuerdo con la legislación vigente y necesidades de la organización.

Esta guía es fundamental para su proceso de formación integral como técnico y como persona, le
permitirá dentro del entorno social en el cual desarrolla sus actividades diarias, mejorar su
conocimiento y manejo de las técnicas de archivo siendo esto la memoria colectiva de una
empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento.

El estudio y comprensión de cada uno de los temas que se abordara y el desarrollo de

actividades de Enseñanza Aprendizaje Evaluación, le propiciara el desarrollo de competencias,
habilidades y destrezas para desempeñarse eficientemente frente al despacho de documentos
como uno de los componentes del P.G.D. (Programa de Gestión Documental).

El trabajo autónomo y colaborativo es un componente primordial para el logro del conocimiento,

habilidades y destrezas que usted lograra con este resultado de aprendizaje.
 3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

3.1.1 Señor aprendiz, lea atentamente el siguiente fragmento de El triunfo del orden por Fernando
Moreno-Torres Camy

EL TRIUNFO DEL ORDEN

Hay dos tipos de personas en el mundo: los ordenados, y los desordenados, los que tienen la
mesa recogida, y los que la tienen llena de papeles amontonados en pilas.

Los que tienen los libros en las estanterías en posición vertical, a veces clasificados por géneros, y
los que los ponen horizontalmente sobre otros libros, sin preocuparse de si están en un sentido o
en otro. Están los que guardan sus fotos en álbumes con una etiqueta con el año, y el contenido
(1992 – Boda, 2005 – Viaje a Londres…) y los que las tienen en cajas, dentro de las bolsas de
papel que te dan cuando las revelas.

Por supuesto que hay “grados”. Los hay “súper”

ordenados, como Sheldon (de la serie Big Bang)
que ordena las cajas de cereales en función del
contenido de azúcar. Es un poco exagerado
aunque una de mis hermanas ordena las latas de
sopa por orden alfabético, lo que tampoco está
nada mal.

La pregunta es la siguiente ¿Qué sucede en

nuestras empresas? el orden, la disciplina al
archivar todos estos documentos es imprescindible para que nuestra información esté disponible
¡para nosotros mismos!, es evidente que las condiciones del lugar donde se guardan los
documentos deben ser las ¡mejores! Libres de contaminantes y agentes nocivos.

Ya nadie discute que hay que dedicar un poco de tiempo a diario para conservar los documentos..
Guardar los contratos, facturas, presupuestos… de una forma ordenada, estructurada, que nos
permita encontrarlos fácilmente en el futuro, cuando los necesitemos.

Reflexione y conteste las siguientes preguntas:

 ¿Qué impacto tiene la cultura del orden en las organizaciones?

 ¿Qué beneficios podemos tener al implementar un sistema de ordenación?
 ¿Qué tan útil resulta garantizar un buen ambiente para los archivos?
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios
para el aprendizaje.

3.2.1 Señor aprendiz tome como referencia el contenido del material de apoyo (Sistema
Integrado de Conservación, Acuerdo 049 del 2000) y lo visto en formación, elabore las
siguientes actividades:

 Explique con sus propias palabras cuan es el objetivo del Sistema Integrado de
Conservación
 Resalte la importancia implementar un programa de conservación documental
 Elabore un mapa conceptual el cual integre los 5 programas que fueron objeto de
investigación y socialización incluya las características más relevantes

3.2.2 Para la siguiente actividad tome una imagen de internet en la cual se encuentre
un archivo, enumere las características debe tener en cuanto a distribución,
Almacenamiento y estantería.

3.2.3 Examine las condiciones ambientales del municipio de Mocoa y en el marco del
acuerdo 049 del 2000 realice recomendaciones en torno a la ubicación, condiciones
ambientales, iluminación y control de plagas en los archivos

3.2.4 Elabore un cronograma que permita evidenciar el monitoreo y control de los

archivos en la empresa
3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (conceptualización y teorización).

3.3.1 Señor aprendiz para las siguientes actividades consulte el material de apoyo
suministrado por el instructor (acuerdo 06 del 2014) (Componente plan de preservación
Digital) y realice las siguientes tareas.

Explique brevemente el significado de:

 Documento Electrónico
 Documento Digital
 Preservación digital
 Migración de medios
 Obsolescencia tecnológica
 Repositorio digital

3.3.1 Reflexione acerca de los beneficios y problemas que puede traer la Digitalización de los
documentos, realice las siguientes actividades:

 Enumere los implementos tecnológicos necesarios para digitalizar la información

 Consulte cuales son las dificultades que podría tener una empresa al implementar
medios tecnológicos en su gestión documental
 Mediante un cuadro comparativo enumere los pro y los contra de la digitalización de la
información.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e

Instrumentos de
Evaluación
Evidencias de Conocimiento : Utiliza cuidadosamente los Cuestionario
útiles, papelería, elementos,
Conocimiento mobiliario y equipos requeridos Respuesta a
para la recepción y despacho preguntas
Evidencias de Desempeño: de documentos.

Todas las evidencias • Distribuye rigurosamente los

enunciadas en las actividades documentos a las dependencias
de desempeño encargadas del trámite, de
acuerdo con las funciones de
Evidencias de Producto: cada una.

Un documento de Word con • Realiza de manera estricta el

las respuestas a las preguntas recordatorio de correspondencia
de reflexión inicial recibida, a las dependencias
respectivas aplicando el manual
Documento en donde enuncie el de gestión documental
desarrollo de las actividades
enunciadas en las evidencias de • Conserva responsablemente
desempeño. las copias de los documentos
enviados de acuerdo con las
Presentación con normas de la organización y la
argumentación de la norma legislación vigente

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Los relacionados en el acuerdo 060 de 2001

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

Archivo General de la Nacion, www.archivogeneral.gov.co

Archivo General de la Nacios, PDF, acuerdo 060 de 2001

CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor Centro
CARLOS GABRIEL Instructor Comercio Y Febrero 28 de 2020
ORTEGA BURGOS Servicio

4. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía).

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor EDWARD A. Centro
(es) Instructor Comercio Y 24-01-2020 Actualización
GUERRERO Servicio