Procesos Estructurales

Unidad 5
5.1 Proceso de implantacin
La implantacin de las recomendaciones constituye el paso clave para incidir
efectivamente en la organizacin, ya que es el momento de transformar los
planteamientos y las medidas de mejoramiento administrativo en acciones especficas
para cumplir el objetivo del estudio.
La implantacin consta de las fases siguientes:
1. Preparacin del programa.
2. Integracin de recursos.
3. Ejecucin del programa.
1. Programa De Implantacin
El primer paso para iniciar la implantacin consiste en determinar las actividades
deben desarrollarse y la secuencia para su realizacin. Esta etapa se describe
mediante un diagrama o red de flechas semejante al que se muestra en la siguiente
figura.
Modelo de red de actividades para la implantacin de un estudio organizacional
El paso siguiente ser estimar el personal, las instalaciones, el mobiliario, el equipo y
la documentacin tcnica y normativa de apoyo que ser necesario para realizar la
implantacin.
Asimismo, deben fijarse el tiempo y las fechas en que habrn de iniciarse y terminar
cada una de las actividades del programa, estableciendo claramente la
responsabilidad de su ejecucin y el tipo de reportes con los que se informarn los
avances.
Por ltimo, en el programa debe precisarse el mtodo de implantacin que se
considere ms viable de acuerdo con las siguientes condiciones:
a) Tipo de estudio.
b) Alcance.
c) Recursos asignados.
d) Desarrollo tecnolgico de la organizacin.
e) Nivel tcnico del personal.
f) Respaldo de los niveles de decisin.
g) Ambiente.

Mtodos De Implantacin
Existen varios mtodos para traducir las acciones de mejoramiento en contribuciones
especficas a la organizacin estudiada, entre los que destacan los siguientes:
Mtodo instantneo. Por lo general, si las medidas de mejoramiento derivadas del
estudio son relativamente sencillas; no involucran un nmero excesivo de unidades
administrativas; no implican un gran volumen de funciones, sistemas u operaciones; o
si en la organizacin existe una slida infraestructura administrativa, puede utilizarse
este mtodo, que adems es de los ms aceptados en la prctica.
Mtodo del proyecto piloto. Consiste en realizar un ensayo con los resultados del
estudio slo en una parte de la organizacin, con el fin de medir sus efectos. Debe
entenderse que esto es ms viable cuando existen condiciones de trabajo ms o
menos homogneas en toda la organizacin. Su principal utilidad radica en que
permite introducir cambios en una escala reducida, llevando a cabo cuantas pruebas
sean necesarias para determinar la validez y efectividad de la propuesta antes de
instrumentarla en forma global. Su posible desventaja radica en que no siempre es
posible asegurar que lo que es vlido para una parte de la organizacin lo es tambin
para el resto.
Mtodo de implantacin en paralelo. Se emplea en proyectos de gran envergadura,
que implican el manejo de mucha informacin o de informacin estratgica, un
volumen considerable de recursos o los necesarios para garantizar la seguridad de
todo un sistema de trabajo. Este mtodo representa la operacin simultnea, por un
periodo determinado, tanto de las condiciones tradicionales como de las que se van a
implantar. As se efectan modificaciones y ajustes sin crear problemas pues se deja
que las nuevas condiciones funcionen libremente antes de que se suspendan las
anteriores.
Este mtodo permite que cualquier contingencia pueda afrontarse sin precipitaciones y
que el personal que se encargar de las nuevas funciones, sistemas, procedimientos,
etc., se familiarice con ellos sin la presin que significa cometer errores de efectos
irreversibles.
Mtodo de implantacin parcial o por aproximaciones sucesivas. Quiz este mtodo
sea el ms adecuado para implantar estudios que implican cambios de gran magnitud.
Consiste en seleccionar parte o pequeas porciones del mismo e implantarlas sin
causar grandes alteraciones; el paso siguiente se dar slo cuando se haya
consolidado el anterior, lo que permitir un cambio gradual y controlado.
Combinacin de mtodos. Consiste en la aplicacin de ms de un mtodo para
realizar un estudio, tomando en cuenta el efecto que los cambios puedan generar en la
organizacin.
Independientemente del mtodo que se seleccione, hay que considerar la posibilidad
de servirse de recursos como la simulacin y la realidad virtual como herramientas de
asistencia para la dimensin y el desarrollo estratgico de la implantacin del estudio.

2. Integracin De Recursos
Una vez estructurado el programa de implantacin, deben reunirse en primer lugar los
recursos humanos, materiales y tecnolgicos previamente estimados para ponerlo en
marcha.
Despus ser necesario desarrollar toda la base documental para fundamentar tcnica y normativamente la implantacin, como guas, manuales, instructivos y todo tipo
de recursos didcticos que faciliten al personal la comprensin del trabajo a su cargo.
Asimismo, convendr mantener una comunicacin permanente entre todo el personal
responsable de esta tarea a efecto de garantizar la fluidez de sus acciones.
Debe procederse tambin al acondicionamiento fsico de las instalaciones, haciendo
los arreglos necesarios en el lugar donde desarrollen sus labores.
Finalmente, y de acuerdo con los requerimientos del estudio y el programa para
implantarlo, deber capacitarse al personal que vaya a colaborar en su ejecucin para
que adquiera un perfecto conocimiento de la parte que le corresponda desarrollar.
3. Ejecucin Del Programa De Implantacin
Cumplidos los pasos anteriores, debe implantarse el estudio mediante el mtodo
seleccionado y realizando las actividades preestablecidas, sin apartarse de los
lineamientos fijados en la base documental preparada con este propsito.
Cuando se inicie la implantacin, ser necesario que tanto el personal de las reas
afectadas como quienes vayan a participar en el cambio reciban la informacin y
orientacin oportunas para interactuar en condiciones ptimas.
En forma simultnea, deben efectuarse los ajustes requeridos para que el estudio
funcione normalmente, mediante la verificacin y valoracin de sus avances.

Acciones De Apoyo A La Implantacin

En virtud de que un estudio busca optimizar el funcionamiento de una organizacin,
las medidas de mejoramiento administrativo que se desprendan de l deben vincularse
con los aspectos sustantivos para que no se les conciba como una serie de acciones
aisladas y abstractas, sino que se desarrollen en forma articulada, de manera tal que
se pueda imprimir congruencia al proceso en su conjunto y al logro efectivo de los
objetivos.
Por otra parte, no hay que perder de vista que todo cambio o modificacin que
pretenda introducirse en una organizacin puede encontrar resistencia entre las
personas que participan en l, ya que una accin de esta naturaleza generalmente
lleva consigo una reforma estructural funcional, de procedimiento o tecnolgica, y
aunque en mltiples ocasiones los interesados se percatan de ello, no siempre se
esfuerzan en minimizarla y lograr su aceptacin por parte del personal.
Para que el cambio tenga xito es indispensable un clima organizacional que le permita realizarse y mantenerse. Para ello, es de suma importancia que los responsables

de difundirlo tomen en cuenta las opiniones, puntos de vista, sugerencias y, en

general, las aportaciones del personal que puedan enriquecerlo, pues es ste el que
vive la realidad cotidiana del trabajo y, por tanto, conoce los obstculos y las
facilidades que podran presentarse al implantarlo.
As como es bsica la participacin de los miembros de la organizacin involucrados
en el desarrollo del estudio, resulta igualmente importante convencer al resto del
personal acerca de los beneficios que aqul puede generar. Cambiar por cambiar no
es recomendable: un cambio debe encerrar un mejoramiento, y esto debe hacrsele
sentir al personal para que lo reconozca y acepte.
Para implantar con xito un estudio y las medidas de cambio que de l puedan desprenderse, es necesario realizar cambios en la cultura administrativa valores
consuetudinarios, nivel de conciencia, actitudes, costumbres, hbitos y tradiciones de
manera que permitan asimilar los nuevos patrones y modelos de organizacin; esto
har posible que el personal no slo se adapte al cambio, sino que lo propicie y lo
sostenga.
Evaluacin
Una vez implantado el estudio, es indispensable comprobar el efecto de los cambios e
innovaciones mediante la identificacin, calificacin y cuantificacin de las
realizaciones, as como de los ajustes operativos que se desprendan de stas.
Para ello debe ordenarse el manejo de datos a partir de los parmetros delineado; en
el proyecto de estudio, lo que permitir traducir las acciones en indicadores para
evaluar las medidas de mejoramiento introducidas.