Estandarización de La Documentación Recursos Humanos

TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCION .............................................................................................. 5
1. TITULO ......................................................................................................... 6
2. OBJETIVOS .................................................................................................. 7
2.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS ...................................................................... 7
3. MARCO REFERENCIAL............................................................................... 8
3.1. MARCO TEORICO .................................................................................... 8
3.2. MARCO LEGAL ......................................................................................... 9
3.2.1 Norma ISO 9001:2015 ............................................................................. 10
3.2.3 Ley 594 de 2000 ...................................................................................... 12
3.3 MARCO CONCEPTUAL ............................................................................ 13
3.4. FUNCIONES DE UNA BUENA DOCUMENTACION ................................. 17
3.5 REQUISITOS ............................................................................................. 17
3.6 JERARQUIA .............................................................................................. 18
3.7 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES PARA LA
ELABORACION DE LA DOCUMENTACIÓN ............................................. 19
3.8 ESTRUCTURA Y FORMATO DE LA DOCUMENTACION ........................ 20
3.8.1 Encabezado ............................................................................................. 20
3.8.2 Cuerpo del documento ............................................................................. 23
3.8.3 Pie de página ........................................................................................... 23
4. DESCRIPCION DE LOS FORMATOS ......................................................... 24
5. INSTRUCTIVO DE LOS FORMATOS ......................................................... 25
BIBLIOGRAFIA ................................................................................................. 47
CONCLUSIONES ............................................................................................. 48
ANEXOS ........................................................................................................... 49
FIGURAS
Pág.
Figura 1. Beneficios del sistema de gestión de calidad .................................... 9

Figura 1 Jerarquía de la documentación en un sistema de gestión .................. 19
Figura 3. Encabezado ....................................................................................... 21
Figura 4. Logotipo Extractora San Fernando S.A. ............................................. 21
Figura 5. Codificación ....................................................................................... 22
Figura 6. Cuerpo del documento....................................................................... 23
INTRODUCCIÓN
Toda empresa organizada siempre está en constante búsqueda del mejoramiento

de todas sus áreas; por ello, es consciente que debe contar con un excelente
sistema de calidad referente a la documentación; ya que esto, hace parte de un
proceso en el cual, se establecen ciertos parámetros para la respectiva
“estandarización y perfeccionamiento de procesos, tales como la planificación
organizacional, el control de actividades realizadas, auditorias, capital intelectual y
la gestión de los diferentes formatos requeridos para el correcto flujo de la
información, su almacenamiento y posterior consulta”1.
Uno de los problemas que se evidencia en la gestión del talento humano al interior
de las organizaciones, es que no estandarizan los documentos requeridos para
mejorar la productividad y debido a esto, actualmente están enfocadas a seguir
procesos según la directriz internacional, que generen un referente de
documentación, como lo es la norma ISO 9001:2015.
Esta norma, permite seguir una serie de pautas para la elaboración de los formatos,
en cuanto a estructura, complejidad de procesos, responsabilidad y la trazabilidad
de los mismos; esto con el fin de abarcar los estándares internacionales y el
correcto proceder para mejorar la calidad en todos los aspectos de la organización.
En este mismo contexto, la empresa palmicultora Extractora San Fernando S.A,

cuenta con algunos formatos utilizados por el área de Talento Humano, para el buen
desempeño de sus actividades; sin embargo, es necesario estandarizar los mismos,
ya que la mayoría no tienen una estructura definida y unificada, ocasionado retrasos
en la toma de decisiones al momento de su organización, manejo y seguimiento.
Por consiguiente, el presente trabajo está enfocado en la estandarización de toda

la documentación utilizada en el área de Talento Humano, con su respectiva
descripción e instructivos requeridos para mejorar la calidad en este proceso.
1
ISOTOOLS. Gestión de procesos. [En línea]. [14 agosto 2019]. Disponible en:
https://www.isotools.org/soluciones/procesos/gestion-por-procesos/.
3
1. TÍTULO
ESTANDARIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EN LOS PROCESOS DE

TALENTO HUMANO EN LA “EXTRACTORA SAN FERNANDO S.A.”
4
2. OBJETIVOS
Objetivo General
Documentar los procesos del área de Talento humano, mediante la implementación

de formatos estandarizados, aplicando la norma correspondiente a la gestión de
calidad 9001:2015, con el fin de optimizar y agilizar los procedimientos dentro de la
empresa.
Objetivos específicos
 Especificar los requisitos y funciones de una adecuada documentación.
 Establecer la jerarquización de la documentación con su respectivo rol,

responsabilidad y autoridad para elaborar la documentación.
 Definir la estructura para toda la documentación.
 Elaborar los respectivos formatos de control para las actividades desarrolladas

en el área de Talento Humano con su correspondiente instructivo.
5
3. MARCO REFERENCIAL
3.1 MARCO TEORICO
El presente trabajo, pretende dar un enfoque directo sobre la forma correcta de

gestionar la documentación requerida por el área de talento humano de la empresa
Extractora San Fernando S.A.
De este modo, el diseño de la misma, es fundamental dentro del sistema de gestión

de calidad de la organización, centrado en la eficiencia, funcionalidad y creación de
procesos, los cuales sean aplicables a todos los procedimientos necesarios para la
ejecución de las actividades propias del área.
Es importarte resaltar el concepto “La calidad es una cultura más que una
herramienta, es preciso asumir que iniciamos su implantación, pero nunca
finaliza, ya que debe aplicarse constantemente, el análisis debe ser continuo
y las acciones de mejora permanentes”2.
Cabe resaltar, que las organizaciones pueden demostrar con su implementación su

capacidad para proporcionar productos o servicios acorde a unos requisitos y para
satisfacer las necesidades de sus clientes e implementar la toma de acciones
preventivas, correctivas y de mejora3.
Teniendo claro lo mencionado anteriormente, al igual que los objetivos planteados

a cumplir, se establece una serie de pautas basadas en la norma 9001:2015, el
cual da soporte a este proyecto.
Es por ello, que la ISO 9001:2015 se ha elaborado para adaptarse a los cambios en
entornos cada vez más dinámicos, complejos y cambiantes en el mundo
empresarial y a la inclusión de nuevas prácticas y tecnología4.
El sistema de gestión de calidad debe incluir la información documentada requerida

por la norma internacional y así mismo la que la organización requiera para su
ejecución.
La extensión de la documentación depende de varios factores5:

2
FUNDACIÓN GAZTELAN. Calidad: excelencia en la gestión. [En línea]. [14 agosto 2019]. Disponible en:
http://www.gaztelan.org/calidad.php consulta válida 07/09/2005
3
ISO 9001:2015. El Futuro de la Calidad. Un e-book editado por ISOTools Excellence. Citado por JIMENEZ,
Jean Paul y OLARTE, Camilo. Diseño de un sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001:2015
en la empresa Medijimar Ltda. de Bogotá. 2018. Pág. 11
4
Ibid., p. 11
5
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN. Sistemas de gestión de la calidad: Control
de la Información Documentada. NTC-ISO 9001. Bogotá D.C. 2005. p. 10.
6
 El tamaño de la organización y su tipo de actividad, procesos, productos y
servicios.
 La complejidad de los procesos y sus interacciones
 La competencia de las personas.
Un sistema de gestión de calidad presenta varios beneficios para las empresas que
lo implementan, como se describen a continuación en la Figura 1.
Figura 2. Beneficios del sistema de gestión de calidad
Fuente: Elaboración propia
.
3.2 MARCO LEGAL
Referente al marco legal, la Extractora San Fernando S.A., se ha caracterizado por

estar siempre pendiente de toda la normatividad vigente, en cuanto a los procesos
y lineamientos que mejoren la productividad en las diferentes áreas de la
organización.
3.2.1 Norma ISO 9001:2015
Por consiguiente, la norma que actualmente se pretende aplicar en el área de

talento humano corresponde a la norma ISO 9001:2015, la cual es mucho más
prescriptiva que las versiones anteriores, ya que define con mayor nivel de detalle
7
todos los requisitos para llevar a cabo diferentes proceso concretamente, en
este sentido y basándonos en la mejora continua6.
Esta a su vez, obliga de manera eficaz y eficiente un plan de recursos para los
procesos de medición y seguimiento, todo esto con base en evidencias para
la toma de decisiones, utilizando las evidencias obtenidas de tales procesos
para lograr la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad.
Es importante mencionar los cambios que se presentaron en esta norma, frente a

las anteriores, para poder aplicarla correctamente; por eso, a continuación se
expondrán las modificaciones realizadas y que a la fecha continúan vigentes para
todos los procesos del sistema de gestión de calidad en las empresas 7.
1. Cambio en la estructura
La estructura de la nueva ISO 9001:2015 incluye dos nuevos requisitos:

• Alcance
• Referencias normativas
• Términos y condiciones
• Contexto de la organización
• Liderazgo
• Planificación
• Soporte
• Operación
• Evaluación de desempeño
• Mejora
Además, con esta nueva estructura, algunos requisitos se han visto modificados,
eliminados o se han añadido como nuevos.
Por ejemplo, la gestión de documentos y registros, que hasta el momento se
localizaban en el apartado 4.2 pasa a ser el 7.5 y además adquiere el nuevo término
de información documentada.
A nivel estructural, otro cambio se observa en el capítulo 7.4 de la actual ISO

9001:2008
“Suministro” pasa a formar parte del nuevo 8.6 “Liberación de productos y servicios”.
La cláusula 7.4 “compras” modifica su nomenclatura y posición, convirtiéndose en

el 8.4 “Control de los productos y servicios” suministrados externamente.
6
JIMENEZ, Jean Paul y OLARTE, Camilo. Diseño de un sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO
9001:2015 en la empresa Medijimar Ltda. de Bogotá. 2018. p. 23
7
NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-ISO 9001:2015. Sistema de gestión de calidad. . 4 ed. 2015. Bogotá.
I.C.S. 03.120.10
8
2. Enfoque basado en procesos.
En la nueva versión, el enfoque basado en procesos se convierte en el apartado 4.4
“Sistema de gestión de calidad y sus procesos”. Si hay algo que destacar como
principal ventaja de este enfoque, hay que centrarse en el incremento de la gestión
y control de las interacciones existentes entre procesos y jerarquías funcionales de
cada organización.
3. Lenguaje.
Aunque la norma siempre ha sido aplicable a cualquier sector, en esta nueva versión
de la ISO 9001:2015 se ha trabajado para que el lenguaje empleado sea simple y
comprensible para cualquier persona.
4. Análisis del contexto.
En esta nueva ISO 9001:2015 existe un nuevo apartado, el 4. Contexto de la

organización. En este capítulo, se trata de la necesidad de tener en cuenta y analizar
el entorno socio económico de la empresa y los vínculos existentes con los
stakeholder (internos y 43 externos). Este análisis facilitara la identificación de
problemas y necesidades que puedan generar un impacto en la planificación del
sistema de gestión de calidad.
5. Pensamiento basado en riesgo.
Es uno de los cambios más importantes de la norma ISO 9001, debido a que este
concepto se introduce la totalidad del sistema de gestión, es decir, durante el
establecimiento, implantación, mantenimiento y mejora. Para gestionar los riesgos
se puede adoptar la metodología que más se ajuste a las necesidades de la
empresa, por ejemplo, la ISO 31000.
6. Acciones preventivas.
Se eliminan las acciones preventivas en la nueva edición de la ISO 9001, debido a

que el propio sistema de gestión de calidad debe actuar como herramienta
preventiva.
7. Partes interesadas.
Ya no solo se habla de los clientes en la ISO 9001:2015, sino que en ella se

determinan los requerimientos necesarios para cumplir las exigencias de las partes
9
interesadas y así podremos ver en el apartado 4.2, “Compresión de las necesidades
y expectativas de las partes interesadas”.
8. Representante de la dirección.
Esta figura deja de ser obligatoria en la ISO 9001:2015, se le da más importancia a
la involucración de la alta dirección como vemos en el capítulo 5 “Liderazgo”.
9. Gestión del conocimiento.

La gestión del conocimiento ocupa un nuevo numeral de la norma, en concreto es
el 7.1.6 “Conocimiento organizacional”, en el que se indica que es la organización
la encargada de establecer que conocimiento es requerido para que el sistema de
gestión de calidad opere correctamente para lograr productos y/o servicios que
satisfagan el cliente.
10. Procesos externalizados.

En el aparatado 8.4 “Control de los productos y servicios suministrados
externamente” se habla sobre que existe la posibilidad de subcontratar procesos o
subprocesos a terceras empresas.
11. Competencia personal.

La norma ISO 9001 en su versión 2015 trata en el apartado 7.2 “Competencia” de
la necesidad de establecer con criterio cada lugar de trabajo y elaborar criterios que
validen dicha competencia.
3.2.2 Ley 594 de 2000
Así mismo, cabe resaltar la importancia que tiene la norma 594 de 20008, la cual en
su Artículo 22 hace referencia a los procesos archivísticos que establece la gestión
de documentos dentro del concepto de archivo total y producción documental,
comprendiendo procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la
consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
Del mismo modo, contempla los aspectos de origen, creación y diseño de formatos
y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o
dependencia.
8
MINISTERIO DE LAS TIC. Ley 594 de 2000. Consultado 9 de septiembre 2019. Disponible en internet
https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-15049_documento.pdf
10
Por ello, se orientan los formatos que son de uso común en la administración del
talento humano, para que sean adaptados, sin perjuicio de aquellos que deben
regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones
específicas:
 Creación y diseño de documentos.

 Medios y técnicas de producción y de impresión (procesadores de texto).
 Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-
ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).
 Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
 Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
 Determinación de uso y finalidad de los documentos.
 Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la
entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. ?
Adecuado uso de la reprografía.
 Normalización de la producción documental.
 Identificación de dependencias productoras.
 Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios
regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la
TRD.
 Directrices relacionadas con el número de copias.
 Control de la producción de nuevos documentos.
 Determinación de la periodicidad de la producción documental.
3.3 MARCO CONCEPTUAL
En la elaboración de documentos, existen diversos conceptos necesarios para la

descripción de los formatos y los ítems que los conforman, respecto a su la diseño,
actualización y eliminación.
A continuación se mencionan los más utilizados, según el Instituto Caro y Cuervo 9:
Actividad: Conjunto de tareas que se desarrollan secuencialmente, y que con otras

actividades conforman el procedimiento. Se numeran con un dígito y están
redactadas en forma de sujeto. La redacción debe ser general pero suficiente para
que quien desarrolla el procedimiento entienda qué debe hacer.
9
GAITAN MARTINEZ, Paola. Guía para elaboración y control de documentos. Grupo De Planeación Instituto
Caro Y Cuervo. 2017. Versión 1. p. 3 - 6
11
Acto administrativo: Todo acto jurídico dictado por la Administración y sometido al
Derecho Administrativo. Aclaración de voluntad, de juicio, de conocimiento o de
deseo realizada por la Administración en ejercicio de una potestad administrativa
distinta de la potestad reglamentaria.
Alcance: Define la extensión, las áreas, servicios y/o procesos a los cuales aplica
un documento.
Anexos: Información adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo
para la comprensión del mismo y aplicación de las actividades descritas. Incluye los
formatos, diagramas, guías u otros documentos relacionados.
Aprobación de un documento: Acción mediante la cual una persona cuyo cargo

está autorizado, evalúa que el contenido de un documento cumple, para alcanzar
los objetivos propuestos
Cambio de forma: Modificaciones realizadas al documento que permiten ajustar su

presentación o corregir errores de puntuación u ortografía.
Cambio de fondo: Modificaciones realizadas al documento que afectan las

condiciones y lineamientos establecidos en la versión vigente.
Ciclo PHVA: Describe el curso de la mejora continua (Planear, Hacer, Verificar,

Actuar).
Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un

documento en forma particular; para su identificación según tipo de documento,
proceso que pertenece y el consecutivo correspondiente.
Definiciones: Glosario de términos. Debe incluir los conceptos utilizados en el

documento que requieran una mayor claridad y el significado de las siglas para
garantizar que cualquier lector esté en capacidad de entender.
Documento: Información y su medio de soporte.
Documento externo: Documentos que son suministrados por entes o personas

externas al Instituto Caro y Cuervo, entre ellos se encuentran: Normas, leyes,
decretos, entre otros.
Documento interno: Documento generado por el Instituto Caro y Cuervo el cual no

se puede clasificar como un Manual, Procedimiento, Guía, Instructivo, reglamento
o Formato, dadas las características particulares que contiene.
Documento obsoleto: Documento que ha perdido su vigencia en fecha o

contenido.
12
Enfoque basado en procesos: Gestión sistemática de la interacción e interrelación
entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado.
Fecha: Parte del encabezado de los documentos que corresponde a su fecha de
aprobación.
Formato: Documento que permite el intercambio de información de manera

estandarizada y que una vez diligenciado se convierte en un registro.
Guía: Documento en el que se establecen las recomendaciones o sugerencias o

que da preceptos para dirigir en asuntos específicos.
Instructivo: Documento a través del cual se realiza la descripción detallada sobre

la manera como se ejecuta una actividad.
Lista de Versiones: Tabla que relaciona la descripción de los cambios

incorporados al documento, entre una versión y otra.
Listado maestro de documentos: Formato que relaciona toda la documentación

existente del Sistema de Gestión de la Calidad, utilizando una codificación y
estructura específica para su identificación.
Manual: Documento que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática

información sobre objetivos, políticas, atribuciones u organización, así como
acuerdos necesarios para la ejecución del trabajo, teniendo un marco de referencia
específico (por ejemplo: Funciones, contratación, tecnología, comunicaciones, etc.)
Manual de Calidad: Documento que describe y específica el Sistema de Gestión

de la Calidad de la entidad.
Medio de Soporte: Medio en el cual se contiene la información, éste puede ser

físico y digital.
Modificación: Acción mediante la cual se realiza cambios a los documentos que se

encuentran vigentes.
Objetivo: Finalidad para la cual se elabora el documento.
Pirámide documental: Representación gráfica de los documentos definidos en el

Sistema Integrado de Gestión.
Procedimiento: Documento que describe la forma especificada para llevar a cabo

una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan, como
mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.
13
Proceso: Documento en el que se establecen el conjunto de actividades
mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
Procesos estratégicos: Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas

y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la
disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección.
Procesos misionales: (o de realización del producto o de la prestación del

servicio): incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la
entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser.
Procesos de apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los

recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de
medición, análisis y mejora.
Punto de Control: Son actividades que teniendo en cuenta los riesgos, señalan
acciones clave del proceso, como son: revisión, verificación, supervisión o
aprobación, entre otras; las cuales buscan garantizar el cumplimiento de los
objetivos.
Registros: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de las actividades desempeñadas.
Referencias: Relación de los documentos que sirven de guía para mayor

comprensión del asunto que trata el procedimiento por ejemplo: normas técnicas,
libros, páginas web o resoluciones internas.
Reglamento: Documento en que se establecen un conjunto de reglas y preceptos

dictados por las autoridades competentes para la ejecución de una ley, el
funcionamiento de la entidad, de un servicio o de cualquier actividad.
Responsable: Persona que tiene a su cargo la ejecución de una actividad.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación,

eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos
objetivos establecidos.
Sistema de gestión de calidad - SGC: Herramienta de gestión sistemática y

transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos
de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las
entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y el desarrollo de tales
entidades.
14
Versión: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al
documento. La primera versión corresponde al número uno (1.0), para la segunda
versión correspondería al número dos (2.0).
3.4 FUNCIONES DE UNA BUENA DOCUMENTACIÓN
El objetivo central de una buena documentación, se basa en tener el completo

control, organización y clasificación de los documentos, mediante un seguimiento
y análisis constante; algunas funciones y objetivos más destacables son10:
 Establecer y gestionar políticas para la creación y administración de los

documentos.
 Organizar de manera lógica, eficaz y categorizada la documentación.
 Establecer estrategias técnicas y de gestión que permitan la conservación de la
información.
 Garantizar la inmediatez de consulta y acceso a la información.
 Conservar y salvaguardar la información, por medio de su digitalización.
 Suministrar la documentación a las partes interesadas para un mejor
entendimiento de las interrelaciones entre los diferentes componentes del
sistema de gestión de calidad.
 Mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos de los diferentes componentes del
sistema.
 Hablar un mismo idioma entre las partes interesadas disminuyendo controversias
y litigios por malos entendidos.
 Optimización del sistema de metrología, en lo referente a las inspecciones y
ensayos.
 Eliminar, reducir y disminuir las No conformidades.
3.5 REQUISITOS
Según los parámetros mencionados en la ISO 9001:2015, la documentación debe

contar con los siguientes requisitos11:
10
SUAREZ LEAL, Jackson A. Documentación del Proceso de Talento Humano para el Sistema de Gestión de
Calidad de la Clínica san José de Cúcuta. Universidad Libre Seccional Cúcuta. 2018. p. 25
11
ISOTOOLS EXCELENTE. ISO 9001: Documentación. [En línea]. [15 agosto 2019]. Disponible en:
https://www.nueva-iso-9001-2015.com/2014/11/iso-9001-documentacion/
15
 Declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la
calidad.
 Un manual de calidad.
 Procedimientos documentados y registros requeridos.
 Los documentos que la organización determina como necesarios para
asegurarse de la eficaz planificación, operación y control en sus procesos.
 Manual de calidad que incluya el alcance del sistema de gestión de calidad y una
descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la
calidad, entre otros.
 Los requisitos que la norma requiera.
 Ser adecuada al propósito de la organización.
 Incluir un compromiso de cumplimiento de los requisitos y de mejora continua de
la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001.
 Proporcionar un marco de referencia para crear y revisar los objetivos de calidad.
 Ser comunicada y entendida dentro de la organización.
 Ser revisada para que no pierda su adecuación.
3.6 JERARQUÍA
Todo proceso está sujeto a una mejora, ya sea en sus resultados, costos, u otras
medidas que se puedan emplear para evaluar su desempeño o rendimiento.
Es por ello, que la empresa Extractora San Fernando S.A., tiene una prioridad en
este momento, y para alcanzar su objetivo de mejora ante un requerimiento de
cualquier fuente, se hace necesario contar con los datos e información relevantes
para ello, esto es posible si éstos están disponibles.
No obstante, la experiencia muestra que no siempre se cuenta con una

documentación suficiente, sin decir que adecuada, sobre los procesos de la
empresa y su interacción e importancia con el entorno organizacional,
especialmente en el área de talento humano.
Sin embargo, hay ciertos conocimientos básicos referentes a la documentación de

un sistema de gestión, que deben ser de conocimiento general dentro del equipo de
trabajo de la empresa, que desee poder mejorar su desempeño y rendimiento, a
través de un procesos de mejora continua12.
12
ALFARO MARIN, Pablo. Jerarquía de la documentación en un sistema de gestión. [En línea]. [13 agosto 2019].
Disponible en: https://palfma.wordpress.com/2012/07/12/jerarquia-de-la-documentacion-en-un-sistema-
de-gestion/
16
En el siguiente diagrama se muestra la jerarquía que tienen los documentos según
el ámbito en que son aplicables, entidad, proceso, procedimiento, actividad, etc.
Figura 3 Jerarquía de la documentación en un sistema de gestión
Fuente: Grupo de planeación Instituto caro y cuervo
3.7 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES PARA LA

ELABORACION DE LA DOCUMENTACIÓN
Los documentos en el proceso de talento humano fueron elaborados por la Jefe del
área, cuya función es la de dirigir y coordinar a los trabajadores, con el fin de llevar
a cabo las actividades planteadas por los mandos superiores.
Así mismo, tiene la potestad para tomar decisiones a nivel técnico; sin embargo, en
caso de no estar presente, serán elaborados o actualizados por la asistente de
talento humano.
En algunos casos, los documentos necesitan del involucramiento de otros procesos

que junto con el coordinador de calidad, supervisa y asiste la elaboración de la
documentación. Este puesto se encarga de coordinar y supervisar el trabajo y la
situación de los empleados, contribuyendo a la buena realización de la actividad y
a valorar las necesidades y situación laboral de los empleados.
17
La revisión de la documentación es realizada en primera instancia por el Jefe de
talento humano y aprobación posteriormente por el Gerente de la compañía.
El último proceso a efectuar, lo realiza la Jefe de talento humano en cooperación

con el coordinador de calidad, quienes hacen la distribución y control de la
documentación en el proceso de talento humano.
3.8 ESTRUCTURA Y FORMATO DE LA DOCUMENTACIÓN
Todo documento que se catalogue como controlado, lleva dentro de sus

componentes tres partes, como lo son el encabezado, contenido y pie de página y
se caracteriza por incluir un código de identificación y una versión, con lo cual se
diferencia de un documento no controlado.
Es así, como se deben tener en cuenta ciertos aspectos para la elaboración de los
mismos:
1. Los instructivos y guías de protocolo se diseñaran en Microsoft Word.

2. Los formatos se diseñarán según las necesidades y facilidad de las personas
que los requieran.
3. El tamaño del documento será carta, excepto si su contenido y volumen así lo
requiera.
4. Se garantiza la legibilidad de los documentos para facilitar su consulta y lectura
de los mismos por parte de quien lo requiera.
5. Se cumplirá con los lineamientos estipulados en la Norma ISO 9001:2015.
6. El texto debe escribirse empleando el tipo de letra Arial, tamaño 11 y en negrilla
solo el nombre del campo.
7. La redacción de los documentos debe ser clara, precisa y coherente, de tal
manera que se facilite su comprensión y no permita falsas interpretaciones.
8. La alineación debe ser centrada y a la izquierda para el logo, código, versión y
página; en cuanto al título del documento irá centrado horizontal y verticalmente.
3.8.1 Encabezado del documento
Los elementos que conforman encabezado, permiten reconocer e identificara el

documento, tal como se visualiza en la figura 3; por tal razón, se ubica en la parte
superior y aplica para todas las tipologías documentales.
18
Figura 4. Encabezado
1. Logo de la empresa
El logo de la empresa, se debe aplicar sin alteración alguna de acuerdo con lo

dispuesto a la imagen institucional, aprobada.
Figura 5 Logotipo Extractora San Fernando S.A.
Fuente: Extractora San Fernando
2. Nombre del documento
Se escribe con letra mayúscula el nombre asignado al documento, el cual debe ser
breve, claro y concreto.
3. Código
Se escribe con letra mayúscula y se separa con guión entre cada sigla. La
codificación de los documentos debe ser establecida por el Jefe del área de talento
humano, quien asignará el código teniendo en cuenta el consecutivo de los
documentos asignados en el Listado Maestro de Documentos.
19
 Codificación de formatos
Corresponden a documentos que están relacionados con un proceso, más no, con
un procedimiento específico.
En esta categoría se incluye también la codificación de los procedimientos, y a su

vez la identificación del documento, con lo cual se realiza el respectivo control del
mismo al interior del proceso.
Los formatos tienen la siguiente codificación: llevan la identificación del proceso al

que corresponden, seguido de un guión, seguido de la letra “f” en mayúscula (F),
seguida de guión, seguida de un número consecutivo de 01 hasta 99.
Ejemplo de codificación para los formatos:
Figura 6 Codificación
EXT-TH-FR-IND-001
Las primeras letras corresponden a las iniciales del nombre de la

empresa Extractora San Fernando.
Corresponde al área o dependencia de la compañía.
Identificación del documento (Formato)
Identificación del proceso
Los dígitos finales son el consecutivo que aplica a un mismo documento.
1. Número de versión:
Fuente:
Número consecutivo de dos (2) dígitos, inicia en 01 cuando se crea por primera vez,
cuando se realicen modificaciones se cambia la versión al número siguiente (02,
03…).
4. Fecha de aprobación del documento: Indica la fecha en la cual fue aprobado

el documento
20
3.8.2 Cuerpo del documento: El cuerpo de cada documento, se basa en lo
siguiente:
Figura 6. Cuerpo del documento
PARTES CARÁCTER CONTENIDO
OBJETIVOS Obligatorio Definirá el objetivo del procedimiento.

ALCANCE Obligatorio Especificar el alcance de la aplicación del procedimiento.
Hace referencia al proceso sobre el cual se elabora el
PROCESO Obligatorio
documento
De ser necesarias se deben la definición para dar una
DEFINICIONES Obligatorio mayor comprensión al documento, cada una de ellas se
enlista hacia abajo usando un guion, viñetas, puntos etc.
DESCRIPCIÓN DEL La descripción del proceso se hace explicando las
Obligatorio
PROCESO actividades narradas en una tabla.
Describirá en orden cronológico el conjunto de
PROCEDIMIENTO Obligatorio
operaciones necesarias para ejecutar el procedimiento.
TERMINOS Y Aclarará de ser necesario el uso de términos o
Obligatorio
CONDICIONES definiciones no comunes aplicables al procedimiento
Se refiere a los responsables de la elaboración, revisión
FICHA TECNICA Obligatorio y aprobación del documento y a la fecha de aprobación
del documento.
Establece la fecha de modificación del documento y la
CONTROL DE CAMBIOS Obligatorio
descripción de cambio del documento
REQUISITOS DE Relacionará todos los registros que deben ser
Obligatorio
DOCUMENTACION completados durante la ejecución del procedimiento.
Referirá todos aquellos documentos que hayan sido
REFERENCIAS Obligatorio
consultados o se mencionen en el procedimiento.
3.8.3 Pie de página
Es la parte del instructivo de trabajo donde se señalan los responsables de elaborar,

revisar y aprobar el procedimiento.
Elaboró: Revisó: Aprobó:

Cargo: Asistente Talento Humano Cargo: Jefe de Talento Humano Cargo: Comité de Calidad
Área: Talento Humano Área: Talento Humano Área Gestión de Calidad
21
4. DESCRIPCIÓN DE FORMATOS
A continuación se hace una descripción de cada uno de los formatos realizados.

Los cuales son los siguientes:
Formato de registro de inducción y re inducción: es un formato que será

utilizado para la inducción y reducción del personal de la empresa, el cual contiene
una lista de actividades que involucran distintos procesos que son necesarios a la
hora de impartir inducción a nuevo personal, además presenta un apartado para la
re inducción del personal. Cada una de estas actividades posee un horario y firma
del responsable de la inducción o re inducción. (Ver anexo 1)
Formato recepción de hojas de vida: es un formato donde se registra los datos

del aspirante al cargo o vacante disponible. (Ver anexo 2)
Formato requisitos de ingreso: es un formato donde se exponen los distintos

requisitos que necesita el aspirante para seguir con el proceso selección.
(Ver anexo 3)
Formato de verificación de referencias laborales: es un formato donde se

comprueba la veracidad de los datos del aspirante y se indaga sobre la última
experiencia laboral del aspirante. (Ver anexo 4)
Entrevista a aspirantes: es un formato que recopila información del aspirante de

su anterior experiencia laboral y información básica del mismo, además de emitir un
concepto sobre el sobre si se ajusta o no al perfil buscado. (VER ANEXO 5)
Formato de solicitud para cargos nuevos o vacantes: es un formato donde se

emite una solicitud de nuevo personal ya sea por vacante disponible o por falta de
personal. (VER ANEXO 7)
Formato evaluación de desempeño de personal: es un formato donde se hace

una evaluación de desempeño a cada uno de los funcionarios o empleados basado
en distintos aspectos ya establecidos por el proceso de talento humano. (VER
ANEXO 8)
Formato diagnóstico de capacitaciones: es un formato que permite identificar las

necesidades de capacitación en cada proceso con el fin de establecer nuevas
capitaciones. (VER ANEXO 9)
Formato de seguimiento de capacitación: es un formato que permite hacer un

seguimiento a cada uno de los temas relacionados con la capacitación. (VER
ANEXO 10)
22
Formato de evaluación de capacitación: es un formato que emite una valoración
individual de cada uno de los funcionarios y/o empleados sometidos a capacitación.
(VER ANEXO 11)
Formato paz y salvo de funcionarios y/o empleados: es un formato que permite

a los funcionarios y/o empleados entregar en el cargo y quedar a paz y salvo con la
institución en la parte financiera, de gestión y humana y del área funcional al cual
pertenecía. (VER ANEXO 13)
Formato permisos laborales: es un formato por el cual un empleado de la

institución pide ausentarse de su jornada laboral durante un periodo de tiempo
determinado. (VER ANEXO 14)
Cada uno de estos formatos cuenta con un instructivo de diligenciamiento que

permitirá la compresión y mejor uso de estos documentos.
5. INSTRUCTIVO DE FORMATOS
A continuación se referencian los respectivos instructivos correspondientes a los

formatos del área de talento humano, los cuales permitirán diligenciar con precisión
los mismos.
 INSTRUCTIVO DE REGISTRO E INDUCCIÓN DE PERSONAL
Proceso asociado: Gestión humana
Objetivo: Diligenciar correctamente el formato de registro de inducción y re

inducción.
Alcance: Inicia con el diligenciamiento del nombre del personal que se le aplica el
formato y finaliza con la firma del trabajador.
Actividad
Se debe diligenciar el formato una vez se vaya a una inducción o re inducción

a un trabajador por parte del área de talento humano.
23
Este formato únicamente puede ser diligenciado por los jefes y asistentes de cada
área involucrados. Debe estar firmado también por el jefe de talento humano.
Se debe diligenciar el formato de la siguiente manera:
1. Asunto: Corresponde a la descripción de la capacitación.

2. C.C: Corresponde al número de identificación del trabajador.
3. Proceso: Corresponde al área al cual pertenece el trabajador.
4. Fecha: Hace referencia al día en el cual se desarrollan las
actividades preestablecidas.
5. Actividad: Corresponde a las actividades que se van a desarrollar con el
trabajador.
6. Horario: Hace referencia a la hora en la cual se desarrollará la actividad.
7. Nombre y firma del responsable: Corresponde a la firma del jefe o
coordinador responsable de impartir la inducción o re inducción
Ficha técnica
Elaboro: Asistente Talento Humano

Revisó: Jefe de Talento Humano
Aprobó: Comité de Calidad
Fecha de Aprobación: 23/agosto/2019
Control de cambios del instructivo
Fecha de modificación: 22/agosto/2019

Versión: 01
Descripción del Cambio: Creación del documento
 INSTRUCTIVO FORMATO DE RECEPCIÓN DE HOJAS DE VIDA DE

ASPIRANTES
Proceso asociado: gestión humano
Objetivo: diligenciar correctamente el formato de requisitos de ingreso.
Alcance: inicia con el diligenciamiento del nombre del aspirante y finaliza con la
firma del departamento de talento humano.
24
Actividad
Se debe diligenciar el formato una vez que el aspirante ha pasado el segundo filtro
que consiste en una entrevista ya sea con el gerente financiero o director científico
de la Clínica San José de Cúcuta.
Este formato únicamente puede ser diligenciado por la asistente administrativa de

talento humano. Debe estar firmado por el jefe de talento humano quien da el aval
de los requerimientos de ingreso.
1. Nombre: Corresponde al nombre del aspirante solicitante de los requisitos de

ingreso.
2. Cargo: Hace referencia al cargo por el cual está optando el aspirante.
3. Requisitos: Se marca con una “X” en la casilla correspondiente el requisito

necesario.
Esto se hace conforme al cargo que se está postulando el aspirante.
4. NOTA: Hace referencia a las condiciones en las cuales el aspirante debe

entregar los requisitos que se solicitan.
5. Firma de Dpto de Talento Humano: Corresponde a la firma del jefe de talento

humano quien autoriza la entrega de documentos.
Ficha técnica


Versión: 01
25
 INSTRUCTIVO FORMATO DE REQUISITOS DE INGRESO
Proceso Asociado: Gestión Humana
Objetivo: Diligenciar correctamente el formato de requisitos de ingreso.
Alcance: Inicia con el diligenciamiento del nombre del aspirante y finaliza con la
firma del departamento de talento humano.
Actividad
Se debe diligenciar el formato una vez que el aspirante ha pasado el segundo filtro
que consiste en una entrevista ya sea con el gerente financiero o director científico
de la Clínica San José de Cúcuta.

talento humano. Debe estar firmado por el jefe de talento humano quien da el aval
de los requerimientos de ingreso.
1. Nombre: Corresponde al nombre del aspirante solicitante de los requisitos de

ingreso.
2. Cargo: Hace referencia al cargo por el cual está optando el aspirante.
3. Requisitos: Se marca con una “X” en la casilla correspondiente el requisito

necesario.
Esto se hace conforme al cargo que se está postulando el aspirante.
4. NOTA: Hace referencia a las condiciones en las cuales el aspirante debe

entregar los requisitos que se solicitan.
5. Firma de Dpto de Talento Humano: Corresponde a la firma del jefe de talento

humano quien autoriza la entrega de documentos.
Ficha técnica

26

Versión: 01
 INSTRUCTIVO FORMATO DE REFERENENCIAS LABORALES
Proceso asociado: Gestión Humana
Objetivo: Diligenciar correctamente el formato de referencias laborales.
Alcance: Inicia con el diligenciamiento de la fecha en la cual se hace la verificación

de referencias laborales y finaliza con la firma del departamento de talento humano.
Actividad
Se debe diligenciar el formato una vez se vaya a verificar referencias laborales de

los aspirantes.

talento humano y/o Jefe de talento humano quien corrobora la veracidad de
las referencias y desempeño laboral del aspirante. Debe estar firmado por el jefe
de talento humano avalando la información recopilada.
1. Fecha: Hace referencia a la fecha en la cual se hace la verificación de las

referencias laborales del aspirante.
2. Nombre: Corresponde al nombre del aspirante a quien se le verifica las

referencias laborales.
3. Teléfono: Número telefónico o móvil del aspirante a quien se le verifica

las referencias laborales.
4. Empresa: Corresponde a la empresa en donde laboro anteriormente el aspirante.
5. Nombre del contacto: Se especifica el nombre de la referencia que el aspirante

presento en su hoja de vida.
6. Cargo: Hace referencia al cargo que desempeñaba el aspirante en su

antigua experiencia laboral
27
7. Teléfono: Número de contacto de la empresa o entidad donde laboro el aspirante
anteriormente.
8. Tiempo laborado: Corresponde a la cantidad de tiempo que laboro el aspirante

en su experiencia laboral anterior.
9. Motivo de su salida: Se hace una descripción de las causas que originaron la

salida del aspirante de su experiencia laboral anterior.
10. ¿Cómo describe su desempeño?: Corresponde a la descripción que hace la

entidad o empresa anterior sobre el desempeño laboral del aspirante.
11. Comportamiento: La empresa u organización da una calificación para cada uno

de los criterios de comportamiento establecidos por el área talento humano. Esto se
hace con fin de determinar hábitos de comportamiento del aspirante. Se califica de
1 a 5 donde:
1: Bajo, 2: Medio, 3: Alto,
12. ¿Lo volvería a contratar?: La referencia laboral emite una calificación sobre “SI”
o “NO” volvería a contratar al aspirante. La decisión se marca utilizando una “X”.
13. Observaciones: Corresponde a las recomendaciones o advertencias que emite

la experiencia laboral sobre el aspirante.
14. Firma jefe de talento humano: Corresponde a la firma del jefe de talento humano
quien revisa la información recopilada.
Ficha técnica


Versión: 01
28
 INSTRUCTIVO FORMATO DE ENTREVISTAS ASPIRANTES
Objetivo: diligenciar correctamente el formato de entrevista aspirantes.
Alcance: inicia con el diligenciamiento de la fecha de en la cual se realizó la

entrevista y finaliza con la firma el entrevistador.
Actividad
Se debe diligenciar el formato durante la entrevista laboral del aspirante. Es un

formato diseñado para obtener información de antecedentes del aspirante.
Este formato debe ser únicamente diligenciado por el jefe de talento quien hará
preguntas al aspirante para corroborar la información de la hoja de vida.
1. Fecha: Es la fecha en la cual se realiza la entrevista del aspirante.
2. Nombre del entrevistador: Corresponde al nombre del entrevistador que realiza

las preguntas al aspirante.
3. Nombre del entrevistado: Corresponde al nombre del entrevistado o aspirante

que está en proceso de selección.
4. Cargo al que aspira: Hace referencia al cargo laboral por cual el aspirante está
haciendo su proceso de selección.
5. Cedula de ciudadanía: Corresponde al número de identificación del aspirante.
6. Con quien vive: Se describe la cantidad de personas con las que convive el
aspirante y su parentesco.
7. Fecha de nacimiento: Corresponde a la fecha de nacimiento del aspirante.
8. Cedula de ciudadanía: Hace referencia al número de identificación del aspirante.
9. Hijos: Se marca con una “X” en la opción “SI” si el aspirante tiene hijos en caso
de no se marca “NO”. Además se hace una descripción de la cantidad de hijos en
caso de tenerlos.
29
10. Empresa donde ha laborado: Se evidencia las empresas anteriores donde
ha laborado el aspirante.
11. Tiempo laborado: Correspondo a la cantidad de tiempo que estuvo laborando el

aspirante en su experiencia laboral.
12. Cargo: Rango laboral que desempeñaba el aspirante en su antigua experiencia

laboral.
13. Motivo del retiro: Se especifica la causa que genero la salida o retiro del
aspirante de su última empresa o lugar laborado.
14. Ha tenido personal a cargo: Se marca con una “X” en la opción correspondiente
de acuerdo a respuesta del aspirante “SI” o “NO”. En caso de que la respuesta sea
“SI” se especifica cuanto personal ha tenido a cargo anteriormente.
15. Estudios realizados: Corresponde a los estudios realizados por aspirante hasta
el momento.
16. Observaciones: Corresponde a las observaciones generales que hace el jefe de

talento humano sobre la entrevista al aspirante.
17. Concepto final: El entrevistador emite un concepto final al terminar la entrevista

seleccionando con una “X” la opción que considere correcta. Estas opciones son se
adapta al perfil o no se adapta al perfil.
18. Firma del entrevistador: Corresponde al la firma del entrevistador que realizo la
entrevista de selección de aspirantes
Ficha técnica


Versión: 01
30
 INSTRUCTIVO FORMATO DE SOLICITUD PARA CARGOS NUEVOS O
VACANTES
Objetivo: Diligenciar correctamente el formato de solicitud de personal para

cargos nuevos o vacantes.
Alcance: Inicia con el diligenciamiento de la fecha en la cual se hace la solicitud

del personal y finaliza con la firma del jefe de talento humano.
Actividad
Se debe diligenciar el formato una vez se vaya a solicitar personal para cargos
nuevos o que hay una vacante disponible.
Este formato debe ser únicamente diligenciado por cada uno de los jefes de área
de cada departamento. Debe ser autorizado por el jefe de talento humano y el
gerente financiero de la Clínica San José de Cúcuta.
1. Fecha de solicitud: Corresponde a la fecha de la solicitud de la vacante o cargo.
2. Formato No: Corresponde al número del formato actual.
3. Área de dependencia: Hace referencia al área que solicita el personal o

tiene disponible una vacante.
4. Jefe inmediato: Se escribe el nombre del jefe de área que hace la solicitud de
personal.
5. Razón por la que se origina la vacante: Se selecciona con una “X” la opción por
la cual se origina la se origina la bacante.
6. Descripción y requisitos del cargo: Hace referencia a la información necesaria y

requisitos para el cargo solicitante.
7. Cargo requerido: Corresponde al nombre del cargo en el que se requiere

personal.
8. Horario: Rango horario en el cual se solicita el personal ya se diurno o nocturno.
31
9. Modalidad de contratación: Corresponde a la modalidad de contratación por la
cual se solicita la vacante o en la cual está disponible.
10. Género: Se selecciona con una “X” el tipo de género para el nuevo personal o
la vacante disponible.
11. Tipo de cargo: Se secciona con una “X” el tipo de cargo en el cual solicita el
personal ya sea operativo o administrativo.
12. Formación académica: Corresponde al nivel de estudio requerido para el cargo.

Esta se selecciona con una “X” de acuerdo a la necesidad del cargo.
13. Experiencia requerida: Se selecciona con una “X” el tiempo requerido de

experiencia para el cargo.
14. Habilidades requeridas: Se selecciona con una “X” el tipo habilidad o destreza
requerida ya sean manuales o intelectuales.
15. Manejo de idiomas: Se especifica si el cargo requerido o la vacante disponible,

necesita del manejo fluido de idiomas extranjeros.
16. Manejo de sistemas: se selecciona con una “X” Si o NO en caso de ser

necesario el manejo de sistemas y si es “SI” se especifica cual sistema.
17. Principales funciones del cargo: Se especifica las principales funciones

que desempeñara el colaborador en el cargo disponible o Vacante.
18. Objetivos del cargo: Se especifica los objetivos del cargo solicitado o
vacante disponible.
19. Firma del jefe solicitante: El jefe de área solicitante del personal firma el
documento donde avala los datos allí documentados.
20. Firma Gerente Financiero: Corresponde a la firma del Gerente financiero.
21. Firma del Jefe de Talento humano: Corresponde a la firma del jefe de talento
humano.
Ficha técnica

32

Versión: 01
 INSTRUCTIVO PARA DIAGNOSTICO DE CAPACITACIONES
Objetivo: Diligenciar correctamente el formato de diagnóstico de necesidades de

Capacitación.
Alcance: Inicia con el diligenciamiento de la dependencia a la cual se realiza el

Diagnóstico y finaliza con la firma del funcionario o empleado quien recibe el
documento.
Actividad
Se debe diligenciar el formato una vez se vaya a solicitar un permiso de salida

laboral en horas de trabajo.
Este formato debe ser únicamente diligenciado por los colaboradores o jefe de área
responsables. Debe ser aprobado por el jefe de talento humano y autorizado por el
jefe de área responsable del colaborador.
1. Fecha: Fecha en el cual el colaborador solicita el permiso de salida laboral.
2. Nombres: Nombres del colaborador solicitante del permiso laboral.
3. Apellidos: Apellidos del colaborador solicitante del permiso laboral.
4. Número de cedula: Corresponde al número de documento del colaborador

solicitante.
5. De: Lugar donde fue expedido el documento de identificación del

colaborador solicitante.
6. Área o dependencia: Corresponde al área o dependencia a la cual pertenece el

colaborador.
33
7. Cargo (Según el contrato): Rango laboral que desempeña el colaborador en la
empresa y por el cual fue contratado.
8. Sociedad: Corresponde a la nómina o sociedad por la cual está

contratado el colaborador
9. Teléfono: Número de teléfono o móvil del colaborador solicitante del permiso

laboral.
10. Tipo de permiso: Se marca con una “X” el tipo de permiso solicitado
por el colaborador.
11. Motivo del permiso: Se hace una descripción minuciosa del motivo del
ausentismo del colaborador solicitante.
12. Fecha y hora de inicio del permiso: Corresponde a la hora y fecha del inicio del
permiso que solicita el colaborador.
13. Fecha y hora de finalización del permiso: Corresponde a la hora y fecha de

finalización del permiso que solicita el colaborador.
14. Fecha y hora de recuperación de horas laborales: Hace referencia a la fecha y

hora de recuperación de horas laborales pedidas por el colaborador solicitante.
15. Fecha y hora de finalización de recuperación de horas laborales: Hace

referencia a la finalización de la recuperación de horas por parte del colaborador
solicitante.
16. Firma del solicitante: Corresponde a la firma del colaborador solicitante del
permiso laboral.
17. Firma del jefe de área: Corresponde a la firma del jefe de área responsable del
18. Fecha y hora de recibo de la solicitud: Fecha y hora en la cual el departamento

de talento humano recibió la solicitud de permiso laboral por parte del colaborador
solicitante.
19. Observaciones: Recomendaciones o sugerencias que da el departamento de

talento humano para la solicitud de permiso laboral del solicitante.
34
20. Firma del jefe de talento humano: Corresponde a la firma de autorización final
por parte del jefe de talento humano.
Ficha técnica


Versión: 01
 INSTRUCTIVO PARA SEGUIMIENTO DE CAPACITACIONES
Objetivo: diligenciar correctamente el formato de seguimiento a las capacitaciones.
Alcance: inicia con el diligenciamiento de la fecha en la cual se realiza el

seguimiento y finaliza con la firma del jefe de talento humano.
Actividad
Se debe diligenciar el formato una vez se vaya a hacer seguimiento de las

capacitaciones ejecutadas por el área de talento humano.
Este formato únicamente puede ser diligenciado por personal del área de talento
humano. Debe estar firmado por el jefe de talento humano.
1. Fecha: Corresponde a la fecha en la cual se realiza el seguimiento a la

capacitación.
35
2. Temas programados para la capacitación: Hace referencia a los temas que se
programaron para la capacitación.
3. Dependencia o personal beneficiado: Corresponde a la población objetivo

beneficiado con la capacitación.
4. Estrategias o métodos de aprendizaje propuestos: Corresponde a las distintas

estrategias y métodos de aprendizaje propuestos para dar cumplimiento al objetivo
de la capacitación.
5. Valor ejecuta: Corresponde a los recursos asignados a la capacitación.
6. Fecha programada: fecha para la cual se programó la capacitación.
7. Fecha de ejecución: Corresponde a la fecha en la cual se ejecutó la capacitación.
8. Firma del jefe de talento humano: corresponde a la firma del jefe de talento
humano responsable del proceso.
Ficha técnica


Versión: 01
 INSTRUCTIVO FORMATO TABLA DE VALORES DE CAPACITACION

Objetivo: Diligenciar correctamente el formato de tabla de valorización de
capacitaciones.
36
Alcance: Inicia con el diligenciamiento del asunto, la descripción de la capacitación
y finaliza con el puntaje final obtenido del evento.
Actividad
Se debe diligenciar el formato una vez se vaya a hacer la valorización de las
humano.
Debe estar firmado por el jefe de talento humano.
1. Asunto: Corresponde a la descripción de la capacitación.
2. Fecha: Fecha en la cual se hace la valorización de la capacitación
3. Fecha de la capacitación: Corresponde a la fecha en la cual se impartió la
capacitación.
4. N° de evaluados por nivel: Corresponde al número de funcionarios y/o empleados
sometidos a la capacitación.
5. Número de evaluación: Corresponde al número de evaluación tabulada. Además
se diligencia el resultado obtenido de esa evaluación.
6. Puntaje final obtenido del evento: corresponde al resultado global obtenido de
todas evaluaciones finales.
Ficha técnica


Versión: 01
37
 INSTRUCTIVO FORMATO PARA EVALUACION DE CAPACITACION
Objetivo: diligenciar correctamente el formato de evaluación de las capacitaciones.
Alcance: inicia con el diligenciamiento de la fecha en la cual se realiza el

seguimiento y finaliza con la firma del jefe de talento humano.
Actividad
Se debe diligenciar el formato una vez se vaya a hacer evaluación de las

humano. Debe estar firmado por el jefe de talento humano.
1. Tema de capacitación: Corresponde al tema que se ha dado en la capacitación.
2. Nombre del capacitador: Hace referencia al nombre de la persona que impartió

la capacitación.
3. Fecha de la capacitación: Corresponde a la fecha en la cual se impartió

la capacitación.
4. Nombre del funcionario o empleado: Corresponde al nombre del funcionario o

empleado que emite una calificación sobre la capacitación.
5. Nivel al cual pertenece su cargo: Corresponde a l nivel a cual pertenece

el empleado o funcionario que está realizado la evaluación.
6. Preguntas: se marca con una “x” la escala que usted crea conveniente de
acuerdo a cada pregunta relacionada acerca de la capacitación.
7. Observaciones: Corresponde críticas constructivas o recomendaciones que

usted propone como producto de la capacitación recibida.
38
8. Firma: corresponde a la firma del funcionario o empleado que realizo la
evaluación.
9. Fecha de diligenciamiento: Corresponde a la fecha en la cual se realizó

la evaluación.
Ficha técnica


Versión: 01
 INSTRUCTIVO DE PAZ Y SALVO FUNCIONARIO Y EMPLEADOS
Objetivo: Diligenciar correctamente el formato de paz y salvo funcionarios y

empleados.
Alcance: Inicia con el diligenciamiento de los nombres y apellidos del

funcionario o empleado y finaliza con la firma del funcionario o empleado.
Actividad
Se debe diligenciar el formato una vez cuando la persona se va retirar o dejar de

laborar en la empresa.
Este formato únicamente puede ser diligenciado por asistente administrativo de

talento humano. Debe estar firmado por el jefe de talento humano y por el jefe de
área responsable del empleado y por el área de gestión financiera.
39
1. Nombre: Nombre de la persona que solicita el paz y salvo.
2. Cedula: Numero de documento de identificación de la persona solicitante del

paz y salvo.
3. Sociedad: Corresponde a la nómina o sociedad a la que está contratado.
4. Cargo: Rango laboral que desempeña el colaborador en la empresa y por el cual

fue contratado.
5. Área o dependencia: Hace referencia a la área o dependencia a la que pertenece

el empleado o funcionario.
6. Fecha de ingreso: Corresponde a la fecha en la cual ingreso el empleado

o funcionario a la empresa.
7. Fecha de egreso: Corresponde a la fecha de egreso o retiro del empleado

o funcionario de la empresa.
8. Examen ocupacional de retiro: Se marca con una “X” si o no el funcionario se

realizo el examen ocupacional de retiro en la plazo acordado.
9. Observaciones: Se hace una descripción detallada de los por menores que

involucra la certificación del paz y salvo en talento humano. Se adiciona elementos
que quedan pendientes por revisar para dar certificación del paz y salvo.
10. Correo electrónico para notificaciones: Corresponde al correo electrónico

del funcionario o empleado al cual se puede comunicar el departamento de
talento.
11. Número de teléfono o móvil para notificaciones: Corresponde al número

telefónico del empleado o funcionario al cual se puede comunicar el departamento
de talento humano para notificaciones o sugerencias.
12. Nombre: Hace referencia al nombre del jefe de talento humano.
13. Firma: Firma del jefe de talento humano.
14. Motivo del retiro: Se marca con una “X” en la casilla correspondiente justificando
el motivo de su retiro laboral.
15. Observaciones: Recomendaciones o pendientes que el empleado o funcionario

tiene con el departamento de gestión financiera.
40
16. Nombre: Nombre del responsable de firmar paz y salvo del departamento
de finanzas.
17. Firma: Firma del responsable de firmar paz y salvo del departamento de
finanzas.
18. Observaciones: Recomendaciones o pendientes que el funcionario o empleado

tiene con el área funcional o dependencia a la cual pertenece.
19. Nombre: Nombre del coordinador o jefe de área responsable del

funcionario o empleado.
20. Firma: Firma del coordinador o jefe de área.
21. Firma del funcionario o empleado: Corresponde a la firma del funcionario

o empleado de retira de la empresa.
Ficha técnica


Versión: 01
 INSTRUCTIVO PERMISOS LABORALES
Objetivo: Diligenciar correctamente el formato de solicitud de permiso laboral.
Alcance: Inicia con el diligenciamiento de la fecha en la cual se realiza la solicitud

de salida y finaliza con la firma del jefe de talento humano.
41
Actividad

Este formato debe ser únicamente diligenciado por los colaboradores o jefe de
área responsables. Debe ser aprobado por el jefe de talento humano y
autorizado por el jefe de área responsable del colaborador.

Este formato debe ser únicamente diligenciado por los colaboradores o jefe de área
responsables. Debe ser aprobado por el jefe de talento humano y autorizado por el
jefe de área responsable del colaborador.
1. Fecha: Fecha en el cual el colaborador solicita el permiso de salida laboral.
2. Nombres: Nombres del colaborador solicitante del permiso laboral.
3. Apellidos: Apellidos del colaborador solicitante del permiso laboral.
4. Número de cedula: Corresponde al número de documento del colaborador

solicitante.
5. De: Lugar donde fue expedido el documento de identificación del

6. Área o dependencia: Corresponde al área o dependencia a la cual pertenece el

colaborador.
7. Cargo (Según el contrato): Rango laboral que desempeña el colaborador en la

empresa y por el cual fue contratado.
8. Sociedad: Corresponde a la nómina o sociedad por la cual está contratado

el colaborador,
9. Teléfono: Número de teléfono o móvil del colaborador solicitante del permiso

laboral.
10. Tipo de permiso: Se marca con una “X” el tipo de permiso solicitado por
el colaborador.
42
11. Motivo del permiso: Se hace una descripción minuciosa del motivo del
ausentismo del colaborador solicitante.
12. Fecha y hora de inicio del permiso: Corresponde a la hora y fecha del inicio del
permiso que solicita el colaborador.
13. Fecha y hora de finalización del permiso: Corresponde a la hora y fecha de

finalización del permiso que solicita el colaborador.
14. Fecha y hora de recuperación de horas laborales: Hace referencia a la fecha y

hora de recuperación de horas laborales pedidas por el colaborador solicitante.
15. Fecha y hora de finalización de recuperación de horas laborales: Hace

referencia a la finalización de la recuperación de horas por parte del colaborador
solicitante.
16. Firma del solicitante: Corresponde a la firma del colaborador solicitante del
permiso laboral.
17. Firma del jefe de área: Corresponde a la firma del jefe de área responsable del
18. Fecha y hora de recibo de la solicitud: Fecha y hora en la cual el departamento

de talento humano recibió la solicitud de permiso laboral por parte del colaborador
solicitante.
19. Observaciones: Recomendaciones o sugerencias que da el departamento de

talento humano para la solicitud de permiso laboral del solicitante.
20. Firma del jefe de talento humano: Corresponde a la firma de autorización final
por parte del jefe de talento humano
Ficha técnica

43

Versión: 01
44
BIBLIOGRAFIA
ALFARO MARIN, Pablo. Jerarquía de la documentación en un sistema de gestión.

[En línea]. [13 agosto 2019]. Disponible en:
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2019]. Disponible en: http://www.gaztelan.org/calidad.php consulta válida
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GAITAN MARTINEZ, Paola. Guía para elaboración y control de documentos. Grupo

De Planeación Instituto Caro Y Cuervo. 2017. Versión 1. p. 3 – 6
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN. Sistemas
de gestión de la calidad: Control de la Información Documentada. NTC-ISO 9001.
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ISO 9001:2015. El Futuro de la Calidad. Un e-book editado por ISOTools

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Medijimar Ltda. de Bogotá. 2018. Pág. 11
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JIMENEZ, Jean Paul y OLARTE, Camilo. Diseño de un sistema de gestión de

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Bogotá. 2018. p. 23
MINISTERIO DE LAS TIC. Ley 594 de 2000. Consultado 9 de septiembre 2019.

Disponible en internet https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-
15049_documento.pdf
NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-ISO 9001:2015. Sistema de gestión de

calidad. . 4 ed. 2015. Bogotá. I.C.S. 03.120.10
SUAREZ LEAL, Jackson A. Documentación del Proceso de Talento Humano para

el Sistema de Gestión de Calidad de la Clínica san José de Cúcuta. Universidad
Libre Seccional Cúcuta. 2018. p. 25
45
CONCLUSIONES
Dentro del proceso de validación de la documentación requerida para el área de

Talento Humano en la empresa Extractora San Fernando S.A., se evidenciaron
algunas falencias en cuanto a la estandarización de la misma; pues, no cumplían
con los requerimientos pertinentes para una buena gestión al momento de realizar
los procesos concernientes a esta dependencia.
Por ello, se planteó una reestructuración a los formatos ya existentes, basados en

la norma ISO 9001:2015, con el fin de aplicar la normatividad relacionada al sistema
de calidad, para mejorar la organización y agilizar el trámite necesario ante los
clientes internos y externos, optimizando de esta forma el correcto diligenciamiento
y manejo de la documentación.
Con lo anterior, se incentivó la implementación de un sistema de mejora continua,

haciendo énfasis en la importancia de priorizar la gestión del talento humano como
soporte a la prestación del servicio en condiciones controladas y eficaces.
46
ANEXOS
A continuación se anexaran los siguientes formatos requeridos en el área de Talento

Humano, según los parámetros establecidos por la empresa Extractora San
Fernando.
- Formato de registro de inducción y re inducción

- Formato recepción de hojas de vida
- Formato requisitos de ingreso
- Formato de verificación de referencias laborales
- Entrevista a aspirantes
- Formato de solicitud para cargos nuevos o vacantes
- Formato diagnóstico de capacitaciones
- Formato de seguimiento de capacitación
- Formato de evaluación de capacitación
- Formato evaluación de desempeño de personal
- Formato paz y salvo de funcionarios y/o empleados
- Formato permisos laborales
47
ANEXO 1. Formato de Inducción y re-inducción
CODIGO:
EXT-TH-IND-001
REGISTRO DE INDUCCION Y REDUCCION FECHA VERSION
07/08/2019
ESTADO: COPIA CONTROLADA VERSION: 01 PAGINA 1 DE 2
NOMBRE: ____________________________________________________________________ C.C. _______________________
PROCESO: ____________________________________________________________________
CARGO: ____________________________________________________________________
NOMNRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA

FECHA ACTIVIDAD HORARIO
INDUCCION
GESTION HUMANA
Reglamento Interno
Organigrama
Presentación del Personal Coordinador Departamento de Talento Humano
Entrega de Herramientas de Trabajo (Carnet, Dotación)
Entrega de funciones del cargo
Firma de contrato
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
Política de seguridad y Salud en el trabajo.
Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial
Matriz de peligro y factores de riesgo a los que está
expuesto.
Coordinador Seguridad y Salud en el Trabajo
Accidente de trabajo y enfermedad labora
Que hacer en caso de accidente de trabajo
Política de prevención de alcohol, tabaquismo y
sustancias psicoactivas
Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo.
Plan de emergencias y brigadas de emergencia.
EPIDEMIOLOGIA
Recorrido a la planta Física de la Extractora San Fernando
Protocolo de Bioseguridad
Lavado de Manos Coordinador Seguridad y Salud en el Trabajo
Salud pública
Aislamiento
Enfermedades de Notificación Obligatoria
48
CODIGO:
EXT-TH-IND-001
REGISTRO DE INDUCCION Y REDUCCION FECHA VERSION
07/08/2019
NOMNRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA

FECHA ACTIVIDAD HORARIO
INDUCCION
CONTABILIDAD
Afiliación a la EPS
Afiliación a la ARL
Asistente de Contabilidad
Afiliación a Pensiones y Cesantías
Cuenta Banco BOGOTA
Desprendible Carnet Institucional
SISTEMAS
Huella Dactilar
Coordinador Departamento de Sistemas
Correo electrónico
Código de Ingreso a Sistema (SAP)
CARGO ESPECIFICO
Coordinador o Jefe de Área
Inducción especifica de puesto de trabajo
Acepto haber recibido inducción sobre

los temas descritos anteriormente
__________________________________________________
Firma del Trabajador
Elaboro: Reviso: Aprobó:
Cargo: Pasante de Talento Humano Cargo: Director de Calidad Cargo: Gerente
Área: Talento Humano Área: Gestión de Calidad Área: Dirección
49
ANEXO 2. Formato recepción de hojas de vida
CODIGO:
EXT-TH-RHV-001
REGISTRO RECEPCION HOJA DE VIDA ASPIRANTES FECHA VERSION
07/08/2019
ESTADO: COPIA CONTROLADA VERSION: 01 PÁGINA 1 DE 2
FECHA: __________________________________________________________
CARGO AL QUE ASPIRA: __________________________________________________________
DATOS PERSONALES
NOMBRE Y APELLIDOS:
DOCUMENTO DE IDENTIDAD:
FECHA Y LUGAR DE NACIMIENTO: EDAD:
PROFESION: DIRECCION:
TARJETA PROFESIONAL: SI NO BARRIO:
EMAIL: TELEFONO:
ESTADO CIVIL: NOMBRE CONYUGUE:
No. DE HIJOS: EDADES:
FORMACION ACADÉMICA
AÑO DE AÑOS
TITULO OBTENIDO NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN CIUDAD
FINALIZACIÓN CURSADOS
PRIMARIA
BACHILLERATO
TÉCNICO
TECNÓLOGO
PREGRADO
ESPECIALIZACIÓN
MAESTRIA
DOCTORADO
50
CODIGO:
EXT-TH-RHV-001
REGISTRO RECEPCION HOJA DE VIDA ASPIRANTES FECHA VERSION
07/08/2019
ESTADO: COPIA CONTROLADA VERSION: 01 PÁGINA 2 DE 2
EXPERIENCIA LABORAL
EMPRESA: TELEFONO:
CARGO: TIEMPO LABORADO:
JEFE INMEDIATO: TELÉFONO:
AREA:
FUNCIONAL:
REFERENCIAS PERSONALES
NOMBRE: OCUPACIÓN:
DIRECCIÓN: TELÉFONO:
Autorizo confirmar la información suministrada en

mi hoja de vida
FIRMA DEL ASPIRANTE

C.C.
51
ANEXO 3. Formato de requisito de ingreso
CODIGO:
EXT-TH-RQING-001
REQUISITOS DE INGRESO FECHA VERSION
07/08/2019

52
ANEXO 4. Formato de verificación de referencias laborales
CODIGO:
EXT-TH-RFL-001
VERIFICACION DE REFERENCIAS LABORALES FECHA VERSION
07/08/2019
DATOS DEL CANDIDATO

FECHA:
NOMBRE:
TELÉFONO:
REFERENCIAS LABORALES
EMPRESA:
NOMBRE DEL CONTACTO:
CARGO:
TELÉFONO:
TIEMPO LABORADO:
MOTIVO DE SU SALIDA:
¿CÓMO DESCRIBE SU DESEMPEÑO?
COMPORTAMIENTO
Criterio 1: Bajo 2: Medio 3. Alto

Iniciativa
Puntualidad
Asistencia
Adaptabilidad
Calidad de trabajo
Honradez – Actitud
Trabajo en equipo
Responsabilidad
Actitud hacia superior
Actitud hacia sus compañeros
Actitud hacia sus
subordinados
¿LO VOLVERÍA A CONTRATAR? SI NO
OBSERVACIONES
JEFE DE TALENO HUMANO

53
ANEXO 5. Formato entrevista a aspirantes
CODIGO:
EXT-TH-ENTAS-001
ENTREVISTA ASPIRANTES FECHA VERSION
07/08/2019
FECHA:
NOMBRE DEL ENTREVISTADOR:
DATOS PERSONALES E INFORMACION FAMILIAR
NOMBRE DEL ENTREVISTADO:

CARGO AL QUE ASPIRA:
CEDULA DE CIUDADANIA:
CON QUIEN VIVE:
FECHA DE NACIMIENTO:
HIJOS SI NO CUANTOS?:
INFORMACIÓN LABORAL
EMPRESA DONDE HA LABORADO TIEMPO LABORADO CARGO MOTIVO DEL RETIRO
HA TENIDO PERSONAL A CARGO SI NO CUANTAS PERSONAS?
ESTUDIOS REALIZADOS
OBSERVACIONES
CONCEPTO FINAL SE ADAPTA AL PERFIL NO SE ADAPTA AL PERFIL
FIRMA DEL ENTREVISTADOR

54
ANEXO 6. Formato evaluación de aspirantes
CODIGO:
EXT-TH-EVAS-001
EVALUACION DE ASPIRANTES FECHA VERSION
07/08/2019
ADMINISTRACION PROCESO DE SELECCIÓN (ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL EMPLEADOR)
OBSERVACIONES DEL ASPIRANTE

ENTREVISTA
NOMBRE DEL ENTEVISTADOR Asistió a la entrevista Hora de
DIA HORA SI NO llegada
ALGUNOS ASPECTOS IMPORTANTES PARA EL CARGO: R – Regular, B – Bien, MB – Muy Bien

PRIMER ENTREVISTADOR SEGUNDO ENTREVISTADOR
ASPECTOS
R B MB R B MB
Puntualidad
Presentación
Aspectos de vigor y salud
Facilidad de expresión
Desempeño en cargos anteriores
Motivo de retiro en cargos anteriores
Se ajusta al perfil?
CONCLUSIONES DE LA ENTREVISTA
Primer entrevistador
Firma:
Segundo entrevistador
Firma:
SI NO Contrátese a partir del: ______________

Candidato seleccionado definitivamente
Cargo: ___________________________
SI NO Sueldo: __________________________
Candidato seleccionado definitivamente
Tipo de Contrato: __________________
Justificación:
GERENTE JEFE TALENTO HUMANO

55
ANEXO 7. Formato solicitud de personal para cargos nuevos
CODIGO:
SOLICITUD DE PERSONAL PARA CARGOS EXT-TH-SPCNV-001
NUEVOS O VACANTES FECHA VERSION
07/08/2019
FECHA DE SOLICITUD FORMATO No.
DESCRIPCION DEL AREA SOLICITANTE

AREA O DEPENDENCIA JEFE INMEDIATO
RAZON POR LA CUAL SE ORIGINA LA VANCANTE (Seleccione con una X en la opción)

CREACION DE CARGO TERMINACION DEL CONTRATO
REEMPLAZO TEMPORAL ABANDONO EL CARGO
REEMPLAZO DEFINITIVO INCAPACIDAD TEMPORAL
LICENCIA DE MATERNIDAD PROMOCIÓN O TRASLADO
RENUNCI DEL TITULAR REESTRUCTURACIÓN DEL CARGO
VACACIONES INCREMENTO DE LABORES
DESCRIPCIÓN Y REQUISITOS DEL CARGO

CARGO REQUERIDO HORARIO DIURNO: NOCTURNO:
MODALIDAD DE CONTRATACION (X) GENERO (X) TIPO DE CARGO (X)
PRESTACION DE SERVICIOS APRENDIZ FEMENINO OPERATIVO
TERMINO FIJO PASANTIA MASCULINO ADMINISTRATIVO
TERMINO DEFINITIVO PRACTICA PROF. INDIFERENTE DIRECTIVO
FORMACION ACADEMICA (Selección con una X frente a la opción) EXPERIENCIA REQUERIDA (X)
ESTUDIANTE – APRENDIZ – PASANTE – PRACTICANTE 6 MESES
EDUCACION PRIMARIA 12 MESES
EDUCACION MEDIA SUPERIOR 18 MESES
TECNICO / TECNOLOGO 24 MESES
PREGRADO 36 MESES
POSGRADO – ESPECIALIZACIÓN SIN EXPERIENCIA
TITULO
HABILIDADES / DESTREZAS (X) MANEJO DE IDIOMAS (X) MANEJO SISTEMAS (X)

MANUALES SI NO
SI NO
INTELECTUALES CUAL?
PRINCIPALES FUNCIONES DEL CARGO OBJETIVOS DEL CARGO

1. 1.
2. 2.
3. 3.
4. 4.
5. 5.
FIRMA DE LA JEFE SOLICITANTE FIRMA AUTORIZACION AREA FINANCIERA O CIENTIFICA
FIRMA JEFE DE TALENTO HUMANO

56
ANEXO 8. Formato evaluación de desempeño
CODIGO:
EXT-TH-EVDP-001
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL FECHA VERSION
07/08/2019
NOMBRE EMPLEADO: CARGO:

GERENCIA/DIRECCION: FECHA:
EVALUADOR:
CUANTIFIQUE 0, 1, 2, 3, SEGÚN LOS SIGUIENTES CRITERIOS
3 SOBRESALIENTE
2 ADECUADO
1 ADMITE MEJORAS
0 INSATISFACTORIO
EVALUACION DE DESEMPEÑO : METODOLOGIA 180˚ CALIF.

Aplica correctamente los conocimientos para el desempeño de sus actividades
Tienen las habilidades y destrezas necesarias para su desempeño en el cargo
Logra las metas según las responsabilidades asignadas (cumple con los deberes y obligaciones)
Aplica correctamente las normas establecidas en el área de trabajo y de la institución
CAPACIDAD
Se mantiene atento en el cumplimiento de las funciones antes, durante y después de las actividades
asignadas
Liderazgo – dirección habilidad para dirigir y orientar el trabajo de otros solos para empleados con
personal a cargo
TOTAL SUMA:
CAPACIDAD PROMEDIO: SUMA / N ITEM EVALUADO
Sus relaciones interpersonales con sus jefes, compañeros y colaboradores son adecuadas
Contribuye a la generación de un clima de trabajo cordial
Muestra una actitud de colaboración y compromiso frente a las actividades asignadas y frente a
DISPOSICION otras que son complementarias
Se muestra entusiasta en el desempeño de sus tareas
Cumple las normas, horarios y políticas de la organización
Tiene la suficiente confianza en sí mismo para desempeñar su trabajo satisfactoriamente
TOTAL
DISPOSICION
TOTAL (CAPACIDAD + DISPOSICION) / 2
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO
COMPROMISOS Y ACUERDOS
______________________________ ______________________________ ______________________________
JEFE DE AREA EMPLEADO TESTIGO

57
ANEXO 9. Formato de diagnóstico de capacitaciones
CODIGO:
EXT-TH-DGCAP-001
FORMATO DE DIAGNOSTICO DE CAPACITACIONES FECHA VERSION
07/08/2019
(Para ser diligenciado por el

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA: comité)
PROBLEMA O RETO NECESIDADES DE PRIORIDAD PARA EL PRIORIDAD DEL TALENTO

POBLACION OBJETO POR NIVEL
INSTITUCIONAL CAPACITACION PROCESO HUMANO
IDENTIFICADO IDENTIFICADAS ALTA MEDIA BAJA DIRECTIVO PROFESIONAL TECNOLOGO TECNICO ALTA MEDIA BAJA
FIRMAS DE QUIENES PARTICIPARON EN LA ELABORACION DEL DIAGNOSTICO:
NOMBRE FIRMA NOMBRE FIRMA
FECHA DE RECIBO: _____________________________ FIRMA DE QUIEN RECIBE: _______________________________

58
ANEXO 10. Formato seguimiento de capacitaciones
CODIGO:
EXT-TH-DGCAP-001
FORMATO SEGUIMIENTO DE CAPACITACIONES FECHA VERSION
07/08/2019
FECHA: ________________________________
ESTRATEGIAS O FECHA
DEPENDENCIA O
METODOS DE VALOR PROGRAMADA FECHA DE
TEMAS PROGRAMADOS PARA CAPACITACION PERSONAL
APRENDIZAJE EJECUTADO EJECUCION
BENEFICIARIO INICIAL MODIF
PROPUESTOS
Responsable:
_________________________
JEFE DE TALENTO HUMANO

59
ANEXO 11. Formato de evaluación de capacitaciones
CODIGO:
FORMATO DE EVALUACION DE EXT-TH-EVCAP-001
CAPACITACIONES FECHA VERSION
07/08/2019
TEMA DE CAPACITACIÓN: ________________________________________________________________________

NOMBRE DEL CAPACITADOR: ________________________________________________________________________
FECHA DE CAPACITACIÓN: ________________________________________________________________________
NOMBRE DEL FUNCIONADO Y/O EMPLEADO: ___________________________________________________________
NIVEL AL CUAL PERTENECE SU CARGO
DIRECTIVO _________ PROFESIONAL _________ TECNOLOGO _________ TECNICO __________
Esta evaluación tiene como fin obtener su opinión respecto a la capacitación a la cual usted asistió, independientemente
si fue programada por la Extractora San Fernando o por asistencia a capacitaciones programadas por otros entes.
Encierre en un círculo la opción elegida válida para cada una de las siguientes afirmaciones, de acuerdo a la siguiente tabla:
No. PREGUNTA ESCALA

1 La capacitación cumplió con los objetivos de aprendizaje esperados por usted 4 3 2 1
2 Los contenidos vistos fueron novedosos para usted 4 3 2 1
3 Los contenidos tratados en la capacitación le permiten mejorar su trabajo 4 3 2 1
4 La capacitación superó su nivel de conocimiento sobre el tema 4 3 2 1
TOTAL
OBSERVACIONES Y/O SUGERENCIAS: _________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
Firma: ___________________________ Fecha de diligenciamiento: ____________________________
Evaluación No. ________________

Cargo: Pasante de Talento Cargo: Director de Calidad Cargo: Gerente
Humano
60
CODIGO:
FORMATO DE EVALUACION DE EXT-TH-EVCAP-001
CAPACITACIONES FECHA VERSION
07/08/2019
Para ser diligenciado por el tabulador
Evaluación No. _________________
Para obtener la calificación por cada evaluación: Sumar cada columna y totalice el resultado y
compárelo con la siguiente tabla:
CALIFICACION ESCALA OBSERVACION

Los objetivos de la participación del funcionario o empleado en
SOBRESALIENTE 16 – 13 la capacitación se cumplieron en su totalidad, superando las
expectativas
BUENA 2–9 la capacitación se cumplieron parcialmente, no superando
totalmente las expectativas.
REGULAR 8–5 la capacitación se cumplieron medianamente, cubriéndose
regularmente las expectativas.
DEFICIENTE 4–1
la capacitación no cumplieron las expectativas.

Humano
61
ANEXO 12. Formato tabla de valores de capacitación
CODIGO:
FORMATO TABLA DE VALORES DE EXT-TH-TVCAP-001
CAPACITACION FECHA VERSION
07/08/2019
ASUNTO: _________________________________________________________________________________
FECHA: _________________________________________________________________________________
No. DE EVALUADOS POR NIVEL DIRECTIVO ____________________

PROFESIONAL ____________________
TECNOLOGO ____________________
TECNICO ____________________
No DE EVALUACION SOBRESALIENTE BUENA REGULAR DEFICIENTE

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
SUBTOTAL (*) 0 0 0 0
PUNTAJE OBTENIDO DEL EVENTO
CALIFICACIÓN ESCALA DEFINICIÓN RESULTADOS

Los objetivos de la participación del empleado o funcionario en la
SOBRESALIENTE 13 – 16 capacitación se cumplieron en su totalidad, superando las
expectativas
BUENA 9 – 12 capacitación se cumplieron parcialmente, no superando
totalmente las expectativas
REGULAR 5–8 capacitación se cumplieron medianamente, cubriéndose
regularmente las expectativas
DEFICIENTE 1–4
capacitación no cumplieron las expectativas

Humano
62
CODIGO:
FORMATO TABLA DE VALORES DE EXT-TH-TVCAP-001
CAPACITACION FECHA VERSION
07/08/2019
CALIFICACIÓN ESCALA DEFINICIÓN RESULTADOS

SOBRESALIENTE 13 – 16 capacitación se cumplieron en su totalidad, superando las
expectativas
BUENA 9 – 12 capacitación se cumplieron parcialmente, no superando
totalmente las expectativas
REGULAR 5–8 capacitación se medianamente, cubriéndose regularmente las
expectativas
DEFICIENTE 1–4
capacitación no cumplieron las expectativas

Humano
63
ANEXO 13. Formato paz y salvo de funcionarios y/o empleados
CODIGO:
EXT-TH-PSF-001
PAZ Y SALVO FUNCIONARIOS Y/O FECHA VERSION
EMPLEADOS 07/08/2019
NOMBRES Y APELLILDOS:
CARGO: CEDULA
FECHA DE
SOCIEDAD:
DILIGENCIAMIENTO DD MM AAA
AREA O DEPENDENCIA
FECHA DE INGRESO FECHA DE EGRESO

DD MM AAA DD MM AAA
GESTION DE TALENTO HUMANO
Certifico que el funcionario está a paz y salvo por
todo concepto: Manifiesto que conozco y debo practicarme el examen
OBSERVACIONES: ocupacional de retiro hasta máximo dentro de los 5 días hábiles
subsiguientes:
SI ______ NO ______
Correo electrónico para notificaciones: NOMBRE:
No. De teléfono o móvil para notificaciones: FIRMA:
JEFE DE TALENTO HUMANO CLINICA SAN JOSE DE CUCUTA

Otra
Situación
oportunidad
Por favor marque con una X el motivo de su personal
laboral
retiro
Estudio No responde
GESTION FINANCIERA
Certifico que el funcionario o empleado esta paz y salvo, por cualquier concepto financiero:
OBSERVACIONES NOMBRE
FIRMA
AREA FUNCIONAL O DEPENDENCIA

COMO JEFE INMEDIATO O COORDINADOR DE AREA: Certifico que el empleado o funcionario hizo entrega a satisfacción
del cargo y de los documentos (físicos o magnéticos) bajo su responsabilidad así como de elementos de trabajo.
OBSERVACIONES NOMBRE
FIRMA
COORDINADOR DE AREA
_______________________________________________________
FIRMA DEL EMPLEADO O FUNCIONARIO

Humano
64
ANEXO 14. Formato de permisos laborales
CODIGO:
EXT-TH-SPL-001
SOLICITUD DE PERMISO LABORAL FECHA VERSION
07/08/2019
FECHA SOLICITUD
DD MM AAA
APELLIDOS NOMBRES
NUMERO DE CEDULA LUGAR DE EXPEDICION
AREA O DEPENDENCIA CARGO
SOCIEDAD TELEFONO
TIPO DE PERMISO
NO REMUNERADO COMPENSATORIO
REMUNERADO CALAMIDAD
MOTIVO DE PERMISO
DURACION DEL PERMISO

FECHA Y HORA DE INICIO DE PERMISO FECHA Y HORA DE FINALIZACION DEL PERMISO
HORA DD MM AAA HORA DD MM AAA
FECHA Y HORA DE INICIO DE RECUPERACION DE HORAS FECHA Y HORA DE FINALIZACION DE RECUPERACION DE

LABORALES HORAS LABORALES
HORA DD MM AAA HORA DD MM AAA
_______________________________________ _______________________________________
FIRMA DEL SOLICITANTE FIRMA JEFE DE AREA
NOTA: No se tramitara ningún permiso, ni licencia si la información está incompleta o faltan los soportes
respectivos. Esta solicitud no tiene validez sino se tramita directamente con el Departamento de Talento
Humano.
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
HORA DD MM AAA
FECHA Y HORA DE RECIBO DE LA SOLICITUD
OBSERVACIONES
FIRMA DEL JEFE DE TALENTO HUMANO

Humano
65

Estandarización de La Documentación Recursos Humanos

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TABLA DE CONTENIDO

Figura 1. Beneficios del sistema de gestión de calidad .................................... 9

Toda empresa organizada siempre está en constante búsqueda del mejoramiento

En este mismo contexto, la empresa palmicultora Extractora San Fernando S.A,

Por consiguiente, el presente trabajo está enfocado en la estandarización de toda

ESTANDARIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EN LOS PROCESOS DE

Documentar los procesos del área de Talento humano, mediante la implementación

 Especificar los requisitos y funciones de una adecuada documentación.

 Establecer la jerarquización de la documentación con su respectivo rol,

 Definir la estructura para toda la documentación.

 Elaborar los respectivos formatos de control para las actividades desarrolladas

3.1 MARCO TEORICO

El presente trabajo, pretende dar un enfoque directo sobre la forma correcta de

De este modo, el diseño de la misma, es fundamental dentro del sistema de gestión

Cabe resaltar, que las organizaciones pueden demostrar con su implementación su

Teniendo claro lo mencionado anteriormente, al igual que los objetivos planteados

El sistema de gestión de calidad debe incluir la información documentada requerida

La extensión de la documentación depende de varios factores5:

Figura 2. Beneficios del sistema de gestión de calidad

Fuente: Elaboración propia

Referente al marco legal, la Extractora San Fernando S.A., se ha caracterizado por

3.2.1 Norma ISO 9001:2015

Por consiguiente, la norma que actualmente se pretende aplicar en el área de

Es importante mencionar los cambios que se presentaron en esta norma, frente a

La estructura de la nueva ISO 9001:2015 incluye dos nuevos requisitos:

A nivel estructural, otro cambio se observa en el capítulo 7.4 de la actual ISO

La cláusula 7.4 “compras” modifica su nomenclatura y posición, convirtiéndose en

En la nueva versión, el enfoque basado en procesos se convierte en el apartado 4.4

4. Análisis del contexto.

En esta nueva ISO 9001:2015 existe un nuevo apartado, el 4. Contexto de la

5. Pensamiento basado en riesgo.

Se eliminan las acciones preventivas en la nueva edición de la ISO 9001, debido a

Ya no solo se habla de los clientes en la ISO 9001:2015, sino que en ella se

9. Gestión del conocimiento.

10. Procesos externalizados.

11. Competencia personal.

3.2.2 Ley 594 de 2000

 Creación y diseño de documentos.

3.3 MARCO CONCEPTUAL

En la elaboración de documentos, existen diversos conceptos necesarios para la

A continuación se mencionan los más utilizados, según el Instituto Caro y Cuervo 9:

Actividad: Conjunto de tareas que se desarrollan secuencialmente, y que con otras

Aprobación de un documento: Acción mediante la cual una persona cuyo cargo

Cambio de forma: Modificaciones realizadas al documento que permiten ajustar su

Cambio de fondo: Modificaciones realizadas al documento que afectan las

Ciclo PHVA: Describe el curso de la mejora continua (Planear, Hacer, Verificar,

Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un

Definiciones: Glosario de términos. Debe incluir los conceptos utilizados en el

Documento: Información y su medio de soporte.

Documento externo: Documentos que son suministrados por entes o personas

Documento interno: Documento generado por el Instituto Caro y Cuervo el cual no

Documento obsoleto: Documento que ha perdido su vigencia en fecha o

Formato: Documento que permite el intercambio de información de manera

Guía: Documento en el que se establecen las recomendaciones o sugerencias o

Instructivo: Documento a través del cual se realiza la descripción detallada sobre

Lista de Versiones: Tabla que relaciona la descripción de los cambios

Listado maestro de documentos: Formato que relaciona toda la documentación

Manual: Documento que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática

Manual de Calidad: Documento que describe y específica el Sistema de Gestión

Medio de Soporte: Medio en el cual se contiene la información, éste puede ser

Modificación: Acción mediante la cual se realiza cambios a los documentos que se

Objetivo: Finalidad para la cual se elabora el documento.

Pirámide documental: Representación gráfica de los documentos definidos en el

Procedimiento: Documento que describe la forma especificada para llevar a cabo