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PROCEDIMIENTOS PARA EL
CONTROL DE LAS CUENTAS
POR PAGAR EN EL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA
EMPRESA INVERSIONES
QUIROVEN, CA
I
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
CARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESA
EMPRESA:
Inversiones Quiroven, C.A.
AUTOR
T.S.U. Brito Thais
C.I: 13.989.212
II
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
CARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESA
CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN
______________________________________________
Nombre, firma y cédula de identidad del tutor académico
________________________________________________
Nombre, firma y cédula de identidad del tutor empresarial
AUTOR
T.S.U. Brito Thais
C.I: 13.989.212
III
ÍNDICE GENERAL
Pág.
Agradecimiento……………………………………………………………….VI
Introducción……………………………………………..……………………VII
CAPÍTULO I: LA EMPRESA
3.1 Antecedentes…..….………………………………………………………..9
3.2 Bases teóricas…...……………………………………………...................12
3.3 Definición de términos básicos…………………………….......................19
IV
CAPÍTULO IV: FASES METODOLÓGICAS
CAPÍTULO V: RESULTADOS
Conclusiones………………..….…………………..………………………..…..45
Recomendaciones…………………………………….……………...…............46
REFERENCIAS…………………………………………………….…………….47
ANEXOS……………………………………………………….…...……………50
V
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por sobre todas las cosas; por permitir vivir cada día y
aprender algo nuevo.
A mis Padres por su apoyo incondicional en este nuevo camino a recorrer.
A la Universidad José Antonio Páez por haber sido mi casa de estudio; y a
todas aquellas personas que de una manera u otra hicieron posible este logro.
Muchas Gracias
Thais Brito
VI
INTRODUCCIÓN
VII
CAPÍTULO I
LA EMPRESA
1.1.História de la empresa
El 08 de Agosto de 1990 se funda en Valencia, Estado Carabobo la empresa
Inversiones Quiroven, C.A., la cual se encarga de llevar la administración del
GRUPO RUBIO’S, se crea dicha empresa con la finalidad de satisfacer las
necesidades y gustos de una amplia clientela, ya sea interna y externamente,
convirtiendo el servicio en su mayor compromiso, donde su lema "vestirse bien es
sentirse bien" marca la diferencia; con este slogan que viaja a nivel nacional vistiendo
a los hombres de hoy con ropa que va desde casual a formal.
La calidad de sus prendas, acompañado con la atención del personal,
satisfacen las necesidades y gustos de una amplia clientela, convirtiendo el servicio
en su mayor compromiso. Es un ejemplo de empresa global al importar el 85% de su
mercancía de países como: Perú, Panamá, Colombia, Brasil, Curazao, Asia Oriental.
Ofreciendo gran variedad de reconocidas marcas e innovando con marcas propias,
como son Torell y Sportvice, ambas de fabricación China y siendo Inversiones
Quiroven quien maneja toda su área administrativa y contable
1.2. Misión
la Misión del Inversiones Quiroven-Rubio's, es brindarle a sus clientes internos y
externos una verdadera identidad que se convierta en estilo de vida, dedicada a la
imagen y al buen vestir, que basa su estrategia en una diferenciación de imagen,
calidad y servicio, que con sus altos valores proporciona a sus trabajadores la
posibilidad de trascender y mejorar su calidad de vida, y a su vez incrementar el
patrimonio de sus accionistas, y superar las necesidades de sus clientes, sin olvidar
un manejo efectivo y transparente a sus accionistas.
1
1.3. Visión
1.4. Valores
- Respeto, honestidad y ética.
- Responsabilidad social para con sus trabajadores y la comunidad
- Pro actividad al cambio
- Responsabilidad individual
- Trabajo en equipo
- Mejoras continuas
- Toma de decisiones a todos los niveles de la organización
- Identificación del trabajador con la empresa
- Liderazgo en el mercado
- Ganancias como medio de preservación a largo plazo
- Focalización hacia el cliente
- Seriedad en los Análisis
- Innovación
- Flexibilidad
1
Organigrama de la empresa Inversiones Quiroven, ca
(RUBIO’S)
2
CAPÍTULO II
EL PROBLEMA
3
de pago, facturas o declaraciones de bienes o servicios prestados por
contratistas externos, los vendedores o proveedores (p.248).
En cuanto al proceso contable según González Jordán, (2001)”es el conjunto
de etapas a través de las cuales la Contaduría obtiene y comprueba información
Financiera.” (p.105)
Existen muchos elementos que varían de acuerdo al tipo de las cuentas por
pagar dentro de los procesos contables, si son pagaderas a menor de doce meses se
registran como cuentas a corto plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en
cuentas a largo plazo.
Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos
por cada documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por cada
pago efectuado. También deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o
indemnizaciones.
En general las cuentas por pagar dentro de la contabilidad son todas
aquellos pasivos qué deben cumplir las empresas y a su vez para la elaboración y
prestación de la información financiera de las transacciones comerciales, financieras
y económicas realizadas por las entidades comerciales, industriales de servicio, de
servicios públicos y privados y en la cual también los administradores las utilizan en
la toma de decisiones.
El papel del administrador dentro del área de las cuentas por pagar es de
gran responsabilidad, ya que al cancelar o pagar las facturas a tiempo y de acuerdo a
los términos y condiciones determinados puede afectar calificaciones de crédito de
empresa y en última instancia las relaciones comerciales; la persona que trabaje en
las área de las cuentas por pagar debe ser organizado y atento a los detalles, las
buenas habilidades de comunicación son útiles ya que a menudo son necesarios para
responder las preguntas de los proveedores o compañeros de trabajo en otras partes
de la empresa que no labore en la parte contable y encuentre confuso los
procedimientos, En la empresa Inversiones Quiroven , c.a ubicada en la
4
Urbanización parque industrial Terrazas de Castillito en el municipio San Diego, Edo
Carabobo , la cual es la encargada de llevar la administración del GRUPO RUBIO’S;
y específicamente en el Departamento de Administración; existe un descontrol en el
área de las cuentas por pagar , debido a que las facturas son pagadas después de la
fecha vencimiento, se cancelan doblemente, o se traspapelan las facturas, trayendo
como consecuencias molestias por parte de los proveedores y pérdidas monetarias a
la empresa.
Por todas estas razones expuestas se recomienda implementar un manual de
normas y procedimiento, donde permita llevar un control más exhaustivo de las
cuentas por pagar en el departamento administrativo de la empresa Inversiones
Quiroven, c.a
Proponer un manual que permita llevar un control de las cuentas por pagar en
el Departamento Administrativo de la empresa Quiroven, c.a
1.- Diagnosticar la situación actual en el proceso de la cuentas por pagar dentro del
Departamento Administrativo de la empresa Inversiones Quiroven, c.a
5
2.- Describir los lineamientos que deben ser utilizados en el Departamento
Administrativo de la empresa Inversiones Quiroven, c.a
3.- Diseñar un manual que permita llevar un control de las cuentas por pagar en el
Departamento Administrativo de la empresa Quiroven, c.a
2.4. Justificación y Alcance
6
Espacio: Esta investigación toma en cuenta el estudio y análisis de la
información referente a proponer un manual que permita llevar un control de las
cuentas por pagar en el departamento administrativo de la empresa Quiroven, c.a
Contenido: Esta investigación se basa en proponer un manual que permita
llevar un control de las cuentas por pagar en el departamento administrativo de la
empresa Quiroven, c.a consiguiendo con esto mejorar el proceso administrativo de
dicho Departamento.
7
CAPÍTULO III
3.1. ANTECEDENTES
De acuerdo con Hernández Sampieri R, (2006) se refiere a:
“El marco teórico, denominado por algunas autores simplemente como la
revisión de la literatura (Creswell 2005; Mateus 2005), es un proceso y un producto.
Un proceso de inmersión en el conocimiento existente y disponible que puede estar
vinculado con nuestro planteamiento del problema; y un producto que a su vez es
parte de un producto mayor; el reporte de investigación (Yedigis y Winbach 2005)”
(p. 64)
Por lo que este capítulo expone los antecedentes que permiten establecer
relaciones con otras investigaciones de estudio que se conciernen al tema planteado.
Adicionalmente se desarrollan las bases teóricas y la definición de términos básicos
que proporcionan conocimientos exhaustivos del problema y fundamenta la
investigación.
En primera instancia se presenta el trabajo realizado por Amanau (2010)
titulado” Manual de normas y procedimientos para establecer las funciones del
personal dentro de la estructura organizacional de la empresa Tu Casa Bienes
Raíces” C,A,; presentado en la Universidad José Antonio Páez, para el optar al título
de Lic. en Administración de Empresa, donde el autor establece que son los
manuales, para que sirven y cual es la función que se le deben dar, haciendo énfasis
en la importancia de su aplicación en cualquier área ya se operativa o administrativa.
Esta investigación permite saber para que sirva un manual, su función general y lo
importante que es el uso de un manual dentro de una organización.
8
Así mismo se cuenta con el trabajo realizado por Cuellar (2009), titulado
“Manual de Normas Y Procedimientos para el control de las operaciones de
recepción y despacho de mercancía en el departamento de control final y
Almacén de la empresa Ferroceramica Valcro, C.A”, ubicada en Valencia,
Estado Carabobo para optar al Título de Ingeniero Industrial; en la Universidad José
Antonio Páez. La finalidad de este estudio fue la proponer normas y procedimientos
para el control de las operaciones de recepción de mercancía del departamento de
control final y almacén, ya que este serviría de herramienta fundamental para
mejorar los procesos operativos de la empresa y adicional esto los costos de la
organización, finalmente se ven compensados en el balance cuando los tiempos
disminuyen, los procesos se simplifican, la organización tiene capacidad de reacción
a todo nivel más rápida, lo cual permite una mejor gestión del almacén ,
aprovechando al máximo sus recursos, financieros, humanos, físicos y tecnológicos.
Lo que confirma al informe de pasantías que las normas y procedimientos
van a permitir a la empresa un mejor manejo de las actividades dentro del
Departamento de Cuentas por pagar, de esta forma asegurando sus procesos y siendo
más eficaces en la organizacion.
9
También se considera el trabajo realizado por Colmenares (2009) titulado
“Manual de Normas y Procedimientos de control interno para el Inventario de
Alimentos y Bebidas en la empresa Los sabores del Gourmet” para el optar al
titulo de Lic. en Administración de Empresa en la Universidad José Antonio Páez, el
desarrollo de esta investigación se basa en establecer normas y procedimientos para
el control interno en el Inventario de Alimentos y Bebidas en la empresa Los sabores
del Gourmet, CA, de esta forma documental a través de un manual los
procedimientos y normas inherentes a las actividades a razón de facilitar el control y
suministro de información entre otros beneficios. Esta investigación aporta al
presente estudio los lineamientos que se establecen para elaborar un manual de
normas y procedimiento y como visualizar los beneficios que la aplicación del
mismo trae a la empresa.
Igualmente se toma en cuenta el trabajo de investigación realizado por
Suarez.(2009) titulado “Manual de Normas y procedimientos para la Recepción
y Manejo de Cargas de Buques en la Aduana Marítima Principal de Puerto
Cabello” Puerto Cabello estado Carabobo para el optar al título de Lic. En
Administración de Empresa en la Universidad José Antonio Páez, en esta se propone
el Diseño de un manual permita facilitar la operatividad e incrementar los niveles de
eficiencia y eficacia y donde se procure optimizar la gestión de la referida institución
portuaria. Por lo antes descrito este trabajo enmarca las bases para la investigación
que se ejecuto en cuanto a los requerimientos para hacer un manual de norma y
procedimientos; como aplicarlo y todo lo referentes a los manuales.
El aporte que proporciona el trabajo revisado se centra, en la necesidad que
poseen todas las empresas de contar con manuales que permitan encaminar la ya se
sea la parte operativa y/o administrativa de la misma en forma eficiente.
10
Este instrumento resulta vital para las organizaciones; puesto que además de
permitir realizar las actividades de una manera más efectiva y sistemática, ayuda a los
gerentes a la hora de tomar una decisión cuando se presenta una situación de
incertidumbre.
Finalmente se tiene la investigación realizada por Pérez (2007) titulado
“Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para el Control de las
Funciones Administrativas”, en Ganesha; CA., San Diego Estado Carabobo al
título Lic. en Administración de Empresa en la Universidad José Antonio Páez, de
acuerdo con los resultados obtenidos se concluyen que el departamento carece de
normas y políticas establecidas para el control de las operaciones contables existe
desconocimiento por parte de los miembros del departamento de cómo llevar las
operaciones de cuentas por cobrar, caja chica, entre otras operaciones que traen como
consecuencia una serie de problemáticas
Como por ejemplo el establecer los límites de crédito de un cliente; es por
ello que se propone un manual para establecer las normas y procedimientos para
llevar a cabo el registro correcto de las operaciones y aplicar mejor el control de las
mismas.
En tal sentido este trabajo ofrece importancia al tema de investigación ya
que deja ver la necesidad de poseer un adecuado control en el proceso de evaluación
de las normas y políticas y establecer un manual de normas y procedimientos lo que
permite tener este estudio como base en la realización del manual en la investigación
actual.
A partir de la consulta de los antecedentes antes descritos, se pudo observar
y precisar, como fue tratado el tema en otros estudios, que tipo de información fue
recolectada, lo que permitió centrar el estudio evitando que el mismo se desviara y
logrando con ello la aplicación de una marco referencial.
13
d)Sirven uniformar y controlar las rutinas de trabajo evitando su
alteración arbitraria
e) Al estar por escrito, quedan claramente establecidas las funciones a
ejecutar a cada trabajador, controlando así las actuaciones de cada uno.
f) Ahorra tiempo a las organizaciones, ya que evita repetir información,
explicaciones o instrucciones similares.
g) Asegura la continuación de las operaciones de la empresa, durante las
ausencias de alguno de los responsables de una cargo en particular.
h)Facilita la coordinación del trabajador y a su vez reduce la duplicación
de funciones.
i) Son una fuente permanente de información
j)Permiten el mejor entendimiento de las normas de la empresa, a si
como la responsabilidad individual y en los procedimientos, de cada
trabajador.(p. 26)
16
Un proceso es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u
organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) bajo ciertas
circunstancias con un fin determinado. (p. 149)
Tipos de procesos
Los procesos pueden ser clasificados en función de varios criterios. Pero quizá
la clasificación de los procesos más habitual en la práctica es distinguir entre:
estratégicos, claves o de apoyo.
a) Los procesos clave son denominados operativos y son propios de la actividad
de la empresa, por ejemplo, el proceso de aprovisionamiento, el proceso de
producción, el proceso de prestación del servicio, el proceso de
comercialización, etc.
b) Los procesos estratégicos son aquellos procesos mediante los cuales la
empresa desarrolla sus estrategias y define los objetivos. Por ejemplo, el
proceso de planificación presupuestaria, proceso de diseño de producto y/o
servicio, etc.
c) Los procesos de apoyo, o de soporte son los que proporcionan los medios
(recursos) y el apoyo necesario para que los procesos clave se puedan llevar a
cabo, tales como proceso de formación, proceso informático, proceso de
logística, etc.
También, se puede distinguir entre procesos clave y procesos críticos. En
general, los procesos clave atienden a la definición expuesta anteriormente. Están
principalmente orientados hacia la satisfacción del cliente y en ellos se emplean una
gran cantidad de los recursos disponibles por la empresa. Por otro lado, un proceso es
crítico cuando en gran medida la consecución de los objetivos y los niveles de calidad
de la empresa dependen de su desarrollo (p.150)
La correcta elaboración de y utilización de los manuales de procesos pueden
llevar a una empresa a obtener una gran variedad de ventajas entre las cuales se
pueden destacar:
17
a) Ayudan al incremento de la eficiencia la calidad y la productividad
b) Son un elemento importante de revisión y evaluación objetiva de las
practicas de trabajo institucionalizadas
c) Son una fuente importante y constante de información sobre los trabajos
en la empresa. Aumenta la predisposición del persona para asumir
responsabilidades
d) Representan una restricción a la improvisación que aparece en la
empresa de las más variadas formas
e) Constituyen un instrumento efectiva de consulta, orientación y
entrenamiento
f) Facilitan el proceso de hacer efectivas las normas, procesos y funciones
administrativas
g) Evitan discusiones innecesarias y equívocos
h) Ayudan a fijar criterios y patrones así como la inconformidad en la
terminología técnica. Con esto se facilita la normalización de las
actividades administrativas y productivas. Constituyen una memoria
institucional. (p. 151)
19
Manual : es un documento que mantiene en forma ordenada, información y/
instrucciones sobre historia, organización y procedimientos de una empresa; que se
consideran necesarios para una mejor ejecución del trabajo
Manual de procedimiento: Describe en detalle las operaciones que integran los
procedimientos administrativos en la orden secuencial
20
CAPÍTULO IV
FASES METODOLOGICAS
21
Por consiguiente se utiliza la técnica de encuesta y va a ser aplicada
mediante la utilización de un cuestionario, (Ver Anexo A) es uno de los instrumentos
más utilizados y consiste en una serie de preguntas cuyas características permiten
obtener información escrita de los encuestados que requieren de respuesta cerradas (si
y no), llamadas Dicotómicas; el cual se aplico a las 20 personas que integran el
Dpto. de Administración de la empresa Inversiones Quiroven, c.a
Fase 2.- Describir los lineamientos que deben ser utilizados en el departamento
administrativo de la empresa Inversiones Quiroven, c.a
Como lo que se busca en la elaboración de un manual de procedimientos es
establecer la secuencia sobre la actividad que se realiza en el Departamento, en esta
segunda etapa se establecen métodos de trabajo enfocados en el control de las
cuentas por pagar; que son estudiados para logar la optimización del mismo.
Seguidamente se busca analizar la tarea que cumple la persona encargada (de existir
dicha persona) de las cuentas por pagar para así entender la función administrativa; al
entender dicha función las actividades y los procesos se incluyen en el manual para
su funcionamiento.
Fase 3.- Diseñar un manual que permita llevar un control de las cuentas por
pagar en el departamento administrativo de la empresa Quiroven, c.a
Para finalizar la tercera fase; de acuerdo a los descrito en las anteriores se
diseña un manual donde permita llevar un control de las cuentas por pagar en
departamento de Administración de la empresa Inversiones Quiroven, c.a ya que
dicho manual sería fundamental para el proceso de la empresa, además sin él se
seguiría perdiendo tiempo valioso y desaprovechando muchos recursos tanto
financieros como humanos.
22
En el mismo orden de ideas dicho manual beneficia a la organización ya que
le servirá de guía para ejecutar las tareas una mejor coordinación de actividades en el
departamento, y aplicación de normas qué constara de revisión constante y
simplificación del trabajo.
23
CAPÍTULO V
RESULTADOS
24
RESULTADO DEL DIAGNÓSTICO
1.- Considera usted que el proceso del control de las cuentas por pagar dentro del
Departamento es llevado a cabo de manera efectiva?
Gráfico Nro. 1 :
Series1; 1;
15%; 15%
Series1; 2;
85%; 85%
25
2,-Cree usted que el Departamento cumple con los lineamientos que deben ser
Utilizados?
Gráfico Nro. 2 :
PORCENTAJE DE ALTERNATIVAS
Series1; 1;
40%; 40%
Series1; 2;
60%; 60%
26
3.- De diseñarse un manual seria más efectivo el control del Departamento de las Cuentas
por Pagar?
Gráfico Nro. 3 :
Series1; 2; 15%;
15%
Series1; 1;
85%; 85%
Análisis: En Gráfico Nro. 3 el 85% de las personas encuestadas consideran que con
la creación de un manual seria más efectivo el control en el departamento de las
cuentas por pagar debido a que obtendría un control detallado de todas los pasivos de
la empresa y el margen de error seria extremamente muy bajo y un 3% de la muestra
piensa todo lo contrario asegurando que dicho manual no es necesario para el
departamento.
27
4.- Cree usted que un manual seria un instrumento eficaz para el Departamento de Cuentas
por Pagar?
Gráfico Nro. 4 :
Series1; 1;
82%; 82%
28
5.- Cree usted que existan procedimientos que permitan el control de las cuentas
por pagar en el Departamento ?
Gráfico Nro. 5
Series1; 1;
18%; 18%
Series1; 2; 82%;
82%
29
Análisis de los gráficos.
Según en el resultado del diagnostico se pudo determinar que es importante el
diseño e implementación del manual de normas y procedimiento dentro del
Departamento de Cuentas por Pagar ya que el con el uso de este manual ayuda en el
incremento de la eficiencia, la calidad y productividad, debido a que es una
herramienta que permite facilitar el aprendizaje del personal existente y al personal
nuevo , a su vez reduce costos ya que le indica al empleado los pasos a seguir en el
cumplimiento de sus funciones evitando con ellos posibles errores y perdidas de a la
empresa.
5.1.2. Fase 2.- Describir los lineamientos que deben ser utilizados en el
departamento administrativo de la empresa Inversiones Quiroven, c.a
Después de haber aplicado la encuesta en el departamento Administrativo se pudo
conocer que no existe métodos de trabajo en los cuales se pudiera obtener los pasos
que se aplican para mejorar de manera efectiva el control de la cuentas por pagar ya
que no se ha implantado un nuevo método para llevar dichas cuentas; tratando de
conseguir con ello la aceptación por parte del trabajador que labora directamente con
este cargo, para así formarlos de manera eficaz y hacer que el cumplimiento de dicho
manual sea una norma interna, logrando mantener el nuevo método en
funcionamiento; Por dicha razón se plantean los siguientes lineamientos
administrativos que deben ser utilizados
30
5.1.3. Fase 3.- Diseñar un manual que permita llevar un control de las cuentas
por pagar en el departamento administrativo de la empresa Quiroven, c.a
Realizada esta fase mediante la utilización de técnicas e instrumentos y de acuerdo
a los resultados arrojados por las anteriores fases, se obtuvo la información necesaria
para diseñar un manual que permite llevar un control de las cuentas por pagar en el
departamento administrativo de la empresa Inversiones Quiroven, C.A., donde se
muestra el objetivo del manual, justificación y recursos utilizados que conforman
la propuesta.
A continuación se muestra la propuesta.
Propuesta
Objetivo General
Justificación
31
Factibilidad:
Para la elaboración de este manual de normas y procedimiento fue necesario el
análisis cinco aspectos importantes para reconocer su vialidad.
Recursos materiales
Para la puesta en marcha en la elaboración del manual de normas y
procedimientos se cuenta con equipos de computación, lápiz, borrador, hojas
blancas, impresoras, cartucho para la impresora y pendrive.
Recursos Humanos
En la elaboración del manual se cuenta con todo el personal que laboran en el
departamento ya que ellos son la muestra en las cuales se basaron los resultados que
se obtuvieron en la investigación.
Recursos Institucionales
La empresa Inversiones Quiroven C.A.,
Recursos Financieros
Son los costos que acarrearían la elaboración del manual la empresa
Inversiones Quiroven, c.a
Unidad o
Recursos financieros Costo Pza.
Hojas blancas 60,00 Paq
Cartucho para impresora 250,00 Und
Lápiz 10,00 Und
Borrador 8,00 Und
Impresora 850,00 Und
Pendrive 100,00 Und
TOTAL 1278,00
32
Recursos técnicos
La técnica de normas y procedimientos es la que permite llevar una sucesión
ordenada y secuencial de operaciones relacionadas entre sí, para realizar una acción
o una tarea específica dentro de un lugar determinado para su aplicación.
33
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE
LAS CUENTAS POR PAGAR EN EL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA
EMPRESA INVERSIONES QUIROVEN, CA
ELABORADO POR
Thais Brito
34
MANUAL DE
NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL
DE LAS CUENTAS
POR PAGAR EN EL
DEPARTAMENTO
CODIGO VERSION PAGINA ADMINISTRATIVO
MNP-ADM 1.0 2/12 DE LA EMPRESA
001 INVERSIONES
QUIROVEN, CA
ÍNDICE GENERAL
Objetivo………………………….......................………..………....…………………3
Alcance………………………………………...........................….………………….3
Responsabilidades.…………………......................………..…..……….……………..3
Definición de términos……………................................ ……..……………………...4
Responsable de la revisión del procedimiento……..…....................………………….4
Revisión del procedimiento………..…………………………….........................……5
Documentos aplicables y/o anexos………………………….............................…..….5
Diagrama de flujo………………………………………............................….……….5
Normas para los pagos de los facturas………….….…..........……….......…………6-7
Procedimientos para el control de cuentas por pagar….............................….8-9-10-11
ANEXOS
UNO: Diagrama de flujo del manual de normas y procedimientos para el control de cuentas
por pagar.......................................................................................................12
35
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA
EL CONTROL DE LAS
CUENTAS POR PAGAR EN
EL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA
CODIGO VERSION PAGINA EMPRESA INVERSIONES
MNP-ADM 1.0 3/12 QUIROVEN, CA
001
OBJETIVO
Describir las normas y procedimientos que permite llevar el control de las cuentas por pagar
en el Departamento Administrativo de la empresa Inversiones Quiroven, C.A., para lograr de
manera eficaz y efectiva el desempeño dentro de Departamento.
ALCANCE
Este manual está al alcance de todos los miembros que conforman en departamento de cuentas por
pagar, también a todo el personal que en un futuro ingrese a la empresa y que por la naturaleza
de sus funciones requiera el conocimiento y uso de este manual; siendo el manual una guía de
consulta y de apoyo en caso de dudas o falta de conocimiento en la realización de la actividad a
cumplir.
RESPONSABILIDADES
El departamento de cuentas por pagar será el responsables del control y mantenimiento de este
manual de normas y procedimiento, debe conservar la documentación original de este manual, a
su vez es el responsable de la revisión y elaboración de este manual.
36
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA EL
CONTROL DE LAS CUENTAS POR
PAGAR EN EL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA
EMPRESA INVERSIONES
CODIGO VERSION PAGINA QUIROVEN, CA
MNP-ADM 1.0 4/12
001
DEFINICIONES DE TÉRMINOS
Cuenta por pagar: Cualquier importe adeudado como resultado de una compra de bienes o servicios en
términos de crédito
Manual de procedimiento: Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos
administrativos en la orden secuencial.
37
MANUAL DE NORMAS
Y PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL
DE LAS CUENTAS POR
PAGAR EN EL
CODIGO VERSION PAGINA DEPARTAMENTO
MNP-ADM 1.0 5/12 ADMINISTRATIVO DE
001 LA EMPRESA
INVERSIONES
QUIROVEN, CA
ANEXOS UNO: Diagrama de flujo del manual de normas y procedimientos para el control de cuentas
por pagar
DIAGRAMA DE FLUJO
El diagrama de flujo correspondiente a este procedimiento se muestra en el ANEXO UNO
38
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA EL
CONTROL DE LAS CUENTAS
POR PAGAR EN EL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA
EMPRESA INVERSIONES
CODIGO VERSION PAGINA
QUIROVEN, CA
MNP-ADM 1.0 6/12
001
39
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA
EL CONTROL DE LAS
CUENTAS POR PAGAR EN
EL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA
EMPRESA INVERSIONES
CODIGO VERSION PAGINA QUIROVEN, CA
MNP-ADM 1.0 7/12
001
40
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA
EL CONTROL DE LAS
CUENTAS POR PAGAR EN
EL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA
EMPRESA INVERSIONES
CODIGO VERSION PAGINA QUIROVEN, CA
MNP-ADM 1.0 8/12
001
PROCEDIMIENTO
41
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA
EL CONTROL DE LAS
CUENTAS POR PAGAR EN
EL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA
EMPRESA INVERSIONES
CODIGO VERSION PAGINA QUIROVEN, CA
MNP-ADM 1.0 9/12
001
PROCEDIMIENTO
42
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA
EL CONTROL DE LAS
CUENTAS POR PAGAR EN
EL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA
EMPRESA INVERSIONES
CODIGO VERSION PAGINA QUIROVEN, CA
MNP-ADM 1.0 10/12
001
PROCEDIMIENTO
43
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA
EL CONTROL DE LAS
CUENTAS POR PAGAR EN
EL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA
EMPRESA INVERSIONES
CODIGO VERSION PAGINA QUIROVEN, CA
MNP-ADM 1.0 11/12
001
PROCEDIMIENTO
44
45
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
En esta investigación se logro satisfactoriamente los objetivos planteados, lo que
permitió diseñar un manual para llevar el control en el departamento de cuentas por
pagar de la empresa Inversiones Quiroven la cual lleva la administración de todas las
tiendas RUBIO’S a nivel nacional
Todo este análisis permitió plantear las habilidades necesarias para lograr cumplir
con el último objetivo de este trabajo de investigación, la cual consistió en Diseñar un
manual para llevar el control en departamento de cuentas por pagar de la empresa
Inversiones Quiroven la cual lleva la administración de todas las tiendas RUBIO’S a
nivel nacional como objetivo principal el diseño y el uso de manual, las cuales
surgieron después de la aplicación y análisis del instrumento el cual fue la encuesta
realizada
Con el uso del manual para el departamento de cuentas por pagar, se espera la
mejora en cuanto a las actividades de eficiencia en el trabajo, el pago de facturas a
tiempo, el orden y control de las facturas que son recibidas. Ofreciendo la mejor
aplicación para satisfacer las necesidades dentro de la organización así como de los
proveedores; con ello aumentar el eficacia de la empresa.
46
Gracias al estudio realizado por la autora, este informe servirá de ayuda para la
empresa Inversiones Quiroven, CA. , ya que muestra los problemas existente en el
departamento administrativo y buscando con ello la mejora de los problemas que
enfrenta el departamento enseñando un camino de beneficios y logros basado en las
metas y objetivos para la empresa.
Recomendaciones
47
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
González Jordán, B. (2001). Las bases de las Finanzas empresariales (4ta ed.)
Editorial Academia
48
Hernández Sampieri R., Collado C. y Baptista Lucio P. (2006-1988).Metodología de
la investigación (4ta ed.) y (2da ed.). México.
49
REFERENCIAS ELECTRONICAS
50
51
Anexo A
CUESTIONARIO
A continuación le presentamos esta encuesta; que es la base principal para la
elaboración del informe de pasantías para optar al título Lic. En Administración de
Empresas en la Universidad José Antonio Páez; le agradecemos que responda con el
mayor grado de sinceridad; pues esta información no será divulgada a ningún
persona ajena a usted y a la investigación.
1.- Considera usted que el proceso del control de la cuentas por pagar dentro del
departamento es llevado de manera efectiva.
SI _____ NO______
2.- Cree usted que el departamento cumple con los lineamientos que deben ser
utilizados?
SI_____ NO ______
3.- De diseñarse un manual seria más efectivo el control del departamento de cuentas
por pagar?
SI ____ NO _______
4.- Cree usted que con un manual seria un instrumento eficaz para el Departamento
de cuentas por pagar?
SI ____ NO ______
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5.-Cree Ud. que existan procedimientos que permitan el control de las cuentas por
pagar en el Departamento?
SI ____ NO ______
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