UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

Grupo N° 3
DISEÑO ORGANIZACIONAL DEL
CLUB CASTILLO DE AMAGUAÑA

INTEGRANTES:

Cevallos Quinapallo Alex Bolivar

Chafla Yungan Cristian Wladimir (Coordinador)
Chango Villamarin Karla Alejandra
Cruz Muñoz Julio Alexander
Delgado Guaña Jonathan Santiago
Valenzuela Minchala Hugo Roberto

CURSO:
AE6 – 2

ASIGNATURA:
Organización y Sistemas II

DOCENTE:
Ing. Mónica Legarda

PERIÓDO:
Septiembre 2019 – Febrero 2020

FECHA DE ENTREGA:
Miércoles, 03 de febrero 2019

QUITO - ECUADOR

UCE - Promoviendo una cultura de conservación ambiental…

 Contenido
Antecedentes..................................................................................................................... 3

1. Plan de estudio organizacional ..................................................................................... 4

1.1 Visión del estudio ................................................................................................... 4

1.2 Variables organizacionales ..................................................................................... 5

1.3 Estructura organizacional ....................................................................................... 8

1.4 Diseño de crosograma ............................................................................................ 9

1.5 Sistema de Gestión documental ............................................................................ 11

1.6 Diagnóstico de la distribución de planta............................................................... 13

- Diagnóstico del crosograma con las variables ..................................................... 13

- Diagnóstico de regulación de documentos ........................................................... 14

- Diagnóstico de la gestión documental .................................................................. 16

2. Normas de señalética .................................................................................................. 18

2.1 Plano 1 - Plantilla general de la organización ...................................................... 18

2.2 Plano 1 - Plantilla detallada de la organización .................................................... 19

Anexos del diseño organizacional .................................................................................. 20

- Estructura completa de la organización ................................................................... 20

- Mapeo de procesos ................................................................................................... 21

- Cadena de valor ........................................................................................................ 22

- Fichas de caracterización ......................................................................................... 24

Bibliografía ..................................................................................................................... 28

I
 Contenido de ilustraciones y tablas

Ilustración 1; Estructura del proceso ........................................................................................................... 8

Ilustración 2; Corrido de la documentación .............................................................................................. 17

Tabla 1; Variables organizacionales ........................................................................................................... 7

Tabla 2; Crosograma .................................................................................................................................. 10
Tabla 3; Gestión documental del proceso ................................................................................................. 12
Tabla 4; Documentos de regulación externa ............................................................................................ 15
Tabla 5; Documentos de regulación interna ............................................................................................. 16

II
 DISEÑO ORGANIZACIONAL

Antecedentes
La organización “Club Castillo de Amaguaña” se dedica desde hace 140 años a
brindar servicios de esparcimiento y goce para sus socios, mismos que van desde los 5
hasta los 85 años de edad, este lugar fue construido pensando en pasar los mejores
momentos con la familia, alejados de la contaminación, avance tecnológico, ruido y entre
otros factores que se encuentran en la ciudad, dando así tiempo de calidad con la
naturaleza y sus seres amados.

El “Club Castillo de Amaguaña” ha venido pasando por momentos de estabilidad

financiera durante los últimos 80 años, pero no ha podido solventar algunos
inconvenientes que nacen durante sus procesos de reclutamiento, selección y contratación
del personal que sirve en los eventos ocasionales del complejo, así como de aquellos que
son fijos para el mismo.

La organización, base fundamental del futuro estudio que se realizará, presenta

también asuntos legales menores, que están relacionados a un mal manejo por parte de la
documentación de sus empleados, esto producto de un departamento de talento humano
con espacio físico insuficiente para poder gestionar la documentación, contratos, cálculos
respectivos de horas etc. La organización se encuentra estructurada mediante el modelo
de gestión por procesos y es orgánica debido a la cantidad de años de trayecto en este
ambiente, así como su descentralización en los departamentos.

Por último, para agregar una perspectiva importante al estudio, se debe agregar
que el reforzamiento a los procesos de reclutamiento, selección y contratación tendrá
como objetivo cumplir con la visión del estudio planteada por el grupo de estudio
mediante la implementación de teorías basadas en la guía docente con la que se cuenta y
poniendo en práctica cada una de las clases impartidas desarrollando el conocimiento
acerca de la distribución de planta y oficina.

3
 1. Plan de estudio organizacional
1.1 Visión del estudio
Empresa “Club de Castillo de Amaguaña”

El “Club Castillo de Amaguaña” se dedica a brindar un servicio de un ambiente

recreativo para toda la familia y público en general, como equipo de trabajo se va a centrar

en el departamento de Talento Humano, por esta razón y gracias a los instrumentos

teóricos que nos permitieron identificarla variables aplicables, de esta manera se pretende

cumplir con nuestra visión del presente estudio organizacional, mismo que tiene como

meta fortalecer los procesos respectivos que conlleva ese departamento.

Dando estas razones, y con un equipo de trabajo previamente establecido, se toma

la decisión de realizar matrices y de esta manera poder diferenciar las variables que se

van a aplicar, mismas que estarán sujetas a criterios de valoración de cada uno de los

miembros de este equipo, las observaciones presentadas se basan en un pensamiento

positivo que busca la efectividad de un departamento que ha sido desplazado por la

organización “Club de Castillo de Amaguaña”.

“El estudio va dirigido a fortalecer los procesos de Reclutamiento, Selección y

Contratación a través de la optimización de tiempos mediante la contratación de otra

persona en el área de talento humano con efectos del cumplimiento de la normativa legal

acerca de los contratos temporales vigentes en la actualidad, además de eso, incorporar

incentivos para el personal temporal por el buen desempeño dentro de la organización

denominada “Club Castillo de Amaguaña”.

4
1.2 Variables organizacionales
Análisis de las variables organizacionales

• Para un buen desenvolvimiento del empleado es necesario un diseño de puesto

de trabajo adecuado a las necesidades laborales.
• Mediante el diagnóstico realizado se ha tomado en cuenta 5 variable de las
cuales son importantes para el diseño organizacional de la empresa ya que con
éstas ayudan a la mejora de los procesos dentro del área de Talento Humano.
• Las variables se realizaron en base a la visión del estudio, la cual con un
enfoque positivista busca subsanar la problemática y se puede evidenciar en
dentro de del crosograma.

Variables Variables
Justificación
independiente dependientes
En el departamento de TT. HH no existe una
Estación de trabajo estación de trabajo adecuada para que el
trabajador desempeñe sus labores.
Ergonomía TTHH no cuenta con el mobiliario adecuado
Mobiliario de para el trabajador, de lo cual en el diseño
oficina organizacional se adaptará nuevo mobiliario
al empleado.

Rotación de Se debe detallar de manera específica el

personas número de personas que ingresan a las

Ventilación entrevistas en TTHH.
Las ventanas de las instalaciones son fijas,
Natural impidiendo la entrada y salida de aire, por lo
que se incorporan ventanas para el área.
El personal de TTHH debe tener una
Formación formación mínimo de tercer nivel y
experiencia en el área de talento humano.
Se otorga responsabilidad de autoridad a los
Descentralización jefes de diferentes departamentos con
autonomía de toma de decisiones.

5
 La organización ha optado por establecer
Estructura Especialización puestos de trabajo con personas idóneas con
títulos acorde a la labor requerido.
Existe una coordinación ya que la
organización ha dividido las funciones en
Coordinación
diferentes departamentos como el de Talento
Humano.
El departamento de T.T.H.H debe estar
Entorno rodeado de áreas con las que se vincule y
tenga mayor facilidad en sus procesos.
Se utiliza la luz blanca para precautelar la
vista como enfermedad profesional frente a
los equipos computacionales y en las
esquinas se utilizará luz amarilla instalado en
Iluminación
las esquinas del departamento para archivar
los documentos. Además, se incorpora
iluminación natural por medio de las
ventanas.
La temperatura debe estar dentro de los
siguientes rangos:
• En época de verano: 23ºC a 26ºC.
Instalaciones Climatización • En época de invierno: 20ºC a 24ºC.
Pero se debe de tener en cuenta que Quito
tiene un clima variable y la climatización
debe estar acorde a la necesitad del día.
Distribuir el espacio correcto para el área de
talento humano y la ubicación optima de la
Distribución de los
misma para un mejor corrido de los procesos
espacios
minimizando las demoras de los procesos en
general.
Instalar el área de talento humano cerca de
Zonificación de los departamentos tácticos dado como una
espacios
zona tibia en la organización.

6
 Es necesaria la distribución adecuada de los
Distribución de los
puestos de trabajo, para reducir las demoras,
puestos de trabajo
optimizar los costos, logrando la eficiencia.
Accesos Se analiza esta variable por la cantidad de
personas que circulan por el mismo
Cantidad de accesos
departamento, genera molestias en los
de circulación
empleados al realizar sus funciones, ya que,
la temperatura se eleva produciendo calor.
Tabla 1; Variables organizacionales
Elaborado por: Autores del grupo 3

7
1.3 Estructura organizacional

Administrativo y
Talento Humano

Contratación Capacitación

Reclutamiento

Selección

Contratación

Fecha: Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Jueves, 07 de Alex Cevallos, Cristian Chafla, Ing. Mónica Legarda Gerente General
noviembre de Karla Chango, Julio Cruz, Jonathan
2019 Delgado y Hugo Valenzuela
Ilustración 1; Estructura del proceso
Elaborado por: Autores del grupo 3

La organización “Club Castillo de Amaguaña” está organizada bajo el enfoque de

procesos. Relativo a la visión del presente estudio de toda la estructura organizacional, se
focalizan las falencias en los procesos de reclutamiento, selección y contratación del
personal temporal dando algunos aspectos de análisis.

• El desarrollo de un óptimo diseño organizacional parte del organigrama, debido a

que, si el organigrama es apropiado, se lograra ubicar a las personas en las
estaciones de trabajo de acuerdo a los procesos que realizan, lo cual genera
disminución en las demoras de las actividades.
• El proceso de capacitación requiere un presupuesto más alto, a pesar de estar en
el mismo nivel jerárquico que el proceso de contratación, porque este proceso
necesita una persona especializada.
• Puede sufrir modificaciones la estructura organizacional porque la organización
se identifica como organización orgánica.
• La estructura organizacional muestra la subdivisión de los procesos de
reclutamiento, selección y contratación, por lo que se diferencia al tipo de
organigrama jerárquico por procesos de los cinco existentes.
• Los procesos de reclutamiento, selección y contratación tienen una vinculación
directa con el proceso de capacitación.

8
1.4 Diseño de crosograma
Crosograma

Proceso: Reclutamiento, Selección y Contratación de personal temporal

Tiempo (TE)
No. Actividades Documentos
Horas
Receptar el presupuesto anual de contratación Presupuesto anual
1 0,05
temporal del departamento financiero. de contratación
Informe
2 Revisión del informe presupuestario. presupuestario de 8,25
contratación
Informe
Analizar y ajustar el presupuesto para el presupuestario
3 1,83
reclutamiento de personal aprobado de
contratación
Definir los perfiles de las vacantes a contratar y
presupuesto anual.
4.1 Si se cuenta con el presupuesto suficiente se
Informe de vacantes
4 procede a la siguiente actividad 6,50
a contratar
4.2 Si no se cuenta con el presupuesto se procede
a realizar el ajuste para el reclutamiento y sigue a
la siguiente actividad.
Informe aprobado
Elaborar el anuncio clasificado indicando el
5 de vacantes a 6,50
número de vacantes a contratar.
contratar
Diseño de anuncio
Publicar el anuncio clasificado por medio de las
6 clasificado 1,08
plataformas digitales. (Multitrabajos)
aprobado
Hojas de vida
7 Receptar las hojas de vida de los postulantes. 29,18
digitales
Verificar si cumplen con las capacidades,
aptitudes y habilidades requeridas para los
Base de datos de
8 puestos. 145,92
postulantes.
8.1 Si cumple con el perfil (3)
8.2 No, descartar su hoja de vida
Filtrar mediante tabla de valoración a los Base de datos
9 79,17
aspirantes preseleccionada
Llamar a entrevista a los aspirantes Tabla de Valoración
10 22,20
preseleccionados en horarios periódicos. de postulantes.
Bitácora de
Recibir a los postulantes acorde al horario
11 llamadas 10,15
establecido
efectuadas.

12 Entrevistar aplicando dinámicas de grupo 100,00

Comprobar cómo se manejan en determinadas

13 65,67
situaciones y en que habilidades se destacan Bitácora de
Tomar decisión Asistencia
14.1 Cumple con los requisitos, llamar para que
14 firme contrato 9,65
14.2 No cumple, llamar para agradecerle por su
participación en el proceso.

9
 Base de datos del
Llamar al personal seleccionado para que se
15 personal 12,60
acerquen a firmar el contrato
seleccionado
Preparar los contratos temporales para el
16 Bitácora de control 31,50
personal seleccionado.

Recibir al candidato
Contratos
17.1 Si llega el candidato (4)
17 Temporales sin 15,42
17.2 Si no llega, se selecciona al próximo
firmar
aspirante de la tabla de valoración

Dialogar y aclarar las últimas dudas que se tenga

con respecto al contrato antes de la firma.
18 18.1 Si no tiene ninguna duda debe firmar el Lista de Asistencia 15,00
contrato.
18.2 No, se llama al siguiente postulante.

Contrato Temporal
19 Receptar y numerar el contrato firmado. 8,70
Firmado
Contratos
Ingresar los datos del personal contratado a la Temporales
20 29,00
plataforma del ministerio laboral firmados
numerados
Contrato del
21 Realizar el aviso de entrada del trabajador al IESS 58,00
Ministerio Laboral
Elaborar informe del nuevo personal y enviar al Aviso de Entrada del
22 15,33
departamento contable para ingresarle a nomina IESS
Enviar carpetas a documentación para ser
Informe del
23 archivos y subidos a la base de datos por 0,47
personal contratado
respaldo
Base de datos de
24 Elaborar informe de personal para capacitación 1,33
respaldo
TOTALES 673,50

Area total: 234,01 m2 Rendimiento de planta

Area externa: 228,88 m2 m2 de la planta 2.808,12 1,85
Rp =
Area interna: 5,13 m2 Tiempo total en horas 1.519,27
Tiempo total: 1.519,27 horas
Tiempo efectivo: 673,50 horas Rendimiento del proceso
Horas actividad efectiva 673,50 36,47%
Rpr =
m2 interno 1.846,80

Tabla 2; Crosograma
Elaborado por: Autores del grupo 3

10
1.5 Sistema de Gestión documental
Documentos administrativos que se manejan dentro de los procesos de
Reclutamiento, Selección y Contratación

Documento Detalle Aplica No Aplica

Documento que realiza Gerencia
Presupuesto
General al ver la necesidad de
aprobado para Histórico Media
contratar a personas idóneas al
la contratación
puesto.
Informe de Se reciben en el correo del
perfiles departamento de Talento Humano Temporal Media
aprobados de las personas que se postularon.
Documento que se envía a
Informe de Gerencia General indicando la
inventario de cantidad de postulantes a los Histórico Máxima
necesidades puestos y ser aprobada la fecha de
entrevista hacia los mismos.
De las hojas de vida revisadas, de
Hoja de vida manera minuciosa se comienza a Histórico Media
elegir por experiencia.
Base de datos
del personal
preseleccionado
Es en base a entrevista grupal, lo
que se requiere en el personal es el
Informe sobre trabajo en equipo y que comiencen
los a relacionarse, de igual manera se Histórico Media
entrevistados indica el horario y sueldo Tipo de
archivo histórico, confidencialidad
media.
De las personas seleccionadas y en
base a la información de las hojas
Base de datos
de vida se procede a almacenar a la
personal Temporal Media
base de datos para comunicarle al
seleccionado
Gerente General y se proceda a
realizar la contratación
Se procede a llamar al entrevistado
Bitácora de
para indicarle que ha sido elegido
control de Histórico Media
y se acerque a firmar el contrato de
llamadas
trabajo.
Como parte fundamental, el
Contrato de
contrato es el acuerdo de ambas
trabajo
partes para aquello el contrato se
firmados del Histórico Media
encuentra con todo detallado hacia
personal
el postulante para que no haya
seleccionado
inconvenientes a futuro.
Aviso de Es obligación del trabajador
Histórico Media
entrada al realizar el aviso de entrada, ya que

11
Ministerio al momento de la liquidación salga
Laboral con los beneficios que corresponde
en la ley del Código del Trabajo.
Mediante el aviso al IESS se indica
que el trabajador se encuentra
Aviso de
asegurado ante cualquier Histórico Media
entrada al IESS
calamidad que pudiese pasar
dentro o fuera de las instalaciones.
Informe sobre
el personal
contratado
Tabla 3; Gestión documental del proceso
Elaborado por: Autores del grupo 3

12
1.6 Diagnóstico de la distribución de planta
- Diagnóstico del crosograma con las variables
El presente diagnostico se basa en determinar las demoras del proceso con las variables
organizacionales y un respectivo análisis de los rendimientos de la distribución del
espacio, es imprescindible conocer los metros cuadrados totales de la oficina exceptuando
los metros del área verde que contiene la organización, dando como resultado los
siguientes diagnósticos:

• Respecto a la variable ergonomía no coincide en los procesos de reclutamiento,

selección y contratación, pero es imprescindible tener una estación de trabajo
óptimo, para un mejor desempeño laboral por parte del trabajador.
• Sobre la variable de ventilación no incide en los procesos del crosograma
mencionado anteriormente, pero no deja de ser indispensable, porque la
ventilación dentro de las oficinas es importante incorporar el aire fresco para un
mejor desarrollo de trabajo.
• La variable de estructura incide en varios procesos en el crosograma por lo cual,
se necesita tener personal capacitado para realizar diferentes actividades como la
toma de decisiones al momento de contratar, personal especializado en su área y
una organización dividida por áreas. Por otra parte, la subvariable entorno es
necesario para minimizar los tiempos de espera de las actividades mediante el
corto atravieso de espacio entre departamentos que se realiza conjuntamente con
la coordinación.
• Referente a la variable instalaciones, al momento de introducir información en la
base de datos este debe tener una iluminación óptima en el puesto de trabajo para
minimizar los riesgos de enfermedades profesionales por lo que consta en el
crosograma, de igual manera existen los espacios óptimos para las entrevistas de
trabajo. Es necesario la subvariable de climatización, y la zonificación para un
mejor desarrollo laboral, pero no índice en el crosograma de forma directa.
• En la variable los accesos podemos evidenciar que la subvariable distribución de
los puestos de trabajo donde está referido con el crosograma de forma indirecta
por el corrido del proceso del departamento de TTHH. Respecto al espacio, este
es muy reducido para el número de personas entrevistadas donde provoca
incomodidad por parte del trabajador.

13
 • Las falencias en el área de talento humano se ocasionan debido a que una sola
persona está a cargo de los tres procesos: reclutamiento, selección y contratación,
los mismos que desarrolla en un espacio reducido, correspondiente a 7.59 𝑚2 , lo
cual provoca las demoras en el proceso por la acumulación de actividades.
• De acuerdo con el rendimiento de planta, las estaciones de trabajo deben estar
ubicadas a 4,48 m de distancia entre ellas. Con esta distribución de espacio se
logra metros efectivos en los procesos pertinentes.
• Dada la alta responsabilidad del desarrollo de actividades que recae en una sola
persona, el rendimiento del proceso no es eficaz por lo que refleja un alto
porcentaje de error con un 579,71%.

- Diagnóstico de regulación de documentos

Documentos de regulación externa. La documentación siguiente rige a la organización de
manera externa, es decir mediante los órganos reguladores que emiten disposiciones,
reglamentos mismos que deben ser acatados para seguir en funcionamiento.

Entidad No
Documento Detalle Aplica
regulatoria aplica
El RUC es el instrumento que
Registro Único Servicio de permite que el Servicio de Rentas
de Rentas Internas (SRI) realice el control
X
Contribuyente Internas tributario, es decir las
(RUC) (SRI) declaraciones que debe realizar la
empresa
Documento obligatorio por todas
las empresas y personas naturales
para que ejerzan
Patente Municipio de
permanentemente actividades X
municipal Quito
comerciales, industriales,
financieras, inmobiliarias y
profesionales.
Documento jurídico laboral que
Ministerio de
Código de regula los derechos y
Relaciones X
trabajo obligaciones de patronos y
Laborales
trabajadores.
Es el documento habilitante
Licencia Única
indispensable para el ejercicio de
de Actividades Municipio de
cualquier actividad económica X
Económicas Quito
dentro del Distrito Metropolitano
(LUAE)
de Quito

14
 Otorga a las edificaciones nuevas
luego de realizar la verificación
de los sistemas de prevención de
Permiso de Cuerpo de
incendios instalados en X
ocupación Bomberos
conformidad con los planos
aprobados en el proceso de Visto
Bueno
Es registro de la calidad de
sociedad de interés público que
Superintende
Registro de deben realizar todas las
ncia de X
sociedades compañías sujetas al control y
compañías
vigilancia de la Superintendencia
de Compañías
Es el documento otorgado por la
ARCSA a los establecimientos
Agencia
sujetos a control y vigilancia
Permiso de Nacional de
sanitaria que cumplen con todos
funcionamient Regulación,
los requisitos para su X
o y control Control y
funcionamiento, establecidos en
sanitario vigilancia
la normativa vigente, a excepción
Sanitaria
de los establecimientos de
servicios de salud
Documento que los socios
fundadores de una empresa
Acta de
Registro firman ante notario aportando la
constitución de X
Mercantil información necesaria para poder
la organización
proceder al registro de su
sociedad
Tabla 4; Documentos de regulación externa
Elaborado por: Autores del grupo 3

Documentos de regulación interna. Se puede visualizar a aquellos documentos que

regulan de manera interna a la organización, como manuales que fomentan la convivencia
y la mejora de sus actividades en cada departamento.

No
Documento Detalle Aplica
aplica
Documento de manejo interno que motiva a
promover y cumplir con las obligaciones,
Manual de responsabilidades y deberes en nuestro lugar de
convivencia trabajo, para mantener una buena conducta, X
laboral actitud positiva teniendo un buen ambiente de
trabajo. Tipo de archivo temporal,
confidencialidad mínima.
Documento interno que recoge los posibles
riesgos generales y específicos de los puestos de
Manual de
trabajo que desarrollan actividades, así como
seguridad X
medidas preventivas aplicables a la labor
ocupacional
realizada. Tipo de archivo temporal,
confidencialidad mínima.
15
 Regula los procesos y actividades que tiene que
Manual de realizar cada departamento dentro de la
X
procesos organización. Tipo de archivo temporal,
confidencialidad mínima.
Tabla 5; Documentos de regulación interna
Elaborado por: Autores del grupo 3

El Club Castillo de Amaguaña se rige en las leyes que rigen en la actualidad por
diferentes entidades públicas reguladoras como son: Superintendencia de compañías,
Servicio de Rentas Internas, Municipio, Bomberos, etc. Por la regulación externa para no
tener ningún inconveniente con las regulaciones externas la organización cumple a
cabalidad todos sus deberes como personería jurídica.

Referente a la regulación interna del Club Castillo de Amaguaña la empresa

formula sus propias leyes orgánicas internas dirigidas a todo el personal de la empresa
donde constan las obligaciones y deberes de los trabajadores. También, por el
pensamiento del mejoramiento continuo de la organización orgánica se siguen
desarrollando documentaciones para la guía del trabajador fundamentado en la parte
teórica de la administración y la obtención de la certificación ISO en un futuro cercano a
cumplir.

- Diagnóstico de la gestión documental

La gestión documental pertinente cruza mediante el flujo de información
requerido varios procesos que se ven afectados para el reclutamiento, selección y
contratación de personal temporal en eventos de la organización “Club Castillo de
Amaguaña”, por la misma situación el corrido de la gestión documental posee un patrón
de transformación, es decir la documentación que ingresa se ve transformada en la
siguiente que necesita cada proceso para seguir su curso. En este caso los informes
ingresan y deben ser aprobados para poder continuar con los demás procesos
mencionados, de igual forma cada archivo debe ser respaldado en archivos temporales
para tener bases de datos siendo este su etapa final en la gestión documental.

A continuación, se detalla el corrido de la documentación de los procesos de

reclutamiento, selección y contratación:

16
 SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO
DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN
PRESUPUESTOS RECLUTAMIENTO

Informe presupuestario
Presupuesto anual de Informe presupuestario Informe de vacantes a Informe aprobado de Diseño de anuncio
de contratación
contratación de contratación contratar vacantes a contratar clasificado aprobado
aprobado

SELECCIÓN

Bitácora de llamadas Tabla de valoración de Archivos de datos Archivo de datos de Carpeta digital de hojas
Bitácoras de asistencia efectuadas postulantes pre-seleccionados postulantes de vida

CONTRATACIÓN

Contrato Ministerio
Archivo de datos del Bitácora de control del Contratos temporales Contrato temporal Contrato temporal
Lista de asistencia Laboral y Aviso de
personal seleccionado personal seleccionado sin firmar firmado firmado numerado
entratada al IESS

ARCHIVO TEMPORAL CONTRATACIÓN ARCHIVO TEMPORAL NÓMINA

Informe para
Archivo de datos de Archivos de datos Carpeta digital de hojas
capacitación del
respaldo de respaldo de vida
personal

Ilustración 2; Corrido de la documentación

Elaborado por: Autores del grupo 3

17
 2. Normas de señalética
2.1 Plano 0 - Plantilla general de la organización
Club Castillo Mapa General de la Organización:
Escala: 1:50 Febrero 2020
de Amaguaña General

Primera Planta Segunda Planta

15.00 m
SIMBOLOGÍA

5.00 m Documentación Detector de humos

4.57 m

2.78 m 1.22 m 2.49 m 5.00 m Punto de encuentro

1.00 m
Sala de espera

2.07 m
2.07 m

0.90 m
Prohibido el paso a personas
Presidencia

3.61 m
no autorizadas
6,47 m
2.78 m 3.39 m 0.90 m 0.90 m Gerencia Prohibido Fumar

1.30 m
1.53 m

1.20 m
Secretaria de Escalera
2.95 m

1.17 m Presidencia y Gerencia Información

0.90 m

0.90 m
0.90 m

10.87 m
Contabilidad y Finanzas Evacuación bajado escaleras
3.66 m

3.11 m

C/ Barón de Carondelet
Talento Humano Prohibido botar basura al

4.09 m

4.23 m
piso
2.24 m

3.14 m Sistemas
4.97 m |
20.00 m

0.90 m
2.29 Cocina
0.90 m 2.25 m
0.90 m Cobranzas
10.03 m
3.93 m

Recepción
3.91 m

Servicio higiénico
Up Up

0.90 m
Sala de deportes
2.78 m
Sala de reuniones
0.90 m

2.99 m

Entrada
2.21 m

2.78 m 9.29 m 1.43 Salida

1.50 m
Salida de emergencia
Ruta de evacuación
3.97 m

Extintor
Luces de emergencia
4.74 m 8.45 m Alarma de emergencia
1.81 m
C/ Pablo Herrera

18
2.2 Plano 1 - Plantilla del área de talento humano
1,53 m

BAÑO

2,95 m
CONTABILIDAD Y FINANZAS
3,66 m

DOCUMENTACIÓN

2,24 m
TALENTO HUMANO

2,78 m 3,39 m

19
 Anexos del diseño organizacional
- Estructura completa de la organización
Asamblea General de Socios

Comisión Electoral
Comisión de Control y Auditoría

Tribunal de Honor

Junta Directiva

Presidencia

Comisión de Comisión Comisión de Comisión de Comisión de

Comisión de Comisión de Comisión de Comisión de
Comisión Económica Admisión y Institucional e Comisión de tenis Comisión de Futbol Natación, Saunas y Comisión de Vóley Rácquetball y Rácquetball y
Disciplina Básquet Patinaje sobre hielo Actividades Alternas
Calificación Interinstitucional Spa Squash Squash

Gerencia

Comité de Seguridad
Comité de Calidad
y Salud Ocupacional

Asistencia de
Presidencia y Comunicación
Gerencia

Mensajería

Seguridad y Salud Coordinación Financiero y Administración y

Compras Sistemas Ventas Ambiental
Ocupacional Deportiva Contable Talento Humano

Asistencia Asistencia Supervisión sede

Dispensario Médico Escuelas Deportivas Marketing Asistencia
departamental Departamental Campestre Etapa 1 administrativa S.C.

Supervisión sede
Eventos Trabajo Social
Campestre Etapa 2

Mantenimiento Operación de
Cobranzas Contratación Capacitación
General Equipos
Equipo Técnico

Fecha: Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Alex Cevallos, Cristian Chafla, Karla Chango, Ing. Mónica Legarda Gerente General
Jueves, 07 de noviembre de 2019 Julio Cruz, Jonathan Delgado y Hugo
Valenzuela

20
 El cliente interno es todo aquel que recibe el resultado de un
proceso anterior, llevado a cabo en la misma organización, a
la que podemos concebir mediante NRE dentro de la
empresa
- Mapeo de procesos

ISO
la Auditoria
Planificación de
registros
Control de
GESTIÓN
COMPRAS

FINANCIERA
Y CONTABLE
GESTIÓN DE

Control
documental
GESTIÓN ESTRATÉICA

HUMANO
GESTIÓN
OPERACIONAL

ADMINISTRACIÓN
TALENTO

Acciones
preventivas
GESTIÓN DE
COMUNICACIÓN

GESTIÓN

GESTIÓN
DE VENTAS

AMBIENTAL

Acciones
correctivas
interna
Auditoria

Las debilidades que se trataron oportunamente ayudarán a

que la satisfacción del cliente sea cumplida en este caso
busca brindar el mejor servicio de recreación, para la familia
y el público en general.
21
- Cadena de valor
El cliente interno es todo aquel que recibe el resultado de un proceso anterior, llevado a cabo
en la misma organización, a la que podemos concebir mediante NRE, dentro de la empresa.

sea cumplida en este caso busca brindar el mejor servicio de recreación, para la familia
Las debilidades que se trataron oportunamente ayudarán a que la satisfacción del cliente
Registrar y guardar los documentos
Elaboración del presupuesto históricos y temporales de la
anual Gestión De organización
Gestión Manejo de negociaciones Comunicación
Implementación del buzón de
Estratégica quejas interna/externa

Análisis por parte de los Atención al cliente

analistas financieros
Gestión De Gestión Preparación de alimentos
Compra de Insumos directos
Compras para el funcionamiento del Operacional Mantenimiento del complejo
complejo.

Realización de estudios de mercado y

Proyección de ventas

y el público en general.
Gestión De
Propaganda y publicidad
Ventas
Servicio post-venta

22
El cliente interno es todo aquel que recibe el resultado de un proceso anterior, llevado a cabo

Las debilidades que se trataron oportunamente ayudarán a que la satisfacción del cliente sea
cumplida en este caso busca busca brindar el mejor servicio de recreación, para la familia y
en la misma organización, a la que podemos concebir mediante NRE , dentro de la empresa Pagos y obligaciones con
terceros Reclutamiento del personal
Gestión De
Gestión Manejo y respaldo de la Selección de personal
documentación fuente Talento
Financiera y Contratación del personal
Generación de Estados Humano
Contable Financieros y otros Capacitación del personal
Informes Económicos
Elaboración de los roles de pago

Supervisión de protocolos de
desechos por departamento
Gestión
Manejo y filtro de los desechos
Ambiental generados semanalmente.

Reciclaje de los residuos

el público en general.
Control Control de Auditoria Acciones Acciones Dirección,
documental registros interna preventivas correctivas liderazgo y
manejo

23
- Fichas de caracterización
x NOMBRE DEL PROCESO: RECLUTAMIENTO DEL PERSONAL TEMPORAL Versión: 001 Cod: G11
MACROPROCESOS: GESTIÓN TALENTO HUMANO Fecha: 12/12/2019
Objetivo del Proceso: Reclutar candidatos que cumplan con el perfil para
Responsable Proceso: Jefe de Talento Humano
cubrir la vacante de trabajo temporal.
Límites de Tiempo: Inicio: Reclutamiento de personal Fin: Selección del personal idóneo para el cargo
Proveedor Entrada Subprocesos /Actividades Responsables Salida Cliente TE Te Tm
Presupuesto 1. Receptar el presupuesto anual de Informe
Área presupuestaria anual de contratación temporal del departamento presupuestario de 0.05 0.20 0.08
contratación financiero. contratación
2. Revisión del informe presupuestario. Informe
Informe
presupuestario
presupuestario 8.25 3.67 4.58
aprobado de
de contratación
contratación
Informe 3. Analizar y ajustar el presupuesto para el
Informe de
presupuestario reclutamiento de personal
vacantes a 1.83 1.83 4.58
aprobado de
contratar
contratación Jefe de
4. Definir los perfiles de las vacantes a Jefe de Talento
Talento
Jefe de Talento contratar y presupuesto anual. Humano
Humano
Humano 4.1 Si se cuenta con el presupuesto
Informe de suficiente se procede a la siguiente Informe aprobado
vacantes a actividad de vacantes a 6.50 2.60 0.65
contratar 4.2 Si no se cuenta con el presupuesto se contratar
procede a realizar el ajuste para el
reclutamiento y sigue a la siguiente
actividad.
Informe
Diseño de anuncio
aprobado de 5. Elaborar el anuncio clasificado indicando
clasificado 6.50 1.08 5.42
vacantes a el número de vacantes a contratar.
aprobado.
contratar

24
 Diseño de
6. Publicar el anuncio clasificado por medio Jefe de
Jefe de Talento anuncio Hojas de vida Jefe de Talento
de las plataformas digitales. Talento 1.08 3.25 2.17
Humano clasificado digitales Humano
(Multitrabajos) Humano
aprobado
TOTALES 24.22 12.63 17.48

NOMBRE DEL PROCESO: SELECCIÓN DEL PERSONAL TEMPORAL Versión: 001 Cod: G12
MACROPROCESOS: GESTIÓN TALENTO HUMANO Fecha: 28/10/2019
Objetivo del Proceso: Seleccionar al personal idóneo para que ocupe las
Responsable Proceso: Jefe de Talento Humano
vacantes temporales en la organización
Límites de Tiempo: Inicio: Selección del personal Fin: Contratación del personal
Proveedor Entrada Subprocesos /Actividades Responsables Salida Cliente TE Te Tm
Hojas de vida 1. Receptar las hojas de vida de los Base de datos de
Postulantes 29.18 116.73 0.00
digitales postulantes. postulantes.
2. Verificar si cumplen con las
capacidades, aptitudes y habilidades
Base de datos de Base de datos
requeridas para los puestos. 145.92 87.55 58.37
postulantes. preseleccionada
2.1 Si cumple con el perfil (3)
2.2 No, descartar su hoja de vida
Base de datos 3. Filtrar mediante tabla de valoración a Jefe de Tabla de Valoración
Jefe de Talento 79.17 47.50 31.67
preseleccionada los aspirantes Talento de postulantes.
Jefe de Talento Humano
Tabla de Humano Bitácora de
Humano 4. Llamar a entrevista a los aspirantes
Valoración de llamadas 13.53 6.77 6.77
preseleccionados en horarios periódicos.
postulantes. efectuadas.
Bitácora de
5. Recibir a los postulantes acorde al
llamadas 10.15 16.92 6.77
horario establecido Bitácora de
efectuadas.
Asistencia
6. Entrevistar aplicando dinámicas de
100.00 66.67 33.33
grupo

25
 Bitácora de 7. Comprobar cómo se manejan en
65.67
Asistencia determinadas situaciones y en que 16.42 16.42
habilidades se destacan
Jefe de Talento Bitácora de 8. Tomar decisión Jefe de Talento
Humano Asistencia 8.1 Cumple con los requisitos, llamar para Jefe de Base de datos del Humano
que firme contrato Talento personal 9.65 0.00 6.43
8.2 No cumple, llamar para agradecerle Humano seleccionado
por su participación en el proceso.
TOTALES 461.93 362.88 164.08

NOMBRE DEL PROCESO: CONTRATACIÓN DEL PERSONAL TEMPORAL Versión: 001 Cod: G13
MACROPROCESOS: GESTIÓN TALENTO HUMANO Fecha: 28/10/2019
Objetivo del Proceso: Contratar bajo las mejores condiciones legales y
Responsable Proceso: Jefe de Talento Humano
óptimas al personal requerido de forma temporal en la organización.
Límites de Tiempo: Inicio: Contratación Fin: Capacitación del personal contratado
Proveedor Entrada Subprocesos /Actividades Responsables Salida Cliente TE Te Tm
Base de datos del 1. Llamar al personal seleccionado para
personal que se acerquen a firmar el contrato Bitácora de control 12.60 6.30 6.30
Personal seleccionado
Seleccionado Contratos
Bitácora de 2. Preparar los contratos temporales
Temporales sin 31.50 15.75 0.00
control para el personal seleccionado.
firmar
Jefe de Talento Jefe de Talento
3. Recibir al candidato
Contratos Humano Humano
3.1 Si llega el candidato (4)
Temporales sin Lista de Asistencia 15.42 9.25 6.17
3.2 Si no llega, se selecciona al próximo
Jefe de Talento firmar
aspirante de la tabla de valoración
Humano
4. Dialogar y aclarar las últimas dudas
Lista de Contrato Temporal
que se tenga con respecto al contrato 15.00 45.00 0.00
Asistencia Firmado
antes de la firma.

26
 4.1 Si no tiene ninguna duda debe
firmar el contrato.
4.2 No, se llama al siguiente
postulante.
Contratos
Contrato
5. Receptar y numerar el contrato Temporales
Temporal 8.70 14.50 5.80
firmado. firmados
Firmado
Jefe de Talento numerados
Humano Contratos
6. Ingresar los datos del personal
Temporales Contrato del
contratado a la plataforma del 29.00 87.00 14.50
firmados Ministerio Laboral
ministerio laboral
numerados
Contrato del
Ministerio de 7. Realizar el aviso de entrada del Aviso de Entrada
Ministerio Jefe de Talento Jefe de Talento 58.00 14.50 14.50
Relaciones Laborales trabajador al IESS del IESS
Laboral Humano Humano
8. Elaborar informe del nuevo personal Informe del
Instituto Ecuatoriano Aviso de Entrada
y enviar al departamento contable para personal 15.33 18.40 12.27
de Seguridad Social del IESS
ingresarle a nomina contratado
Informe del 9. Enviar carpetas a documentación
Base de datos de
personal para ser archivos y subidos a la base de 0.47 0.93 0.93
respaldo
Jefe de Talento contratado datos por respaldo
Humano Informe de
Base de datos de 10. Elaborar informe de personal para
personal para 1.33 1.60 41.07
respaldo capacitación
capacitación
TOTALES 187.35 213.25 61.53

27
 Bibliografía
Franklin Fincowsky, E. B. (2009). Organizacion de Empresas. México: McGRAW-
HILL.

IESS. (2019). Institut Ecuatriano de Seguridad Social. Recuperado el 20 de Octubre de

2019, de https://www.iess.gob.ec/

Marín Idárraga, D. A. (2012). Estructura organizacional ysus parámetros de diseño:

análisis descriptivo en pymes industriales de Bogotá1. Bogotá: Estudios
Gerenciales.

Pública, M. d. (2014). Ministerio de Ambiente y Salud Pública. Recuperado el 20 de

Octubre de 2019, de zhttps://www.controlsanitario.gob.ec/wp-
content/uploads/downloads/2016/12/ACUERDO_MINISTERIAL_5186_REGL
AMENTO_INTERMINISTERIAL_GESTI%C3%93N_DESECHOS_SANITA
RIOS.pdf

28