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PROCESOS
Ing. Sandra Guevara L, Mgtr.
Contenidos
1. Productividad
Resultado de aprendizaje: Calcula la productividad como un índice de mejora para alcanzar
la satisfacción de los clientes y el crecimiento empresarial.
1. Conceptos básicos e importancia
2. Cálculo y planeación de los distintos tipos de capacidades
3. Índices de productividad, utilización y eficiencia
4. Modelo de productividad total
1. Calidad
Resultado de aprendizaje: Conoce técnicas de control de calidad para los procesos, que
aseguren la confiabilidad de los productos y servicios.
1. Naturaleza de la calidad (Dimensiones, determinantes y costos)
2. Normalización Técnica
3. Métodos estadísticos del control de la calidad
1. Auditoría de procesos
Resultado de aprendizaje: Determina los fundamentos de la administración por procesos
para la generación de valor agregado hacia el cliente.
1. Proceso de auditoría
2. Mejora continua
INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS - CLIENTE
Charles Darwin
LO ÚNICO CONSTANTE: EL CAMBIO
– ¿Qué cambiar?
– ¿Hacia dónde cambiar?
– ¿Cómo causar el cambio?
PRODUCTOR
ENTRADA SALIDA
ADMINISTRADOR
SALIDA
ENTRADA
NUEVA FÓRMULA PARA LA COMPETITIVIDAD
CLASES DE CLIENTES
Cliente interno
Cliente externo
Consumidor final
COMPORTAMIENTO ASERTIVO
ELTRIUNFADOR EL PERDEDOR
Potenciación Satisfacción
Nuevo Estilo de los Calidad del
de Dirección Recursos Total Cliente
Humanos
Competencias
Propiedad de los Medios de Producción
Capital Físico y Tecnológico
ÉCHESE AL AGUA Y APRENDA A NADAR
Arriésguese. No vaya sobre seguro.
Cometa errores. No trate de evitarlos.
Tenga iniciativa. No espere instrucciones.
No dedique su energía a emociones sino a soluciones.
Procure la calidad total. No evada sus normas.
Acoja la destrucción. Es el primer paso en el proceso creador.
No se concentre en los problemas sino en las oportunidades.
Experimente.
Hágase responsable, personalmente, de corregir las cosas. No culpe a otros.
No trate de esforzase más sino de hacer las cosas más sencillas.
Conserve la calma, sonría y diviértase.
MODELO DE ADMINISTRACIÓN POR
PROCESOS
• LEVANTAMIENTO DE PROCESOS
OBJETIVOS
Comprender la importancia de pensar en función de procesos y de enfocarse hacia el cliente.
– Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o información.
Las entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus necesidades operativas.
– Las salidas de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas
estas pueden adoptar la forma de productos, servicios e información. Las mismas son el resultado del
funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propósito para el cual existe el sistema.
IMPORTANCIA DE ESTABLECER PROCESOS
Control
Supervisión
Optimización de recursos
Mejoramiento
Determinación de ineficiencias y tiempos muertos
Duración de la actividad
Control de costos
Balanceo de cargas
Determinación de funciones y responsables
CADENA DE VALOR
Una cadena de valor son todas las acciones (tanto de valor agregado como de no valor
agregado) que se requiere para llevar un producto a través de los canales esenciales
para hacer:
– Que el producto fluya desde la materia prima hasta las manos del cliente.
– Que se diseñe el flujo desde su concepto hasta su lanzamiento.
– Valor agregado: son todas aquellas operaciones de transforman el producto.
– Valor no agregado: son todas aquellas operaciones donde la materia prima no sufre alguna
transformación.
ELEMENTOS DE LA CADENA DE VALOR
Una cadena de valor genérica está constituida por tres elementos básicos:
– Las Actividades Primarias: Son aquellas que tienen que ver con el desarrollo del producto, su
producción, las de logística y comercialización y los servicios de post-venta.
– Las Actividades de Soporte: Apoyan a las actividades primarias, como son las administraciones
de los recursos humanos, las de compras de bienes y servicios, las de desarrollo tecnológico
(telecomunicaciones, automatización, desarrollo de procesos e ingeniería, investigación), las de
infraestructura empresarial (finanzas, contabilidad, gerencia de la calidad, relaciones públicas,
asesoría legal, gerencia general).
– El Margen: Es la diferencia entre el valor total y los costos totales incurridos por la empresa para
desempeñar las actividades generadoras de valor.
ANÁLISIS DE LA CADENA DE VALOR
El propósito de analizar la cadena de valor es identificar aquellas actividades de la empresa que pudieran
aportarle una ventaja competitiva potencial. Existen tres tipos diferentes de actividades:
– Las Actividades Directas, que son aquellas directamente comprometidas en la creación de valor para el
comprador. Son muy variadas, dependen del tipo de empresa y son por ejemplo las operaciones de la fuerza de
ventas, el diseño de productos, la publicidad, el ensamblaje de piezas, etc.
– Las Actividades Indirectas, que son aquellas que le permiten funcionar de manera continua a las actividades
directas, como podrían ser el mantenimiento y la contabilidad.
• Materiales • Equipos
• Información • Especificaciones • Bienes
• Energía • Procedimientos • Servicios
• Capital • Personal
• Controles
ENTRADAS SALIDAS
ENFOQUE HACIA PROCESOS
Normalmente en la
estructura orgánica de una
empresa, participan varias
áreas o departamentos
para generar un producto
o servicio que es recibido
por un cliente, es por eso
que el enfoque hacia los
procesos atraviesa
horizontal-mente una Proceso 1
organización, como
podemos observar en el
cuadro adjunto. Proceso 2
¿POR QUÉ EL MEJORAMIENTO DE PROCESOS?
ENFOQUE HACIA PROCESOS
VELOCIDAD
A
L CAMBIO
I T
REINGENIERIA
RADICAL
O
M
P M
E
A D
MEJORAMIENT
O OPTIMIZACION
I
C O
DE PROCESOS
T
B
O A MEJORAMIENTO ELIMINACION
J RAPIDO DE BUROCRACIA
O E INEFICIENCIAS
Satisfacción
Financiera MEDICION cliente
PROCESOS DIRECTIVOS
S
N
A
E
T
C C C
I
L E L
S
I
E
S
I
PROCESOS DE LA F
I
E
N D CADENA DE VALOR A
C
N
T A T
C
E D E
I
E
O
S
N
PROCESOS DE SOPORTE
PROPÓSITOS DE PROCESOS
QUÉ CÓMO
EJEMPLO DE PROPÓSITO
un inventario de
Proveer personal recursos
idóneo en base a humanos y una
oportunamente evaluación de
talentos
disponibles
VERBOS SUGERIDOS PARA REDACTAR EL PROPÓSITO
Resultados Acciones
Lograr
Mejorar Promover
Resolver Presentar
Incrementar Organizar
Actualizar Efectuar
Instalar Informar
Extender Dirigir
Reducir Integrar
Eliminar Elaborar
Disminuir
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS
La diagramación constituye un elemento de decisión invaluable tanto para los individuos como para
las organizaciones de trabajo: para aquellos, porque les permite percibir en forma analítica la
secuencia de una acción en forma detallada, lo que contribuye sustancialmente a conformar una
sólida estructura de pensamiento que coadyuva a fortalecer su capacidad de decisión.
Para las organizaciones, porque les posibilita el seguimiento de sus operaciones más importantes a
través de diagramas de flujo, elemento fundamental para descomponer procesos complejos en
partes, lo que facilita la comprensión de su dinámica organizacional y simplificación del trabajo.
OBJETIVOS DE LA DIAGRAMACIÓN
– Determinación del orden de las operaciones, los recursos que intervienen y el tiempo de ejecución.
– Precisar de manera analítica los elementos necesarios para llevar a cabo sus funciones en forma lógica y
consistente
– Constituye un elemento de decisión, porque permite percibir de forma analítica la secuencia de una
acción en forma detallada.
– Realizar un levantamiento de la información para poder entender un proceso
VENTAJAS DE LA DIAGRAMACIÓN
De uso: Facilita el llenado y lectura del formato en cualquier nivel jerárquico.
De destino: Al personal que intervendrá en los procedimientos le permite identificar y realizar correctamente sus
actividades.
De comprensión e interpretación: Puede ser comprendida por todo el personal de la organización o de otras
organizaciones.
De simbología: Disminuye la complejidad gráfica por lo que los mismos empleados pueden proponer ajustes o
simplificación de procedimientos, utilizando los símbolos correspondientes.
De diagramación: Se elabora en el menor tiempo posible y no se requieren técnicas ni plantillas o recursos especiales
de dibujo.
NORMAS DE DIAGRAMACIÓN
Los símbolos de diagramación empleados
internacionalmente son elaborados por las
siguientes instituciones:
SIMBOLO REPRESENTA
ENTIDADES EXTERNAS
NOMBRE Representan la fuente o destino de flujos de información, productos y/o servicios. Contiene en el
medio el nombre de la Entidad Externa.
ACTIVIDAD
Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procesamiento
DECISIÓN O ALTERNATIVA
Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones.
Son acciones para decidir entre dos alternativas de flujo de operaciones.
Se representa como un rombo que contiene en el medio una condición como pregunta.
DOCUMENTO
Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento. Son
documentos, formularios, carpetas,
etc. que se utilizan o generan en una operación.
Se representa con un rectángulo con la base ondulada. Contiene en el medio el nombre del documento,
formulario, etc.
SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI
FLUJOGRAMAS
SIMBOLO REPRESENTA
ARCHIVO
Indica que se guarda un documento en forma temporal o
permanente.
CONECTOR DE PAGINA
Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que
continua el diagrama de flujo.
CONECTOR
Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo
con otra parte del mismo.
Son símbolos que conectan dos o más partes de un diagrama que se
encuentra en varias hojas.
Se representa como un círculo con una letra en el medio.
RECOMENDACIONES DE DIAGRAMACIÓN
En cuanto a dibujo:
– Es conveniente no mezclar en un mismo lado del símbolo varias líneas de entrada y salida.
– Por claridad, no debe haber más de una línea de unión entre dos símbolos.
– El símbolo de decisión es el único que puede tener hasta tres líneas de salida.
– Las líneas de unión se deben representar mediante líneas rectas; en caso necesario se utilizan ángulos rectos.
– Para efectos de presentación, es recomendable que los símbolos tengan tamaño uniforme, salvo el caso que
se requiera hacer resaltar alguna situación especial.
RECOMENDACIONES DE DIAGRAMACIÓN
– Cuando el símbolo terminal identifique una unidad administrativa, debe contener el nombre completo de
ella. En caso de utilizar iniciales para identificarla, se debe anotar su significado al pie de la hoja del
diagrama.
– Si existen varios ejemplares de un documento, el original se tiene que identificar con la letra “o” y las
copias mediante dígitos “1”, “2”, “3”, etc. Es recomendable hacer esta anotación en el extremo inferior
derecho del símbolo.
RECOMENDACIONES DE DIAGRAMACIÓN
En cuanto a su contenido y/o uso:
– El contenido del símbolo conector puede ser alfabético o numérico, pero debe ser igual en los conectores de
entrada y salida.
– Cuando existe una gran cantidad de conectores, es conveniente adicionar un color al símbolo o a su
contenido, lo cual facilita su localización. Otra opción es colocar antes o después del conector el símbolo
terminal cuya identificación sea el nombre de la unidad administrativa, el nombre de una operación, etc., en
donde se encuentre el conector destino.
– Es aconsejable que el contenido del conector de página sea numérico, y que el símbolo que indica el destino
contenga el número de página donde continua el diagrama, y a su vez, el símbolo que indica la procedencia
contenga el número de página de donde proviene el diagrama.
EJEMPLO DE FLUJOGRAMA
Acciones
Correctivas Elaborar programa Borrador de
Comunicación de
programa anual
SACPs anual de auditoría
de auditoría
Acciones CDO
Preventivas
Revisar programa de
auditoría
Decano
Realizar ajustes
de acuerdo a
observaciones Programa
No
aprobado?
CDO
Si
Entregar copias
del programa a Programa de
los dueños de los Auditorías Procesos
procesos aprobado Involucrados
CDO
Revisar perfil de
auditores internos y Necesidades de
solicita capacitación si capacitación Desarrollo de
se requiere Personal
CDO
Designar auditores
independientes para Cuadro de
cada proceso auditores internos
CDO
A
Elaborar el plan de
auditoría del
proceso y coordinar
fecha de auditoría