Organización y Métodos

El término de Organización y Métodos se refiere a técnicas administrativas y de

investigación para mejorar el funcionamiento de la administración pública,
buscando distribuir funciones de manera eficiente y adaptarse a los cambios.
También se aplica en el sector privado, con enfoques políticos y sociales. Se
crean unidades de Organización y Métodos para vincular el órgano central de
modernización administrativa con las dependencias y analizar problemas
estructurales y de flujo administrativo.

1) Antecedentes de Organización y Métodos

La Organización y Métodos es una disciplina que se enfoca en mejorar el
funcionamiento de la administración pública y privada a través del estudio y
análisis de los procesos y procedimientos de trabajo. Esta disciplina tiene sus
raíces en las contribuciones de destacados pensadores gerenciales como Henry
Metcalf, Robert Owen, Charles Babbage y Frederick Taylor, quienes desarrollaron
la llamada Organización Científica del Trabajo.

La Organización y Métodos se basan en la creencia de que existen principios

generales de organización y métodos que pueden ser científicamente probados y
aplicados para obtener el máximo rendimiento de una organización. Se trata de
una forma de consulta diseñada para brindar asesoramiento sobre cómo dividir las
actividades, agrupar tareas, establecer procedimientos y llevar a cabo trabajos
administrativos de manera eficiente y efectiva.

La Teoría de Organización y Métodos se define como una forma de consulta que

busca proporcionar asesoramiento sobre cómo dividir las actividades, agrupar las
tareas, establecer procedimientos y llevar a cabo trabajos administrativos
mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y eficacia en los resultados. En
este sentido, una unidad de Organización y Métodos se refiere al conjunto de
funcionarios especializados encargados de aplicar estas técnicas.
El objetivo principal de la Organización y Métodos es garantizar la máxima
eficiencia en la gestión administrativa, logrando economías en el costo de
producción y utilización de mano de obra mediante la aplicación adecuada de
métodos científicos de organización. Sin embargo, es importante destacar que la
Organización y Métodos no tiene autoridad sobre otras unidades administrativas,
sino que su función principal es asesorar a los funcionarios interesados en mejorar
la organización y los métodos utilizados por los servicios que dirigen.

Una de las ventajas de contar con un servicio especializado en Organización y

Métodos es que los administradores adquieren los conocimientos necesarios para
dirigir un departamento de manera eficiente y se vuelven totalmente responsables
de sus actividades. Cada administrador tiene la responsabilidad de asegurar que
su sector de negocios esté bien organizado y se apliquen los métodos adecuados,
y al utilizar este servicio, pueden desarrollar las habilidades críticas necesarias
para pensar en términos de propósitos y medios, cuestionar las acciones
realizadas y buscar por qué detrás de ellas.

2 Organización y Métodos
Organización y Métodos se encarga de garantizar la eficiencia en las operaciones
de una empresa, aplicando el método científico para estudiar y mejorar la
estructura y los procedimientos. Su objetivo es maximizar la eficiencia en las
funciones de la empresa, tanto pública como privada, a través de la aplicación
experta de métodos científicos en el uso de recursos humanos y materiales. Su
función es asesorar a los jefes administrativos en la organización de individuos,
tareas, actividades y operaciones de oficina, con el fin de aumentar los servicios
ofrecidos y reducir costos.

3 Conceptos Básicos:
Eficiencia: Es "hacer correctamente las cosas", es decir, no importa lo que se
haga, concentrarse en el uso adecuado de los recursos. Se trata de lograr los
resultados con la menor cantidad posible de tiempo y dinero o, con los mismos
recursos, lograr resultados superiores. Según Melinkoff (1983) en su libro los
procesos administrativos.
Eficacia: Es "hacer las cosas correctas", es decir, hacer lo que se debe hacer
para lograr los objetivos buscados. Se trata de determinar, entre todos los rumbos
posibles, cuál se va a buscar, y de orientar los medios para alcanzar resultados.
Ser eficaz en el negocio implica direccionar los esfuerzos hacia metas que tengan
sentido y que ayuden a la supervivencia y crecimiento de la empresa. Es realizar
un objetivo, cuyos efectos están en armonía con las intenciones de los
planificadores o realizadores.
Objetivo: El objetivo principal de la O y M es mejorar la eficiencia del trabajo
administrativo al simplificar las operaciones y eliminar actividades innecesarias, lo
que a su vez reduce el esfuerzo necesario para realizarlas.
Fines: se refieren a los objetivos o metas que se buscan alcanzar. Estos fines
pueden estar relacionados con el crecimiento, la rentabilidad, la satisfacción del
cliente, la responsabilidad social, entre otros aspectos.
Metas: Es el fin que trata de alcanzar una organización suelen tener más de una
meta. Las metas deben ser específicas y mensurables, con límites de tiempo
realizable y alcanzables. La meta es cuando un objetivo se cuantifica a fecha
precisa.
Las estrategias: Ayudan a las empresas a simplificar su proceso de toma de
decisiones aclarando las mejores formas de alcanzar sus objetivos.
Tácticas: En el mundo de los negocios, se trata de las acciones específicas que
realizan los equipos para implementar las iniciativas descritas en la estrategia.
Planes: Es un documento que organiza una empresa, analizando su estructura
interna y trabajando su optimización. En él se trabaja el organigrama, detallando
sus departamentos, funciones y personas.
Normas: Se define como la “regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las
conductas, tareas, actividades, etc.”.
Procedimientos: El término procedimientos corresponde al plural de la palabra
procedimiento, en tanto, un procedimiento es el modo de proceder o el método
que se implementa para llevar a cabo ciertas cosas, tareas o ejecutar
determinadas acciones.
Políticas: La política de empresa proporciona a los empleados una guía de
normas y valores que deben seguir en su comportamiento y toma de decisiones
dentro de la organización
Misión: La misión en organización y métodos es mejorar la eficiencia y efectividad
de los procesos de trabajo dentro de una organización, mediante la identificación,
análisis y optimización de los procedimientos y recursos utilizados.
Visión: La visión en organización y métodos es lograr una organización ágil,
eficiente y orientada a resultados, donde los procesos estén optimizados y los
recursos sean utilizados de manera efectiva, buscando siempre la mejora continua
y la excelencia operativa.

4) Organización y funcionamiento de las Unidades de Organización y

Métodos

LINEA STAFF:
Es el resultado de la combinación de la organización lineal y la funcional para
tratar de aumentar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus
desventajas formando la llamada organización jerárquica-consultiva.

Criterios Para Diferenciar Línea Y Staff: Relación con los objetivos de la

organización: las actividades están directas e íntimamente ligadas a los objetivos
de la organización o el órgano del cual forman parte.

Las principales funciones del staff son:

 Servicios
 Consultoría y asesoría
 Monitoreo
 Planeación y control

Las funciones del staff pueden existir en cualquier nivel de una organización desde
el más bajo al más alto.
FORMAL:
Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación
e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por
aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que
está en el papel.
Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de
manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas
y procedimientos, etc.
En otros términos, es la organización formalmente oficializada.

INFORMAL:
Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que
ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que
establecen entre sí como ocupantes de cargos.
Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento
de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro
documento formal. La organización informal se constituye de interacciones y
relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la
organización formal.
Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización
formal para el desempeño de los cargos. La organización informal comprende
todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen
espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones
innovadoras no previstas por la organización formal.

FUNCIONAL:
La organización por funciones reúne, en un departamento, a todos los que se
dedican a una actividad o a varias relacionadas, que se denominan funciones. Es
el tipo de estructura organizacional, que aplica el principio funcional o principio de
la especialización de las funciones para cada tarea.
Es probable que la organización funcional sea la forma más lógica y básica de
división por departamentos. La emplean esencialmente las pequeñas empresas
que ofrecen una línea limitada de productos porque posibilita aprovechar con
eficiencia los recursos especializados. Facilita considerablemente la supervisión
porque cada gerente sólo debe ser experto en un área limitada de conocimientos y
habilidades. Además, facilita el movimiento de los conocimientos y habilidades
especializadas para su uso en los puntos donde más se necesitan.

Características de la organización funcional:

Autoridad funcional o dividida. Es una autoridad que se sustenta en el

conocimiento. Ningún superior tiene autoridad total sobre los subordinados, sino
autoridad parcial y relativa.

Línea directa de comunicación. Directa y sin intermediarios, busca la mayor

rapidez posible en las comunicaciones entre los diferentes niveles.

Descentralización de las decisiones. Las decisiones se delegan a los órganos o

cargos especializados.

Énfasis en la especialización. Especialización de todos los órganos a cargo.

LINEAL:
Es una organización simple y de conformación piramidal, en la que cada jefe
recibe y transmite todo lo que sucede en su área. Se caracteriza porque las
decisiones se concentran en una sola persona, quien tiene la responsabilidad
básica del mando, es una sola persona quien asigna y distribuye el trabajo a los
colaboradores. Generalmente da en las pequeñas empresas y en la milicia.

COMITÉ:
El comité es un grupo de personas con autoridad de línea y staff, a las cuales se
les entrega un asunto para su estudio. Esta característica diferencia el comité de
otros órganos de la administración.
Existen diferentes clases de comités los que hacen funciones administrativas, los
que realizan funciones técnicas, y los que realizan el estudio de problemas y
aquellos que proveen recomendaciones.

CARACTERISTICAS:
El comité no es un órgano de la estructura organizacional.
Los comités pueden ser formales, informales, temporales o permanentes.

TIPOLOGIA:
Formales: Cuando Forman parte de la estructura de la empresa, con deberes y
autoridad específicamente delegadas.
Informales: Cuando se organiza por una persona que desea un estudio o decisión
sobre algún problema especial.
Temporales: Cuando se realiza el estudio de algún problema en especial por un
tiempo relativamente corto.
Permanentes: Los comités formales son, por lo general, permanentes.
La organización y métodos en la administración pública, de acuerdo con Gustavo
Quiroga Leos, es un campo de estudio y aplicación que busca mejorar la eficiencia
y efectividad en el funcionamiento de las entidades gubernamentales. Este
proceso involucra una serie de actividades complejas que incluyen la identificación
y análisis de los procesos existentes, la definición de estructuras organizativas
adecuadas, la asignación de roles y responsabilidades claras, la implementación
de sistemas de control y evaluación, y la búsqueda constante de mejoras en los
métodos utilizados.

La organización se refiere a la estructuración de las actividades y recursos

disponibles dentro de una entidad pública. Esto implica identificar las diferentes
áreas o departamentos, establecer las relaciones jerárquicas y funcionales entre
ellos, definir los flujos de trabajo y comunicación, y determinar cómo se distribuirán
los recursos para lograr los objetivos establecidos.

Por otro lado, los métodos se relacionan con la forma en que se llevan a cabo las
actividades dentro de la administración pública. Esto implica el diseño y
estandarización de los procesos para garantizar que se realicen de manera
eficiente y efectiva. Se busca eliminar duplicaciones innecesarias, simplificar
tareas, eliminar cuellos de botella y asegurar que cada actividad contribuya al
logro de los objetivos planteados.

En este sentido, Gustavo Quiroga Leos destaca la importancia de implementar

sistemas de control y evaluación para monitorear el desempeño de las actividades
realizadas. Estos sistemas permiten identificar posibles desviaciones o problemas
en el funcionamiento de la organización, así como también evaluar el
cumplimiento de los objetivos establecidos. A través de la retroalimentación y el
análisis de los resultados, se pueden realizar ajustes y mejoras continuas en los
métodos utilizados
La Organización y Métodos se enfoca en evaluar la estructura y los procesos de
una empresa para encontrar formas de mejorar la eficiencia y alcanzar los
objetivos establecidos. También se analizan las herramientas tecnológicas
utilizadas para optimizar el sistema jerárquico e informativo de la empresa.

En resumen, la Organización y Métodos es una disciplina que busca mejorar la

eficiencia y efectividad de la administración mediante el estudio detallado y
analítico de los procesos y procedimientos de trabajo. A través de la aplicación de
principios científicos, esta disciplina busca lograr economías en costos y
maximizar el rendimiento de las organizaciones. Los servicios especializados en
Organización y Métodos brindan asesoramiento a los administradores para
mejorar la organización y los métodos utilizados en sus áreas de responsabilidad.

4) Organización y funcionamiento de la unidadad de organizacion y métodos.

La organización y funcionamiento de una unidad de Organización y Métodos
puede variar según la estructura y necesidades de cada organización, pero
generalmente incluye:
1. Estructura: La unidad de Organización y Métodos puede estar compuesta por
un equipo de profesionales especializados en áreas como análisis de procesos,
diseño organizacional, gestión del cambio, entre otros.
2. Funciones: Las funciones principales de la unidad incluyen el análisis y
diagnóstico de los procesos existentes, el diseño e implementación de mejoras, la
estandarización de procedimientos, la documentación de los procesos, la
capacitación del personal y el seguimiento continuo del desempeño.
3. Colaboración: La unidad de Organización y Métodos colabora estrechamente
con otros departamentos y áreas de la organización para comprender sus
necesidades y desafíos, así como para implementar soluciones efectivas.
4. Metodologías y herramientas: La unidad utiliza metodologías y herramientas
específicas para llevar a cabo el análisis y diseño de procesos, como diagramas
de flujo, mapeo de procesos, técnicas de mejora continua, entre otros.
5. Comunicación: La unidad se encarga de comunicar los cambios y mejoras
realizados a todos los niveles de la organización, asegurándose de que se
comprendan y se apliquen correctamente.

7) Consolidación de las unidades de Organización y Método

La consolidación de las unidades de Organización y Método es un proceso que

busca mejorar la eficiencia y rentabilidad de los procesos administrativos de una
empresa, la unidad de Organización y Métodos estudia los problemas de
estructura y funcionamiento de la Administración, cumpliendo como función el
aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos
empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de
Organización y Métodos es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento
de la máquina administrativa, y mediante la aplicación adecuada de métodos
científicos de organización; conseguir economías en el costo de la producción y en
la utilización de mano de obra.

8) Ubicación de las unidades de organización y métodos según la función de

la asesoría, apoyo administrativo y por proyectos.

Ya está definido que la función única de Organización y Métodos corresponde a

aconsejar, aunque a veces resulte inefectiva o que goce de un fuerte respaldo y
tenga acceso a muchas fuentes , dando como resultado que la unidad de
Organización y Métodos pueda situarse en diferentes lugares en la estructura
administrativa de una empresa.
 Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas, de
personal o de secretaría. Lo que se deriva por establecer estos programas en
oficinas o departamentos claves en el corazón de la administración como un
instrumento efectivo para su mejoramiento
"La ubicación de Organización y Métodos en los organismos de la administración
es muy variada y depende del tipo de relaciones y las funciones que se le asignen
y del tipo de organismo implicado". Los documentos oficiales recomiendan que el
sistema de organización y métodos dependan de la misma autoridad del
organismo al cual sirven. Sin embargo, las podemos localizar de diferentes
formas, es decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la empresa u
organismo.

a) Ubicación según la función de asesoría:

Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el máximo nivel jerárquico o
máximo nivel de decisión, pero pueden situarse en otro nivel jerárquico. Existen
dos casos
 En una secretaría, donde dependa directamente del secretario, del subsecretario
y de un gerente.
 En una administración descentralizada, donde puede depender directamente del
director o gerente general y del subdirector o subgerente general.
La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge, cuando un directivo
reconoce que la estructura administrativa que dirige no responde en un momento
determinado al desarrollo y evolución de las actividades administrativas. Al no
poder detectar personalmente las causas de dicho desfase, decide aumentar su
capacidad directiva y crea una unidad orgánica asesora.
Realizándose mediante la recolección de una serie de datos que le permiten
conocer la situación como una fase de diagnóstico y considerar los cambios para
una mejoría del sistema de actuación administrativa como una fase de diseño.

b) Ubicación según la función de apoyo administrativo:

Es aquella que permite a los órganos administrativos cumplir con sus acciones
sustantivas y que agrupa las tareas de programación, presupuestos,
información, administración de recursos humanos y materiales y control.
Se puede ubicar el sistema de Organización y Métodos a nivel lineal, dependiendo
de un órgano de línea pero con autoridad funcional sobre las unidades orgánicas
de la dependencia para el caso específico y especial del apoyo administrativo en
Organización y Métodos.
Puedes ser una dirección general, departamento y oficina, con funciones de
apoyo administrativo, auxiliadas por pequeñas unidades de diagnóstico y
proyectos ubicados en las áreas que dadas su importancia o dimensión las
requiera.

c) Ubicación según la función de los proyectos:

La organización por programas o proyectos es la más resultante del desarrollo de
las relaciones horizontales dentro las organizaciones.
La organización por proyectos se caracteriza porque constituye una organización
orgánico ajustable y flexible, identificándose como una estructura horizontal –
diagonal. Es una combinación de la relación de coordinación y del mando
especializado, pero también puede considerarse como una vinculación entre la
estructura programática, cuando se aplica el presupuesto por programas, cuya
base son los proyectos y la organización.

"Existen dos enfoque para administrar los proyectos de Organización y Métodos"

1. El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor directo, lo
que ubica al más alto nivel con una relación de asesoría en el organograma.
2. El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente autoridad
sobre todas las actividades del proyecto hasta su término y los funcionarios de
línea conserven su autoridad
lineal original. "En el coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de autoridad
que emana de los distintos administradores funcionales y el flujo horizontal de la
autoridad al proyecto"
La unidad de Organización y Métodos es un servicio de asistencia y asesoría al
nivel gerencial de las empresas, cuyo objetivo primordial es incrementar la
eficiencia administrativa mediante la elaboración de estudios técnico-
administrativos que buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y
sistemas de trabajo.
La Asistencia y asesoría de Organización y métodos a la dirección de la Empresa,
puede darse a nivel externo y a nivel interno de la misma. Siendo de esta forma:
Externamente: Existen oficinas consultoras de Asesoría, cuya labor fundamental
es realizar Estudios de Organización y Métodos, las cuales muestran la siguiente
característica:
Poseen personal calificado en el ramo, con experiencia en diferentes tipos de
empresas y con conocimiento de muchos problemas organizacionales. Por lo
anterior, al momento de realizar un Estudio de Organización y métodos pueden
plantear diversidad de soluciones de acuerdo a los problemas existentes, en base
a conocimientos teóricos o experiencias en otras empresas.
Sin embargo pueden alejarse de la realidad de la Empresa, ya que en algunas
ocasiones es difícil llegar a conocer la Cultura Organizacional, problemas
históricos y el sentir general del personal, puesto que por ser personas extrañas a
ellos la confianza y sinceridad puede ser limitada.

Internamente: El departamento de O y M, realiza permanentemente Estudios de

Organización y métodos, bajo las siguientes características:
Posee personal propio, con experiencia y conocimiento de diferentes áreas de la
Empresa y con tiempo completo para dedicarse a buscar mejorar los
procedimientos internos. Además puede llegar a conocer a profundidad las
características internas elementales de cada área, así como la forma de pensar de
las personas en relación a los antecedentes históricos de los procedimientos que
se utilizan y de la Empresa en general.
En la medida que la función de Organización & Métodos constituye un instrumento
de cambio y mejoramiento, su ubicación dentro de la estructura orgánica de
cualquier entidad o empresa, merece consideración seria y ponderada, por lo que
existe diversidad de razones y opiniones para ubicarla en el más alto nivel de las
Empresas, entre ellas destacan las siguientes:
 Al depender de la jefatura máxima de la empresa, se eliminan resistencias
indebidas a sus recomendaciones y sugerencias.
 Se obtiene una visión amplia y panorámica de la organización,
especialmente en términos de la coordinación que deben tener todas las
actividades, lo que sirve para fijar con mayor precisión sus posibles áreas
de trabajo y lograr mejores resultados.
La ubicación de la unidad de Organización y Métodos dentro de la
estructura orgánica de cualquier entidad o empresa merece consideración
seria y ponderada, por lo que existen diversas opiniones para ubicarla en el
más alto nivel de las empresas.
La unidad de Organización y Métodos estudia los problemas de estructura y
funcionamiento de la Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los
funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los
servicios que dirigen.

9) Definición de funciones, recursos y técnicas de las unidades de

organización y métodos.

Funciones:
1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de
la dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias s como la
realización de un diagnóstico general dela estructura y procedimientos de la
organización, la proposición de modificaciones para la adaptación
de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de manuales
administrativos.
2. Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se
trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y
clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la
administración de la dependencia.
3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan
en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose
con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo
y capacitación del personal.
4. Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la
coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de
administración que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar
dichas técnicas para que sean aplicadas.
5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se
verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de
finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar
posibles mejoramientos en los métodos.
6. Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la
organización en cada una de sus divisiones.
7. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a
los principios generales para resolución
8.
generales para resolución de problemas que se plantean en la organización de
la cual dependen.
9. Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.
10. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan
desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los
funcionarios y empleados.

Otras funciones;
Estudio y diagnóstico de la organización y del funcionamiento de empresas
u organizaciones
 Asesoramiento para la definición de la visión, misión, filosofía, objetivos,
políticas, estrategias y normas empresariales
 Análisis, diseño, desarrollo e implementación de la estructura organizacional,
definición de puestos y de las funciones, en forma integrada y sistémica.
 Identificación de las necesidades de información y sugerencias para las
modificaciones o cambios en la TIC en uso, si fuere necesario.
 Definición e implementación del Sistema de Información Gerencial
 Colaboración en la evaluación de desempeño del personal de la organización
 Lograr la calidad de la organización y por ende de la gestión
Estudio y diagnóstico de la organización y del funcionamiento de empresas
u organizaciones
 Asesoramiento para la definición de la visión, misión, filosofía, objetivos,
políticas, estrategias y normas empresariales
 Análisis, diseño, desarrollo e implementación de la estructura organizacional,
definición de puestos y de las funciones, en forma integrada y sistémica
 Identificación de las necesidades de información y sugerencias para las
modificaciones o cambios en la TIC en uso, si fuere necesario
 Definición e implementación del Sistema de Información Gerencial

 Colaboración en la evaluación de desempeño del personal de la organización

 Lograr la calidad de la organización y por ende de la gestión Estudio y
diagnóstico de la organización y del funcionamiento de empresas u
organizaciones
 Asesoramiento para la definición de la visión, misión, filosofía, objetivos,
políticas, estrategias y normas empresariales
 Análisis, diseño, desarrollo e implementación de la estructura organizacional,
definición de puestos y de las funciones, en forma integrada y sistémica
 Identificación de las necesidades de información y sugerencias para las
modificaciones o cambios en la TIC en uso, si fuere necesario
 Definición e implementación del Sistema de Información Gerencial
 Colaboración en la evaluación de desempeño del personal de la organización
 Lograr la calidad de la organización y por ende de la gestión
Técnicas
Como toda técnica o herramienta profesional los estudios de Organización &
Métodos deben contar con una metodología para su desarrollo, para el efecto se
han determinado cinco fases que de acuerdo a su secuencia ayudan a la
realización del mismo.
 Planificación del estudio: planificación y preparación previa del curso de
acción que habrá de seguirse para alcanzar su propósito. Definir la naturaleza
del problema y detectar las principales fallas a resolver, para luego determinar
con claridad el objetivo del estudio y con ello evitar malos entendidos que
obstaculicen o dispersen el trabajo.
En términos generales los objetivos de la investigación preliminar son:
a. Determinar las necesidades específicas que existen dentro del campo de
aplicación y la identificación del problema que requiere atención prioritaria.
b. Descripción detallada de la ubicación, naturaleza y extensión del problema.
c. Establecer el tipo de conocimientos técnicos o habilidades que se
requerirán para resolver el problema.
 Estimar el tiempo, recursos humanos y materiales que serán necesarios para
resolver el problema, así como las técnicas administrativas
 Recopilación de información: Es importante recopilar información general de
tipo documental sobre: manuales, leyes, decretos, acuerdos, reglamentos,
informes, estadísticas, anuarios y estudios anteriores sobre el área o problema
a evaluar, así como información específica del campo de trabajo sobre:
organigramas, descripciones de puestos, expedientes del personal, datos
sobre volúmenes de trabajo, descripción de los principales procesos, relación
con otras dependencias, condiciones y características de la ubicación,
espacios físicos, mobiliario y equipo; en general toda aquella información que
específica del área objeto de estudio.
Reunir y registrar aquellos hechos que permiten conocer y analizar lo que
realmente sucede en el área objeto de estudio, evitará la formulación de
impresiones deformadas de la realidad, incurrir en interpretaciones erróneas,
falsas conclusiones y proponer medidas de mejoramiento que al aplicarlas
resulten inoperantes.
 Las técnicas generales que se utilizan para la recopilación de los datos son la
investigación documental, la entrevista, el cuestionario y la observación directa.
La elección de las diversas técnicas está en función de los objetivos de la
investigación, de la naturaleza del problema de estudio, de los datos que
deban obtenerse, pero sobretodo de la visión y criterio del Analista.
Por lo que respecta a la situación actual, para el estudio de Organización &
Métodos es importante cubrir con aquella información que permita:
 Definir los objetivos del área afectada.
 Conocer la estructura orgánica actual
 Revisar las políticas establecidas y las normas administrativas relacionadas
con el problema en estudio.
 Determinar las funciones asignadas a cada área y/o puesto de trabajo, que
tengan relación con el problema.
 Examinar las condiciones de trabajo, cultura organizacional, relaciones
internas y externas del personal, canales de comunicación.

 Análisis de la información: Consiste en organizar los datos recopilados de

acuerdo a los objetivos del estudio de Organización & Métodos, para
someterlos a un proceso de análisis o examen crítico que permita descubrir
los problemas y establecer cuáles son las causas que impiden la operación
normal del sistema, procedimiento o método de trabajo, generando
deficiencias, errores, retrasos o duplicaciones dentro de su desarrollo.
Esta fase sirve de base para el desarrollo de alternativas de solución
a los problemas detectados y/o que originalmente generaron la necesidad
de realizar el estudio y para la formulación de recomendaciones de
mejoramiento administrativo en general.
El análisis de la información provee de una descripción ordenada de
los datos, para someterlos a un examen crítico que permita conocer todos
sus aspectos y detalles, y logre conducir los esfuerzos de racionalización a
diagnosticar los problemas.
 Las actividades que conforman la fase del análisis de la información
deben desarrollarse en la siguiente secuencia:
Conocer el hecho o la situación que se analiza, o sea tener en mente
el objetivo del estudio.
Describir claramente el problema o los problemas principales detectados.
Descomponer cada uno de los problemas para conocer todos sus
detalles o particularidades.
Examinarlo críticamente y comprender cada uno de sus elementos
componentes.
Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación
elegido, realizando comparaciones y buscando analogías o discrepancias
con otros hechos similares.
Definir las relaciones que operan entre cada elemento,
considerándolos individualmente y en conjunto, tomando en cuenta que los
fenómenos administrativos no se comportan en forma aislada y por sí solos,
sino que son también causa-efecto de las circunstancias del ambiente
interno y externo que los rodea.
Formular un diagnóstico de la situación, identificando y explicando
las deficiencias y sus causas con el fin de resolverlos.

Las preguntas que se deben utilizar dentro del interrogatorio deben

adecuarse al evento o situación que se esté evaluando, la aplicación queda a
criterio del Analista pero no debe pensarse en preguntas sofisticadas sino lo
más simple posible, por ejemplo:
¿Qué se hace?
¿Para qué se hace?
¿En dónde se hace?
¿Cuándo se hace?
¿Quién lo hace?
¿Cómo se hace?
¿Cuánto cuesta hacerlo?
Elaboración y presentación del informe final: Comprende la elaboración
de un documento que describe los hallazgos y las alternativas de cambio o
solución a los problemas detectados, incluye las conclusiones y
recomendaciones que a criterio del investigador permitirán un mejor
desarrollo administrativo dentro del área evaluada.
La redacción de recomendaciones no debe incluir todas las opciones
posibles que se hayan detectado cuando estas sean muy numerosas, sino
que conviene seleccionar solamente las más viables y las que puedan
ocasionar mayor impacto en los interesados. Cada opción debe ser
acompañada de la estimación de costos, los requerimientos de recursos,
así como la descripción de sus ventajas y limitaciones.
En el desarrollo de alternativas u opciones para el diseño de un
nuevo sistema de trabajo es necesario combinar los insumos ( inputs ) con
los productos ( outputs ), procesamiento, requerimiento y flujo de
información, así como también considerar la estructura de la organización,
los objetivos, las políticas, los planes de operación, las funciones, los
procesos, los recursos, la distribución del espacio y los controles que cada
una de las alternativas requieren para la implementación del cambio.
Las recomendaciones que se sugieran deben presentarse por
escrito, redactándose para ello un informe que además de exponer las
razones que fundamentan los cambios propuestos faciliten la toma de
decisiones al respecto.
El informe debe ser redactado de acuerdo a la naturaleza y
características de los lectores, lo cual hará variar la forma y el contenido del
mismo dependiendo a quien vaya dirigido. Los funcionarios de alto nivel
requieren informes condensados que les permitan tomar con cierta
seguridad decisiones correctas y oportunas, los cuales deben ser
redactados en lenguaje exento de tecnicismos y detalles muy particulares.
Los informes técnicos y detallados deberán reservarse para aquellas
 personas que se verán involucradas en la implementación de los cambios
sugeridos.
Puede ser de mucha utilidad incluir en el informe gráficas, diagramas,
cuadros y demás instrumentos de análisis administrativos que se
consideren elementos auxiliares para apoyar las propuestas y
recomendaciones, pero que sobretodo faciliten la interpretación y análisis
de las alternativas de solución.
Los resultados de los estudios de Organización & Métodos deben ser
presentados directamente al Gerente general y al personal involucrado en
su aprobación y en su ejecución

Implementación y seguimiento: Se refiere a la puesta en práctica del nuevo

sistema y comprende la integración de los recursos humanos y materiales
necesarios y la ejecución del programa previsto bajo la supervisión y asesoría del
Analista creador del sistema.
La implementación de las recomendaciones formuladas puede ser considerada
más importante que cualquiera de las otras fases desarrolladas con anterioridad,
ya que comprende el momento en el que la teoría del estudio se convierte en
práctica y debe ponerse en vigor para solucionar los problemas que lo motivaron.
Esta fase puede sub-dividirse en cuatro aspectos fundamentales, los cuales son:
 Formulación de un programa para la implementación del nuevo sistema.
 Integración de los recursos humanos y materiales que sean necesarios.
 Descripción del nuevo diseño y capacitación sobre el programa de
implementación a los responsables de la ejecución del programa.
 Ejecución del programa.

Estando implementado el nuevo sistema debe observarse su funcionamiento

con el propósito de determinar que los objetivos del sistema se estén logrando,
cerciorarse de que todos sus elementos componentes estén operando
adecuadamente, realizar los afinamientos o modificaciones necesarias y confirmar
que todas las rutinas reemplazadas estén efectivamente descontinuadas.
 Los mecanismos para obtener la información que se utilice para comprobar la
eficacia de las mejoras implementadas son sumamente variables de acuerdo a las
características particulares del área objeto de estudio, por lo que su recopilación y
análisis debe quedar a criterio del Analista de Organización & Métodos y de los
responsables de dar seguimiento y control a los cambios implementados.
A partir de las observaciones que se realicen y del análisis de la información
que se pueda obtener, durante un lapso de tiempo indefinido se podrán analizar y
adoptar cambios para alguna de las etapas componentes o para el sistema en
general. Es conveniente conocer los resultados del nuevo sistema antes de
intentar introducir las medidas correctivas de manera precipitada en el momento y
lugar en el que se presenten, a menos de que las deficiencias detectadas sean
muy evidentes y las medidas correctivas lleguen a considerarse estrictamente
necesarias.
Es recomendable tomar en cuenta que la adopción de medidas correctivas
es un evento que surge constantemente ya que en muchos casos, la solución a un
problema particular resulta parcial si no se modifican las causas que lo generan, y
estas pueden detectarse posteriormente a la fase de ejecución del estudio inicial.
Los cambios implementados no deben permanecer estáticos, por el contrario
deben ser adaptados constantemente de acuerdo con las necesidades cambiantes
de la empresa. La experiencia ha demostrado la necesidad de poner especial
atención a la revisión periódica de los sistemas, lo cual permite evitar la
obsolescencia de los mismos que afectan en forma directa a la organización en
general.

10) Recomendaciones sobre las funciones de las unidades de Organización y

métodos.
La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad
orgánica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual
se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de
mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación
de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales.
 Para poder realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos:
1. Conocer el hecho o la situación que se analiza
2. Describir tal hecho o situación.
3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
4. Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del
hecho específico en estudio.
5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido,
haciendo comparaciones y buscando analogías.
6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta
los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja.
7. Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y
políticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente

11) Fases de desarrollo administrativo de las UOM.

Los sistemas de Organización y Métodos, se pueden distinguir tres fases de
desarrollo administrativo"

1ª Fase de 2ª Fase de 3ª Fase de

desarrollo desarrollo desarrollo

(inicial) (intermedia) (consolidación)

Análisis de estructuras y Teoría de Teoría

funciones sistemas cuantitativa

Cuadros de distribución del Desarrollo Ingeniería de

trabajo Organizacional sistemas
Elaboración de Administración por
organogramas proyectos Informática

Elaboración de diagramas de Administración Modelos de

flujo estratégica simulación
 Se dividen en estas fases ya que va desarrollándose mediante la
dependencia, el mejoramiento, el comportamiento del personal y los sistemas de
la organización
Pueden utilizarse criterios y técnicas administrativas aportadas por la teoría de la
organización clásica, para el estudio de la estructura y los procesos
de trabajo de la empresa; elaborando organogramas como cuadros de distribución
del trabajo, departamentalización y delegación de tareas.
a. Fase de Desarrollo (Inicio):
En este nivel de actividad recurren las técnicas más avanzadas y
complicadas para el desarrollo del comportamiento y la teoría moderna de
la organización, así como los sistemas y los proyectos.
b. Fase de Desarrollo (Intermedia):
c. Fase de Desarrollo (Consolidación):
Es la fase donde se hace más avanzado el desarrollo, recurriendo a teorías
cuantitativas con la utilización de recursos matemáticos, operaciones, simulacros y
procedimientos electrónicos de datos.

12) Obstáculos, limitaciones y avances de las UOM.

Los obstáculos y limitaciones de un sistema de Organización y Métodos se
resumen en
tres aspectos:
a. La carencia de un programa general de Organización y Métodos en las
dependencias públicas.
b. La escasez de personal calificado.
c. La resistencia al cambio.