Taller

Acta de Constitución del

Proyecto/Project Charter.

Guía Taller: Acta de Constitución del Proyecto. Preparó Sigifredo Arce Labrada con propósitos
académicos. Julio de 2013.
 Bogotá, D.C., agosto de 2013
Acta de Constitución del
Proyecto/Project Charter.
Contextualización
Este aparte ha sido tomado textualmente del anexo A1 (aparte A1.4.1) y del 4.1
del capítulo 4º de la “Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos”
quinta edición 2013

“Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto/Project Charter”.

“Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto es el proceso que
consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente la
existencia de un proyecto y provee al gerente del proyecto la autoridad
para aplicar recursos organizacionales a las actividades del proyecto.
El beneficio clave de este proceso es un inicio bien definido del
proyecto y límites del proyecto, creación de un record formal del
proyecto y una forma directa para que la alta dirección formalmente
acepte y se comprometa con el proyecto” (PMBOK, 2013).

Figura A1-5 Desarrollar el Acta de Constitución: Entradas y Salidas (PMBOK, 2013)

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Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto/Project Charter

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto es el proceso de desarrollar un

documento que formalmente autoriza la existencia de un proyecto y confiere al
gerente del proyecto la autoridad para aplicar recursos de la organización a las
actividades del proyecto. El gerente del proyecto debe ser identificado y nombrado
lo antes posible. Las entradas, técnicas y herramientas y salidas para este
proceso se muestran en la figura siguiente:

Figura 4-2 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Entradas, Técnicas y Herramientas y
Salidas PMBOK, 2013).

En el caso de proyectos externos, un contrato formal es típicamente la manera

preferida de establecer un acuerdo. En este caso, el equipo del proyecto se
convierte en el vendedor respondiendo a las condiciones de una oferta de compra
de una entidad externa. El Acta establece una relación de cooperación entre la
organización ejecutante y la organización solicitante.

El Acta de Constitución del Proyecto aprobada formalmente inicia el proyecto. Un

gerente de proyectos es identificado y asignado tan pronto como sea posible, de
preferencia durante la elaboración del Acta de Constitución del Proyecto, pero
siempre antes de comenzar la planificación. Es recomendable que el gerente del
proyecto participe en la elaboración del Acta de Constitución del Proyecto, ya que
ésta le otorga la autoridad para asignar los recursos de las actividades del
proyecto.

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El gráfico 4-3 de PMBOK, 2013, presenta el diagrama de flujo de datos del
proceso de Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto:

Los proyectos son autorizados por alguien externo al proyecto, tal como un
patrocinador, una oficina de gerencia de proyectos (PMO) o un comité ejecutivo
del portafolio. El iniciador del proyecto o el patrocinador debe encontrarse a un
nivel apropiado para financiar el proyecto. Cualquiera de ellos elaborará el Acta de
Constitución del Proyecto o delegará esta tarea al director o gerente del proyecto.
El proyecto queda autorizado con la firma del iniciador en el Acta.

Los proyectos se autorizan en función de necesidades internas de la empresa o de

influencias externas. Esto normalmente desencadena la realización de un análisis
de necesidades, de un caso de negocios o la descripción de la situación que el
proyecto abordará. La elaboración del Acta de Constitución de un Proyecto vincula
el proyecto en cuestión con la estrategia y el trabajo en curso de la organización.

Veamos con más detalle el proceso completo con todos los elementos para
desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.

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ENTRADAS

1. Declaración del trabajo del proyecto/Project Statement of Work (SOW)

El enunciado del Trabajo del Proyecto (SOW) es una descripción narrativa de
los productos o servicios que debe entregar el proyecto.

Para proyectos internos, el iniciador del proyecto o el patrocinador proporciona

el enunciado del trabajo basado en las necesidades de la empresa o en los
requisitos del producto o del servicio.

Para proyectos externos el enunciado del trabajo puede ser proporcionado por
el cliente como parte del documento de licitación, (por ejemplo una solicitud de
propuesta (RFP), una solicitud de información (RFI), solicitud de oferta (RFB))
o como parte de un contrato.

El enunciado del trabajo hace referencia a lo siguiente:

 Una necesidad comercial, basadas en una demanda del mercado, un

avance tecnológico, un requisito legal, una regulación gubernamental o
una consideración medio ambiental.
 Una descripción del alcance del producto, documenta las
características del producto, servicio o resultado que el proyecto se
encargará de entregar.
 Un plan estratégico, que esté dentro de las metas estratégicas de la
organización.

2. Caso de negocio/Business Case.

El caso de negocio o un documento similar proporciona la información
necesaria desde una perspectiva comercial para determinar si el proyecto vale
o no la inversión requerida. El caso de negocio se crea como resultado de una o
más de las siguientes razones:
 Demanda del mercado
 Necesidad comercial
 Solicitud de un cliente
 Avances tecnológicos
 Requerimiento legal
 Impacto ecológico
 Necesidades sociales

3. Acuerdos,
Los acuerdos se utilizan para definir las intenciones iniciales de un proyecto.
Los acuerdos pueden adoptar la forma de contratos, memorandos de
entendimiento (MOU), acuerdos de nivel de servicio (SLA), carta de acuerdos,
cartas de intención, acuerdos verbales, correo electrónico, u otros acuerdos por

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 escrito. Normalmente, un contrato se utiliza cuando se está realizando un
proyecto para un cliente externo.

4. Factores Ambientales de la Empresa.

Los factores ambientales que pueden influir en el proceso Desarrollar el Acta de
Constitución del Proyecto incluyen entre otros:
 Normas gubernamentales, normas de la industria y regulaciones
(códigos de conducta, estándares de calidad o normas de protección al
trabajador).
 Cultura y estructura organizacional y
 Las condiciones del mercado.

5. Activos de los Procesos de la Organización

Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto incluyen, entre otros:
 Los procesos organizacionales estándar, las políticas y las definiciones
de procesos normalizadas que se utilizan en la organización.
 Plantillas (por ejemplo plantillas del acta de constitución de la empresa)
 Información histórica y la base de conocimientos de lecciones
aprendidas.

TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS

1. Juicio de Expertos
A menudo se utiliza el juicio de expertos para evaluar las entradas que se usan
para elaborar el Acta de Constitución del Proyecto. Durante este proceso, el
juicio y la experiencia se aplican a cualquier detalle técnico y de gestión. Esta
experiencia es proporcionada por todo grupo o individuo con conocimientos o
capacitación especializados y se encuentra disponible a través de diferentes
fuentes, entre las que se incluyen:

 Otras unidades dentro de la organización

 Consultores
 Interesados, incluyendo clientes o patrocinadores
 Asociaciones profesionales y técnicas
 Grupos industriales
 Expertos en la materia
 La Oficina de Gerencia de Proyectos (PMO).

2. Técnicas Facilitadoras
Las técnicas facilitadoras tienen una amplia aplicación en los procesos de
gestión de proyectos y orientan el desarrollo del Acta de constitución del
Proyecto. Lluvia de ideas, resolución de conflictos, resolución de problemas y
gestión de reuniones problema son ejemplos de técnicas clave utilizadas por
los facilitadores para ayudar a los equipos y personas para realizar las
actividades del proyecto.

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ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO/PROJECT CHARTER

Es el documento emitido por el iniciador del proyecto o patrocinador que

formalmente autoriza la existencia de un proyecto y confiere al gerente del
proyecto la autoridad para aplicar los recursos organizacionales a las actividades
del proyecto. Documenta las necesidades comerciales, asunciones, restricciones,
el entendimiento de las necesidades del cliente, los requerimientos de alto nivel y
el nuevo producto, servicio o resultado que el proyecto debe proporcionar, como
ejemplo:

 El título del proyecto.

 Nombre que tendrá el proyecto.
 El propósito o la justificación del proyecto. El propósito resume la
necesidad y justificación del proyecto. Para apoyar la justificación de la
selección del proyecto puede hacer referencia a documentos previos (por
ejemplo caso de negocio)
 El objetivo medibles del proyecto. El objetivo es una declaración de lo que
se espera lograr, es decir, el producto final o entregable. Puede indicar el
monto de los fondos autorizados para el proyecto y el tiempo de
terminación previsto (ya sea como una fecha específica o como un
intervalo de tiempo en semanas, meses, etcétera).
 La descripción del proyecto de alto nivel. La descripción proporciona una
reseña completa del proyecto. Puede incluir una explicación de las
actividades principales, los elementos de trabajo o fases del proyecto e
incluso una estructura desglosada del trabajo preliminar, a segundo nivel,
que esquematice los elementos de trabajo más importantes.
 Los interesados del proyecto o stakeholders, son individuos y/u
organizaciones que están involucrados en el proyecto, tienen intereses en
su desarrollo y poseen diferentes necesidades y expectativas.
 Los Criterios de éxito o beneficios esperados indican los resultados o
beneficios cuantitativos esperados que resultarán de la implementación del
proyecto. Estos describen las expectativas de los patrocinadores respecto
a las medidas que definen el éxito del proyecto.
 Los Factores críticos de éxito del proyecto, son aquellas capacidades,
características o aspectos que posee la empresa u organización, que se
deben tomar en cuenta antes y durante la realización de un proyecto.
Estas características o aspectos deben tener un soporte sólido,
administradas y controlables por la empresa, estas son claves y
constituyen un impacto de gran importancia en el éxito del proyecto.
 Los entregables más importantes son los productos finales o artículos
principales que se espera se produzcan durante la ejecución del proyecto
y al finalizar el mismo.
 Los criterios de aceptación describen los criterios cuantitativos que el
patrocinador o cliente usará para verificar que cada entregable cumpla con

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 ciertas especificaciones de desempeño y son la base para que acepte que
el entregable en efecto se hizo correctamente y cumple con sus
expectativas.
 Los riesgos de alto nivel, identifican cualquier riesgo que el patrocinador
considera con una alta probabilidad de ocurrencia o un alto grado de
impacto potencial que podría afectar el logro exitoso del objetivo del
proyecto
 Un resumen del cronograma de hitos, también conocido como
cronograma de puntos de revisión. Es una lista de fechas o períodos límite
para la realización de entregables del proyecto.
 Un resumen del presupuesto. Indica el monto total de los fondos que el
patrocinador o cliente autoriza para el proyecto. A veces los fondos se
liberan por etapas en función de los avances del proyecto.
 Los supuestos en el ámbito de la Gerencia de Proyectos se refiere a los
factores que son considerados verdaderos para realizar una planificación o
estimación coherente, sin que sea necesario demostrar su fiabilidad.
 Restricciones del proyecto. Una restricción es un factor que impone un
determinado límite al desarrollo de una determinada actividad. Las
restricciones tradicionales de un proyecto son las siguientes: de costo, de
tiempo y de alcance. Un proyecto puede tener otras restricciones
importantes: tecnológicas, de recursos humanos, legales burocráticas y
políticas, culturales y organizacionales.
 Los requerimientos de elaboración de reportes establecen la frecuencia
y el contenido de los reportes y las revisiones de estatus del proyecto.
 El gerente del proyecto asignado, su responsabilidad y su nivel de
autoridad.
 El nombre y el nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan
el acta de constitución del proyecto.
 La firma y la fecha de aprobación indican que el patrocinador ha
autorizado el proyecto de manera oficial o formal.

Actas de Constitución con trabajo bajo contrato

Todos los proyectos deberían tener actas de constitución.

Cuando el trabajo está siendo realizado para una organización externa, el
vendedor aún necesita crear un acta de constitución desde su propia perspectiva.
Por esto, en proyectos en donde hay compradores y vendedores, ambas
organizaciones crearán sus actas de constitución del proyecto desde diferentes
puntos de vista. La razón del comprador para el proyecto, tal como se enuncia en
su acta de constitución, puede ser alcanzar un producto en particular cumpliendo
con las restricciones del proyecto. La razón de los vendedores para trabajar en el
proyecto, tal como se menciona en su acta de constitución del proyecto, puede ser
aumentar los ingresos, mejorar su reputación u obtener trabajo adicional del
comprador. (Mulcahy, 2010).

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Indicadores de logro

Durante el desarrollo de este taller se pretende que el estudiante desarrolle

habilidades y capacidades para desarrollar:

El Acta de Constitución del Proyecto/Project Charter como base

documentada que permite tomar decisiones futuras sobre el proyecto y
confirmar o desarrollar un entendimiento común entre los miembros del
equipo del proyecto que participan directamente en las actividades de
desarrollo del Plan de Gestión del Proyecto, demostrando el estudiante
conocimiento y entendimiento de los insumos (entradas) y de las
herramientas y técnicas para desarrollo de este importante documento del
proyecto.

Material de apoyo básico

La calidad de los documentos básicos para la gestión del proyecto requiere la
comprensión de los conceptos, herramientas y técnicas abordados anteriormente
y los trabajos previos que el grupo ha realizado para su proyecto

1. Guía de estudio
Lea en forma detenida la contextualización de esta unidad de estudio y de trabajo
y analice los formatos que se encuentran en el anexo 1.

2. Enlaces en Internet
Explore los diferentes sitios enlaces que se relacionan a continuación en esta guía
y que presentan otra perspectiva y posibilidades sobre los temas abordados en
este módulo.

 www.cio.ny.gov/pmmp/guidebook2/index.htm
 http://www.youtube.com/watch?v=Y9lgZ5Kw7LY
 http://issuu.com/gp_cjm/docs/acta_del_proyecto_monte_piedad_socialista__25
-08-2

3. Aprendizaje en acción

El trabajo a realizar tiene como objetivo el desarrollo de habilidades conceptuales y

técnicas de los participantes, que les permita:

 Desarrollar el Acta de Constitución para un proyecto seleccionado por el

grupo, de los varios proyectos candidatos, que será trabajado durante todo
el diplomado.

El proyecto seleccionado no debe ser tan simple que no permita la aplicación de

los procesos fundamentales de gestión de proyectos, ni tan complejo que no sea

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posible desarrollarlo razonablemente durante el tiempo que se ha establecido para
la realización de los talleres.

Elaboren los formatos del Anexo No. 1 en Word. El anexo incluido es guía que se
puede ajustar a las necesidades de cada caso. Algunos componentes se pueden
suprimir si no son aplicables, otros se pueden agregar si se requiere.

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 Anexo 1
Acta de Constitución del Proyecto
(Project Charter)
Identificación del Proyecto

Nombre del proyecto _________________________________ Fecha: _________________

Unidad de Negocio/Área: ______________________________________________________

Promotor del Proyecto: _______________________________________________________

Gerente del Proyecto: _________________________________________________________

Propósito O Justificación del Proyecto

Esta sección comunica el propósito del proyecto o la justificación del proyecto. El propósito declara
lo que se logra luego de terminar la fase de ejecución. Para apoyar la justificación de la selección
del proyecto puede hacer referencia a documentos previos (por ejemplo caso de negocio).

Objetivos medibles del proyecto

Los objetivos necesitan ser medibles y dependerán de la prioridad definida de las restricciones del
proyecto.

Descripción del proyecto de alto nivel o requisitos del producto del proyecto:
La descripción del proyecto debe ser breve, utilizando términos clave de entendimiento general y si
es posible utilizando algún tipo de gráfico o diagrama, si es aplicable

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Interesados del proyecto o stakeholders
Individuos y/u organizaciones que están involucrados en el proyecto, tienen intereses en su
desarrollo y poseen diferentes necesidades y expectativas. ¿Quién afectará o será afectado por el
proyecto (influirá al proyecto), de los conocidos hasta la fecha?

Criterios de éxito
Los criterios son las medidas o indicadores con los cuales se juzgará el éxito o fracaso del
proyecto. Los criterios son únicos para cada proyecto.

Factores críticos de éxito del proyecto

Los factores son aquellos elementos o insumos que se ha determinado, no para el proyecto, sino
como práctica general que contribuyen a aumentar las posibilidades de éxito. Los factores de éxito
corresponden al consenso de diferentes estudios e instituciones respaldados por la experiencia.

Entregables del proyecto

Son los productos finales o artículos principales que se espera se produzcan durante la ejecución
del proyecto y al finalizar el mismo.

Criterios de aceptación
Son aquellos criterios cuantitativos que el patrocinador o cliente usará para verificar que cada
entregable cumpla con ciertas especificaciones de desempeño y son la base para que acepte que
el entregable en efecto se hizo correctamente y cumple con sus expectativas

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 Cronograma de Hitos
Los cronogramas de hitos son similares a los diagramas de barras, pero sólo identifican el inicio o
la finalización programada de los productos entregables más importantes y las interfaces externas
clave.

Riesgos de Alto nivel

Amenazas y oportunidades potenciales para el proyecto.

Presupuesto (resumen)
Indica el monto total de los fondos que el patrocinador o cliente autoriza para el proyecto.

Supuestos de la Organización y Ambientales

Los supuestos o suposiciones son factores que, para los propósitos de la planificación, se
consideran verdaderos, reales o ciertos, sin necesidad de contar con evidencias o demostración.
Los equipos del proyecto frecuentemente identifican, documentan y validan las premisas o
suposiciones como parte de su proceso de planificación.

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 Restricciones de la Organización y Ambientales
En este aparte se relacionarán las restricciones o limitaciones aplicable, ya sean internas o
externas al proyecto, que afectará el rendimiento del proyecto o de un proceso.

Requerimientos de elaboración de reportes

Establecen la frecuencia y el contenido de los reportes y las revisiones del estatus del proyecto.

Gerente del Proyecto asignado

Una de las razones fundamentales de la confección de un acta de constitución del proyecto es
formalizar la asignación del Gerente del Proyecto, que responderá por el proyecto y tendrá la
autoridad necesaria para para conducir su equipo y las actividades correspondientes, aprobar
cambios al presupuesto, cronograma, asignación de personal, etc.

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Responsables, funciones y obligaciones
Todos y cada persona involucrada en el proyecto tiene unas funciones y obligaciones específicas y
correspondientes con su papel en el proyecto, que deberán estar claramente identificadas.

Firmas de aprobación del Acta de Constitución

____________________________ ______________________________
Patrocinador del Proyecto Gerente del Proyecto

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