Biología General

Administración

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Unidad 3: Procesos administrativos de las
organizaciones.

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INTRODUCCIÓN
El proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades
correspondientes a planificación, organización, dirección y control, desarrolladas para lograr un
objetivo en común a través, de usar y aprovechar eficiente y eficazmente los recursos, tales como
humanos, técnicos, materiales, y de cualquier otro tipo, con los que cuenta la empresa/organización
para hacerla efectiva considerando sus stakeholders y la sociedad.

¿Qué se entiende por administración?

“Ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por

medio de una estructura y a través de un esfuerzo humano coordinado”
(Fernández, p.3)

Entendiendo esto se concluye que, el proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las
empresas/organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y
sociales. Si los administradores o gerentes de una empresa/organización realizan debidamente su
trabajo a través de una eficiencia y eficaz gestión, es más probable que la institución alcance sus
metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes y administradores se puede
medir de acuerdo con el grado en que estos cumplan con el proceso administrativo.

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Es decir, no se puede organizar sin antes planificar, ni se puede controlar si antes no se
planifica ni organiza. Este proceso se compone de dos fases: mecánica y orgánica.

CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

1.- Es flexible y puede conllevar algunos cambios pertinentes.

2.- Es sistémica, universal, iterativa y secuencial.

3.- Se comprende de 4 etapas/fases, donde cada una conduce a la otra, las cuales son: planificación,
organización, dirección y control.

4.- Posee un tiempo determinado en donde se puede observar todo el progreso del trabajo.

5.- Se compone de un conjunto de elementos que intervienen para lograr los objetivos planteados.
No sólo dependen de los administradores de empresas sino también de quienes lo rodean.

6.- Con este proceso, la alta gerencia está al tanto de cada una de las operaciones, de los errores y
de las buenas decisiones.

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IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo es de gran importancia ya que constituye la base del
éxito de cualquier organización o empresa. Este tipo de proceso conduce
directamente a lograr lo propuesto, evita las improvisaciones y hace que las
decisiones sean más acertadas.

A través del proceso administrativo se logra orientar la empresa hacia el futuro, se coordinan las
decisiones y los objetivos no solo son determinados sino también logrados eficientemente. De esta
manera, permite que la empresa/organizaciones trabaje con más seguridad y menos
desorganización.

La siguiente figura resume de forma básica y general lo que es el proceso administrativo,

destacando la interrelación y la continuidad de las actividades:

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EL ORIGEN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo fue detallado por Henry Fayol, ingeniero francés, que describió sus fases y
características en du obra “Administración industrial y general” (1916) H. Fayol se basó en su
experiencia dentro de la compañía de hierro y carbón francesa, Compagnie Commentry
Fourchambault et Decazeville, allí ocupó puestos técnicos y luego gerenciales desde 1888 a 1918;
sus estudios fueron en el campo de la administración general. Para H. Fayol, el factor humano es la
pieza fundamental en el funcionamiento de las empresas y el cumplimiento de metas y objetivos.

En su libro “Administración Industrial y general” estableció las seis funciones de toda empresa
industrial (técnicas, administrativas, contables, comerciales, financieras y de seguridad) y definió a
las funciones administrativas como las encargadas de coordinar y sincronizar a las otras cinco
funciones. Dentro de las funciones administrativas desarrolló las cuatro etapas para un proceso
administrativo eficiente y correcto.

Además, describió catorce principios para aplicar dentro de las empresas: jerarquía de mando,
orden, disciplina, equidad, división del trabajo, justa remuneración, trabajo en equipo, iniciativa,
estabilidad del personal, unidad de dirección, centralización, subordinación del interés particular al
general, autoridad y responsabilidad y unidad de mando. Su obra funciona como base de muchas
organizaciones/empresas y se centra en tres aspectos fundamentales: la aplicación del proceso
administrativo, los principios técnicos y la división del trabajo.

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 PLANIFICACIÓN

Se trata del estudio y la fijación de los objetivos referentes al sistema empresa y a cada uno de sus
subsistemas. En esta función se determina cuáles son los objetivos que se desean alcanzar y cómo
se van a conseguir a través de diferentes herramientas. La etapa de planificación consiste en saber
y conocer el futuro deseado, anticiparse a hechos futuros de manera proactiva y predecir lo que
podría ocurrir.

PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS
• Siempre orientada hacia el futuro.
• Proceso permanente y continuo. (sistemático, repetitivo, iterativo)
• Busca seleccionar un plan de acción entre varias alternativas.
• Busca la racionalidad, técnicas y gestión en la asignación de recursos para la toma de
decisiones.

Preguntas para tomar decisiones comprendidas en la función administrativa de planificación:

• ¿Cuáles son los objetivos a largo plazo de la organización?

• ¿Con qué estrategias se alcanzan mejor esos objetivos?
• ¿Cuáles deben ser lo objetivos a corto plazo de la organización?
• ¿Qué tan difíciles de alcanzar deberán ser las metas individuales?

Elementos claves, para llevar una buena planificación se debe tener presente
los siguientes pasos a seguir:

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 1. Análisis de la situación de la empresa

Análisis externo: Permite estudiar los factores que rodeaban a la empresa y así conocer las
oportunidades y amenazas de la empresa, las cuales no son controlables por la gerencia. Hace
referencia a todos los factores externos de las empresas y/o organizaciones, los cuales influyen en
ella y condicionan su actividad, sus decisiones:

✓ No es sólo un área en particular, sino que es un todo, ya que existen múltiples variables.
✓ Por esta razón, es que las empresas y/o organizaciones se consideran sistemas abiertos al
medio, puestos que influyen y reciben influencia de su entorno.
✓ El entorno se compone por el macroentorno y microentorno.
Análisis interno: Consiste en estudiar la propia empresa, para ver aquellos puntos donde puedo
tener ventajas con respecto a la competencia. Esto permite identificar las fortalezas y debilidades de
la empresa, las cuales si son controlables por la gerencia.

Este doble análisis permite crear la conocida matriz DAFO, también llamada FODA de la empresa con
la que sabremos el punto de partida de la empresa.

2. Planeamiento del objetivo

Niveles de objetivos:

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 - La misión: Es el propósito de la empresa, es decir, explica la razón de la existencia de esta.
Responde a preguntas como: ¿Quiénes somos?, ¿A qué nos dedicamos?, ¿En que nos
diferenciamos?, ¿Por qué y para qué hacemos lo que hacemos?, ¿Para quién lo hacemos?,
¿Cómo lo hacemos?, ¿Qué valores respetamos?.
- La visión: Es una guía general de donde la empresa desea estar en el futuro, es la imagen
del futuro de la organización, es el sueño generado por sus lideres o por un proceso
participativo.
Responde a preguntas como. ¿Qué tipo de institución queremos ser- o crear – en el futuro?,
¿A dónde aspiramos llegar en el largo plazo?, ¿Cómo me gustaría vernos en el futuro?,
¿Están contenidas las aspiraciones máximas de la institución?, ¿Cuándo queremos que
ocurra?, ¿Incorpora el gran objetivo?, ¿Incluye las relaciones con el grupo de interés?.
- Los objetivos estratégicos: A largo plazo, son todas las metas que se propone la empresa
conseguir en un plazo de 1-5 años, en función de su misión, su visión y su situación actual.
- Los objetivos operativos (o tácticos): A corto plazo, son objetivos a más corto plazo (menos
de 1 año) que se establecen normalmente por departamentos. Conseguirlos ayudará a
conseguir los objetivos generales.

Elementos de un objetivo
Según Hurtado de Barrera (2004), un objetivo debe contener los siguientes aspectos: un verbo, un
evento de estudio, una unidad de estudio y un contexto.

1.- El verbo indica la acción o logro que se espera para alcanzar al final del estudio. Este verbo nos
indica el grado de complejidad de lo que se pretende lograr.

2.- El evento de estudio se relaciona con la característica, el hecho, la situación o el proceso a

estudiar.

3.- La(s) unidad(es) de estudio puede(n) ser una persona, un objeto, una institución, una ciudad,
etc.

4.- El contexto se refiere al lugar específico en el cual se va a realizar la investigación.

Todo objetivo debe iniciar su redacción utilizando un verbo en forma

infinitiva, así se precisa el propósito del objetivo con más claridad. Este verbo
describe el QUÉ del objetivo.
Por ejemplo:

Identificar, Comparar, Aplicar, Diagnosticar, Describir, Reflexionar, Fundamentar, etc. (verbos en

forma infinitiva: su terminación es ar, er, ir)

Para completar el enunciado del objetivo se da respuesta al PARA QUÉ del

propósito. Es decir, se explica la finalidad del objetivo.
Por ejemplo:

…. con el fin de… para…

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Termina enunciando el CÓMO se logrará el objetivo
Por ejemplo:

Mediante, a través de, utilizando:

• Características de los objetivos: Medible, alcanzable en el tiempo, cuantificable, divisible,

jerarquizable.
• Naturaleza del objetivo: Depende de donde nazca el objetivo: Área de contabilidad, Área de
finanzas, Área de ventas, Área de RRHH, área de producción, Área de inventarios.
• Horizonte de tiempo: Largo plazo, Mediano plazo, Corto plazo.

Ejemplo de objetivo:

“Aumento de ventas” … “Aumentar las ventas en un 15% durante el segundo semestre del 2020”

3. Tipología o tipo de planes

• Objetivos: Se denomina el fin al que se desea llegar o la meta que se pretenda lograr. Son
aquellos fines fundamentales perseguidos por la empresa, siendo el punto de partida de la
planificación.
• Estrategia: Plan de acción, serie de acciones muy meditadas que se encaminan hacia un fin
determinado. Acciones que se llevan a cabo para conseguir los fines y objetivos marcados,
siendo el medio para conseguir los objetivos propuestos.
“Arte de proyectar y dirigir las operaciones”. Sun Tzu. “Arte de la guerra”.
• Políticas y normas/reglas: Una norma/regla indican lo que se puede hacer y lo que no,
facilitando las labores del personal de la empresa. Una política sustenta los principios básicos
que sirven de guía para tomar decisiones específicas y marcan los límites de actuación, siendo
los hechos referenciales de la organización, por lo que rigen todas las decisiones administrativas
para que el progreso y desarrollo de la organización en función de los objetivos, facilitando las
labores gerenciales y de los colaboradores.

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• Programas: Un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, divisiones de tareas, pasos
a seguir, recursos empleados y otros elementos necesarios para llevar a cabo un determinado
curso de acción (Diagrama o carta GANTT).
• Proyecto: Documento que registra el desarrollo de una idea de negocio que se piensa
desarrollar/ejecutar para la cual se establece un modo determinado y un conjunto de medios
requeridos. (Modelo de negocio, Plan de negocio)
• Presupuesto: Es una herramienta de carácter financiero que calcula y distribuye recursos
monetarios en distintos items, siendo la expresión numérica del plan escrito. Normalmente
prevén las necesidades de dinero para afrontar los planes marcados. También sirven para
establecer prioridades a la hora de ejecutarlos. (Tipos: operativos, financieros, de caja, etc.)
• Procesos, procedimientos y método:
✓ Proceso: Conjunto de fases/etapas sucesivas de un fenómeno o hecho complejo.
✓ Procedimiento: Pasos, método o modo de transmitir o ejecutar una acción.
✓ Método: Procedimiento que se sigue para conseguir algo.
EJEMPLO APLICADO: Un ejemplo de plan según funcionalidad referido al departamento comercial
sería planificar una campaña publicitaria a nivel nacional del lanzamiento de un nuevo producto a
corto plazo.

Por ejemplo, un par de zapatilla de deporte de alta gama tendría que seguir las siguientes fases:

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 ORGANIZACIÓN

Una vez que se ha realizado la etapa de planificación, llega el momento de

organizar todos los recursos con los que cuenta la empresa. En esta segunda
etapa del proceso administrativo, consiste en establecer la estructura
organizativa de la empresa, distribuir las tareas entre los miembros de la
organización, así como sus responsabilidades y determinar las relaciones de
autoridad entre todos ellos.

Principios administrativos claves

Para diseñar un buen sistema de organización se deben considerar los siguientes aspectos:

1.- Hay que determinar los niveles de organización, es decir, la jerarquía de los mandos: definir quién
controla y ejecuta las tareas dentro de la empresa.

2.- Las funciones o los objetivos destinados a cada nivel de mando y a cada persona han de ser claros
y concretos.

3.- Cada persona, además de saber qué tiene que hacer, debe saber a quién tiene que obedecer; por
tanto, son necesarios canales de autoridad y de responsabilidad bien delimitados.

4.- Debe haber vías de comunicación en todos los sentidos, es decir, entre departamentos, con
cargos superiores o inferiores de la misma empresa y hacia el exterior (clientes, proveedores,
autoridades económicas, entidades financieras, etc.).

Evidentemente, la organización será diferente según el tipo de empresa, es decir, según su

dimensión, su actividad, etc.

La comunicación en la empresa
Para que la organización de la empresa funcione con total garantía, uno de los
puntos más importantes es la comunicación. En este apartado vamos a
centrarnos en la comunicación interna de la empresa. Esta puede ser vertical
u horizontal.

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• La comunicación vertical a su vez pode ser:
✓ Comunicación ascendente: Es la que se forma verticalmente, de abajo hacia arriba, es decir,
se origina en los empleados y finaliza en los directivos. La finalidad de este tipo de
comunicación es que los mandos o directivos conozcan los problemas de los trabajadores
de primera mano (sus sugerencias, ideas y quejas), y que estos se sientan parte de la
empresa.
✓ Comunicación descendente: Es la que, de forma vertical, tiene su origen en los directivos y
su fin en los trabajadores. Evidentemente, es más habitual que la ascendente. Su finalidad
es informar a los trabajadores o subordinados de los objetivos de la empresa, así como de
las tareas que se deben realizar para conseguirlos.
• La comunicación interna horizontal es que se origina entre personas que están en un mismo
nivel jerárquico, es decir, entre personas de distintos departamentos (por ejemplo, entre el jefe
de producción y el jefe comercial). Es imprescindible para que la empresa funcione como un
todo.
Para que la comunicación tenga resultados positivos debe estar bien canalizada. Como ya sabemos,
la comunicación puede ser oral o escrita; en la empresa se utiliza más frecuentemente la
comunicación oral, aunque actualmente debido al uso masivo de los correos electrónicos, las
intranets, etc., en muchas empresas estas formas de comunicación han desbancado a la oral.

Esta comunicación se debe educar y controlar, sabiendo en cada momento y situación cuál es el
mensaje que se debe dar y cómo se debe transmitir para que sea efectivo, ya que una mala
comunicación puede llevar a una mala interpretación, con resultados nefastos para los trabajadores
y para la empresa.

La organización formal
Anteriormente hemos comentado que la organización de la empresa es
distinta según el tamaño de esta.

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En cambio, en las empresas medianas y grandes, que tienen diversos centros
de decisión y de control del trabajo, la gestión es compleja. Por ello, se ha de
establecer una estructura programada. Esta estructura se llama organización
formal.
La organización formal se define como la estructura intencional definida e identificada en la que la
empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente. Es una estructura a la cual
se han de ajustar las personas que forman parte de la empresa y que cooperan entre sí para
conseguir los objetivos predeterminados. Se sustenta en una división del trabajo racional y en la
diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por
aquellos que manejan el proceso decisorio. En otras palabras, es la organización planeada, la que
está en el papel y sigue el estricto nivel jerárquico a través de la autoridad lineal reflejada en la
estructura organizacional.

Una de las principales condiciones para que la organización funcione es que

cada uno de sus elementos (personas y departamentos) sepa el papel que ha
de realizar y la autoridad y responsabilidad que tiene. La autoridad debe estar
claramente delimitada, pero ha de haber flexibilidad y libertad de
movimientos, de manera que se pueda delegar la autoridad, en los momentos
en que se crea oportuno, en niveles inferiores.

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 DIRECCIÓN

Gestionar o dirigir consiste en intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas
necesarias para conseguir los objetivos marcados. Para gestionar o dirigir la empresa (teniendo en
cuenta la estructura organizativa) hay varios niveles de dirección, que son responsables de tareas
diferentes. Estos niveles se representan en forma de pirámide, divididos en tres niveles:

• En la cúspide de la pirámide: Se encuentra la alta dirección, el nivel estratégico donde

están ubicados los altos cargos de la empresa. Estos planifican a largo plazo (por tanto, sus
decisiones afectan a la totalidad de la empresa) y son responsables del cumplimiento de los
objetivos. Supervisan el funcionamiento global de la empresa.
• En el segundo nivel: Hay directivos de nivel intermedio, también llamado táctico
funcional. Que se encargan directamente de la ejecución y el control de la planificación general
y realizan planes más concretos estando los jefes de departamento de nivel intermedio.

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• El último nivel: En el nivel más bajo, de gestión u operativo. En él están los directivos que
tienen la responsabilidad directa sobre la ejecución de los planes y por consiguiente son los que
asignan las tareas a los trabajadores. Es decir, ejecutan y controlan todos los procedimientos que
han de seguir.

En este apartado vamos a estudiar el nivel de gestión operativo.

Funciones del directivo
En el nivel de gestión el directivo tiene las siguientes funciones:
• Elegir las tareas que se han de realizar. Es decir, hacer una clasificación de todos los pasos
necesarios que han de realizar para la consecución de los objetivos.
• Transmitir dichas tareas a los trabajadores que tiene a su cargo.
• Dar instrucciones a los trabajadores para que puedan realizar las tareas con métodos y
procedimientos correctos.
• Crear situaciones de trabajos favorables, con la finalidad de motivar a los trabajadores.

Para llevar a cabo estas funciones hace falta tener capacidad de liderazgo, cualidad que no se da en
todas las personas, algunas, por su carácter, por su manera de hacer y sus conocimientos técnicos,
tienen las cualidades necesarias para ser unos buenos líderes y, a la vez, buenos directivos. Sin
embargo, así como las aptitudes personales pueden ser innatas, las técnicas de administración de
empresas se aprenden. Por tanto, una persona se puede formar para ser un directivo y adquirir las
condiciones necesarias para desarrollar esta tarea.

Existen cuatro componentes claves del liderazgo, los cuales son:

• Habilidad de utilizar el poder eficientemente y de forma responsable.

• Habilidad de comprender a los seres humanos y comprender sus diferentes fuerzas motivadoras.
• Habilidad de inspirar a los seguidores para que aporten todas sus capacidades a un proyecto.
• Habilidad para crear un clima de motivación.

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Según se dirija de una manera o de otra, se puede aumentar o disminuir el
rendimiento de las personas que están bajo ese mando. Los estilos de dirección
o liderazgo que hemos caracterizado se consideran estilos puros o extremos.
Es necesario encontrar un estilo mixto o intermedio, adecuado al perfil del
trabajador sobre el que se ejerce el liderazgo.

Teorías motivacionales

Si bien cada individuo puede beneficiarse de saber qué es lo que le motiva y cómo alcanza ese
estado; para la persona este proceso puede resultar algo más intuitivo y no requiere del respaldo
académico. No es lo mismo en el caso de las empresas.

Es sabido que una persona motivada es más productiva, y un empleado más

productivo es más rentable. Es por esta razón que mencionaremos algunas
teorías más relevantes, las cuales describiremos a continuación:

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Teoría X e Y, de McGregor
Douglas McGregor estudió el comportamiento del directivo y observó que este dependía de la visión
que tenía de los trabajadores. A partir de este estudio identificó dos posturas, que llamó teoría X y
teoría Y.

Según la teoría X, hay personas que:

• Tienen aversión al trabajo, lo consideran un mal que se ha de soportar y, como consecuencia,
trabajan lo mínimo posible.
• No tienen ambición y, por tanto, no quieren responsabilidades.
• Prefieren que les manden.
• No quieren cambios y prefieren métodos conocidos.

Según la teoría Y, hay personas que:

• Quieren trabajar, el trabajo les estimula y les ayuda a realizarse.
• Creen que la energía que desprenden con el trabajo es tan natural como la energía desprendida
con el deporte o con el juego.
• Tienen ambición, imaginación y creatividad.
• Quieren responsabilidades y se sienten responsables de su trabajo.

Por lo tanto, según se participe de la teoría X o en la teoría Y, la forma de dirigir

a las personas será totalmente diferente.

El primer tipo de trabajador necesita una dirección autoritaria y el segundo una mucho más flexible
y democrática.

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McGregor representa esta postura intermedia mediante unos ejes de coordenadas. En el eje de
abscisas se muestran los estilos de dirección y en el eje de ordenadas, los rasgos generales de las
teorías.

Los puntos A y C de la gráfica, son dos muestras de comportamientos

extremos, tanto del trabajador como de la dirección. En cambio, el punto B
muestra un comportamiento intermedio. Este comportamiento debería
motivar a los trabajadores que están por debajo del directivo.
Para ellos es importante que:

• Se pueda delegar responsabilidad, es decir que los trabajadores puedan decidir, en momentos
determinados acciones que afecten a su trabajo en concreto.
• Los trabajadores sepan qué se espera de su trabajo y, a la vez se les reconozca cuando lo hacen
bien.
• Se den facilidades para que el personal de la empresa pueda formarse y reciclarse.
• Los salarios se correspondan con el trabajo y el esfuerzo realizados.

Aparte de las teorías de McGregor, recientemente ha aparecido una nueva

teoría sobre la gestión de la empresa, que es la llamada teoría Z. Esta teoría
apareció cuando William Ouchi, tras estudiar la diferencia entre la gestión de
las empresas norteamericanas y las japonesas, concluyó que las técnicas de
dirección de las empresas japonesas también sirven fuera de Japón.

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En estas empresas se confía plenamente en el trabajador, haciéndole partícipe
de todos los procesos y decisiones, ya que, si los empleados están bien
informados de la situación de la empresa a todos los niveles, se considerarán
importantes y darán el máximo de sí mismos. Además, la mayoría de las
mejoras que se hacen en la empresa proceden de iniciativas de los
trabajadores, hasta el punto de que a menudo se les da más importancia que
a las de la propia dirección.
La teoría Z, por tanto, va encaminada hacia en trabajo conjunto, y considera que todos los empleados
son importantes en la empresa, por lo que busca la conciliación entre los interese de los trabajadores
y los de la organización.

Trata, en definitiva, de valorar adecuadamente a los empleados y reconocer su aportación, estimular

la comunicación, el respeto mutuo y la relación a largo plazo, promover la mejora continua en todos
los niveles de la empresa y fomentar una cultura participativa, basada en las relaciones humanas. El
objetivo último es mejorar la productividad empresarial.

Teoría de la pirámide de necesidades Maslow

La Pirámide de Maslow, o jerarquía de las necesidades humanas, es una teoría
psicológica propuesta por Abraham Maslow en su obra:
Una teoría sobre la motivación humana de 1943, que posteriormente amplió. Maslow formula en
su teoría una jerarquía de necesidades humanas y defiende que conforme se satisfacen las
necesidades (parte inferior de la pirámide), los seres humanos desarrollan necesidades y deseos más
elevados (parte superior de la pirámide).

Existen muchas otras teorías motivacionales, las cuales mencionaremos para su lectura
complementaria:

• Teoría de motivación higiene y seguridad de Herzberg.

• Teoría motivacional de McClelland.

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• Teoría de Pareto.
• Teoría de las expectativas.
• Teoría de ERC de Alderfer.
• Teoría de fijación de metas, E. Locke.
• Teoría de la equidad, S. Adams.

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 CONTROL

El control es una tarea administrativa que debe ser ejercida con

profesionalidad y de forma transparente.

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Controlar consiste, básicamente, en verificar que todo salga como se había previsto al
hacer la planificación, tanto en los objetivos generales (en los niveles más altos de la
organización, alta dirección) como en los subobjetivos más concretos (en los niveles más
bajos, niveles de gestión).

Respecto a sus características, se puede mencionar que:

1.- Es una herramienta de apoyo a la dirección.

2.- Utiliza la información generada por las funciones anteriores.

3.- Periódicamente permite conocer lo que está ocurriendo en cada momento para cada unidad se
debe definir lo que es relevante gestionar y controlar.

El proceso formal del control se sustenta en:

• Que esté estructurado cuantitativamente orientado.
• Los estándares de desempeño (indicadores de gestión, medición).
• Monitorear los resultados reales y efectivos, compara con la gestión de los resultados
planificados ajusta las acciones de la organización.

Las principales decisiones relacionadas con la función administrativa

referente al control son:
• ¿Qué actividades de la organización es necesario controlar?
• ¿En qué forma habrá que controlar esas actividades?
• ¿Cuándo es significativa una desviación del rendimiento?
• ¿Qué tipo de sistema de información para la gerencia deberá tener la organización?

Tal como se desprende de la definición del concepto de control, para que se pueda llevar a cabo una
buena función de control debemos recoger de nuevo todo aquello que habíamos planificado,
organizado y gestionado; es decir, aquellos objetivos con los estándares que nos habíamos marcado
en cada una de las anteriores funciones y comprobar que en cada una de las actividades realizadas
se haya cumplido.

En caso negativo habría que analizar los motivos y corregir las desviaciones.
• Primer motivo: No se ha ejecutado los planes como se había previsto, por falta de organización
o por poca rentabilidad de los recursos.
• Segundo motivo: Estos planes no eran los adecuados y se habían marcado unos objetivos que
no se podían conseguir.

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Cualquiera sea el motivo, hay que intentar resolver la desviación, aprovechando la información
obtenida en el control y realizando un planteamiento distinto.

Revisemos las tres principales técnicas de control:

• Auditoría:

Verifica la planificación en relación con la contabilidad, análisis de los estados financieros, como la
rentabilidad de los recursos o la gestión global de la empresa haciendo recomendaciones para
mejorarla.

Hay dos clasificaciones de auditoría:

✓ La primera distingue entre auditoría interna que se lleva a cabo dentro de la empresa
como mecanismo propio de control, y la auditoría externa, que realizan personas ajenas a
la empresa, profesionales independientes.
✓ La segunda clasificación incluye la auditoría de cuentas, que analiza los estados financieros
en la empresa; la auditoría operativa, cuya función es analizar la estructura global de la
empresa con respecto a los objetivos, políticas o planificaciones, y por último, la
ecoauditoría, que controla el impacto medioambiental de las empresas.
• Control de presupuesto:

Se trata de controlar que la relación numérica de la planificación (referida a los costes de las
operaciones y los ingresos de las ventas) se cumpla.

• Estadística:

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Permite tratar los datos históricos de un problema, sacar conclusiones y realizar pronósticos. Por
ejemplo, las previsiones de ventas hechas con datos históricos de años anteriores o de otras
empresas del sector.

Cuando se realiza la función de control no siempre todas las desviaciones con

respecto a los objetivos tienen que ser de tipo negativo. Puede haber
desviaciones positivas que serían muy importante para extraer conclusiones,
y en su caso potenciarlas.

Tipos de control
Una vez que tenemos claro cuáles son las fases del control en el proceso administrativo, llega el
momento de pasar a establecer los tipos existentes.

• Control ex, ante o previo: Hace referencia a aquellas actividades dirigidas a valorar y controlar
las operaciones antes de que el proceso como tal comience. Dentro de este grupo se
encuentran las reglas, procedimientos, etc. que se encuentran planificados para ser ejecutados
en la fase siguiente.

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• Control recurrente o vigilante: Esta etapa tiene lugar dentro de la propia fase de operaciones y
permite que todas las actividades sigan el curso propuesto en la etapa de control previo.
• Control ex, post o sobre resultados: Por último, no hay que olvidar la importancia de realizar
un análisis valorativo sobre los resultados obtenidos para detectar desviaciones sobre el
estándar definido con anterioridad.

Fases del control

Para poder implementar correctamente los procedimientos de control sobre la administración de la
empresa, es necesario definir con anterioridad las fases en las que es posible englobar las etapas de
trabajo.

1.- Definición de criterios de evaluación

Los estándares son aquellos parámetros que permiten comparar y realizar valoraciones entre los
aspectos reales que acompañan al negocio, y los objetivos empresariales fijados sobre los que se
realiza la comparación. Dentro de esta línea, habría que diferenciar entre los estándares de calidad,
costes, cantidad y tiempo, que sirven para identificar los atributos más importantes que se
involucran en los procesos de administración del negocio.

2.- Medición del desempeño

Esta es la segunda fase tras la definición de los criterios de evaluación. En este punto, la empresa
pretende evaluar y medir los procesos que se están realizando para poder obtener información de
los sistemas internos de trabajo.

3.- Comparación de los valores y mediciones

Una vez que se ha realizado la valoración anterior, es necesario pasar a verificar si existe algún tipo
de desvío entre el estándar que había sido propuesto en la primera fase y los resultados obtenidos.

Los principales errores en la etapa de control son:

• Copiar procedimientos de otras organizaciones.

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• Dejar de documentar no conformidades.
• Utilizar métricas de manera irregular.
• Falta de compromiso de la Alta Dirección.
• No capacitar a los empleados clave en el sistema.
• Hacer que el sistema sea complicado y caro.
• Entre otros.

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Recuerda que todas las actividades promueven tu aprendizaje en la asignatura.

Si tienes dudas en el proceso, consulta al docente.

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