Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Vicerrectoría Administrativa
PROGRAMA DE
EVALUACIÓN DEL
DESEMPEÑO
PARA PERSONAL ADMINISTRATIVO
01/03/2016
Rita Herrera
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
PROGRAMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................... 2
BASE LEGAL: .................................................................................................................................... 3
SISTEMA DE EVALUACIÖN DEL DESEMPEÑO ......................................................................... 3
PROPÓSITO ........................................................................................................................................ 4
ALCANCE ........................................................................................................................................... 5
SISTEMA DE EVALUACION POR OBJETIVOS: ........................................................................... 5
ETAPAS DEL PROCESO DE ED POR OBJETIVOS ....................................................................... 5
COMPETENCIAS ............................................................................................................................... 8
BENEFICIOS DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO. ............................................................ 9
VENTAJAS DE LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO. ............................................................... 10
FASES DEL PROCESO DE IPLEMENTACIÓN DE LA ED: ........................................................ 11
PRINCIPIOS DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL: ....................................... 12
RESPONSABLES Y PARTICIPANTES EN LA EVALUACIÓN .................................................. 13
DISTORCIONES DEL PROCESO DE ED ...................................................................................... 16
ESTRATEGIAS PARA MINIMIZAR DISTORSIONES:................................................................ 18
ALGUNAS CONSIDERACIONES FINALES. ................................................................................ 18
1
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
PROGRAMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
INTRODUCCIÓN
El presente manual tiene como finalidad apoyar al colaborador y jefe a facilitar el proceso
de evaluación del desempeño que deberá aplicarse en la Universidad del Caribe. El proceso
busca mejorar el desempeño mediante la evaluación oportuna y sistemática de los resultados
del trabajo del personal.
La evaluación del desempeño permite detectar las fortalezas y áreas de oportunidad que tiene
el empleado en el desarrollo y desempeño de sus funciones en él puesto que ocupa.
2
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
PROGRAMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
BASE LEGAL:
3
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
PROGRAMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
PROPÓSITO
Un sistema de evaluación del desempeño tiene como propósito:
De manera general, todo sistema de medición debe satisfacer los siguientes objetivos:
- Comunicar la estrategia.
- Comunicar las metas.
- Identificar problemas y oportunidades.
- Diagnosticar problemas.
- Entender procesos.
- Definir responsabilidades.
4
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
PROGRAMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Se recomienda que se realicen al menos una vez al año, lo cual no limita la posibilidad de
tener reuniones de seguimiento trimestrales o semestrales con la finalidad de realizar ajustes
y/o correcciones de manera oportuna.
ALCANCE
El sistema de evaluación por objetivos es un sistema práctico que establece las metas para
posteriormente, llevar a cabo los planes y transformarlos en realidades; requiere de
creatividad y motivación de jefes y colaboradores, quienes centrándose en su realidad se
ponen a pensar a dónde desean llegar, y a partir de ahí empiezan a planear qué actividades
hacer para cristalizar lo deseado.
5
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
PROGRAMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Para que a un objetivo se le determine como tal, es importante que reúna ciertas
características:
- Tener un fin definido. Es importante que el personal conozca el fin del objetivo.
Habrá algunos objetivos que en su redacción fácilmente se entienda el fin, pero habrá
otros en los que será necesario explicar cuál es el fin buscado; que el colaborador
conozca el fin de un objetivo es de trascendental importancia, ya que generalmente el
ser humano se motiva a lograr algo cuando existe un fin determinado que dé sentido
a su acción.
- Significar un reto alcanzable. Debe ser susceptible de lograrse, no deberá ser irreal,
ya que no alcanzarlo crearía desmotivación entre el personal, sin embargo deberá
implicar un reto para la persona de manera que permita desarrollar todas sus
capacidades y habilidades en el logro del mismo.
- Ser específico y claro. Debe tener una redacción que pueda ser entendible por todo
el personal involucrado.
- Ser medible. Deber ser susceptible de medirse, es decir deberá tener un indicador
claro que permita posteriormente medir el cumplimiento logrado. Por ejemplo: “El
área de atención al público deberá tener una evaluación en el servicio no menor a
1.5”.
6
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
PROGRAMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
- Definir responsable de dar revisión sistemática, a las fases del plan establecido,
para asegurar su cumplimiento. Debe preverse quién estará constantemente dando
seguimiento a los planes trazados, ya sea revisando el grado de avance, sugiriendo
ajustes o apoyando actividades, para evitar que los responsables sean distraídos por
las rutinas diarias y normales de trabajo, que pudieran impedir el logro de las metas
propuestas. La responsabilidad puede recaer directamente en el líder de
departamento; o en su caso el líder puede facultar a alguien que por su experiencia y
conocimiento pueda dársele esta importante función de monitoreo de actividades, que
permitan el logro de resultados propuestos.
Ejemplo: - Incrementar la comunidad estudiantil en 5 % para Enero del 2002, sin costos
adicionales, manteniendo el nivel de calidad actual.
- Instalar un sistema computarizado de control en el departamento de venta para
diciembre 31 de 2002, que no exija más de 500 horas de trabajo de análisis de
sistemas. Durante los primeros nueve meses de operación el sistema no debe tener
más de 10 % de ocioso.
- Etapa de Comportamiento del evaluado para lograr los objetivos. Aquí reside el
aspecto principal del sistema. El desempeño es la estrategia personal escogida por el
individuo para alcanzar los objetivos pretendidos. Esto significa que cada persona
deberá escoger con total libertad y autonomía sus propios medios para alcanzar los
objetivos definidos. El evaluador podrá proporcionar consejería y orientación, en vez
de dar órdenes, controlar e imponer.
7
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
PROGRAMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
COMPETENCIAS
Las competencias son "comportamientos que algunas personas dominan mejor que otras, y
que las hace más eficaces en una determinada situación", en éstas englobamos
conocimientos, habilidades y actitudes que, puestos en acción, diferencian a unas personas
de otras.
Una persona presenta un perfil de competencias adecuado cuando demuestra las habilidades
y comportamiento requeridos para llevar a cabo determinadas misiones o tareas.
En este primer paso, deben establecerse los objetivos y competencias. Estos objetivos deben
estar alineados con la Misión, Visión y los Estatutos de la Universidad del Caribe, deben ser
específicos, medibles y alcanzables por el trabajador durante el proceso de evaluación del
desempeño.
8
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
PROGRAMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
El colaborador conoce cuales son las medidas que el jefe va a tomar en cuenta para
mejorar su desempeño, como por ejemplo programas de entrenamiento, seminarios,
etc. y las que el evaluado deberá tomar por iniciativa propia como su autocorrección
y autocrítica para su autodesarrollo y autocorrección, esmero, atención,
entrenamiento, etc.
9
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
PROGRAMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Alcanzar una mejor comunicación con los trabajadores para hacerles comprender la
mecánica de evaluación del desempeño como un sistema objetivo y la forma como se
está desarrollando éste.
Productos y Beneficios
Relacionados con el factor humano, si mejoran los procesos internos en la Empresa,
indirectamente mejorará también la calidad y efectividad de ciertos aspectos del área
humana como: estrategias de mejoramiento, crecimiento y desarrollo para el personal.
10
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
PROGRAMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Sirve para conocer y relacionar el desempeño de las áreas por secciones, por oficios
o por factores de evaluación.
11
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
PROGRAMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Reconocimiento: esta fase es la que deben tomar en cuenta los jefes para engranar los
resultados de desempeño a los incrementos salariales o bonos, o a las premiaciones públicas,
entre otros mecanismos de reconocimiento. Es necesario el reconocimiento de manera
tangible o intangible para que se refuerce de manera positiva el buen desempeño de sus
colaboradores.
12
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
PROGRAMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Dentro del sistema de evaluación del desempeño laboral son responsables los empleados
administrativos que, por mandato del Reglamento Interno de Trabajo de la Institución, estén
obligados a adoptar, administrar y vigilar el sistema y a cumplir las funciones inherentes a su
empleo o condición.
13
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
PROGRAMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
14
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
PROGRAMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Corresponde al evaluador:
Tan pronto se implemente el presente Programa de ED, fijar juntamente con el
colaborador a evaluar los objetivos y capacidades (criterios del desempeño), que
serán tenidas en cuenta en la ED.
Fijar en conjunto con cada colaborador a evaluar, dentro de los quince (15) días
siguientes al vencimiento del período evaluado, las contribuciones individuales
(criterios de desempeño) que serán tenidas en cuenta para la evaluación de su
desempeño laboral en el siguiente período.
Realizar el seguimiento del desempeño laboral del empleado, período dentro del cual
deberá aplicar los correctivos y las recomendaciones requeridas por el empleado para
el mejoramiento de su desempeño.
Generar las evidencias requeridas sobre logros y faltas del empleado e incluirlas en
el Portafolio de Evidencias.
15
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
PROGRAMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Solicitar ser evaluado, dentro de los cinco (5) días siguientes al vencimiento del plazo
previsto para evaluar o a la ocurrencia del hecho que la motiva.
Las distorsiones en la evaluación del desempeño son los mayores errores de juicio que se
cometen cuando la persona encargada de evaluar observa a otro individuo y examina de
forma inconsciente.
Esto deriva en resultados de trasladar o mantener colaboradores de forma inequívoca en un
puesto u otro de la organización.
16
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
PROGRAMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Prejuicios: Este error se produce porque los evaluadores tienen algún prejuicio, mal
concepto o idea negativa del puesto, del jefe del área o de la persona que ocupa el
puesto, por tanto califican con gran distorsión, sin ceñirse a los factores. Puede
originarse en el cargo étnico, lugar de procedencia, religión, nivel socioeconómico,
etc. También por prejuicio pueden calificar excesivamente alto.
Primera impresión: Este tipo de valoraciones suelen ser las más comunes ejecutadas
por evaluadores y consiste en emitir un juicio “a priori” de una persona, emitiendo un
dictamen favorable o desfavorable. Posteriormente, distorsionar la información que
17
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
PROGRAMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Semejanza: Esta práctica señala que el calificador emite juicios más favorables de
aquellas personas a quienes distingue como más cercanas a su conducta o historial.
Establece charlas de grupo sentando las razones de las evaluaciones emitidas por cada
calificador. Las ventajas de las sesiones es que existe evidencia de lo ejecutado y esto
hace que disminuyan sustancialmente los errores que sobresalen al emitir un juicio:
además, incrementa la confianza en el resultado de las calificaciones. El costo y el
tiempo son los factores fundamentales que se presentan al realizar esta técnica.
Discusiones de grupo: Cada error es definido por el director de la reunión.
Se presenta un ejemplo de cada error en una situación de E D, se les pide a los
participantes generar soluciones a los problemas de las distorsiones.
Estableciendo los objetivos y capacidades de manera objetiva, reales en conjunto con
el evaluado dentro de un clima de comunicación asertiva, madurez y respeto por las
diferencias individuales.
Los objetivos deben ser medibles y fáciles de comprender por todos sus trabajadores,
también deben ser demandante pero alcanzables para evitar falta de motivación.
La forma de calificar el desempeño del trabajador debe ser claramente conocida por
él, debe conocer cómo y sobre qué será evaluado.
No espere el fin del periodo de evaluación para revisar el desempeño de sus
trabajadores, promueva revisiones periódicas (cada uno o dos meses) para que el trabajador
sepa qué está haciendo bien (para que lo siga haciendo) y qué está haciendo mal (para que
lo corrija).
El programa de evaluación del desempeño debe ser conocido y entendido por todo el
personal, especialmente por aquellos colaboradores que dirigen y/o lideran equipos de
trabajo: supervisores, jefes, etc. es adecuado que se convoque a una reunión con los líderes
de equipo de su empresa, y junto con ellos revise esta guía para informarles sobre el
programa, así como para aclarar preguntas y dudas al respecto.
La evaluación del desempeño laboral del personal administrativo debe realizarse en
función de las metas institucionales.
La evaluación del desempeño debe tenerse en cuenta para el acceso, permanencia,
promociones y concursos internos, para recibir incentivos y estímulos, para la planificación
18
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
PROGRAMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
19
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
PROGRAMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
DOCUMENTOS CONSULTADOS
20