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AUDITORIA Y CONTROL INTRNO

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA

ORGANIZACIÓN

RUTH LUNA ARAYA

INSTITUTO IACC

23 .03. 2020
Situación actual de la organización

La empresa Limited S.A tiene dos procedimientos que son muy importantes que

carecen dentro de la empresa la contabilización y autorización de facturas y anticipos

de sueldos del personal.

⎯ Son dos departamentos que se encuentran con procesos críticos

⎯ manual de procedimientos incompleto

⎯ Existen sistemas de información manual y computacional.

Segregación de Funciones

Área de contabilización y autorización de facturas: revisando el proceso nos podemos

dar cuenta de que no esta correctamente ejecutado, el proceso debería comenzar de

la siguiente manera para que sea más eficiente.

PROCESO DE COMPRA

 la emisión de la orden de compra hacia el proveedor

 recepción de factura de parte de proveedor: la cual debe mencionar la OC en

las observaciones

 verificación de la OC por encargado de recepción de proveedores

 adjuntar OC a factura

 Recepción de mercadería

 Firma en conformidad de parte del recepcionista de proveedores

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 Ingreso de factura a sistema de pagos pendientes

 Informar a encargado de pago la llegada de factura y fechas de pago a través

de documento o ingresándolo a la base datos.

Desde mi mirada esto debería ser un sistema correcto de control de una

empresa bien organizada.

En cuanto al caso en estudio el proceso esta mal desde el comienzo, como

empresa solicitante y cotando con un sistema informático, debería ingresar la

OC al sistema y verificar en cuanto llegue la factura, la falencia esta en la

persona que ejecuta este proceso, así como también en el receptor de

proveedores, quien pierde tiempo valioso en la búsqueda de la OC.

La manera que tiene el encargado de proveedores de solicitar la OC, no es la

correcta, la vía telefónica es una vía informal y que no genera ningún respaldo

de lo solicitado. La manera de realizar este proceso debería ser a través de un

correo electrónico el que le permite tener un respaldo de la solicitud ya que es

un medio formal.

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Pagos y anticipos al personal: en este proceso podemos ver que la

problemática esta en la forma de solicitar el anticipo el trabajador y el registro

de ello

Ya que parte el trabajador solicitando de manera verbal a su jefe el anticipo, el

receptor del anticipo ósea el jefe sigue traspasando la información de manera

verbal, lo que lo convierte en un proceso informal y esto no son buenas

practicas para la empresa,

Proceso de solicitud de anticipo

Este proceso generalmente comienza de manera informal, el trabajador va

hasta su jefe y de manera verbal le solicita un anticipo de su sueldo

El jefe debería emitir un correo electrónico a la encargada de la caja chica que

el trabajar xx solicita un anticipo de su sueldo por el monto de $ xx

Solicitando la revisión de esta solicitud para ver si es viable entregar dar el

anticipo solicitado al trabajador,

Si existen las posibilidades, la encargada de caga chica debe generar un

documento donde certifique la solicitud del anticipo, en imagen siguiente dejo

ejemplo:

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-
TOCOPILLA FEBRERO 2020

EMPRESA: VIVALLO Y DIAZ SPA


RUT : 76.762.016-0

Mediante La siguiente carta se hace constancia de que el trabajador (a)Ernesto Godoy


Rut:18.518.370-k
Le solicita a la empresa un préstamo de $300.000 pesos.
Los cuáles serán descontados de su liquidación mensual
Forma de pago que la misma trabajadora le propone a la empresa, además
Se deja estipulado y a conocimiento de la trabajadora que en cualquiera de los casos en que ella
renuncie o deje de asistir a sus labores de trabajo, este dinero será descontado de su finiquito.

Firma: __________________________

Rut: ___________________________

Fecha: __________________________

Luego una vez firmada la solicitud y entregado el dinero y copia respectiva de la

entrega del anticipo al trabajador, esta información debe ser inmediata ala unidad de

pago de remuneraciones.

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Riesgos existentes en la Organización

Dentro de los riesgos a los que se puede ver enfrentada la empresa pueden ser

Intencionales correspondientes a sucesos donde se evidencia la intencionalidad de

terceros, el cual puede ser un interno, como por dar un ejemplo un propio trabajador

con acceso a información importante de la empresa

Involuntarias cuando las personas desconocen los procesos, lo que podría traer como

consecuencia como por dar un ejemplo la modificación o la eliminación de información

importante para la empresa

Medición de impacto y probabilidades de los riesgos

Co la matriz de riesgo permite a los usuarios de la misma, medir los niveles de

prioridad de los riesgos, esto a través del análisis de sus probabilidad e impacto

De esta manera los riesgos que tengan mayor probabilidad de ocurrir sean prioritarios

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DEPARTAMENTO AL DESCRIPCIÓN EFECTO QUE PUEDE IMPACTO PROBALIDAD CALIFICACIÓN

QUE AFECTA EL DEL RIESGO PRODUCIR

RIESGO
Contabilización El encargado de Pueden existir fraudes 3 2 6

proveedores en pagos por no existir

tiene la función la orden de compra o

de ingresar las dar una orden de

facturas y compra falsa de la

verificar las factura, estos deben

órdenes de ser revisados por otro

compra para trabajador.

proceder al pago
Tesorería La encargada de Puede existir fraude, 3 2 6

caja chica tiene debido a que los pagos

las funciones de no son revisados por

autorización y otra persona

pagos

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Controles para mitigar los riesgos

Hay tres tipos controles:

Preventivos: Elaborados para evitar nuevos puntos débiles y amenazas. Por ejemplo,

contar con sistema de clave de acceso para acceder al sistema de información donde

se encuentra toda la información contable de la empresa en libros empastados,

logrando que solo accedan a esta información personas autorizadas y en donde cada

persona tenga su sistema de solo que debe ingresar y que no aparezca toda la

información de los procedimientos ejemplo de los pagos de facturas.

Perceptivos: Corresponden a aquellos que van surgiendo en el instante mientras las

operaciones siguen su curso, por ejemplo, los sistemas computarizados pueden ser

programados para brindar al usuario una respuesta inmediata si comete un error, o si

se ha procesado una información equivocada, rechazando la digitación, debe ser de

una forma inmediata para el buen uso del sistema o darle una solución de forma

inmediata al trabajador que tenga problemas.

Correctivos: Elaborados para corregir y eliminar los errores ya cometidos. Por

ejemplo, si se filtró información acerca de las remuneraciones en los departamentos

de una empresa, debido a que no existen restricción de accesos y la empresa trabaja

a nivel macro con un ERP, lo que debe hacer como acción correctiva es crear

diversos usuarios que posean distintos accesos y privilegios según puestos de trabajo

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e información de la cual pueden hacer uso, es lo que se comentó como ejemplo en el

control preventivo.

Tomado el ejemplo anterior se puede implementar un control preventivo, donde para

evitar el fraude, se segregue la función de la encargada de tesorería, permitiéndole

solo autorizar, pero que el pago lo efectúe otra persona.

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BIBLIOGRAFIA

IACC (2018). Implementación de un sistema de control interno en la organización.


Auditoría y control interno. Semana 8

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