IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

TÍTULO DE LA TAREA

ANDREA LUENGO H

NOMBRE ALUMNO

AUDITORIA Y CONTROL INTERNO

NOMBRE ASIGNATURA

17.08.2020

SEMANA 8 AUDITORIA Y CONTROL INTERNO

Desarrollo
SEMANA 8

INTRODUCCION

La implementación de un Sistema de control interno permite generar métodos más

eficientes y especialización del trabajo para mejorar el desarrollo de las funciones en el
interior de las organizaciones, la contabilidad, el control económico y generar propuestas
que aseguren el incremento de los resultados en la empresa. Este se implementa
mediante un sistema integrado de normas y procedimientos, que contribuyen a prever y
limitar los riesgos internos y externos, proporciona una seguridad razonable al logro de los
objetivos institucionales y una adecuada rendición de cuentas

INFORME IMPLEMENTACIÓN SISTEMA CONTROL INTERNO

Empresa Limited S.A.

Gerente General
Sres.
Presente
De mi consideración, el presente informe considera las etapas de implementación del
sistema de control de los procesos de Contabilización y Autorización de Facturas y el
proceso de Anticipos de Sueldo del Personal de la Empresa Limited S.A.
1 descripción de la situación actual de la empresa:
La Empresa Limited S.A posee de 2 procesos importantes, por ende, se solicita la
implementación de un control interno, estos procesos son:
a) Procesos de contabilización y Autorización de Facturas, existe una descripción
de funciones del proceso, además de la indicación del cargo y responsabilidad asociada a
la función, no obstante, El encargado de proveedores recibe las facturas y cuando no
encuentra la orden de compra relacionada a la factura, se comunica con el proveedor
para que este le dé el número de orden, todo es vía telefónica y nada vía correo
electrónico, para que sea respaldado el pedido y la entrega de la orden de compra.
Algunas empresas generan facturas posteriores a la orden de compra ya sea por la
rapidez para agilizar el proceso de compra, pero en este caso es urgente mantener un
control en esta área ya sin la orden de compra en el sistema el encargado de proveedores
no ingresa la factura al sistema y así se retrasan los pagos.
b) Anticipos de sueldo del personal que labora en la empresa Límited S.A., en
este caso, si bien existe una “forma de efectuar” el anticipo de sueldo al trabajador, es
decir, que este es un procedimiento aceptado por la empresa, no existe una autorización
formal y escrita verificable que se asocie a la solicitud de anticipo, sólo existe registro de
la entrega de dinero y su posterior incorporación en liquidación del trabajador respectivo.

Del análisis anterior surgen riesgos por falta de control en el proceso, es fundamental
entonces considerar que los procedimientos sean realizados por personas diferentes,

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sobre todo aquellos en donde se requieren autorizaciones. En estos casos, una persona
debiese tener una determinada función, y otra debiese validar mediante una autorización,
pues no todo debe recaer sobre una persona.

2. Riesgos existentes en la organización:

entre los riesgos asociados podemos mencionar
• Software: no existe una correcta utilización de la tecnología, por cuanto pudiendo
implementar registro y autorización mediante el uso de un correo autorización o bien una
solicitud, sólo se utiliza la orden por voz, por ejemplo, en el caso de la solicitud y anticipo
de personal
• Recurso humano: Falta de capacitación a los usuarios respecto al uso de software y
software, no concientización de los sistemas de seguridad de información, inexistencia
de políticas de contraseñas y accesos restringidos. No puede ocurrir que el encargado de
facturas no tenga acceso a la orden de Compra que da origen a esa factura, por cuanto
debe ser capaz de verificar lo que la empresa solicitó al proveedor mediante la Orden de
compra y las condiciones asociadas y acordadas con el proveedor con lo que lo que el
proveedor le está cobrando a la empresa mediante la factura.
Además, no puede ocurrir que la misma persona que efectúa revisión de facturas
(encargado de proveedores) realice los ajustes necesarios para que salga la nómina de
pago completa.

Las amenazas que podemos visualizar son:

a) Intencionales: Son sucesos donde podemos evidenciar los pagos de facturas
erradas al no tener la orden de compra respectiva junto a la factura, retrasos en los pagos
que pueden ser causal de demanda por falta de un control efectivo al igual que la solicitud
de anticipos de manera informal sin los respaldos registrados como corresponde, lo que
por “un olvido, o por no querer ver la carpeta”, no le sea descontado el anticipo al
trabajador.

b) Involuntarias: Falta de conocimiento por parte los participantes de los procesos,

lo que puede ocasionar como consecuencia, modificación o la eliminación de datos e
informaciones que son importantes para la empresa. Al no ingresar la factura de
inmediato por no tener la orden de compra ante cualquier evento se puede producir una
pérdida de esta; lo mismo que la carpeta donde se archivó el comprobante de anticipos y
el “vale por”, en la cancelación del anticipo.

c) Naturales: catastros naturales, terremotos, tsunamis etc. No hay control sobre

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Medición de impacto y probabilidad de los riesgos:
Esto nos permite medir niveles de prioridad de riesgos de la empresa, a través de análisis
de su probabilidad e impacto. Aquellos riesgos que tengan más probabilidad de
ocurrencia e impactos altos serán la prioridad para generar los controles respectivos más
fuertes.

MATRIZ DE RIESGO EMPRESA LIMITED S.A.

Depto. Afectado por Tipo de
Descripción Efecto Impacto Probabilidad Calificación
el Riesgo Riesgo

El encargado de
Pueden existir fraudes
proveedores tiene
en pagos por no existir la
la función de
orden de compra o dar
ingresar las facturas
Área Contable una orden de compra Operativo 2 4 8
y verificar las
falsa de la factura, estos
órdenes de compra
deben ser revisados por
para proceder al
otro trabajador
pago

Solicitud informal sin

Proceso de Control
Falta de control en procedimiento
y Los Anticipos de Operativo 3 3 9
los procedimientos correspondiente y la falta
Sueldos
de control efectivo

Planeación y
Direccionamiento Incumplimiento Estratégico 3 2 6
seguimiento débil

Puede existir
fraude, debido a La encargada de caja
Área Tesorería que los pagos no chica tiene la función de Operativo 3 2 6
son revisados por autorización y pagos
otra persona

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 Factores de riesgos que identificamos son:
 Área contable
 Capital humano.
 Operativo.
 Factura.
 Cuentas por pagar

Control asociado para mitigar a los riesgos:

a) Control Se debe implementar un control eficiente para evitar fraudes
preventivo: con las documentaciones de las facturas y la manipulación de
caja chica que pueden afectar seriamente a la empresa, por lo
tanto, se recomienda cambiar de su puesto al encargado de
proveedores para el manejo de facturas y la orden de compra,
y el personal encargada de caja chica no tiene, ni debe
autorizar los pagos respectivos a los personales sin previa
autorización del jefe directo.
b) Control contable: Para la eficiencia en área de tesorería (caja chica) se debe
realizar una revisión de manera periódica para evitar posibles
fraudes y/o errores en el sistema contable, es decir se debe
realizar de acuerdo al procedimiento de los protocolos
existentes para realizar compras por medio de solicitud de la
orden de compra debidamente autorizada y firmada.
c) Control Nos permite tomar la mejor decisión en función de la
administrativo: desviación determinada en el proceso productivo de la
empresa y la retroalimentación para poder alinearlo con la
planificación establecida de manera eficiente. Por lo que es
necesario realizar medidas que protejan fraudes, es necesario
determinar debidamente cada función según su área
correspondiente para que no haya deficiencias en sus
funciones.
Este control nos entrega:
 Precisión
 Rapidez
 Objetividad de la información
 Economía
 Aceptación de las personas.

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 Secuencia sistemática de las etapas de implementación:
a) Diagnóstico El diagnóstico evalúa el estado el estado actual de la organización para
gestionar el sistema de control interno además constituye el punto de
partida, sustentado en las deficiencias detectadas en el departamento
relacionadas con el control interno.
Fases:
Conformación del equipo de trabajo, el objetivo es organizar y realizar el
diagnóstico.
Caracterización de la organización, el objetivo es determinar el estado
actual de la organización
Análisis del entorno laboral, el objetivo es conocer el comportamiento del
sistema de control Interno.
Técnicas utilizadas:
• Entrevistas no estructuradas
• Tormentas de ideas
• Revisión documental
b) Planificación Consiste en planificar el proceso del sistema de control interno teniendo
en cuenta las dimensiones definidas en el proceso de formación del
profesional para cada uno de los componentes.
Constituye la base para la elaboración de toda la documentación que
garantice la eficacia del funcionamiento del departamento.
Fases:
Planeación estratégica, aquí se elaboran las políticas en correspondencia
con el enfoque estratégico, adaptada al propósito del departamento con el
fin de mejorar continuamente la eficiencia y eficacia del sistema de
control interno y proporcionar un marco de referencia para establecer y
revisar los objetivos. Debe ser comunicada a los trabajadores y ser revisada
para su continua actualización.
Planeación operativa, se definirá toda la documentación necesaria en los
departamentos para el control de los procesos que se desarrollan. El
dominio de los procedimientos y el conocimiento del marco normativo
asociado al proceso permiten lograr una mayor eficiencia en el desempeño
de las tareas.
c) Ejecución Para efectos de implementar el Sistema de control interno a nivel de
procesos, será necesario que las entidades cuenten con la identificación y
documentación de sus procesos, así como la implementación de las
políticas y directivas necesarias para el cumplimiento de las normativas de
control interno.

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 Fases:
• Revisión de la documentación por cada dimensión
• Organización de cada componente en carpetas
d) Control Desarrolla las acciones orientadas al logro de un apropiado proceso de
implementación y operatividad del sistema y de su eficacia y
funcionamiento a través de su análisis, edición y mejora continua.

Conclusión

En los últimos años ha cobrado mucha fuerza e importancia la implementación del control
interno en las empresas, dada la necesidad objetiva de controlar todos los recursos
financieros y materiales. Luego se debe analizar el comportamiento del sistema de
control interno y sus componentes, así como, la legislación vigente siendo implementados
en empresas de cualquier tamaño ya que todas están expuestas a malversaciones o
fraudes.

Bibliografía
IACC (2018). Implementación de Control Interno. Auditoría y Control Interno.
Semana 7.

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