OPERATIONAL INTEGRITY Código: OI-P-25

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GESTION DEL CAMBIO Fecha: Febrero 2017
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1. OBJETIVO
Este procedimiento describe la metodología para responder a los cambios de las actividades,
esperados (previstos) o encontrados (imprevistos), asociados con nuevos procesos u
operaciones en la etapa de diseño (antes de su implementación), al igual que cambios en las
operaciones, los productos o servicios ya existentes, que pueda afectar o tener impacto en el
sistema de gestión de Seguridad, Salud y ambiente.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica al desarrollo de nuevas actividades o cambios en los
servicios/procesos ya existentes en todas las sucursales, sectores y proyectos realizados por
SGS S.A.

3. DEFINICIONES

Cambio: Toda alteración temporal o permanente a las instalaciones de la organización, al

equipo, al personal, la tecnología, los materiales, los sistemas, parámetros, o documentación que
puede tener un impacto en el suministro (cantidad), en la calidad, la salud y la seguridad en el
trabajo, o el medio ambiente.
Cambio de emergencia: Permite solicitar e implementar un cambio a fin de atender
inmediatamente una situación de seguridad, salud, medioambiental o de calidad del producto.
Cambio imprevisto/inesperado: Se refiere a los cambios sobre los que la organización ejerce
poco o ningún control (por ejemplo, quejas, problemas ambientales, cambios legislativos,
revueltas sociales y políticas, acciones de los competidores, cambios en las condiciones
económicas, etc.) Estos cambios no son planificados y se ha de reaccionar a los mismos.
Cambio esperado: Se refiere a los cambios sistemáticos en los procesos continuos o a la
metodología de trabajo dentro de la organización. Estos cambios son esperados y, en
consecuencia, planificados proactivamente.
Cambio permanente: Un cambio que tendrá un efecto duradero y a largo plazo.
Gestión del Cambio (MOC: Managemet of Change): Proceso de planificación a fin de asegurar
que cualquier riesgo potencial en la cadena de suministros, en la calidad, la salud, seguridad o
el medio ambiente pueda ser evaluado con antelación y, si fuera necesario, que se
implementaran medidas para eliminar o minimizar dichos riesgos o impactos.
Sustitución en especie: Sustitución que satisface las especificaciones del diseño; sustitución de
materiales del equipamiento que encajan con las mismas características que las originales.
Cambio temporal: Un cambio que tiene una vida útil definida y que se eliminará antes de una
fecha determinada (normalmente no más de 6 meses).
Cambios significativos: Son aquellos cambios que impliquen algún riesgo en la prestación del
servicio, al afectar la seguridad e integridad de las personas, el medio ambiente y la
infraestructura de la compañía.
Gestión de cambio: Proceso por el cual una organización maneja y controla cualquier cambio
que pueda afectar o tener impacto en sus peligros y riesgos de SISO o afectar adversamente el
ambiente, antes de introducir tales cambios (en la etapa de diseño). Esto incluye cambios en la
estructura, procesos, servicios, actividades, materiales, sistemas de gestión, entre otros.
Identificación de peligros: La identificación de peligros está dirigida a determinar de forma
proactiva todas las fuentes, situaciones o actos, (o combinación de estas) que surgen de las

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actividades de una organización, con un potencial de daño en términos de lesión o enfermedad.

Algunos ejemplos son:
Fuente: maquinarias en movimiento; fuentes de radiación o energías.
Situaciones: Trabajos en altura.
Actos: Levantamiento de cargas.

4. RESPONSABLES

GERENTES DE AREA

 Considerar los peligros y riesgos potenciales asociados con nuevos procesos u

operaciones en la etapa de diseño, al igual que cambios en las operaciones o servicios
ya existentes.

 Identificar y convocar las áreas o personas que deben conocer, recomendar y participar
en la etapa de gestión del cambio de nuevos procesos o cambios en la operación y/o el
servicio ya existente.
 Informar oportunamente al área de OI sobre nuevos procesos u operaciones y sobre
cambios planeados y/o previstos en los procesos o servicios prestados.

 Comunicar los cambios con el personal y partes interesadas, para evaluar los cambios a
la Seguridad, Salud en el Trabajo, Ambiente y los impactos en la calidad.

PERSONAL DE COMPRAS / ADMINISTRACION

 Promover la gestión del cambio durante compras de bienes o servicios nuevos dentro de
la organización, a través de la consulta y participación de las áreas involucradas o
afectadas por el cambio, incluyendo siempre la comunicación al área OI antes de su
implementación.

SUPERVISORES y PERSONAL EN GENERAL

 Informar al área de calidad y OI sobre cambios planeados y/o previstos en los procesos o
servicios prestados, antes de su implementación.

PERSONALOI

 Participar activamente en los procesos de gestión del cambio que afecten la seguridad y
la salud de los colaboradores, ó que puedan afectar adversamente el ambiente.
 Identificar los requisitos legales aplicables en los diferentes procesos de gestión del
cambio.
 Dejar registros de las actividades desarrolladas durante la Gestión del cambio.

5. REFERENCIAS

GUÍA DEL SISTEMA DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y AMBIENTE PARA

CONTRATISTAS. (GUÍA RUC)
NTC ISO 14001:2015 (Ambiente)

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NTC OHSAS 18001: 2007 (Seguridad y Salud)

DECRETO 1072 DE 2014 (CAPITULO 5. APLICACIÓN)
Procedimiento Gestión del Cambio Global: OI-L2-106

6. PROCEDIMIENTO

Registrar necesidad del cambio: Se registra la necesidad de cambio en el Formato OI-F-25-01y se

especifica de donde se genera o se ha identificado dicha necesidad y que efectos o riesgos se
pueden generar al realizar el cambio (riesgo, peligro, Ley, norma)

Evaluar Cambio: Se evalúa si el cambio es viable realizarlo desde el punto de vista técnico y
financiero; si no es así se mirara junto con el área Financiera Incluirlo en futuros presupuestos y
darle tramite con la Gerencia General de la compañía. En caso que se cuente con los recursos se
dará paso a la planeación y ejecución de los mismos

Verificación y Evaluación: Se Verificara y Evaluara por medio de la Gerencia HSEQ

7. REGISTROS

CÓDIGO/NOMBRE RESPONSABLE UBICACIÓN PERIODO

OI-QA-F-03-03 Líder del área donde Carpeta de proyecto 2 años
Acta reunión aplica el cambio o sucursal
OI-F-25-01 GESTIÓN DEL Carpeta de proyecto 2 años
CAMBIO o sucursal

8. CONTROL DE CAMBIOS

Elaborado por: Yessica Velez Cargo: Profesional OI

REVISION FECHA REVISO APROBO CAMBIO

Integración documental con
Angélica
1 Agosto 2012 Yessica Vélez ETSA. Por cambio de sitio en el
Rincón
Share Point pasa a versión 1.
Se crea el formato GESTIÓN
DEL CAMBIO.
Se integra el procedimiento de
Maribel
2 Marzo 2015 gestión del cambio con el
Laura Martinez Vanegas
directrices y/o procedimiento
SGS-OI-L3-106 Management of
Change-A4-ES-LATAM-12
Se incluye; Cambios temporales /
Comunicación de la Gestion del
Cambio / Metodología para la
Maribel
Laura Martinez evaluación de los riesgos (RAM -
3 Junio 2015 Vanegas
Risk Assessment Matrix) -
MATRIZ DE VALORACIÓN DE
RIESGOS.
4 Marzo 2016 Laura Maribel Se modifica según el

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Martinez/ Vanegas/ procedimiento QA- P-01 control

Profesional OI Jefe OI de documento
Viviana Se actualiza el formato de gestón
Febrero 2017 John Sotelo
5 Garzón del cambio, con versión 5

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