PROCEDIMIENTO DE GESTION SST-9600-016

Título: REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS Revisión: 6

Elaborado: ÁREA DE PREVENCIÓN Página 1 de 8

DISTRIBUCIÓN:

DIRECCION GENERAL
GERENTE DE PREVENCIÓN
DELEGACIONES
COORDINADORES SST
COORDINADOR DE CALIDAD
TÉCNICOS SST
DIRECCION GENERAL

EN CASO DE REVISION: OBSERVACIONES Y SINTESIS DE LA REVISION

REVISIO
FECHA ALCANCE MODIFICACIONES
N
Adaptación del procedimiento PRL #16 Revisión 4 de
0 Julio 2014
grupo Cobra a la legislación Colombiana.
1 Julio 2015 Revisión y actualización.
2 Enero 2016 Revisión de Normatividad.
Unificación de los procedimientos para el Grupo Cobra
3 Mayo 2016
Colombia.
Septiembre Unificación de los sistemas, actualización Decreto 1072
4
2017 de 2015.
5 Enero 2019 Revisión y actualización.
Se modifica el alcance norma Sistema de gestión
6 Mayo 2020
Antisoborno ISO 37001.

Elaborado: Revisado: Aprobado:

Empresas:
 Actividades de Instalaciones y Servicios Cobra S.A.
 Cobra Instalaciones y Servicios Sucursal S.A
 Comercial y Servicios Larco S.A.S.
 Técnicas de desalinización de aguas S.A. Sucursal Colombia
 Cobra Servicio Auxiliares S.A. Sucursal Colombia
 Iberoamericana de Hidrocarburos C.Q Exploración y Producción S.A.S
 PROCEDIMIENTO DE GESTION SST-9600-016

Título: REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS Revisión: 6

Elaborado: ÁREA DE PREVENCIÓN Página 2 de 8

Ximena Martinez Moreno Ziza Palanques Beltrán Pablo Villaescusa Gonzáles

Empresas:
 Actividades de Instalaciones y Servicios Cobra S.A.
 Cobra Instalaciones y Servicios Sucursal S.A
 Comercial y Servicios Larco S.A.S.
 Técnicas de desalinización de aguas S.A. Sucursal Colombia
 Cobra Servicio Auxiliares S.A. Sucursal Colombia
 Iberoamericana de Hidrocarburos C.Q Exploración y Producción S.A.S
 TABLA DE CONTENIDO

2. OBJETO
3
3. ALCANCE
3
4. DEFINICIONES
3
5. REFERENCIAS
4
6. DESCRIPCIÓN
4
6.1 Detección y análisis de los requisitos legales y otros requisitos
4
6.2 Interpretación de requisitos legales y otros requisitos
5
6.3 Modificaciones en el sistema de gestión de prevención
5
6.4 Divulgación y archivo de requisitos legales y otros requisitos
5
6.5 Evaluación del cumplimiento legal
6
7. ANEXOS Y FORMATOS
7
8. CONTROL DE CAMBIO DE ANEXOS
7

Empresas:
 Actividades de Instalaciones y Servicios Cobra S.A.

 Cobra Instalaciones y Servicios Sucursal S.A

 Comercial y Servicios Larco S.A.S.

 Técnicas de desalinización de aguas S.A. Sucursal Colombia

 Cobra Servicio Auxiliares S.A. Sucursal Colombia

 Iberoamericana de Hidrocarburos C.Q Exploración y Producción S.A.S

1. OBJETO

El presente documento tiene por objeto:

 Establecer las pautas para la identificación, análisis, difusión y registro de los
requisitos legales en Sistemas de Gestion aplicables a la empresa.
 Determinar la forma de evaluar el cumplimiento de todos los requisitos legales.

2. ALCANCE

Todas las actividades, procesos y servicios desarrollados bajo el ámbito del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo del Grupo Cobra, así como toda la normativa
referente a Seguridad, Higiene, Ergonomía, Psicosociología y Medicina Laboral, además de
todas las Normas y requisitos particulares relacionados con Riesgos Laborales.
Este procedimiento aplica para Calidad, Medio Ambiente. Sistema de gestión Antisoborno.
3. DEFINICIONES

Requisito: Condición necesaria.

Legislación de aplicación: Texto legal o reglamentario de aplicación a una actividad,

instalación, equipamiento, proceso o servicio determinado.

Requisitos Legales: Indican las condiciones necesarias específicas que debe reunir una
actividad, instalación, equipamiento, proceso o servicio determinado para cumplir con los
postulados concretos que se recogen en los textos legales.

Empresas:
 Actividades de Instalaciones y Servicios Cobra S.A.

 Cobra Instalaciones y Servicios Sucursal S.A

 Comercial y Servicios Larco S.A.S.

 Técnicas de desalinización de aguas S.A. Sucursal Colombia

 Cobra Servicio Auxiliares S.A. Sucursal Colombia

 Iberoamericana de Hidrocarburos C.Q Exploración y Producción S.A.S

Otros requisitos: Indican las condiciones necesarias específicas que debe reunir una
actividad, instalación, equipamiento, proceso o servicio determinado para cumplir con las
condiciones de clientes o cualquier entidad con la que se tenga compromiso de
cumplimiento con alguna disposición interna.

Documento: Información y su medio soporte (papel, documento electrónico, etc.)

Parte interesada: Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo, que tiene interés o
está afectado por la gestión de la Prevención de Riesgos Laborales de la organización.
4. REFERENCIAS

 Norma ISO 45001/2018 Sistemas de gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Decreto 1072 del 2015 Decreto único reglamentario del sector trabajo.
 GUÍA RUC, NORMA ISO 14001 Y NORMA ISO 9001.

5. DESCRIPCIÓN

5.1 Detección y análisis de los requisitos legales y otros requisitos

El Área de Prevención recopilará la legislación aplicable sobre Riesgos Laborales,

aspectos ambientales y requisitos de otra índole que afecten a la empresa.
Además de ello, los técnicos realizarán periódicamente una búsqueda de la legislación de
aplicación a través de los diferentes enlaces de acceso generados por las entidades
correspondientes (ARL, Ministerio del Trabajo, Ministerio de Ambiente y Desarrollo
Sostenible, entre otros). Eventualmente y/o periódicamente se podrá solicitar el apoyo de
abogado experto en el tema preferiblemente prestador de servicios de la ARL.
La revisión y actualización de la matriz legal se realizará por lo menos una vez al año o
cuando se presente cambios de la normatividad vigente.
Complementariamente, se dispone de la forma de adquirir información sobre las
novedades y modificaciones legislativas que se vayan produciendo, mediante consulta de:
 Publicaciones oficiales de la administración (boletín de comunidades autónomas,
ordenanzas, publicaciones particulares y empresas de consultoría y servicios.

Los responsables de Departamento y los Delegados también realizan periódicamente

consultas en los organismos públicos, en Boletines Oficiales, en Internet, o mediante
cualquier otro medio que se considere, dependiendo de la actividad desarrollada,
Empresas:
 Actividades de Instalaciones y Servicios Cobra S.A.

 Cobra Instalaciones y Servicios Sucursal S.A

 Comercial y Servicios Larco S.A.S.

 Técnicas de desalinización de aguas S.A. Sucursal Colombia

 Cobra Servicio Auxiliares S.A. Sucursal Colombia

 Iberoamericana de Hidrocarburos C.Q Exploración y Producción S.A.S

identificando aquellos requisitos que afecten o puedan afectar en un futuro al desarrollo
de sus actividades, comunicándoselo al Área de Prevención de Grupo Cobra.
Así mismo, desde cada Delegación serán identificados y comunicados al Área de
Prevención por parte de los Delegados (en colaboración con Jefes de Obra y Coordinador
SST de Delegación/Obra), aquellos requisitos que, en materia de Prevención de Riesgos
Laborales vengan dados por proveedores, clientes, etc.
Para los sistemas de Calidad, ambiental y Sistema de gestión Antisoborno adecuaran la
matriz de identificación de requisitos legales según identifique los requisitos aplicables a la
actividad y estas serán revisadas anualmente y/o cuando se requiera y no estará
identificara en la matriz de seguridad.

5.2 Interpretación de requisitos legales y otros requisitos

Desde el Área de Prevención, con ayuda de cada Delegación de se analizan todas las
informaciones recibidas en cuanto a los requisitos legales y otros, emitiéndose en caso
necesario a toda la organización o a las partes interesadas vía correo electrónico, un
informe interpretativo desde el punto de vista legal y con asesoría jurídica.

5.3 Modificaciones en el sistema de gestión de prevención

El Área de Prevención se encargará de efectuar y comunicar a las partes interesadas,

cualquier modificación de la estructura o contenido del Sistema de Gestión Integrado
implantado en la organización como consecuencia de la aplicación de uno o varios
nuevos requisitos.
Los mecanismos de elaboración, revisión, aprobación e implantación de modificaciones
en el Sistema de Gestión Integrado seguirán las indicaciones dadas en el procedimiento
SST-9600-015 “Control de la documentación”.

5.4 Divulgación y archivo de requisitos legales y otros requisitos

Empresas:
 Actividades de Instalaciones y Servicios Cobra S.A.

 Cobra Instalaciones y Servicios Sucursal S.A

 Comercial y Servicios Larco S.A.S.

 Técnicas de desalinización de aguas S.A. Sucursal Colombia

 Cobra Servicio Auxiliares S.A. Sucursal Colombia

 Iberoamericana de Hidrocarburos C.Q Exploración y Producción S.A.S

Cada vez que sea publicada una nueva disposición o norma que sea de aplicación, el
Gerente de Prevención enviará copia o referencia de la misma a los Coordinador SST de
las delegaciones, vía correo electrónico. Además, informará a la Dirección en el Comité
de Zona, salvo en los casos que a su juicio lo requiera, que lo hará de igual forma que a
los Técnicos de Prevención y COPASST.

También los requisitos legales, u otros que la organización suscriba con clientes,
proveedores, etc., pueden ser divulgados dentro de cada Delegación, además de
comunicados al Área de Prevención, por parte de los Delegados.
Todas las disposiciones legales, normativa, requisitos suscritos por la organización, etc.
relacionados con la gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Calidad y Medio
Ambiente que afecten a la organización, así como los comentarios o documentación
generada a partir de los mismos, quedarán archivados en el área de Prevención en
formato papel o electrónico.
Así mismo, en el Área de Prevención se mantendrá actualizado un listado de requisitos
legales aplicables a la organización.
En cada centro de trabajo o Delegación se tendrá acceso a la legislación aplicable, bien
mediante un archivo específico en el que quedará recogida toda la normativa, tanto
interna como externa, o bien a través de Internet. El Coordinador SST de obra,
Delegación o, en su defecto el Técnico SST, en colaboración con el Delegado, será
responsable de chequear la lista de requisitos legales remitida por el Área de Prevención,
a los efectos de identificar (Anexo I) los que apliquen a los trabajos que realizan, así como
mantener actualizada toda la documentación a que se refiere el presente procedimiento
en su Delegación, bajo las directrices y asesoramiento de los Coordinador SST o
Coordinador Nacional SST.
5.5 Evaluación del cumplimiento legal

Anualmente y coincidiendo con las auditorías internas, se evaluará el cumplimiento de la

legislación aplicable en materia de Riesgos Laborales (Nacional, Regional –Provincial– y
de Cliente).
Para la realización de esta evaluación se utilizará el listado actualizado de requisitos
legales aplicables a la organización (Anexo I), en el que figuran todos los requisitos

Empresas:
 Actividades de Instalaciones y Servicios Cobra S.A.

 Cobra Instalaciones y Servicios Sucursal S.A

 Comercial y Servicios Larco S.A.S.

 Técnicas de desalinización de aguas S.A. Sucursal Colombia

 Cobra Servicio Auxiliares S.A. Sucursal Colombia

 Iberoamericana de Hidrocarburos C.Q Exploración y Producción S.A.S

legales de aplicación, indicando en cada uno el registro o evidencia que justifica su
aplicación.
En el supuesto de no cumplir con alguno de los requisitos legales, se incluirá como No
Conformidad de Auditoría.

6. ANEXOS Y FORMATOS

ANEXO 1. “Matriz de identificación y evaluación de cumplimiento requisitos legales.”

7. CONTROL DE CAMBIO DE ANEXOS

ALCANCE
ANEXOS REVISIÓN FECHA
MODIFICACIÓN
ANEXO 1 Matriz de 4 Junio. Revisión y actualización
identificación y evaluación 2020
de cumplimiento requisitos
legales.

Empresas:
 Actividades de Instalaciones y Servicios Cobra S.A.

 Cobra Instalaciones y Servicios Sucursal S.A

 Comercial y Servicios Larco S.A.S.

 Técnicas de desalinización de aguas S.A. Sucursal Colombia

 Cobra Servicio Auxiliares S.A. Sucursal Colombia

 Iberoamericana de Hidrocarburos C.Q Exploración y Producción S.A.S