A QUIEN SE COMUNICA

PROCESO ASPECTO A COMUNICAR

INTERNO

Toda la
Planeación Estratégica
organización

Matriz requisitos del Toda la

producto organización

Identificación de
requisitos Toda la
Reglamentarios, organización
legales

Reglamentos
N/A
organizacionales
Gestión Gerencial

Información y
resultados de la Lideres de proceso
revisión por la dirección

Toda la
Manual de calidad
organización
 Toda la
Desempeño del S.G.I
organización

REQUISITOS DE COMPRA N/A

Evaluacion y selección de
Compras N/A
proveedores

Inventario Alta direccion

Publicidad N/A

Definición de las
necesidades de los A los diferentes
clientes internos de procesos
Gestion comercial cada proceso

Informacion sobre el Toda la

producto organización
 Evaluación y
Alos diferentes
seguimiento de la
procesos
Satisfacción del cliente.

Impuestos de renta y
Alta direccion
patrimonio

Toda la
Programa ambiental
organziacion

Matriz de aspectos e Toda la

impactos organziacion

alta dirección y
Programa de auditorias
líder de proceso

Administrativo
Resultados de
las evaluaciones
de satisfacción Lider de procesos
del cliente

Respuesta de reclamos y
N/A
peticiones
 Resultado de
Responsables de
auditorías
los procesos
internas y
externas

Documentos del Sistema Toda la

Integrado organización

Todos los cargos

Manual de funciones y
que dependan e la
perfiles de cargo
alta dirección

Memorandos Empleados activos

Resultado de la Toda la
investigacion de incidentes organización

Recurso Humano
a toda la
Plan de emergencia
organización

Toda la
Matriz de riesgos y peligros
organización
 Toda la
Programa siso
organziacion

Necesidad de
Compras
mantenimiento
INFRAESTRUCTURA
Lideres de
Programa de calibracion
procesos

Planeación de Toda la
actividades organización

No conformidades en el Coordinador de
servicio o producto HSEQ y Lideres

Toda la
TODA LOS PROCESOS Investigacion de incidentes
organización

Coordinador HSEQ
Resporte de accidentes O LIDER DEL
PROCESO

Seguimiento a
resultados de los Coordinador de
procesos HSEQ

Necesidades de materia
PRODUCCION Compras
prima
DISTRIBUCION Confirmacion del pedido Comercial
 MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

QUIEN SE COMUNICA RESPONSABLE DE

CUANDO SE COMUNICA
COMUNICAR
EXTERNO

Proveedores,
Cada vez que se actualiza
clientes y alta dirección
esta disponible
comunidad

cuando se tenga claro los requisitos

N/A Alta dirección obligatorios del producto expuestos
por la normatividad vigente

Comunidad, cuando se tenga por completo la

clientes, y Alta dirección normatividad vigentes aplicables a
proveedores la organización

Proveedores y INDUCCION Y CUANDO SE

Alta dirección
clientes ACTUALIZEN

Después de
N/A Coordinador HSEQ
avaluado S.G.I

Cada vez que se actualize o en

N/A Coordinado HSEQ
una reinduccion
 Previo o durante la
N/A Coordinador HSEQ revisión por la
dirección

Cada ves que se realice un pedido

Proveedores Compras a la organización o se realice la
compra de materia prima

Cada vez que se necesite

Proveedores Compras conseguir un proveedor y la
evaluacion dos veces al año

N/A Compras Cada vez que se necesite

Clientes Lider del proceso Cada 3 meses

Lider de cada
N/A Cuando se detecte la necesidad
procesos

cuando es interno se comunica

cuando halla cambios en el
Clientes Marketing producto y cuando es externo se
comunica cuando el cliente este
interesado por el producto
 Después de cada
evaluación de
satisfacción.
Lider del procesos Cuando sea
N/A
administrativo necesario por
quejas,
sugerencias y
reconocimientos.

Lider del procesos Cada vez que se solicite por el ente

Ente regulador
administrativo regulador

al momento de ver la necesidad del

Lider del procesos personal de la organización ya sea
N/A
administrativo para su refuerzo o nueva
incorporación de personal

cuando se halla analizado y

estructurado por completo los
Comunidad,proveed
Lider del procesos aspectos e impactos mas
ores y clientes y
administrativo significativos a los q se están
Bomberos
expuestos los integrantes de la
organización
cuando se tenga las fechas
Lider del procesos
N/A definidas en el cronograma de
administrativo
auditorias
Al terminar la
evaluación de
Satisfacción
Lider del procesos
N/A (semestralmente o
administrativo
anualmente) Previo o durante la
revisión por la
dirección

Clientes y Cuando se halla terminado la

Lider del procesos
proveedores,comuni investigacion de los reclamos y
administrativo
dad peticiones
 Lider del procesos Al finalizar la
N/A
administrativo auditoría

Lider del procesos Cada vez que haya cambios en la

N/A
administrativo documentacion

Información permanente para

N/A Recurso humano
consulta en la web

N/A Recurso humano Cada vez que se necesite

Cada 3 meses en capacitaciones

N/A Recurso humano
de seguridad industrial

gerencia y recursos
Bomberos Dos veces al año
humanos

cuando se halla analizado y

estructurado por completo los
Bomberos Coordinador HSEQ niveles de riesgos a los q se están
expuestos los integrantes de la
organización
 al momento de ver la necesidad del
Recurso humano con personal de la organización ya sea
N/A
el coordinador hseq para su refuerzo o nueva
incorporación de personal

N/A Coordinador HSEQ Cuando se necesite

Según el cronograma de
N/A Coordinador HSEQ
actividades

Iniciando año
Periodos
mensuales
N/A Todo el personal
Cuando sea
necesario

Terminación de
N/A Todo el personal cada periodo o año o cuando sea
necesario.

Cada 3 meses en capacitaciones

N/A Todo el personal
de seguridad industrial

N/A Todo el personal Cunado se presente un accidente

En las reuniones
Líder de cada
de comité y
N/A proceso
cuando la alta
dirección lo solicite

N/A Lider de proceso Cuando se necesite

N/A Lider de proceso Previamente de mandar el pedido

ÓN INTERNA Y EXTERNA

MEDIO DE DIVULGACION REGISTROS

INTRANET,REUNIONES DE
ACTAS DE REUNION Y
ACTUALIZACIONES(INTERNO),
LISTAS DE ASISTENCIA
BLOG(EXTERNO)

actas de entrega , matriz

presentaciones , correos institucionales , actas de
requisitos del producto y
asistencias y reunión
ordenes de compra

Presentando la matriz legal y reglamentaria en

ACTAS DE REUNION Y
presentaciones , correos institucionales , actas y
LISTAS DE ASISTENCIA
reunión(INTERNO),PAGINA WEB(EXTERNO)

capacitaciones . Carteleras , intranet , correos

institucionales , memorias al personal actas de reunión y asistencia
(INTERNO),PAGINA WEB(EXTERNO)

Informe de revisión
por la dirección
Reuniones con el Acta de reunión
personal

Por medio de un Blog Lista de acitivdades en el blog

 Presentación,
Registro de entrega de copia
resumen o entrega
del informe
de copia de informe.

Presentación en físico del registro,correo registros de compra

Registro de la lista de
Lista de chequeo de evaluacion y selección
chequeo

Intranet Registro de inventario

Correos,pagina web N/A

Registro de entrega del

Caracterizacion de procesos por intranet documento y actualizacion de
este

Folletos, pagina Web, correos ninguno

 Reuniones con el
personal.
Actas de reunion
Actas.
interna por la red.

Por correo o personalmente( interno) Registro de pago del

Radicados,carta,(Externo) impuesto

Video Lista de asistencia

presentaciones , carteleras , en la aprte interna y

en la parte externa por medio de la pagina web y Acta de entrega
correo para Bomberos

correos institucionales , presentaciones en físico cronograma de actividades

Presentación,
resumen o entrega Registro de entrega de
de copia de informe. informe

Registro de reclamo
Correo,via telefonica
satisfecho por el cliente
 • Entrega de informe
general y por
proceso
• Envío de informe
por correo Registro de entrega de copia
electrónico del informe
• Publicación de
resultados en
Página Web del
SGI

Registro de entrega del

listado maestro de documentos,intranet
listado maestro.

web y documento de consulta el cual reposa en el En la practica al contratar o

archivo de la organización en el momento de ascensos

carte Lista de entrega

Intranet o reuniones Registro de asistencia

simulacros , instructivos ,
presentaciones (interno)Correo(externo) señalizaciones , actas de
asistencia y reunión

presentaciones , carteleras, Correo y via

Acta de entrega
telefonica(externa)
 Noticiero Lista de asistencia

Formulario de necesidad de mantenimiento Registro de formulario

Intranet Registro del programa

Documentos del
S.G.C
Comités actas de reunión y asistencia
Reuniones
Actas

Reuniones
actas de reunión y asistencia
Comités Verbalmente

Capacitacion Registro de capacitacion

Verbalmente Registro de accidentes

Informe de Gestin del sistema Intranet

Intranet Registro de inventario

Via telefonico o correo Registro del pedido

 COD: FO -MZ-10

VERSION 1

RESULTADO ESPERADO

CONOCER EL MANUAL Y SU IMPORTANCIA FRENTE A

LA ORGANIZACIÓN

dar a conocer los reglamentos a los q se están dispuestos

nuestros productos para no incurrir en estos mismos

dar a conocer los reglamentos a los q se están dispuestos

nuestra organización para no incurrir en estos mismos

conocimiento preciso del personal de la organización y

partes interesada.

El personal conozca que

actualizaciones.mejoras,fortalezcas o debilidades tiene el
S.G.I

Que todo el personal conozca que

procedimientos,responsable, docmentos etc.. Se necesita
para sostener el sistema de gestion integral
 Revisión por la
Dirección

Lograr un mayor orden y conocimiento de las necesidades

y especificaciones de la materia prima

Que los proveedores sepan su puntjae de evaluacion y

cual se selecciono

La alta direccion este comiunicada de los inventario que

tiene la empresa tanto de materia prima como de producto
finalizado

Que los clientes esten enterados de nuestros productos y

los beneficios de este

Que todos los procesos saisfagan los clientes internos

para asi cumplir un requisito exacto del producto

Tanto el cliente como la organización sepan muy bien

cuales son las caracteirsitcas del producto y que
necesidad satisfaga.
 Que el personal conoszca la perpestiva de los cliente
respecto a nuestros productos

Recibir por el ente regalor los impuestos obligatorios y

estos ser comunicados para al ta direccion para ahcer
respectivo pago

mayor conocimiento de los empleados al momento de

optimizar recursos

dar a conocer los aspectos e impactos mas significativos

de la organización para reducirlos en lo mas posible

obtener mayor eficacia en las auditorias planeadas

Los lidéres del ´proceso conoce la

percepción del cliente y
utiliza la información
para efectuar su
Revisión del SGI

Que las partes interesadas tengan sus respuestas alos

reclamos o peticiones que hallan tenido para asi estar
siempre satisfechos
 Emprender las acciones
apropiadas (Correctivas,
preventivas y de
mejora)

Que todo el personal tenga acceso a todos los

documentos del sistema integrado de gestion

el conocimiento de los parámetros exigidos para cada

cargo y sus respectivos requisitos

El personal que tenga memorando que sepan el porque de

este

Que las personas sepan que incidentes se encontraron y

como se van a prevenir

lograr un mayor orden y conocimiento en caso de algún

percance en el que la organización pueda estar dispuesta

lograr mayor conocimiento en los niveles en los q nuestros

empleados están expuestos
mejores practicas y métodos para la protección de nuestro
personal para evitar accidentes laborales

Saber que se necesita para que la infraestructura este en

buen estado

En que tiempo se debe calibrar los equipos de calibracion

El personal este atento a las actividades a realizar para

mantener el sistema de gestion integral.

El personal sepa los medios de comunicar para una no

confitmada

Que las personas esten concientes de la importancia de

investigar incidentes en la organizacion para prevenir
futuros accidentes

Que todo el personal sepa de los accidnetes que se estan

presnetando en la organización

Que los lideres del proceso siga sus activudades para dar
cumplimientos a los objetivos y mets

Que se sepa las necesidades que que tiene produccion

por materia prima
Confimar los pedidos para que no halla una equivocacion.