Introducción

La información proporcionada en este capítulo tiene como fin; facilitar el planteamiento y puesta
en marcha de cualquier tipo de estudio o investigación que se pueda aplicar a una organización
de trabajo con la justa seguridad para incluir los principales elementos de juicio necesario para
ello.

2. METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE LAS ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Un sistema es un conjunto de partes en interacción, se puede decir que un sistema es la

agrupación coherente de elementos estrechamente vinculados que operan o intercalan en una
estructura dinámica para lograr un objetivo, formando una unidad compleja en que la adición,
supresión o transformación de una de sus partes creara repercusiones en el todo.

Esta teoría se basa en la comprensión de la interdependencia reciproca de todas las partes y la

necesidad de su integración.

La teoría de sistemas por su enfoque interdisciplinario, permite al administrador comprender las

aportaciones y puntos de vista de los diversos especialistas y conceptualizar a la empresa como un
sistema compuesto por subsistemas, cada uno de ellos con sus propias funciones y objetivos de
igual manera, advertirá que existen interrelaciones entre los subsistemas, cuyo funcionamiento
influye en los resultados de la organización.

Las organizaciones son sistemas complejos que se integran con subsistemas interrelacionados. Los
sistemas y subsistemas se caracterizan por poseer limites permeables o impermeables que los
separan de un ambiente externo y de otros sistemas. Además, los sistemas y los subsistemas
poseen ambientes internos dentro de todo un espectro continuo, desde la apertura hasta la
restricción, un sistema abierto permite el flujo de recursos ( personal, información, materiales) a
través de sus limites.

La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de

desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen
las metas fijadas en la planificación.

Elementos de la organización: (requerimientos)

· Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser
cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos.

· Tiene que haber una clara definición de los deberes, derechos y actividad de cada persona.
· Se tiene que fijar el área de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar
las metas.

· Saber cómo y dónde obtener la información necesaria para cada actividad. Cada persona debe
saber donde conseguir la información y le debe ser facilitada.

¿Qué es organizar?

1. Identificar y clasificar las actividades que se tienen que realizar en la empresa.

2. Agrupamos estas actividades.

3. A cada grupo de actividades le asignamos un director con autoridad para supervisar y tomar
decisiones.

4. Coordinamos vertical y horizontalmente la estructura resultante.

Estructura organizacional: (dos definiciones)

Strategor: (1988) es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente
las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad.

Mintzberg: (1984) es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas
y la posterior coordinación de las mismas.

La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, cada persona asume un papel
que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible.

Principios de una organización:

Eficacia: una estructura organizativa es eficaz si permite la contribución de cada individuo al logro
de los objetivos de la empresa.

Eficiencia: una estructura organizativa es eficiente si facilita la obtención de los objetivos deseados
con el mínimo coste posible.

La organización formal: es el modo de agrupamiento social que se establece de forma elaborada y

con el propósito de establecer un objetivo específico. Se caracteriza por las reglas, procedimientos
y estructura jerárquica que ordenan las relaciones entre sus miembros.

La organización informal: son las relaciones sociales que surgen de forma espontánea entre el
personal de una empresa. La organización informal es un complemento a la formal si los directores
saben y pueden controlarla con habilidad.

Visión del estudio

Es la que compone la fase inicial de un estudio organizacional, a partir de la cual se puede obtener
un acercamiento a atributos, competencias y aplicaciones esenciales para dimensionar su
naturaleza e ideas y así visualizar su razón de ser y el alcance de las acciones.

Constituye la etapa inicial de un estudio organizacional, a partir de la cual se puede lograr una
aproximación a atributos, competencias y aplicaciones esenciales para dimensionar su naturaleza
y propósito, esto es, para visualizar su razón de ser y el alcance de las acciones.

Aproximación a conceptos

Cuando una persona afronta la necesidad de crear o transformar algo se inicia una mecánica de
pensamientos que tarde o temprano se podría convertir en una decisión de cambio.

El proceso para obtener y establecer una decisión es primordial con la finalidad de garantizar lo
que se anhela lograr con ella y que sea paralelo con la realidad, para que así tenga una expectativa
de vida y de éxito seguro.

Cuando se tiene la visualización de algo, se trata de asimilar e interpretar lo que se tiene en

mente, puede ser un ejercicio mental hasta cierto punto exhaustivo. Cada vez que se tenga una
idea original en mente, se pensara una y otra vez, hasta madurarla y hacerla crear como propósito.

Evolución de una idea

El desarrollo conceptual y visual del pensamiento, permite captar, depurar y fortalecer las ideas,
para hacerlos madurar como productos, siguiendo un orden lógico de sucesión e interacción.

2.1 PLAN DE ESTUDIO

El segundo paso para realizar un estudio organizacional consiste en precisar su naturaleza, alcance
y requerimientos técnicos, es decir, establecer los “términos de referencia” para orientar su
ejecución.

• Consiste en precisar su naturaleza alcance y requerimientos técnicos, es decir, establecer los

"términos de referencia" para orientar su ejecución.

Pasos de la Planeación

* Determinación del factor del estudio

* Fuentes de estudio

* Internas
 * Externas

* Definición del objetivo de estudio

* Investigación preliminar

* Lineamientos para orientar la investigación

* Contenido de la Investigación

* Preparación del proyecto de estudio

* Propuesta técnica

* Programa de trabajo

* Autorización para realizar el estudio

* Integración del equipo de estudio

* Capacitación del equipo

Recopilación de Datos

Está dirigida hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la
organización; de lo contrario, se obtendrá una impresión deformada de la realidad, incurriendo en
interpretaciones erróneas y en medidas de mejoramiento inoperantes.

Análisis de Datos

Consiste en el sometimiento a un proceso de análisis o examen crítico que permita precisar las
causas del estudio ponderar las opciones de acción para su efectiva atención.

Implantación

Constituye el paso clave para incidir efectivamente en la organización, ya que es el momento de

transformar los planteamientos y las medidas de mejoramiento administrativo en acciones
específicas para cumplir el objetivo del estudio.

Evaluación

Consiste en comprobar el efecto de los cambios o innovaciones mediante la identificación,

calificación y cuantificación de las realizaciones, así como de los ajustes operativos que se
desprendan de éstas.
-PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA-

Como primer paso en la metodología administrativa tenemos el planteamiento del problema, el

cual consiste en definir el problema, sus dimensiones y su marco de referencia teórico-conceptual,
por ejemplo del marco teórico conceptual que proporciona la modernización administrativa y la
teoría de la organización se derivan cierto tipo de estudios que pueden enmarcar en forma mas
concreta las actividades del analista de organización y métodos en el momento de realizar el
diagnostico administrativo.

Como principio tenemos siempre una interrogante sobre la realidad, después se detalla la
ubicación en el espacio y tiempo, la naturaleza, la extensión del problema y por ultimo se
estructura una pregunta clave y varias secundarias o complementarias.

Ejemplo:

Se pretende analizar el funcionamiento de las unidades de organización y métodos en la

administración pública y federal en el periodo de 1999-2009.

Pregunta clave:

¿Ha repercutido realmente en el mejoramiento de la estructura y procedimientos de los

organismos públicos en el funcionamiento de las unidades de organización y métodos?

Preguntas complementarias:

¿Se han aplicado las propuestas de la uom (unidades de organización y métodos) para modificar
las funciones y procedimientos en los organismos públicos?

¿Se ha modificado el funcionamiento general de los organismos públicos sin tomar en cuenta los
diagnósticos administrativos presentados por las uom?

¿Diseñaron las uom las funciones y procedimiento de acuerdo con la realidad o fueron
elaboradas sobre el escritorio?

¿Han diseñado las uom programas de implantación de manuales administrativos?

¿Han aplicado las uom las técnicas de organización en el desempeño de su función o han
procedido empíricamente?

- PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DEL ESTUDIO-

Definido el objetivo del estudio, que se establece en el planteamiento del problema, conviene
llevar a cabo una investigación preliminar o “reconocimiento” para determinar la situación
administrativa y los estudios requeridos.
La investigación preliminar, se tiene que esta es la primera aproximación del investigador a la
realidad u objeto de estudio, le permite reunir datos de primera mano para contextualizar y
delimitar el problema de investigación y así reunir suficiente información para hacer del mismo un
adecuado planteamiento.

Básicamente esta investigación consiste en hallar respuesta a cuestionamientos tales como: ¿por
qué ocurre el evento?, ¿que lo origina?, ¿a quién perjudica o a quienes?, ¿donde ocurre en
fenómeno y con qué regularidad?, ¿desde cuándo están ocurriendo los eventos observados?, ¿qué
pasaría si no se le da respuesta oportuna a la problemática observada?

Esto implica tanto la revisión de la literatura relacionado como el problema o como el contacto
directo con la realidad a estudiar. La investigación preliminar puede provocar una reformulación
del problema en términos más objetivos, dar una idea de la magnitud de la tarea propuesta,
indicar algunos de los problemas que podrían surgir durante el estudio y proporcionar nuevos
aspectos a considerar.

Por medio de la investigación preliminar conoceremos la ubicación, naturaleza y extensión del

problema así como los conocimientos y habilidades que requieren los encargados del estudio, el
tiempo, así como el personal y recursos materiales y financieros necesarios para llevar a cabo el
estudio.

Durante la investigación preliminar deberemos recopilar los documentos necesarios para realizar
la planeación de la investigación, como son los manuales administrativos y documentos de
carácter técnico con que cuente la empresa.

Con la información anterior se realizara el proyecto del estudio el cual deberá de contener:

Propuesta técnica, que debe de contener:

* Naturaleza: tipo de estudio que se pretende realizar.

* Justificación: demostración de la necesidad de efectuarlo en función de las ventajas que el

estudio reportará a la organización.

* Objetivos: logros que se pretenden alcanzar.

* Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su implantación.

* Resultados: resultados que se esperan obtener en cuanto a mejorar el funcionamiento de la

organización, sus productos y/o servicios, clima organizacional y relaciones con el entorno.

* Alcance: área de aplicación que cubre el estudio en términos de ubicación en la estructura

orgánica y/o territorial.

* Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para desarrollarlo.

* Costo: estimación global y especifica de recursos financieros que demanda su ejecución.

 * Estrategia: ruta fundamental para orientar los cursos de acción y asignación de recursos.

* Información complementaria: material e investigaciones que pueden servir como elementos de

apoyo.

Programa de trabajo, el cual debe de contener:

* Identificación: nombre del estudio.

* Responsable: unidad o grupo que tendrá a su cargo su implantación.

* Área: universo bajo estudio.

* Actividades: pasos específicos que tienen que efectuarse para captar la información.

* Fases: definición del orden secuencial para realizar las actividades.

* Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminación de cada fase.

* Representación grafica: descripción del programa en cuadros e imágenes.

* Reportes de avance: seguimientos de las acciones.

El proyecto es presentado ante el titular de la organización con el fin de que lo autorice y se lleve a
cabo con la participación de todos los integrantes que la forman.

PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DEL ESTUDIO

Propuesta técnica, que debe de contener:

* Naturaleza

* Justificación

* Objetivo

* Acciones

* Resultados

* Alcance

* Recursos

* Costo

* Estrategia
 * Información Complementaria

Programa de trabajo, que debe de contener:

* Identificación

* Responsable

* Área

* Actividades

* Fases

* Calendario

* Representación Grafica

* Reportes de Avance

La investigación preliminar deberá de reunir información para poder realizar el proyecto del
estudio, el cual deberá de contener:

Se realiza una Investigación Preliminar

-LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN-

Una vez concluida la etapa de planeación, continuaremos con la recopilación de la información.

Para hacer estudios administrativos es necesario hacer investigación documental e investigación
de campo.

La recopilación de la información consiste en obtener una descripción lo más detallada y exacta

posible de la forma como se desarrollan las operaciones que se integran al sistema de estudio. Se
trata de comprender, no de reunir una extensa colección de hechos que desafían cualquier tipo de
análisis. En esta parte del trabajo, el analista debe permanecer muy alerta para obtener
información que pueda ser de utilidad para el proyecto; además, debe de vislumbrar la manera de
hacerla llegar hasta él para utilizarla en forma óptima.

1) Integración de la información

* Información general

* Información estructura

* Información operacional
 2) Información de tipo general

Se reúne información general para obtener una perspectiva más amplia de las operaciones de la
empresa. El planificador deberá familiarizarse con la estructura sobre la que se apoyará el nuevo
sistema. Comprenderá información sobre:

a) Historia y estructura. Esta información incluye las razones para empezar la empresa,
incorporaciones y ampliación o reducción de líneas de productos o servicios, crecimiento físico,
número de empleados. Las fuentes de información serán entre otras:

* Entrevistas con la alta administración

* Reportes anuales

* Copias de discursos administrativos acerca del negocio

* Manuales de orientación a empleados

* Revistas y registros de inversiones internas

* Registros biográficos como “quién es quién en el comercio y en la industria”

b) Antecedentes de la empresa. Incluye material que muestra la de manda de bienes y servicios

de la empresa, desarrollos tecnológicos importantes, tendencias de crecimiento, estadísticas
comparativas y volúmenes de ventas. Las fuentes de información serán

* Revistas de la industria

* Revistas técnicas

* Estadísticas del departamento de comercio

* Reportes comparativos de ventas

* Entrevistas con el administrador de ventas

c) Metas u objetivos de la empresa. Es necesario obtener información en este aspecto para

asegurarse que el rendimiento del nuevo sistema se amolda a los objetivos globales del negocio.
Antes de que empiece el estudio detallado de operaciones, es responsabilidad del planificador
determinar en la administración cuáles cambios futuros intervendrán principalmente en los
objetivos del negocio, y afectarán en forma directa en sus procedimientos

d) Normas y prácticas. Las normas y prácticas son las formas en las cuales la administración
ejecuta los objetivos de la empresa.

e) Reglamentos gubernamentales. Se deberá determinar desde un principio aquellas

reglamentaciones que puedan imponer reglas severas en el proyecto del sistema final. Las leyes en
vigor no son las únicas reglamentaciones que podrán afectar el nuevo sistema. Las fuentes son:
 * Entrevistas con la administración y consejeros

* Periódicos y revistas de la industria

3) Información estructural

La información estructural describe la interacción en el ambiente externo del negocio. Esta

información es requerida para preparar al planificador para el análisis operativo y el trabajo de
proyecto de sistemas adelantado, desarrollando una amplia comprensión del negocio.

Estructural

Salida (productos y mercados)

Entradas (materias primas y proveedores)

Recursos (personal, finanzas, instalaciones, inventario)

Las fuentes principales de la información son:

* Reportes anual

* Reportes internos

* Documentos contables

4) Información operativa

Una vez obtenida la información general y estructural, el planificador de sistemas

examinará ahora el negocio en marcha. Las operaciones existentes deberán ser realizadas y
registradas con el propósito de entenderlas en términos de verdaderos requerimientos de
procesamiento de datos del futuro sistema.

Para la obtención de información actual, precisa y veraz de la forma actual de operar en la

empresa, deberá recurrirse al uso adecuado de las técnicas de investigación.

Si la observación consiste en obtener datos mediante la directa aplicación de nuestros

sentidos a los problemas y hechos que afectan a la administración, por la encuesta se obtendrán
dichos datos a través de lo que afirman otras personas.

5) Reglas psicológicas:

* No interrumpir

* No emitir opiniones sobre cómo debería ser el trabajo

* No contradecir

* No afirmar soluciones a posibles deficiencias que se hayan encontrado

 * Mostrar interés

2.1.1 DETERMINACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA ORGANIZACIONALES

La resolución de problemas organizacionales se plantea hoy como una necesidad ineludible,

porque significa mejorar la calidad, y la mejora de la calidad aumenta la competitividad
empresaria porque permite satisfacer mejor los requerimientos de los clientes al más bajo costo
posible, mediante el trabajo eficiente de todos. Lograr ésto exige eliminar inspecciones y
retrabajos y resolver los problemas que impiden hacer correctamente las cosas correctas desde la
primera vez.

Hay diversas categorías de problemas y diversos tipos de equipos adecuados para resolverlos. Los
problemas que afectan a un departamento: los resuelven los grupos de progreso. Los problemas
que afectan a varios departamentos los resuelven los equipos especiales de medidas correctivas.

Primer paso: Definir el problema.

Definir el problema significa en primer lugar definir los síntomas del problema y luego comprender
el proceso que lo produce. Hay dos herramientas básicas para ello:

* Las listas de comprobación.

* Los diagramas de flujo.

Debemos observar lo siguiente.

Identificación de los elementos que deben estudiarse para que la organización pueda cumplir su
cometido.

Este procedimiento fija los cimientos para determinar el objetivo del estudio y llevar a cabo una
exploración o investigación preliminar que proporcione la información fundamental para integrar
un proyecto de estudio sólido y completo.

FUENTES DE ESTUDIO

• Fuentes internas

Nivel directivo

Encargado de definir las normas generales de acción y el marco estratégico, dispone de la

información idónea para percibir cualquier modificación en el comportamiento de la organización
y su entorno, posición que lo faculta a autorizar las medidas necesarias para su atención.
Órganos de gobierno

Representa la instancia de mayor jerarquía dentro de la organización, su integración y

funcionamiento se apegan al instrumento jurídico de creación, por lo que conoce con exactitud
sus condiciones generales de operación, lo que permita dictar las directrices que estime
procedentes para hacerla más competitiva. Su integración y funcionamiento se apega al
instrumento jurídico de creación como a la normatividad vigente en la materia.

Nivel medio

Responsable de preparar los planes y programas que conforman el aspecto táctico; ésta jerarquía
le atribuye la función de supervisión que le permite detectar cambios en las condiciones de
trabajo, y de acuerdo con ello, proponer las acciones contundentes para su estudio.

Área afectada

Unidad de trabajo en la que se advierte que algo no funciona correctamente, lo que se detecta por
síntomas como retraso o desarticulación para desahogar el trabajo, dispersión de los esfuerzos,
elevación de costos, incremento de personal, etc. Factores que determinan la necesidad de
realizar ajustes organizacionales.

Otras unidades administrativas

Áreas que por naturaleza o posición jerárquica están vinculadas o en contacto con la unidad donde
se origina algún factor o problemática que repercute en el funcionamiento de la organización de
ahí pueden surgir sugerencias o iniciativas.

Unidades de mejoramiento administrativo

Órganos de asistencia técnica incorporados en forma específica a la organización para proponer e

instrumentar medidas de racionalización administrativa, los cuales su naturaleza pueden aportar
elementos de peso para activar y mejorar las labores internas.

Comisión, comité o grupos de trabajo

Equipos y grupos de trabajo normalmente interdisciplinarios que las organizaciones establecen

con el objeto de desarrollar estudios especiales.

Recursos de información
Herramienta informática que permiten el acceso y la revisión tanto de aspectos administrativos
como de elementos que fluyen por los canales de comunicación y sistemas de información que
sirve de soporte al estudio.

Fuentes externas

Normativas

Aquellas que emiten criterios o normas de aplicación general en la organización.

Entre las más representativas se destacan:

- Instituciones oficiales que dictan lineamientos jurídicos y políticas de funcionamiento.

- Instituciones que actúan como grupos de filiación corporativos o sectoriales.

Competidores

Instituciones que interactúan en el medio ambiente con la organización materia del estudio por su
estructura u objeto, tienen funciones con propósitos similares.

Proveedores

Generadores de bienes o servicios que suministran insumos a la organización por lo que la

conocen operativamente.

Clientes o usuarios

Instancia que aporta elementos de juicio representativos sobre el comportamiento de una

organización pues son quiénes reciben los productos o servicios que ésta genera.

Organizaciones líderes en el campo de trabajo

Instituciones cuya dinámica las ha convertido en líderes en su área de influencia o acción, éstas
sirven como modelo a otras organizaciones.

Organizaciones de otros campos de trabajo

Instituciones que se devuelven en un contexto o sector de actividades cuyas prácticas administra

Identificación del elemento o variables que deben ser estudiados para que la organización pueda
cumplir con su cometido. Este procedimiento fija los cimientos para determinar el objetivo del
estudio y llevar a cabo una exploración o investigación preliminar que proporcione la información
fundamental para integrar un proyecto de estudio solido y completo.
Organizaciones análogas: instituciones que interactúan en el medio ambiente con la organización
materia del estudio, las cuales por su estructura u objeto cumplen con funciones y propósitos
similares, por lo que sus experiencias constituyen un marco de referencia enriquecido.

Organizaciones lideres en el campo de trabajo: instituciones que se han desarrollado en el mismo

contexto, cuya dinámica las ha convertido en líderes en su área de influencia o acción, por lo cual
tienen una imagen y reconocimiento necesarios para servir como modelo a otras organizaciones.

Proveedores: prestadores de servicio o que suministran insumos necesarios a la organización, por

lo que la conocen operativamente, lo que los coloca en posición de allegarle puntos de vista
positivos.

Clientes o usuarios: segmento que puede aportar elementos de juicio representativos sobre el
comportamiento de una organización, en virtud de que son quienes, en forma específica, reciben
los productos y/o servicios que esta genera.

2.1.2 DETERMINACIÓN DEL OBJETIVO DE ESTUDIO

Una vez detectados los factores que requieren atención, es necesario determinar con claridad el
objetivo de estudio, el cual debe ser muy específico en cuanto a los resultados que la organización
espera lograr como consecuencia de sus acciones internas y de interacción con el ambiente.

2.1.3 INVESTIGACIÓN PREELIMINAR

En cuanto a la investigación preliminar, se tiene que esta es la primera aproximación del

investigador a la realidad u objeto de estudio, le permite reunir datos de primera mano para
contextualizar y delimitar el problema de investigación y así reunir suficiente información para
hacer del mismo un adecuado planteamiento.

Esta investigación preliminar es un complemento al árbol del problema. Consiste por lo general en
la elaboración de entrevistas informales, indagatorias a los actores participantes o sujetos de
estudio, así como consulta a especialistas del tema acerca de las causas y consecuencias del
problema detectado y que piensa abordar a través de la investigación para darle solución.

A través de la investigación preliminar el investigador indaga más acerca de las causas del
problema y sus consecuencias, describe y contextualiza al problema propiamente dicho. Ello es de
suma utilidad para identificar las relaciones entre las variables, además de contribuir
significativamente en su identificación, lo cual conduce a la elaboración de las posibles
interrogantes de investigación junto los objetivos asociados a ella.

Una vez definidos la orientación y los factores de calidad esperados del estudio, su desarrollo
requiere una investigación preliminar o “reconocimiento” para determinar la situación
administrativa de la organización.

Este arranque puede provocar una reformulación del factor de estudio en términos más objetivos,
dar una idea de la magnitud de la tarea por realizar, perfilar algunos de los problemas que podrían
surgir durante la investigación, así como brindar otra perspectiva o incluir nuevos aspectos por
considerar.

La responsabilidad de reunir la información preliminar puede recaer en un equipo piloto integrado

para este efecto, el cual, posteriormente, servirá de base para conformar el equipo de trabajo que
conducirá el estudio.

Lineamientos para orientar la investigación

Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes
criterios:

1. Determinación de las necesidades específicas que existen dentro del campo de estudio e
identificación de los factores que requieren atención.

2. Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue.

3. Descripción detallada de la ubicación, naturaleza y extensión del factor de estudio.

4. Interrelación de las unidades administrativas y su vínculo con el entorno.

5. Especificación del tipo de conocimientos técnicos y/o habilidades que se requieren para
aportar elementos de apoyo al estudio.

6. Estimación del tiempo y los recursos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para
cumplir el objetivo de estudio.

Contenido de la investigación

La investigación preliminar exige que se examinen por lo menos los siguientes puntos:

• Información referente a leyes, reglamentos, tratados, decretos, acuerdos, circulares y

disposiciones normativas de la organización.

• Información sobre el campo de trabajo, como organigramas, manuales, catálogos de formas,

estudios técnicos y, en general, toda clase de documentación relacionada con el factor de estudio.

• Información de otras organizaciones.

2.1.4 AUTORIZACIÓN PARA LA REALIZACIÓN DEL ESTUDIO

Se debe presentar el proyecto al titular de la organización o de la unidad administrativa

responsable de su ejecución, para su aprobación. Una vez autorizado, deben girarse
comunicaciones y/o convocar a reuniones para hacer del conocimiento de todos los niveles
jerárquicos la intención de realizar un estudio, resaltando los beneficios que se obtendrán de este
esfuerzo a fin de que todos brinden su apoyo. Sin este requisito el trabajo podría tomar más
tiempo o presentar mayor grado de dificultad.

2.1.5 PLAN DE TRABAJO

Un plan de trabajo es un instrumento de planificación. Entendiendo planificación como un proceso

de concertación que por su carácter dinámico, evoluciona y se adecua a un contexto social,
espacial y temporal.

Una etapa importante de la planificación es la etapa de diagnóstico del contexto social,

económico, político y cultural que nos permitir definir una problemática para cambiarla,
transformarla o mejorarla.

CONCEPTOS GENERALES

El plan de trabajo como instrumento de planificación, ordena y sistematiza información de modo

que pueda tenerse una visión del trabajo a realizar, así nos indica: objetivos, metas, actividades,
responsables y cronograma.

¿POR QUÉ SE HACE UN PLAN DE TRABAJO?

1. Porque es práctico.

2. Ordena lógica y secuencialmente la fase de ejecución.

3. Permite realizar el seguimiento de la ejecución y ayuda a la reprogramación.

4. Facilita el proceso de evaluación.

Para iniciar formalmente el estudio es indispensable llevar a cabo el plan de trabajo, por lo que se
debe designar a un equipo de estudio, este equipo deberá estar conformado por un coordinador,
auxiliado por un equipo técnico conformado por líderes de proyecto y asistentes o analistas,
quienes se encargarán de todas las fases de ejecución para homogeneizar el contenido y la
presentación de la información.

Es recomendable que en el proceso de selección de este cuerpo de estudio se tomen en cuenta

características como la objetividad del personal, sentido de responsabilidad, integridad,
imparcialidad, creatividad, buen manejo de las relaciones humanas y, sobre todo, conocimiento de
la organización.

Cuando la complejidad del estudio o el grado de dificultad para llevarlo a cabo sea alto, resulta
conveniente formar equipos por unidad administrativa, programa, proyecto, producto o servicio.

El plan de trabajo de contemplar los siguientes aspectos:

 Identificación: nombre del estudio.

 Responsable (s): unidad o grupo que tendrá a su cargo su implantación.

 Área (s): universo bajo estudio.

 Clave: número progresivo de las actividades estimadas.

 Actividades: pasos específicos que tienen que efectuarse para captar la información.

 Fases: definición del orden secuencial para realizar actividades.

 Calendario: fechas asignadas para el inicio y la terminación de cada fase.

 Representación grafica: descripción del programa en cuadros e imágenes.

 Formato: presentación y resguardo del programa de trabajo.

 Reportes de avances: seguimiento de las acciones.

 Periodicidad: especio de tiempo dispuesto para informar avances.

2.2 RECOPILACIÓN DE DATOS

Se debe investigar y recopilar informes, documentos, datos. Los documentos cualitativos y

cuantitativos portan mensajes de presunción y debe entenderse que modificarlos bien puede
afectar a la organización.

Se debe realizar a través de una secuencia de actividades:

Lista de información necesidades de personal auxiliar

La recopilación se puede efectuar por medio de un intervalo que debe realizarse con cada
elemento estos elementos son:

1. formas

2. informes

3. archivos

4 equipo de oficina

5. personal

6. espacio

7. actividades

Conviene hacer aclaraciones que por intervalo debe entenderse el recuento no solo de calidad,
sino sobre todo, de las cualidades existentes de cada uno de los elementos citados anterior mente.

Las fuentes donde posiblemente se pude conseguir esta información

Luego de concluir la parte preparatoria del estudio se inicia la fase de recopilación de datos, que
debe dirigirse hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la
organización.

Requisitos básicos que deben reunir los datos:

Para que los datos aporten elementos de decisión acordes con la realidad y se evite un uso
irracional de recursos, tiene que ser:

• Específicos

• Completos

• Correctos

• Pertinentes

• Congruentes

• Susceptibles de validarse

Asimismo, debe aplicarse un criterio de discriminación que tenga presente siempre el objetivo del
estudio y proceder continuamente a su revisión y evaluación, para mantener una línea de acción
uniforme.
ACTITUD DEL EQUIPO RESPONSABLE DE LA RECOPILACIÓN

El personal destinado al estudio debe llevar a cabo a labor de investigación sin prejuicios ni
opiniones preconcebidas.

En la etapa de recopilación de datos, en especial, es recomendable que los asistentes o analistas

adopten una conducta amable y discreta a fin de procurarse una imagen positiva y las unidades o
áreas de estudio, lo que facilitara su tarea y estimulara la participación activa de la fuerza de
trabajo.

Para evitar falsas expectativas, es de vital importancia que el equipo responsable de esta función
se abstenga de externar comentarios si asunto o de hacer promesas que no pueda cumplir,
apegándose en todo momento y en forma objetiva de las directrices del estudio.

2.2.1 TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN DE DATOS

La elección de técnicas e instrumentos para recopilar datos debe estar en función de las
características del estudio que se pretende realizar.

Para recabar la información en forma ágil y ordenada se puede utilizar alguna o una combinación
de las siguientes técnicas:

• Investigación documental

• Consultas a sistemas de información

• Entrevista

• Cuestionarios

• Observación directa

Investigación documental

Se deben seleccionar y analizar los escritos que contienen datos de interés relacionados con el
estudio, para lo cual ahí que revisar estudios previos, información técnica, normas nacionales e
internacionales, bases jurídicas administrativas, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares,
oficios y todo documento que aporte información relevante a la investigación.

Consulta a sistemas de información

Es el acceso a sistemas informáticos que permiten recabar información interna y de sistemas

externos a la organización enlazados por medio de redes o satélites, para ampliar y fortalecer los
contenidos del estudio.
Entrevista: esta herramienta consiste básicamente en reunirse con una o varias personas y
cuestionarlas en forma adecuada para obtener información. Este medio es posiblemente el más
usado y el que puede brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al
tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas puede percibir actitudes y
recibir comentarios.

Puede agrupara a directivos y empleados de una misma área o que intervienen en una misma
clase de tareas así como a clientes y/o usuarios que interactúan con la organización. Para que una
entrevista se desarrolle positivamente es conveniente observar estos aspectos:

• Tener claro el objetivo, para lo cual se recomienda preparar una guía de entrevista que
contenga los principales puntos que desea captar

• Establecer anticipadamente la distribución del trabajo asignando responsabilidad y

determinando las áreas a investigar

• Concertar previamente la cita con la idea de que el entrevistado este preparado para
proporcionarle información con el tiempo y la tranquilidad necesaria.

• Clasificar la información que se obtenga sobre la situación real o relativa a sugerencias

para mejorarla

Cuestionario

se utiliza para obtener la información deseada homogénea. Están constituidos por serie de
preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o temática especifica.
Permite ahorrar recursos y tiempo sin embargo, la calidad de la información que se obtenga
depende de su estructura y forma de presentación.

Todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparación, procurando que las preguntas sean
claras y concisas, con orden lógico, redacción comprensible y facilidad de respuesta.

Para prepara los proyectos de cuestionario es necesario llevar a cabo los pasos siguientes:

1. Realizar un recuento de la documentación descriptiva, archivos, estudios y datos estadísticos

existentes, para ubicar el concepto de análisis en la determinación de las preguntas.

2. Validar el orden por seguir.

3. Someter las propuestas de cuestionario a un proceso de control y evaluación conocido como

prueba previa o pretexto.

Para construir el cuestionario es necesario preciarse los siguientes campos de distribución básica:

1. Las instrucciones explicadas de manera sencilla concisa

2. Las preguntas o ítems.

 3. El espacio para respuesta mismo que debe facilitar tanto la lectura como la respuesta

4. El espacio para consignar las observaciones generales.

5.- Cedula

Por lo regular todo cuestionario debe precisar el motivo de su preparación y el objetivo de todas y
cada una de las preguntas, procurando que estas sean claras y concisas, con un orden lógico,
redacción comprensible y facilidad de respuesta, evitando recargarlo con demasiadas preguntas.

Observación directa

A partir del análisis de la información recabada es aconsejable sostener pláticas con algunas de las
personas que prestan sus servicios a estas áreas para complementarla o afinarla.

La ventaja de este procedimiento es, que debido a la familiaridad entre jefe y subordinados la
información puede ser más completa, pero abra ocasiones en que los resultados no sean los
deseados, debido a inhibiciones, problemas internos que pueda plantearse una situación que no
corresponde a la realidad operativa.

Existe la posibilidad de conocer sus características sin necesidad de encuestar, investigar, ni

entrevistar a todo el personal de la organización utilizando el muestreo, que es una técnica
estadística que sirve para inferir información acerca del universo que se investiga a partir del
estudio parcial del mismo .

Existen tablas de muestreo que establecen cual es la mínima cantidad de información

representativa del todo –muestra- que es necesario recabar para que los resultados que se
obtengan a partir de esta, tengan validez.

Cédulas

Las cédulas representan un recurso valioso para recopilar y ordenar datos, ya que están
conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloqueos y columnas que facilitan la
agrupación o división de su contenido para su revisión o análisis, además de que abren la
posibilidad de ampliar el rango de respuesta.

Así mismo, se debe facilitar el acopio y la jerarquización de la información de acuerdo con su

importancia y utilidad y prever el tamaño de los espacios para no limitarla extensión de su
contenido, ahí como la secuencia y el movimiento necesarios para su llenado.

2.2.2 Registro de datos

Una vez que se cuenta con la información de las áreas involucradas en el estudio, se debe
proceder a ordenar y sistematizar los datos a efecto de poder preparar su análisis.

Resguardo

Para facilitar la tarea de integración, es recomendable que la información que se obtenga sea
incorporada a quipas de cómputo para salvaguardarlo y facilitar su manejo. Con este propósito se
pueden:

• Crear directorios, subdirectorios y archivos para desagregarla en función de la división del

trabajo

• Crear bases de datos o programas específicos

• Utilizar paquetes acordes con las necesidades específicas del proyecto

• Combinar recursos (a, b, c) para optimizar los resultados

En forma paralela deben abrirse carpetas con apartados específicos con los documentos fuente
del estudio, en las cuales se compendiara la información por área, sistema, procedimiento,
equipos, políticas, etc.

Es conveniente que los documentos que se recaben contengan el visto bueno de la persona que
suministra la información. Se considera procedente que conforme se obtengan datos sobre algún
aspecto se incorporen en un documento de trabajo que sirva de memoria para el diseño de
proyecto.

Clasificación

Para facilitar su análisis la información puede ser dividida en dos grandes rubros:

Antecedentes

Se debe tomar en cuenta la reglamentación jurídico-administrativa que regule la realización del

trabajo y que efecto ha tenido en otras unidades, organizaciones, clientes y/o usuarios.

También es oportuno considerar la evolución o desarrollo de las estructuras organizacionales

anteriores así como los resultados y condiciones en que se obtuvieron lo cual hará posible contar
con una referencia histórica para comprender la situación actual.

Situación actual:

Por lo toca este punto es recomendable considerar los siguientes aspectos:

Objetivos

Corroborar la existencia de objetivos en el área o áreas de estudio.

Estructura orgánica: conviene revisarla cuidadosamente para establecer si responde a las
necesidades de trabajo.

Recursos presupuestales asignados a estructura orgánica: estimar el monto del presupuesto

destinado a cubrir las percepciones de la plantilla del personal.

Normas y políticas administrativas

Precisar si han emitido y plasmado en documentos así como si son del conocimiento del personal y
responden a las necesidades reales de la organización.

Funciones

Detectar hasta qué grado el personal sabe cuáles son sus funciones y que puestos la realizan.

Procedimientos

Verificar su existencia, aplicación y características.

Instrumento jurídico administrativos: estudiar manuales, reglamentos. Circulares, oficios, etc. para
conocer la fundamentación vigente para orientar el trabajo.

Infraestructura tecnológica

Examinar las condiciones de los sistemas de información soporte técnico relaciones de interacción
ambiental.

Equipo

Tomar en cuenta el equipo de trabajo que se utiliza para cumplir con las actividades su uso
condiciones, así como si es suficiente, apropiado y está bien distribuido.

Condiciones de trabajo

Observar la distribución del espacio, mobiliario existente, flujo del trabajo, condiciones de
ventilación, temperatura, ruido, iluminación y color de las áreas que prevalecen, todos aquellos
aspectos que apoyan u obstaculicen las labores del personal.

2.3 ANÁLISIS DE DATOS

Una vez recopilados y registrados los datos deben someterse a un proceso de análisis o examen
crítico que permita precisar la causa del estudio y ponderar las opciones de acción para su
efectiva atención.
El análisis de datos. En esta etapa se determina como analizar los datos y que herramientas de
análisis estadístico son adecuadas para éste propósito. El tipo de análisis de los datos depende al
menos de los siguientes factores.

a) El nivel de medición de las variables

b) El tipo de hipótesis formulada

c) El diseño de investigación utilizado indica el tipo de análisis requerido para la comprobación de

hipótesis.

El análisis de datos es el precedente para la actividad de interpretación. La interpretación se

realiza en términos de los resultados de la investigación. Esta actividad consiste en establecer
inferencias sobre las relaciones entre las variables estudiadas para extraer conclusiones y
recomendaciones (Kerlinger, 1982). La interpretación se realiza en dos etapas:

a) Interpretación de las relaciones entre las variables y los datos que las sustentan con
fundamento en algún nivel de significancia estadística.

b) Establecer un significado más amplio de la investigación, es decir, determinar el grado de

generalización de los resultados de la investigación.

Una serie de conclusiones importantes sobre los datos de una encuesta son :

* La cantidad y calidad del conocimiento que se desea obtener sobre un problema no está
necesariamente en función del tamaño de la muestra empleada para hacer una encuesta.

* Ni el margen global de error en los resultados de una encuesta disminuye necesariamente

aumentando el tamaño de la muestra.

* Los datos de la encuesta son más útiles cuanto mayor sea la posibilidad de poderlos comparar
con otros similares y anteriores en el tiempo o procedentes simultáneamente de otras
poblaciones.

Tipos de Análisis:

Análisis de Correlación: Con los datos mas simples de respuestas a varias preguntas se pueden
fabricar medidas combinatorias de los mismos en forma de índices o escalas.

Estas medidas constituyen la operación- nalización de los conceptos, es la referencia empírica

reducida a valores empíricamente manejables.

Los conceptos son elaboraciones teóricas con las que definimos un determinado aspecto de la
realidad y de la que nos servimos para expresar teorías e hipótesis.
Las variables: son dimensiones de la realidad que deseamos estudiar.

Los indicadores: son expresiones numerables de las distintas dimensiones de un concepto.

Con los datos indexados podemos hacer análisis de correlación de diferentes tipo.

La correlación entre dos o mas variables expresa la extensión en que una incide en la otra
intersección, la intersección de ambas, su grado de asociación... . Pero no indica si a partir de los
valores de una de ellas podemos predecir los valores de la otra , esto se consigue mediante el
coeficiente de regresión que indica si la correlación entre variables es tal que a partir de una
podemos calcular los valores de otra. Todo esto lo podemos realizar con medidas de la estadística
no paramétrica no pueden ser calculadas.

A partir del Análisis de Correlación se puede trabajar con distintos modelos de análisis
multivariable :

Un conjunto de modelos de análisis podría denominarse como el del análisis causal : aquí se
incluirían los análisis de cadena (< path análisis>) , el de regresión múltiple y el de segmentación
por arborescencia () el cual es una técnica multivariable que produce una serie de agrupamientos
dicotomizados en un modelo que se asemeja a las ramas de un arbol. La división de las cosas en
grupos dicotomizados la realiza el análisis de segmentación de modo que en ellos quede explicada
de la mejor forma posible la variación de una cierta variable que llamamos dependiente , respecto
a otras que llamamos independientes. La división en grupos dicotomizados e deber alizar en cada
paso de tal manera que la variación en ellos sea mínima, que sean lo mas homogéneos posibles al
mismo tiempo que la variación entre si sea la mayor posible, que los dos grupos resultantes sean
lo mas heterogéneos posibles entre si.

Otro conjunto estaría formado por distintos modelos que implican conglomerados de variables o
asociaciones entre los que se encuentran :

* El análisis factorial: es una forma de análisis de matrices. El objeto de este método es resumir
la información obtenida de las variables iniciales expresando las mismas como combinación lineal
de otras variables no observables ( subyacentes) denominadas factores. Se busca una estructura
de interrelación en muestras variables. Para decidir si esta análisis factorial es factible utilizaremos
ciertas medidas como pude ser la :

* Kaiser-Meyer-Olkin : basada en los coeficientes de correlación parcial situando su rango de

variación entre 0 y 1.

* Medida de adecuación muestra: la cual nos indica hasta que punto debe entrar una variable
en el análisis factorial.

* El análisis Tipológico: es un análisis de estructuras latentes, nos permite identificar dentro de

una población determinada un cierto número de grupos, los cuales tienen una igualdad
características en una multiplicidad de dimensiones.
2.3.1 PROPOSITO DEL ANALISIS

La razón básica para la existencia de esta es proporcionar un medio para llevar información
exacto, oportuna y significativa para la toma de decisiones, (información esencial para dirigir y
coordinar las operaciones de las empresas) la forma de ser también eficiente de acuerdo con el
potencial humano, el material y los requisitos de equipo para su preparación y uso.

Para las necesidades de la empresa de nuestro medio es suficiente con los propósitos siguientes:

1 Darse por enterado

2 Convertirse o estar de acuerdo

3 Aplicar

4 Autorizar

5 Cancelar

6 Certificar

7 Reclamar

8 Estimar

9 Recordar

10 Identificar

11 Instruir

12 Notificar

13 Ordenar

14 Registrar

15 Informar

16 Solicitar

17 Despachar
18 Programar

G) DISEÑO

Comprende la disposición de la forma y las especificaciones para realizarla.

El analista debe terminar o si puede ser hecho de un tamaño estándar mas pequeño, debe saber si
se trata de una forma para llenarse manualmente, con maquina de escribir o mediante maquina
de tabulación o impresora de alta velocidad, debe saber si va a servir para registro con otra forma,
si se archiva en una carpeta de determinado tamaño y características y cualquier otro hecho que
pueda influir.

Requisitos elementales para el diseño de una forma:

1. Debe crear actitud mental favorable entre los que trabajan con la forma

2. Debe proporcionar la manera mas fácil de anotar y usar los datos en el contenido.

3. Debe ayudar a reducir la tendencia al error.

4. Debe tratar de ser económico en impresión y papel sin que restrinja la eficiencia del trabajo.

2.3.2 PROCEDIMIENTO DEL ANÁLISIS

El análisis provee de una clasificación e interpretación de hechos, diagnostico de problemas y

empleo de la información para que la información pueda evaluar y racionalizar los efectos de un
cambio.

Dentro de ese proceso se puede distinguir la siguiente secuencia de pasos:

• Conocer el hecho o situación que se analiza.

• Describir ese hecho o situación

• Descomponerlo para percibir todos sus detalles y componentes

• Examinarlo críticamente para comprender mejor cada elemento

• Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación seleccionado haciendo
comparaciones y buscando analogías o discrepancias

• Definir las relaciones que operan entre los elementos considerándolos individualmente y
en conjunto, sin olvidar que los elementos administrativos no se comportan en forma aislada, sino
que son producto del medio ambiente que los rodea

• Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo

originaron y el camino para su atención

Un enfoque muy eficaz en el momento de análisis de los datos consiste en adoptar una actitud
interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionamientos fundamentales:

1. ¿Qué trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que se realizan en la (s) unidad (es)
administrativa(S) y resultados que de esta se obtienen.

2. ¿Para qué se hace? Propósito(S) que se pretende (N) alcanzar

3. ¿Quién lo hace? Unidades que intervienen, personal que colabora individualmente o en

grupo, aptitud para su realización, actitud hacia su trabajo y relaciones laborales que prevalecen

4. ¿Cómo se hace? Métodos y técnicas aplicados para realizar el trabajo y la forma en que
fueron adoptados y adaptados a la organización

5. ¿Cuándo se hace? Información sobre la estacionalidad y secuencia del trabajo así como los
horarios tiempos requeridos para su desahogo. Después de obtener respuestas claras y precisa
para cada una de las preguntas anteriores, están deberán someterse a su vez, a un nuevo
interrogatorio planteando la pregunta ¿Por qué?, a partir de este momento el análisis de los datos
se volverá más crítico y las nuevas respuestas que se obtengan darán la pauta para la formulación
de medidas de mejoramiento administrativo.

Después de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, estas
deberían someterse, a sus ves a un interrogatorio planteando la pregunta ¿Por qué?

A partir de este momento el análisis de los datos se tornara mas critico, y las nuevas respuestas
que se obtengan darán la pauta para formular medidas de mejoramiento administrativo.

2.3.3TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE ANÁLISIS

Este instrumental está integrado por los recursos técnicos que se emplean para estudiar la
información obtenida con el fin de conocer todos sus aspectos y detalles.
Su selección se relaciona directamente con el tipo de estudio, factibilidad de aplicación, productos
y/o servicios esperados, disponibilidad de tiempo, asignación de recursos y nivel técnico
requerido para su manejo.

El empleo de estos recursos obedece también al alcance del estudio que la originaron a decidido
realizar, como repuesta a la implantación de un proceso de cambio organizacional, o la influencia
de variables provenientes del contexto.

Entre las técnicas y los instrumentos que se utilizan generalmente para realizar o auxiliar en el
análisis administrativo se encuentra las que se incluyen a continuación:

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

Proceso a través del cual los niveles de decisión de una organización identifican objetivos
comunes, definen áreas de responsabilidad en términos de resultado esperados y usan esos
objetivos como guías para su operación

ANÁLISIS DE SISTEMAS

Proceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnósticos de problemas y empleo de la

información para recomendar mejoras a su sistema.

ANÁLISIS DE COSTO-BENEFICIO

Estudio para determinar la forma menos costosa de alcanzar un objetivo u obtener el mayor valor
posible de acuerdo con la inversión realizada.

ANÁLISIS DE ESTRUCTURAS

Examen detallado de la estructura de una organización para conocer sus componentes,

características representativas y comportamiento, con el fin de optimizar su funcionamiento.

ANÁLISIS DE CRITERIO MULTIPLE

Técnica cualitativa de proyección que valúa alternativas asignando calificaciones a criterios clave
acordados por consenso.

ANÁLISIS FACTORIAL

Método de análisis que incluye todas las variables que ejercen influencia en un proceso u
operación; estas se identifica en un número específico de factores, los cuales cumplen con
funciones que determinan el desempeño y el resultado de la operación en su conjunto.

ANÁLISIS FORD
Técnica de análisis que toma su nombre de las palabras fuerza oportunidades riesgos debilidades,
empleada en los estudios de mercado de imagen corporativa, a si como de productos y servicios.

ANÁLISIS MARGINAL

Técnica de planificación que permite cuantificar el incremento económico como producto de una
decisión.

ÁRBOL DE DECISIONES.

Enfoque que visualiza los riesgos y probabilidades de una situación como incertidumbre o
acontecimiento fortuitos al trazar en forma de un “árbol” los puntos de decisión los sucesos
aleatorios y las alternativas que existen en los diversos cursos de acción

AUTOEVALUACIÓN

Proceso a través del cual los integrantes de una organización identifican, valoran y comparan sus
avances en relación con las metas y objetivos preestablecidos durante un periodo especifico.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño
y oportunidades de mejora.

BENCHMARKING

Proceso sistemático y continuo de evaluación de los productos servicios y procesos de trabajo de

las organizaciones que son reconocidas como líderes en su campo con el fin de realizar mejoras
organizacionales.

CONTROL TOTAL DE CALIDAD

Método orientado a incrementar en forma consistente la calidad de los procesos, productos y

servicios de una organización previendo el error y haciendo un hábito la mejora constante con el
propósito de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Proceso planeado para aplicar modificaciones culturales y estructurales en una organización en

forma sistemática para mejorar su funcionamiento en todos los niveles.

DIAGRAMA DE AFINIDAD

Permite agrupar por temas las ideas surgidas en una “tormenta” con el fin de identificar
problemas. Es decir que su elaboración agrupa y sintetiza en pocos rubros un amplio número de
opciones, destacando la afinidad que presumiblemente existe entre ellas.
DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO

Técnica que representa el conjunto de causas o factores causales que producen un efecto
especifico. El diagrama parte de que el origen o causa de un efecto puede provenir del material,
equipo, mano de obra método y la medición que se efectúa. El propósito de este diagrama es
realizar un control preventivo para actuar oportunamente sobre los efectos y asegurar el que los
propósitos y/o servicios sean de calidad.

DIAGRAMA DE PARETO

Herramienta grafica para clasificar, hechos sobre la base de que 80% de los efectos surge de 20%
de posibles causas.

DIAGRAMA DE RELACIONES

Clarifica la interrelación entre diferentes factores a si como la relación causa-efecto que prevalece
entre ellos el diagrama puede ser en forma de L o en forma de T este último permite observar la
relación de dos factores con un tercero.

EMPOWERMENT

Proceso estratégico que busca una relación de socios entre las organizaciones y su personal,
promoviendo el aumento de la confianza, responsabilidad, autoridad y compromiso para
desempeñar su trabajo en forma optima.

ERGONOMÍA

Estudio del desempeño de un individuo respecto a las actividades que realiza, el equipo que
emplea y su entorno; esto permite un ajuste reciproco constante y sistemático de su desempeño
respetando condiciones de seguridad e higiene y elevando la productividad.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Análisis que permite precisar la situación y opciones de cambio para un producto, proyecto,
sistema y/o servicio de una organización tomando en cuenta su ambiente.

ESTUDIO DE VIABILIDAD

Investigación tendiente a determinar los beneficios cuantitativos y cualitativos a corto, mediano y

largo plazo considerando factores tales como la oportunidad, la exactitud precisión y costo de la
información que va a obtener y sobre todo, el efecto que tiene en los distintos niveles jerárquicos.

INTELIGENCIA EMOCIONAL

Método que permite tomar conciencia de las emociones, comprender los sentimientos de los
demás, tolerar las presiones y frustraciones, acentuar la capacidad de trabajar en equipo y adoptar
una aptitud empírica y social para lograr el desarrollo y crecimiento personal.
REINGENIERÍA ORGANIZACIONAL

Proceso que replantea y re direcciona los procesos, la estructura organizacional, los sistemas y la
toma de decisiones de una corporación o negocio, con el objeto de implementar cambios drásticos
y profundos para elevar en forma efectiva su desempeño y competitividad.

REORGANIZACIÓN

Revisión y/o ajuste de una organización con el propósito de hacerla más funcional y productiva

TÉCNICA DELPHI

Recursos para efectuar pronósticos con el consenso de un grupo de expertos para crear un
concepto del futuro que se caracteriza por el hecho de que los participantes no tienen contacto
visual.

TEORÍA DE LAS RESTRICCIONES

Técnica que establece que en toda clase de sistema existe alguna restricción lo que es necesario
un modelo para representar las cadenas lógicas de relaciones causa-efecto en formas de
diagramas denominadas árboles estos se clasifican en árbol de realidad actual árbol de realidad
futura y árbol de transición.

TEORÍA DE LA ATRIBUCIÓN

Planteamiento que explica cómo se juzga a las personas de manera diferente partiendo del
significado que se atribuye a una conducta.

TECNICAS DE ANALISISI TA ADMINISTRACION

CUANTITATIVAS

ANÁLISIS DE SERIES DE TIEMPOS

Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción, rotación de

personal etc. en periodos homogéneos.

CADENAS DE EVENTOS

Serie de eventos en la cual la probabilidad de que ocurra uno de ellos depende del
acontecimiento inmediato anterior esto condiciona las posibilidades de los eventos futuros.

CORRELACIÓN

Documentación del grado de relación o influencia mutua entre dos o más variables.

MODELO DE INVENTARIO
Especificación del tiempo y la cantidad de inventarios necesarios para satisfacer las demandas de
los clientes.

MODELOS INTEGRADOS DE PRODUCCIÓN

Reducción de costo respecto a la fuerza de trabajo la producción y los inventarios.

MUESTREO

Sirve para inferir información acerca de un universo de estudio a partir del análisis de una parte
representativa del mismo.

NÚMEROS ÍNDICES

Muestran el movimiento de los valores de una serie de tiempo lo que permite medir con fines de
control a partir de una base inicial las fluctuaciones en el volumen de operaciones errores
ausencias costo y otras variables en un periodo determinado comprobando la valides y la
confiabilidad de la información.

PROGRAMACIÓN DINÁMICA

Resolución de problemas que poseen varias fases interrelacionadas, en la que se debe adoptar una
decisión adecuada para cada una de estas sin perder de vista el objetivo que se pretende alcanzar.
Solo cuando se ha determinado el efecto de cada decisión se toma una decisión final.

PROGRAMACIÓN LINEAL

Asignación de recursos de manera optima en relación con un objetivo, con el fin de minimizar
costos y maximizar beneficios.

SIMULACIÓN

Imitación de una operación o un método antes de su ejecución real, reproduciendo situaciones

difíciles o incosteables de experimentar en la práctica, lo que permite tomar decisiones con un
grado razonable de certidumbre, toda vez que se efectúan imitaciones con datos numéricos, en los
que se prueba n todas combinaciones que pueden presentarse en la realidad.

TEORÍA DE COLAS O DE LÍNEAS DE ESPERA

Optimización de distribución en condiciones de aglomeración, en la que se cuida los puntos de

estrangulamiento tiempos de espera, estos es, las demoras verificadas en algunos puntos de
servicio.

TEORÍA DE LOS GRAFOS

Técnica de planeación y programación por redes CMP (método del camino crítico), PERT (proceso
de valoración de un programa) y RAMPS (ubicación de recursos y programación multiproyecto).
Son diagramas que buscan identificar la trayectoria crítica para planear y programar en forma
gráfica y cuantitativa la secuencia coordinada para llevar a cabo un proyecto.

TEORÍA DE LAS DECISIONES

Selección del mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable.

TEORÍA DE LOS JUEGOS

Determinación de la estrategia óptima en una situación de competencia.

2.4 DIAGNÓSTICO Y FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES

No se debe perder de vista que la complejidad y dimensión de las tareas que la

organización se ha fijado requieren un proceso de acercamiento gradual al conocimiento analítico
de hechos o problemas para destacar los elementos más significativos de su composición y
funcionamiento, lo que le permitirá crear un ambiente favorable para llevar a cabo las mejoras
requeridas.

En su preparación debe tener presente la relación que existe entre el origen del estudio y
sus consecuencias, ya que si se identifica claramente la relación causa-efecto, se lograra
determinar más fácilmente los cursos de acción para darles solución.

Su contenido quedara definido en función de las variables estudiadas y de los

instrumentos técnicos de apoyo que se seleccionen para su atención, aunque es necesario
considerar como información base la siguiente:

1. Marco global de análisis

2. Antecedentes

3. Normatividad

4. Procesos fundamentales

5. Objetivos, funciones y procedimientos

6. Estructura orgánica

7. Análisis de congruencia programación-organización-operación

8. Sistema de apoyo administrativo

9. Revisión de las acciones, valorando:

 a) Los resultados obtenidos

b) La racionalidad con que se utilizan los recursos

c) La calidad de vida de la organización

d) Alternativas de acción para elevar el desempeño organizacional

e) Las relaciones con el entorno

f) Oportunidades de mejora

Mediante el diagnóstico, la organización se abre al cambio y es permeable a las recomendaciones

para alcanzar la adaptación de los medios instrumentales a las demandas de productos y/o
servicios en términos de calidad, costo y oportunidad.

FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES

Como resultado del análisis de los datos y de la formulación de un diagnóstico de la situación que
originó el estudio, se abre la posibilidad de preparar propuestas concretas de acción y de
actuación, evaluando sus ventajas y desventajas, presentándolas a manera de propuestas o
recomendaciones.

Con la búsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia la fase “constructiva” del

estudio, la cual presupone una labor inversa a la efectuada durante el proceso de análisis, es decir,
que los elementos separados y desagregados se combinan mediante una labor de síntesis,
formando nuevas unidades integradas en forma tal que proporcionen respuesta adecuadas a los
interrogantes planteados a lo largo de la investigación.

CONSIDERACIONES PREVIAS

Antes de proceder a la determinación de recomendaciones, se deben tener presentes algunos de

los siguientes criterios:

• No perder de vista en ningún momento el objetivo del estudio, en particular cuando se llegue
a las conclusiones y recomendaciones finales.

• Tomar en cuenta las limitaciones que puedan derivarse de disposiciones jurídicas y

administrativas cuando éstas presenten dificultades para su modificación.

• La experiencia de trabajos realizados con anterioridad puede ser valiosa, pero hay que
combatir la tendencia a apegarse a soluciones que sigan cierto patrón.

• Explorar diferentes caminos para realizar las actividades con un enfoque integral.

• Ponderar soluciones que requieran de complejos esquemas de cooperación por parte de más
de una unidad administrativa, cuando ésta sea problemática de lograr.
 • Dar preferencia a recomendaciones prácticas o viables, entendiendo por tales las que dentro
de las condiciones que prevalecen en la organización sean las más factibles de aplicar en la
realidad.

• Aprovechar toda la ayuda disponible con objeto de llegar a mejores resultados, como es el
caso de las sugerencias y puntos de vista del personal de la organización, la asesoría de
especialistas, la opinión de organizaciones análogas o líderes en su campo de trabajo, así como las
propuestas de clientes y/o usuarios, proveedores de bienes y servicios, grupos de filiación,
corporativos o sectoriales e instituciones normativas.

PREPARACIÓN DE RECOMENDACIONES

El siguiente paso es concretar las propuestas en un documento propositivo, para lo cual el

investigador o analista, basado en su experiencia y conocimientos, debe poner en juego todos sus
recursos de imaginación y habilidad creativa.

Después debe seleccionar las más viables, evaluando cuidadosamente las ventajas y limitaciones
de cada una de ellas. Para su presentación no tiene que incluirse toda la gama de
recomendaciones posibles cuando éstas sean muy numerosas, sino que conviene jerarquizarlas
considerando su viabilidad. Asimismo, cada una de ellas debe ser acompañada de una estimación
de los requerimientos humanos, materiales, financieros y tecnológicos necesarios para su
instrumentación.

2.4.1 TIPOS DE RECOMENDACIONES

• DE MANTENIMIENTO, es la conservación general del ambiente de trabajo sin modificaciones o

en su caso, que los cambios no impliquen más que reformas elementales, preservando, en
términos generales, la misma estructura orgánica, funciones, sistemas, procedimientos, personal y
formas.

• DE ELIMINACIÓN, supresión de un sistema de trabajo, reemplazo de formas, registros e

informes, eliminación de procedimientos o pasos de un procedimiento, bajas de personal,
desaparición de áreas o unidades administrativas, etcétera.

• DE ADICIÓN, introducción de un nuevo sistema, incremento del número de operaciones en un

procedimiento o de todo un procedimiento, incorporación de nuevas unidades administrativas,
aumento de personal, programas, formas, etcétera.

• DE COMBINACIÓN, Intercalar y el orden de aplicación de programas de trabajo, alternar el

orden de las operaciones de un procedimiento o aplicación de sistemas, compaginar la utilización
de formas de uso generalizado con nuevas formas, entre otras.
 • DE FUSIÓN, Redistribución de funciones mediante la unificación de áreas y/o unidades
administrativas, agrupación de personas de diferentes áreas bajo un mismo mando, unificación de
formas, registros e informes, etc.

• DE MODIFICACIÓN, Cambios en los procedimientos o las operaciones, reubicación física de

personal, equipo o instalaciones, redistribución de cargas de trabajo, modificación de formas,
registros, informes y programas, etc.

• DE SIMPLIFICACIÓN, Reducción de pasos en un procedimiento, introducción de mejoras en los

métodos de trabajo. Agilización de sistemas de trabajo, disminución de formas, reportes, registros,
programas, etc.

• DE INTERCAMBIO, Definición de sistemas de apoyo, re direccionamiento de funciones,

racionalización de recursos, optimización de personal, reestructura miento de procedimientos,
flujo del trabajo, etc. Entre áreas o con organizaciones del mismo grupo o sector.

2.4. INFORME Y PRESENTACION DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PROPUESTA

Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, el cual, además de
exponer las razones que lo fundamentan, facilite el proceso de toma de decisiones de las
diferentes áreas que participaran en su puesta en práctica.

Es conveniente que el informe contengan como mínimo las siguientes secciones:

• Introducción. Breve descripción del surgimiento de la necesidad de preparar el estudio,

mecanismo de coordinación y participación de empleados para su desarrollo, así como los
propósitos y explicación general acerca de su contenido.

• Análisis de la estructura organizacional. Exposición del origen y evolución de la organización,

es decir, los cambios y sucesos de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial que
influyeron en la decisión de preparar el estudio.

• Análisis de competitividad. Presentación de los aspectos que inciden en el desempeño, en el

aprovechamiento de las oportunidades de negocio y en la conveniencia de mejora continúa de la
organización.

• Diagnóstico de la situación actual. Definición de las causas y consecuencias del estudio que
justifican los cambios o modificaciones posibles.

• Propuesta para el mejoramiento de la organización. Presentación de alternativa de acción,

ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, así como los
resultados que se estimen lograr.
 • Estrategia de implantación. Explicación de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner
en práctica el estudio. Asimismo cómo se efectuarán los cambios, previniendo las expectativas de
actuación de los integrantes de la organización.

• Seguimiento, control y evaluación. Determinación de los mecanismos de información, proceso

de control y evaluación, así como para la detección de desviaciones y adopción de medidas
correctivas.

• Apéndices o anexos. Gráficos, cuadros y demás instrumentos de análisis administrativo que se

consideren elementos auxiliares para la presentación y fundamentación del estudio.

2.4.3 Revisión.

Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable debe convocar al
grupo de trabajo para efectuar una revisión de su contenido; en caso de detectar algún aspecto
susceptible de enriquecer o clarificar, se debe realizar los ajustes necesarios para depurarlo.

2.4.4 Autorización.

Finalizada la verificación, el documento definitivo tendrá que someterse a discusión para su

modificación y/o aprobación ante las siguientes instancias:

 Al titular de la organización: Como máxima autoridad de la organización recaerá en él la

responsabilidad de aprobar el estudio, preparar la agenda para su validación por parte del órgano
de Gobierno y dictar mas medidas conducentes para que se prepare su difusión hacia todos los
niveles de la estructura orgánica, precisando la forma y contenido que habrán de considerarse
para lograr el mayor efecto y participación posible.

 Al órgano de gobierno: de acuerdo con la normatividad vigente, una vez que el informe
haya sido aprobado por el titular de la organización, deberá presentarse ante la asamblea de
accionistas, consejo de administración, o su equivalente, para su ratificación.

De surgir alguna observación, esta tendrá que incorporarse en forma inmediata en el informe.

 A los niveles directivos: este tipo de presentación es recomendable sustentarla en un

documento síntesis derivado del informe, para que en caso de ser analizado, permite disponer del
tiempo necesario para ampliar la exposición, así como para comentarios u observaciones. Si el
tiempo de que se dispone es muy breve el documento síntesis puede ser entregado a las
autoridades correspondientes y hacer la presentación del estudio exclusivamente con el apoyo de
equipos de computo, laminas o audiovisuales donde destaquen los elementos más relevantes de
su contenido.

 A otros niveles jerárquicos: la misma guía temática definida para la presentación a los
niveles directivos puede ser utilizada para los niveles departamentales de oficina o de área, pero
ampliando los alcances operativos; de esta manera el documento se puede convertir en un
instrumento de apoyo a la capacitación del personal, así como para el seguimiento y evaluación a
cambio.

 A grupos de filiación, corporativos o sectoriales: atendiendo a las normas de

funcionamientos, convenios de coordinación, esquemas convencionales y/o relación con el medio
ambiente, el informe debe hacerse extensivo a las instituciones con las que interactúa la
organización, con el objeto de fortalecer reconsiderar los criterios para el desarrollo del trabajo en
conjunto.

2.4.4 AUTORIZACION

Este es un modelo que puede servir de referencia y adaptarlo a las necesidades de cada persona,
el cual sirve para que otra persona en nombre suyo pueda recoger/entregar o solicitar
documentación en Centros/Universidades/Empresas en nombre suyo el cual esta autorizando a
otra persona por medio del presente documento.

Aquí dejo la imagen que puede servir de referencia para hacer una autorización, el cual puede
descargar dicho documento.

2.4.5 Diseño de la Nueva Estructura

Es conveniente que el informe contenga como mínimo las siguientes secciones:

 Introducción: breve descripción del surgimiento de la necesidad de preparar el estudio,

mecanismo de coordinación y participación empleados para su desarrollo, así como los propósitos
y explicación general acerca de su contenido.

 Análisis de estructura organizacional: exposición de la génesis y evolución de la

organización, es decir, los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado en
forma total o parcial que influyeron en la decisión de preparar el estudio.

 Diagnostico de la situación actual: definición de las causas y consecuencias del estudio que
justifican los cambios o modificaciones posibles.

 Propuesta para el mejoramiento de la organización: presentación de alternativas de

acción, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, así como los
resultados que se estime lograr.
 Estratégica de implantación: explicación de los pasos sucesivos o etapas previstas para
poner en práctica el estudio. Así mismo, como se efectuaran los cambios, previendo las
expectativas de actuación de los integrantes de la organización.

 Seguimiento, control y evaluación: determinación de los mecanismos de información,

proceso de control y evaluación, así como para la detención de desviaciones y adopción de
medidas correctivas.

Apéndices y anexos: gráficos, cuadros y demás instrumentos de análisis administrativas que se

consideren elementos auxiliares para la presentación y fundamentación del estudio.

2.5 IMPLEMENTACIÓN

La implantación de las recomendaciones constituye el paso clave para incidir efectivamente la

organización, ya que es momento de transformar los planeamientos y las medidas de
mejoramiento administrativo en acciones específicas para cumplir el objetivo de estudio.

La implantación costa de las fases siguientes:

1. preparación de programa

2. integración de recursos

3. ejecución del programa

2.5.1 PROGRAMA DE IMPLANTACIÓN

El primer paso para iniciar la implantación consiste en determinar las actividades que deben
desarrollarse y la secuencia para su realización. Esta etapa se describe mediante un diagrama o
red de flechas.

El paso siguiente para mejorar será de estimar el personal las instalaciones el mobiliario,

El equipo y a documentación técnica y normativa de apoyo que serán necesarios para la

implantación.

Por último en el programa debe precisarse el método de implantación que se considere más viable
de acuerdo con las siguientes condiciones:

a) tipos de estudio
 b) alcance

c) recursos asignados

d) desarrollo tecnológico de la organización

e) nivel técnico del personal

f) respaldo de los niveles de decisión

g) ambiente

2.5.2 MÉTODOS DE IMPLANTACIÓN

Existen métodos de implantación para traducir las acciones de mejoramiento en contribuciones

específicas a la organización estudiada, entre los que destacan los siguientes:

• Método instantáneo

Por lo general si las medidas de mejoramiento derivadas del estudio son relativamente sencillas;
no involucran un número excesivo de unidades administrativas; no implica un gran volumen de
funciones, sistemas u operaciones.

• Método de proyecto piloto

Consiste en realizar un ensayo con los resultados del estudio solo en una parte de la organización,
con el fin de medir sus efectos. Debe entenderse que esto es más viable cuando existen
condiciones de trabajo más o menos homogéneas en toda la organización.

• Método de implantación en paralelo

Se emplea en proyectos de gran envergadura, que implica el manejo de mucha información

estratégica, un volumen considerable de recursos o los necesarios para garantizar la seguridad de
todo un sistema de trabajo. Este método representa la operación simultánea, por un periodo
determinado, tanto las condiciones tradicionales como de las que se va implantar. Así se efectúan
modificaciones y ajustes sin crear problemas pues se deja que las nuevas condiciones funcionen
libremente antes de que suspendan las anteriores.

Este método permite que una o cualquier contingencia pueda afrontarse sin precipitaciones y
que le personal que se encargará de las nuevas funciones, sistemas, procedimientos, etc., se
familiarice con ellos sin la presión que significa cometer errores de efectos irreversibles.
También es recomendable este método en los casos en que el estudio incluya información que
pueda descontrolar al personal de la organización, hasta el momento en que se tenga la seguridad
de que no existan dudas o fallas.

• Método de implantación parcial o por aproximaciones sucesivas

Sea el más adecuado para implantar estudios que implican cambios de gran magnitud consiste en
seleccionar parte o pequeñas porciones del mismo e implantarlas sin causar grandes alteraciones;
el paso siguiente se dará solo cuando se haya consolidado el anterior, lo que permitirá un cambio
gradual y controlado.

• Combinación de métodos

Consiste en la aplicación de más de un método para realizar un estudio, tomando en cuenta el

efecto que los cambios puedan generar en la organización.

Independientemente del método que se seleccione, hay que considerar la posibilidad de servirse
de recursos como la simulación y la realidad virtual como herramienta de asistencia para la
dimensión y el desarrollo estratégico de la implantación del estudio.

2.5.3 INTEGRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES

Una vez estructurado el programa de implantación, deben reunirse en primer lugar los recursos
humanos, materiales y tecnológicos previamente estimados para ponerlo en marcha.

Después será necesario desarrollar toda la base documental para fundamentar técnica y
normativamente la implantación, con guías, manuales, instructivos y tipo de recursos didácticos
que faciliten al personal la comprensión del trabajo a su cargo. Asimismo, convendrá mantener
una comunicación permanente para todo el personal responsable de esta área a efecto de
garantizar la fluidez de sus acciones.

Debe procederse también al acondicionamiento físico de las instalaciones, haciendo los arreglos
necesarios en el lugar donde se desarrollen sus labores.

Finalmente, y de acuerdo con los requerimientos del estudio y el programa para implantarla,
deberá capacitarse al personal que vaya a colaborar en su ejecución para que adquiera un
perfecto conocimiento de la parte que le corresponda desarrollar.

2.5.4 Implantación

Perspectivas
Para llevar a cabo con éxito la implantación, debemos administrar de forma correcta cinco puntos
críticos. Estos cinco puntos se abordan de forma paralela, asegurando el correcto tratamiento de
todos ellos y cumpliendo los plazos del proyecto.

Gestión del Proyecto

El proyecto se gestiona y se entrega en plazo y de acuerdo al presupuesto.

Gestión de Procesos

El sistema de negocio debe soportar de forma óptima los procesos de negocio del cliente.

Gestión de la Solución

Se diseña y configura la solución que de la cobertura más adecuada a los procesos del cliente.

Gestión de la Información: Se analiza la gestión óptima de la información en el nuevo sistema y la

migración de datos desde los sistemas antiguos.

Gestión de la Tecnología

Se define la configuración e instalación de la plataforma técnica más adecuada y su entorno.

Fases del Proyecto de Implantación

Un proyecto de implantación típico se divide en tres fases: Estudio de Implantación, Implantación

y Puesta en Marcha.

Estudio de Implantación

En la fase de estudio de implantación se definen las soluciones y se planifican las tareas a realizar.
También se comparan los procesos de negocio "best-practice" de IFS con los procesos de negocio
críticos del cliente. Y en los casos de clientes con múltiples centros de operación dispersos
geográficamente, ya sea a nivel nacional o en diferentes países, se decide en qué sitios y en qué
orden se instalará el sistema.

Gestión del Proyecto

Ámbito y Formación

Planificación

Organización

Personal

Evaluación y preparación de medios

 Designación del comité de dirección

Documentación

Revisiones y Auditorias

Gestión de Procesos

Definición de procesos de negocio críticos

Gestión de la solución

Análisis de discordancias (modificaciones, integraciones, etc.)

Planificación de paquetes de entrega

Formación del equipo de proyecto

Gestión de la Información

Estrategias de migración de datos

Identificación de los datos

Gestión de la Tecnología

Definición del entorno de implantación

Infraestructura y arquitectura del sistema

Definición y Estrategia

Preparación del entorno de la instalación

Fase de Implantación

Durante la fase de implantación, configuramos y adaptamos el sistema a lo especificado en el

Estudio de Implantación. Se validan los procesos de negocio y la solución y se instala y configura la
infraestructura. De ser necesario, también se realizan desarrollos a medida como por ejemplo, la
integración con otros sistemas.

Gestión del Proyecto

Objetivos

Planificación

Organización

Personal
 Reunión de lanzamiento

Comité de dirección

Documentación

Revisiones y Auditorias

Gestión de Procesos

Desarrollo de rutinas de trabajo

Validación del modelo de procesos

Formación del equipo de trabajo (usuario clave)

Formación a usuario final

Gestión de la Solución

Desarrollo y entrega de paquetes

Material formativo

Formación del equipo de trabajo (usuario clave)

Validación de la aplicación

Gestión de la Información

Recopilación de datos

Limpieza de datos

Configuración de los módulos de migración de datos

Migración de datos (pruebas)

Validación de datos

Gestión de la Tecnología

Instalación de los entornos de la implantación

Implantación de la infraestructura y arquitectura del sistema

Formación técnica

Evaluación del Sistema Organizacional

Para que el auditor pueda darse cuenta de la estructura orgánica y allegarse de elementos a
estudiar y evaluar la organización y el equipo humano que la integra, deberá empezar por obtener
un organigrama detallado de la misma.

Razón de más para que el auditor lo elabore o lo actualice y en el desarrollo de esta tarea
encontrara una magnifica oportunidad de empezar a conocer la operación organizacional de la
entidad o de la función sujeta a auditoria y sobre todo las personas involucradas.

En la obtención del organigrama se recomienda que este se elabore cubriendo los siguientes
puntos:

• Que embarque a toda la entidad o la función sujeta a revisión

• Debe contener los puestos principales de la entidad y toda la estructura entrándose de la

revisión a una función

• Debe quedar perfectamente definidos los tipos de autoridad: lineal, funcional, y staff.

Sistema de Información para la Evaluación

Representa una de las acciones más importante en la planeación y desarrollo de cualquier trabajo
de auditoría.

En estricta teoría; toda entidad debe contar con manuales de sistemas y procedimientos de
operación sobre los cuales el auditor debe basarse para hacer su estudio y evaluación de estos
conceptos, pero la realidad es que son muy contadas las entidades que se valen de estas
herramientas administrativas y a la luz de la realidad si no están por escrito estos procedimientos,
el auditor deberá desarrollarlo para sus propósitos.

Un problema básico para cubrir estos aspectos lo representa la extensión que deba dársele y que
va directamente relacionada con el tiempo asignado al auditor para realizar su trabajo, así como
habilidad para describir los procedimientos de operación.

Partiendo del hecho de que un sistema es la conjunción de procedimientos de enmarcación

marcados en política administrativas y/o disposiciones de control el estudio y evaluación de dichos
procedimientos se debe efectuar en forma independiente por cada uno de los que integran el
sistema, para posteriormente una vez que se han identificado todos los que conforman el sistema,
llevar a cabo el estudio y evaluación global del mismo.

El estudio y evaluación de un procedimiento de operación se puede llevar a cabo en el siguiente

orden:

Primero: identificar las generalidades del procedimiento.

a) Nombre

b) A qué sistema o función operacional pertenece

c) Donde inicia

d) Donde termina

Auditoría Administrativa

Es la acción utilizada para verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego a los factores o
elementos del proceso administrativo instaurados o a seguir en las dependencias y entidades que
conforma el sector gubernamental además de evaluar la calidad de la administración en su
conjunto. Una auditoria administrativa no se produce en el vacío. Forma parte de una estrategia,
de un proceso de cambio que requiere una clara decisión del más alto nivel y un consenso de
voluntades destinados a lograr que una organización tenga capacidad para transformarse y crecer
de manera efectiva.

Una auditoria administrativa es el examen integral o parcial de una organización con el propósito
de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.

Objetivos:

La auditoria administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento

de En las organizaciones, toda vez que se permite que se revele en qué áreas se requiere de un
estudio mas profundo.

De control:

Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la auditoria y poder evaluar el

comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.

De productividad:

Encauzan las acciones de la auditoria para optimizar el aprovechamiento de los recursos de

acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.

De organización:

Determina que el curso de la auditoria apoye la definición de la estructura, competencia,

funciones y procesos atreves del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en
equipo.

De servicio:
Representan la manera en que la auditoria puede constatar que la organización está inmersa en
un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de
sus clientes.

De calidad:

Disponen de la auditoria tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus
contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.

De cambio:

Transforma a la auditoria en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la

organización.

De aprendizaje:

Permite que la auditoria se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la

organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades
de mejora.

De toma de decisiones:

Traducen la apuesta en práctica y resultados de la auditoria en un sólido instrumento de soporte

al proceso de gestión de la organización.

Cuestionario

1.- ¿Qué es un sistema?

Un sistema es un conjunto de partes en interacción, se puede decir que un sistema es la

agrupación coherente de elementos estrechamente vinculados que operan o intercalan en una
estructura dinámica para lograr un objetivo, formando una unidad compleja en que la adición,
supresión o transformación de una de sus partes creara repercusiones en el todo.

2.- ¿Cuáles son los Elementos de la organización?

· Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser
cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos.

· Tiene que haber una clara definición de los deberes, derechos y actividad de cada persona.

· Se tiene que fijar el área de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar
las metas.
· Saber cómo y dónde obtener la información necesaria para cada actividad. Cada persona debe
saber donde conseguir la información y le debe ser facilitada.

3.-¿Qué es una estructura organizacional?

La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, cada persona asume un papel
que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible.

4.- ¿En qué consiste el plan de estudio?

• Consiste en precisar su naturaleza alcance y requerimientos técnicos, es decir, establecer los

"términos de referencia" para orientar su ejecución.

5.- ¿Pasos de la Planeación?

* Determinación del factor del estudio

* Fuentes de estudio

* Internas

* Externas

* Definición del objetivo de estudio

* Investigación preliminar

* Lineamientos para orientar la investigación

* Contenido de la Investigación

* Preparación del proyecto de estudio

* Propuesta técnica

* Programa de trabajo

* Autorización para realizar el estudio

* Integración del equipo de estudio

* Capacitación del equipo

6.-¿Qué se entiende por problemática organizacional?

La resolución de problemas organizacionales se plantea hoy como una necesidad ineludible,

porque significa mejorar la calidad, y la mejora de la calidad aumenta la competitividad
empresaria porque permite satisfacer mejor los requerimientos de los clientes al más bajo costo
posible, mediante el trabajo eficiente de todos. Lograr esto exige eliminar inspecciones y re
trabajos y resolver los problemas que impiden hacer correctamente las cosas correctas desde la
primera vez.

7.- ¿Qué se entiende por investigación preliminar?

Esta investigación preliminar es un complemento al árbol del problema. Consiste por lo general en
la elaboración de entrevistas informales, indagatorias a los actores participantes o sujetos de
estudio, así como consulta a especialistas del tema acerca de las causas y consecuencias del
problema detectado y que piensa abordar atreves de la investigación para darle solución.

8.- ¿Qué es el plan de trabajo?

Un plan de trabajo es un instrumento de planificación. Entendiendo planificación como un proceso

de concertación que por su carácter dinámico, evoluciona y se adecua a un contexto social,
espacial y temporal.

9.- ¿Cuáles son los aspectos del plan de trabajo?

 Identificación: nombre del estudio.

 Responsable (s): unidad o grupo que tendrá a su cargo su implantación.

 Área (s): universo bajo estudio.

 Clave: número progresivo de las actividades estimadas.

 Actividades: pasos específicos que tienen que efectuarse para captar la información.

 Fases: definición del orden secuencial para realizar actividades.

 Calendario: fechas asignadas para el inicio y la terminación de cada fase.

 Representación grafica: descripción del programa en cuadros e imágenes.

 Formato: presentación y resguardo del programa de trabajo.

 Reportes de avances: seguimiento de las acciones.

 Periodicidad: especio de tiempo dispuesto para informar avances.

10.-¿Cuáles son los elementos de la recopilación de datos?

1. formas

2informes

3 archivos

4 equipo de oficina
5 personales

6espacio

7 actividades

11.- ¿Menciona las técnicas de recopilación de datos?

Investigación documental

Se deben seleccionar y analizar los escritos que contienen datos de interés relacionados con el
estudio, para lo cual ahí que revisar estudios previos, información técnica, normas nacionales e
internacionales, bases jurídicas administrativas, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares,
oficios y todo documento que aporte información relevante a la investigación.

Consulta a sistemas de información

Es el acceso a sistemas informáticos que permiten recabar información interna y de sistemas

externos a la organización enlazados por medio de redes o satélites, para ampliar y fortalecer los
contenidos del estudio.

Entrevista: esta herramienta consiste básicamente en reunirse con una o varias personas y
cuestionarlas en forma adecuada para obtener información. Este medio es posiblemente el más
usado y el que puede brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al
tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas puede percibir actitudes y
recibir comentarios.

Puede agrupara a directivos y empleados de una misma área o que intervienen en una misma
clase de tareas así como a clientes y/o usuarios que interactúan con la organización. Para que una
entrevista se desarrolle positivamente es conveniente observar estos aspectos:

• Tener claro el objetivo, para lo cual se recomienda preparar una guía de entrevista que
contenga los principales puntos que desea captar

• Establecer anticipadamente la distribución del trabajo asignando responsabilidad y

determinando las áreas a investigar

• Concertar previamente la cita con la idea de que el entrevistado este preparado para
proporcionarle información con el tiempo y la tranquilidad necesaria.

• Clasificar la información que se obtenga sobre la situación real o relativa a sugerencias

para mejorarla

Cuestionario
se utiliza para obtener la información deseada homogénea. Están constituidos por serie de
preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o temática especifica.
Permite ahorrar recursos y tiempo sin embargo, la calidad de la información que se obtenga
depende de su estructura y forma de presentación.

Cédulas

Las cédulas representan un recurso valioso para recopilar y ordenar datos, ya que están
conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloqueos y columnas que facilitan la
agrupación o división de su contenido para su revisión o análisis, además de que abren la
posibilidad de ampliar el rango de respuesta.

12.-¿factores del análisis de datos?

a) El nivel de medición de las variables

b) El tipo de hipótesis formulada

c) El diseño de investigación utilizado indica el tipo de análisis requerido para la comprobación de

hipótesis.

13.-¿Proceso de análisis de datos?

• Conocer el hecho o situación que se analiza.

• Describir ese hecho o situación

• Descomponerlo para percibir todos sus detalles y componentes

• Examinarlo críticamente para comprender mejor cada elemento

• Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación seleccionado haciendo

comparaciones y buscando analogías o discrepancias

• Definir las relaciones que operan entre los elementos considerándolos individualmente y
en conjunto, sin olvidar que los elementos administrativos no se comportan en forma aislada, sino
que son producto del medio ambiente que los rodea

• Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo

originaron y el camino para su atención

14.- ¿Menciona los tipos de recomendaciones?

• DE MANTENIMIENTO, es la conservación general del ambiente de trabajo sin modificaciones o

en su caso, que los cambios no impliquen más que reformas elementales, preservando, en
términos generales, la misma estructura orgánica, funciones, sistemas, procedimientos, personal y
formas.

• DE ELIMINACIÓN, supresión de un sistema de trabajo, reemplazo de formas, registros e

informes, eliminación de procedimientos o pasos de un procedimiento, bajas de personal,
desaparición de áreas o unidades administrativas, etcétera.

• DE ADICIÓN, introducción de un nuevo sistema, incremento del número de operaciones en un

procedimiento o de todo un procedimiento, incorporación de nuevas unidades administrativas,
aumento de personal, programas, formas, etcétera.

• DE COMBINACIÓN, Intercalar y el orden de aplicación de programas de trabajo, alternar el

orden de las operaciones de un procedimiento o aplicación de sistemas, compaginar la utilización
de formas de uso generalizado con nuevas formas, entre otras.

• DE FUSIÓN, Redistribución de funciones mediante la unificación de áreas y/o unidades

administrativas, agrupación de personas de diferentes áreas bajo un mismo mando, unificación de
formas, registros e informes, etc.

• DE MODIFICACIÓN, Cambios en los procedimientos o las operaciones, reubicación física de

personal, equipo o instalaciones, redistribución de cargas de trabajo, modificación de formas,
registros, informes y programas, etc.

• DE SIMPLIFICACIÓN, Reducción de pasos en un procedimiento, introducción de mejoras en los

métodos de trabajo. Agilización de sistemas de trabajo, disminución de formas, reportes, registros,
programas, etc.

• DE INTERCAMBIO, Definición de sistemas de apoyo, re direccionamiento de funciones,

racionalización de recursos, optimización de personal, reestructura miento de procedimientos,
flujo del trabajo, etc. Entre áreas o con organizaciones del mismo grupo o sector.

15.- ¿Contenido del informe?

• Introducción. Breve descripción del surgimiento de la necesidad de preparar el estudio,

mecanismo de coordinación y participación de empleados para su desarrollo, así como los
propósitos y explicación general acerca de su contenido.

• Análisis de la estructura organizacional. Exposición del origen y evolución de la organización,

es decir, los cambios y sucesos de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial que
influyeron en la decisión de preparar el estudio.

• Análisis de competitividad. Presentación de los aspectos que inciden en el desempeño, en el

aprovechamiento de las oportunidades de negocio y en la conveniencia de mejora continúa de la
organización.
 • Diagnóstico de la situación actual. Definición de las causas y consecuencias del estudio que
justifican los cambios o modificaciones posibles.

• Propuesta para el mejoramiento de la organización. Presentación de alternativa de acción,

ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, así como los
resultados que se estimen lograr.

• Estrategia de implantación. Explicación de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner
en práctica el estudio. Asimismo cómo se efectuarán los cambios, previniendo las expectativas de
actuación de los integrantes de la organización.

• Seguimiento, control y evaluación. Determinación de los mecanismos de información, proceso

de control y evaluación, así como para la detección de desviaciones y adopción de medidas
correctivas.

• Apéndices o anexos. Gráficos, cuadros y demás instrumentos de análisis administrativo que se

consideren elementos auxiliares para la presentación y fundamentación del estudio.

16.- ¿De qué costa la implementación?

1. preparación de programa

2. integración de recursos

3. ejecución del programa

17.- ¿Cuáles son los métodos de implementación?

• Método instantáneo

Por lo general si las medidas de mejoramiento derivadas del estudio son relativamente sencillas;
no involucran un número excesivo de unidades administrativas; no implica un gran volumen de
funciones, sistemas u operaciones.

• Método de proyecto piloto

Consiste en realizar un ensayo con los resultados del estudio solo en una parte de la organización,
con el fin de medir sus efectos. Debe entenderse que esto es más viable cuando existen
condiciones de trabajo más o menos homogéneas en toda la organización.

• Método de implantación en paralelo

Se emplea en proyectos de gran envergadura, que implica el manejo de mucha información

estratégica, un volumen considerable de recursos o los necesarios para garantizar la seguridad de

• Método de implantación parcial o por aproximaciones sucesivas

Sea el más adecuado para implantar estudios que implican cambios de gran magnitud consiste en
seleccionar parte o pequeñas porciones del mismo e implantarlas sin causar grandes alteraciones;
el paso siguiente se dará solo cuando se haya consolidado el anterior, lo que permitirá un cambio
gradual y controlado.

• Combinación de métodos

Consiste en la aplicación de más de un método para realizar un estudio, tomando en cuenta el

efecto que los cambios puedan generar en la organización.

Independientemente del método que se seleccione, hay que considerar la posibilidad de servirse
de recursos como la simulación y la realidad virtual como herramienta de asistencia para la
dimensión y el desarrollo estratégico de la implantación del estudio.

CONCLUSIONES

Aldo: Esta investigación me hizo entender más fácilmente a la organización como un sistema en el
que es necesario que todas las partes funcionen adecuadamente. Los estudios organizacionales
son la herramienta que se necesita para poder resolver los problemas que surgen en las
organizaciones ya que siguen una metodología y aplica el proceso administrativo para llegar al
descubrimiento del problema y la implantación de un nuevo sistema que nos evite esos problemas
y así poder cumplir con los objetivos de la entidad.

BIBLIOGRAFÍA

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edición.

2. Campero, GildardoH., Metodología de investigación en análisis administrativo, Instituto

Centroamericano de Administración Pública (ICAP), San José, 1974.

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1966.
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México, 1992.

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9. Jiménez Castro, Wilburg, Metodología para el macro y micro análisis del sector público, Escuela
Superior de Administración Pública de América Central (ESAPAC), San José, 1964.

10. http://www.elrincondelvago.com/formulación-de-recomendaciones.html

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 Administración global

 Mexico prentice hall