FDE 045 Informe Sistematización de Aporte Laboral (V6)

INFORME FINAL Código FDE 045
SISTEMATIZACIÓN DE APORTE Versión 02

LABORAL Fecha 11-08-2016
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO QUE OPTIMICE EL

DESARROLLO DE BIENES Y SERVICIOS PROPIO DEL LABORATORIO DE
SUELOS PARA LA ADMINISTRACIÓN
ESTEFANÍA CATHERINE MADRIGAL MARÍN
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
JAIME ALBERTO ACOSTA GÓMEZ
INSTITUTO TECNOLÓGICO METROPOLITANO - ITM

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
MEDELLÍN – COLOMBIA
2017
RESUMEN
La propuesta de diseñar e implementar un procedimiento que optimice la gestión

de adquisición de bienes y servicios en el Laboratorio de Suelos, consiste en
mejorar los tiempos de ejecución que hay establecidos en el momento para la
realización esta tarea.
Actualmente, en este proceso intervienen varias personas que, sin ninguna

intención, hacen que el proceso sea más lento que si se centrara en menos
sujetos; Una solicitud de compra o servicio puede fácilmente pasar por entre cinco
o seis personas, para revisión de la solicitud, verificación de documentación,
solicitud de pólizas, registro en el sistema financiero, etc., antes de ser
perfeccionada, legalizada y puesta en ejecución.
Es por lo anterior, que se pretende que las personas que intervienen en este
proceso sean reducidas a la menor cantidad posible y así evitar al máximo los
retrasos que se puedan estar generando a la hora de finiquitar la gestión de una
orden contractual, es decir, que el proceso no se disperse entre todas las personas
que en este momento están actuando para esta misma labor sino centrar en una
sola persona todo el proceso de solicitud, verificación, pólizas y registro en el
sistema financiero de las ordenes de contratación, quedando solo para revisión
administrativa y/o jurídica y firma, esto nos reduciría sustancialmente el tiempo
que debe esperar el Laboratorio entre que solicita una compra o servicio y esta
quede lista.
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Cabe resaltar que se realiza este tipo de aporte laboral al considerarse el más
pertinente debido a la naturaleza de las actividades que desarrolla el Laboratorio,
ir por otra rama del proceso productivo nos conduciría a hablar sobre análisis de
las muestras, es decir, sobre química; o sobre fertilizaciones, es decir, sobre
agronomía; y ninguna de las dos temáticas nos compete en el área de la gestión
administrativa.
Palabras clave: Sistema financiero, perfeccionamiento y legalización, orden

contractual, pólizas.
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RECONOCIMIENTOS
Primero que todo quiero agradecer a Dios por darme la vida, a mi madre y a mi
padre por enseñarme a vivirla, a mi hermana por convertirse en mi motivo para
salir adelante y a mi familia que nunca me ha dejado sola.
A mi asesor, el profesor Jaime Alberto Acosta Gómez, por aportarme todo su

valioso conocimiento y guiarme en el desarrollo de este trabajo, al ITM y a todos
mis docentes por acompañarme en todo este proceso de formación y a la
Universidad Nacional de Colombia por permitirme aplicar todo el conocimiento
adquirido.
Por último, pero no menos importante, a mi compañero de vida quien siempre me

animo a seguir y me ha brindado su apoyo incondicional.
A todos, infinitas gracias siempre.
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ACRÓNIMOS
UNAL: Universidad Nacional de Colombia.
UNALMED: Universidad Nacional de Colombia – Sede Medellín.
LAB: Laboratorio.
LABSUEL: Laboratorio de Suelos.
QUIPU: Sistema de Gestión Financiera.
Software que facilita la programación, administración y control de la información

relacionada con las operaciones financieras y administrativas de la Universidad.
CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Documento que garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y

libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de
la respectiva vigencia fiscal.
ODC: Orden de Compa Sin Póliza.
OCP: Orden de Compra Con Póliza.
OPP: Orden de Prestación de Servicios Sin Póliza.
OPS: Orden de Prestación de Servicios Con Póliza.
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN............................................................................................................
2. OBJETIVOS.....................................................................................................................
3. MARCO TEÓRICO........................................................................................................
4. DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL APORTE LABORAL..............................................
4 RESULTADOS Y DISCUSIÓN............................................................................................
5 CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y TRABAJO FUTURO.........................................
REFERENCIAS.........................................................................................................................
APÉNDICE..............................................................................................................................
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1. INTRODUCCIÓN
Los procesos de adquisición de bienes o servicios para cualquier empresa son de

gran importancia, ya que permiten el normal desarrollo de sus actividades
productivas y conllevan a aumentar los beneficios de la organización. Tan
importante como la calidad de estos suministros, es la agilidad con que se
adquieran los mismos, sobre todo en un Laboratorio en el que la falta o retraso de
algún suministro o mantenimiento puede afectar la cadena productiva y frenar el
proceso de determinación de un análisis.
Los procesos ya definidos por las entidades públicas para la compra de bienes y/o
contratación de servicios, involucran varios procedimientos que buscan garantizar
la transparencia y el no favorecimiento a terceros en las adjudicaciones de los
contratos; dichos procesos pueden hacer que los tiempos empleados para la
elaboración de una orden contractual sean engorrosos y demorados en el afán de
velar por el cumplimiento de todas y cada una de las normas.
Teniendo claro lo anterior, es posible certificar la calidad del contrato y su

transparencia acompañado de una gran agilidad y rapidez, unificando y
centralizando procesos para la adquisición de bienes y servicios que eliminen los
desperdicios de tiempo y garanticen la oportuna consecución del contrato.
Es oportuno presentar y adoptar mejoras en el proceso de adquisición de bienes y

servicios del Laboratorio de Suelos, para ello iniciaremos explicando que es un
Laboratorio de Suelos y la gran importancia que supone tener un correcto
procedimiento que optimice la adquisición de bienes y servicios, así como los
resultados de su implementación.
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Este procedimiento se considera una innovación acorde para el Laboratorio de

Suelos ya que en la medida que se reduzcan los tiempos de ejecución con las
órdenes contractuales se permitirá, desde las buenas prácticas del Laboratorio, su
certificación bajo la Norma Técnica Colombia NTC-ISO/IEC 17025:2005 que es el
ideal para cualquier laboratorio y en general de cualquier entidad que pretenda
brindarle a sus clientes fiabilidad y garantía en sus procesos productivos.
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2. OBJETIVOS
2.1 General:
Implementar un procedimiento que optimice el proceso de adquisición de bienes y

servicios del Laboratorio de Suelos de la Universidad Nacional de Colombia – Sede
Medellín.
2.2 Específicos:
 Describir el proceso actual de adquisición de bienes y servicios, revelando

las falencias del mismo.
 Diseñar un procedimiento que agilice la adquisición de bienes y servicios en

el Laboratorio de Suelos.
 Sugerir un plan de actividades que facilite la implementación del proceso de

contratación descrito y diseñado.
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3. MARCO TEÓRICO
En geología el suelo está ligado con características biológicamente

concretas que se desarrolla en la capa superficial de la corteza terrestre,
El suelo es un recurso natural de suma importancia para la agricultura y
hábitat de diversos organismos. En este sentido el Laboratorio de Suelos de
la Universidad Nacional de Colombia – Sede Medellín, presta servicios de análisis
de suelos, tejidos foliares y aguas para riego, y ofrece además el servicio de
asesoría profesional para el diagnóstico y mantenimiento de la fertilidad del suelo,
garantizando a los sectores agrícolas productivos satisfacción y confiabilidad en los
resultados analíticos, al contar con personal altamente calificado, adecuada
infraestructura física, métodos de análisis normalizados y una experiencia de más
de cincuenta años
Apoya las investigaciones relacionadas con las ciencias del suelo, lo que facilita su
interacción con los sectores agrícolas productivos, contribuyendo de esta manera
al desarrollo del sector y a la construcción y producción del saber.
La alta dirección del Laboratorio de Suelos, se compromete a brindar a sus

usuarios los servicios de análisis de suelos, tejidos foliares y aguas para riego, bajo
el esquema de mejoramiento continuo de la eficacia del sistema de gestión,
garantizando la buena práctica profesional y la calidad de sus ensayos a través de
personal competente que conoce y aplica los lineamientos de la norma
internacional NTC ISO-IEC Página 5 de 23 17025 y una adecuada infraestructura
física, con el fin de asegurar la satisfacción, confiabilidad y entrega oportuna de
resultados.
El Laboratorio de Suelos, como dependencia de la Universidad Nacional de

Colombia – Sede Medellín, debe regirse según lo establecido en el manual de
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convenios y contratos de la Universidad. En ese sentido, la Universidad está

facultada para actuar como contratante y contratista en la suscripción de toda
clase de negocios jurídicos generadores de obligaciones, previstos en el derecho
público o privado, típico o atípico, originados en la autonomía de la voluntad de las
partes, de acuerdo con sus estatutos y con el presente Manual, siempre que no
sean contrarios a la ley.
Teniendo claro lo anterior procederemos a exponer, según la normativa general de

la Universidad Nacional de Colombia, como se debe proceder para realizar un
proceso de adquisición de bienes y servicios en términos y teoricos que
refrendan el aporte a l proceso y asi mejorar la optimización y desarrollo
del mismo.
Iniciaremos manifestando que un contrato es un acuerdo escrito por el cual dos o

más partes se comprometen a cumplir las condiciones allí pactadas; la Universidad
cuenta con autorización para realizar este tipo de acuerdos siempre y cuando
vayan en cumplimiento con la misión de la Institución.
La Universidad cuenta con dos tipos de clasificación de un contrato:
Ordenes contractuales: Una orden contractual puede ser, mínima: con cuantía
hasta veinte (20) SMLMV, menor: con cuantía superior a veinte (20) y hasta
sesenta (60) SMLMV o superior: con cuantía superior a sesenta (60) y hasta
ochocientos (800) SMLMV.
Contratos: Un contrato es aquel cuya cuantía supera los ochocientos (800)

SMLMV.
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En cualquiera de los casos se debe velar porque dicha contratación satisfaga los
intereses de la Universidad y se optimicen los recursos asignados.
Cualquiera que sea el tipo de contratación, orden contractual o contrato, se debe

velar por el cumplimiento de ciertos requisitos, entre otros:
1. Autorizaciones y/o directrices técnicas previas, de acuerdo con la normatividad

vigente: Según la naturaleza de la contratación, deberá contar con autorización
de la dependencia responsable, para determinar si cumple con los
requerimientos institucionales.
2. Invitación a presentar oferta, escrita o verbal: Debe solicitarse a uno o más
proveedores, cotizaciones de los elementos o servicios a contratar, esto con el
fin de verificar cual es la más favorable y que cumpla con los requisitos exigidos.
3. Informe de evaluación de propuestas: El responsable de la invitación a
presentar oferta debe elaborar un informe donde se evidencie cual es el
proveedor más conveniente para realizar dicha contratación.
4. Certificado de disponibilidad presupuestal: Que en todo caso es el que avala la
existencia de los recursos para financiar la contratación.
5. Solicitud de contratación: Que es el documento mediante el cual, de manera
formal, se solicita a la dependencia responsable la contratación del proveedor
propuesto.
Todas las órdenes contractuales y contratos deben contener las siguientes

cláusulas:
1. Identificación de las partes: Discrimina quien es la parte contratante y la

contratada.
2. Objeto: Justificación de la contratación requerida.
3. Obligaciones: Las responsabilidades que adquiere cada una de las partes.
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4. Plazo: Tiempo durante el cual tendrá ejecución dicha contratación.

5. Valor y forma de pago: El costo total del contrato y la forma específica como se
realizarán los pagos.
6. Disponibilidad y registro presupuestal: Registro del certificado de disponibilidad
presupuestal, que en todo caso debe estar autorizado con anterioridad.
7. Nombre del supervisor y/o interventor: Es la persona encargada de velar por la
correcta ejecución del contrato.
8. Lugar de entrega o ejecución: Es el sitio donde se llevará a cabo la realización
del servicio o la entrega de los elementos solicitados.
9. Destino y responsable de los bienes, cuando se trate de adquisición de bienes:
Ante la Universidad, es el responsable de velar por el amparo de los bienes
adquiridos, se debe especificar el lugar donde reposará el bien.
10. Inhabilidades e incompatibilidades: Son las restricciones con que contará la
contratación.
11. Requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución: Las ordenes se
perfeccionan con la suscripción por el ordenador del gasto con lo que se
configura la aceptación de la oferta y el registro presupuestal.
Según las disposiciones de la Universidad, el procedimiento antes descrito, debe

ser sin lugar a excepciones el que se debe seguir cuando se pretende adquirir un
bien o servicio, pero, no específica que cada tarea deba tener un encargado
específico. Así una sola persona y/o dependencia puede encargarse de realizar
todo el proceso sin necesidad de esparcir la solicitud generando retrasos. Es ahí
donde tiene base la presentación e implementación de esta propuesta de mejora
para el Laboratorio de Suelos, delegando como único responsable de todo el
proceso al Laboratorio y así evitar demoras y reprocesos en un procedimiento de
tan alta importancia para el normal desarrollo de la dependencia.
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Para entender la importancia que tiene implementar un adecuado procedimiento

que optimice la adquisición de bienes y servicios en un laboratorio, es necesario
conocer qué es un laboratorio, cómo funciona y por qué son importantes los
análisis de suelos en nuestro país además de otros conceptos que relacionare al
final de este punto.
Una fertilización hecha a destiempo por causa de un resultado retardado puede

generar impactos económicos y ambientales no deseados, y un mal procedimiento
en la adquisición de un elemento propio de laboratorio puede ser una de las
razones para que un incumplimiento de esta índole pueda presentarse. A
continuación, explicaremos con un poco más de detalle la importancia que tiene un
laboratorio.
Un laboratorio de suelos se encarga de brindar apoyo al sector agrícola mediante

la prestación de servicios de análisis de suelos, tejido vegetal y aguas para riego.
Estos análisis son una gran herramienta tecnológica en los procesos de producción
agrícola sostenible y en la protección del medio ambiente. Su principal función es
prestar a los agricultores, ingenieros agrónomos y técnicos extensionistas, un
servicio confiable y rápido. Además de realizar análisis especiales con fines
académicos y de investigación.
Un Laboratorio de suelos cuenta con una adecuada infraestructura que asegure la

integridad de las muestras y permita el desarrollo confiable de los diferentes
procedimientos de análisis, debe disponer de los equipos de medición e
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instrumentación necesarios y además debe contar con personal calificado de

amplia experiencia en este tipo de análisis.
Los análisis de suelo no sólo juegan un papel importante en el uso eficiente de los
fertilizantes y por lo tanto en la disminución de los costos de producción agrícola,
sino también en la conservación o mejoramiento de la calidad del suelo y el agua.
La toma de la muestra de suelo y su análisis resulta aparentemente costosa, pero
fertilizar sin basarse en los resultados del análisis puede resultar económica y
ambientalmente más costoso por ello están importante para entender
los alcances de la implementación del procedimientos elementos que
permitan entender la importancia y la articulación del desarrollo y la
dinámica de la contratación desde una mirada integral
Concepto técnico: Proceso mediante el cual se evalúan y verifican las

especificaciones o características técnicas de los bienes y/o servicios ofrecidos por
los oferentes, para determinar si se adecuan a las directrices técnicas y a los
requerimientos institucionales.
Directriz técnica: Es el conjunto de características y especificaciones técnicas de

los bienes y/o servicios a adquirir por la Universidad, definidas por la instancia
competente, que serán requeridas a los oferentes para garantizar el desempeño
eficiente, la vigencia tecnológica, la conectividad, la compatibilidad y la
interoperabilidad con la plataforma tecnológica de la Universidad.
Invitación: Es el proceso mediante el cual la Universidad requiere a los

proveedores para la presentación de oferta que se ajusten a sus necesidades.
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Contrato: Acuerdo de voluntades mediante el cual una parte se obliga con otra a
dar, hacer o no hacer algo, a cambio de una contraprestación en dinero o en
especie.
Orden Contractual: Es una de las formas de contratos que celebra la

Universidad para crear, modificar o extinguir obligaciones y cuya cuantía no exceda
los 800 salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Partes: Son las personas naturales o jurídicas que contraen compromisos,

derechos y obligaciones en virtud de la celebración de un acuerdo de voluntades.
Objeto: Es el fin que se busca a través de los acuerdos de voluntades y por el

cual las partes adquieren compromisos, derechos y obligaciones. El Objeto no es
susceptible de ser modificado por las partes pues ello configuraría un nuevo
acuerdo de voluntades.
Obligaciones: Son los compromisos específicos que adquiere cada una de las
partes, en virtud del acuerdo de voluntades. Las obligaciones deben ser claras,
detalladas y ponderables, de manera tal que se permita su seguimiento y
evaluación.
Formas de pago: Son las condiciones y modalidades bajo las cuales la

Universidad se compromete a hacer efectiva la contraprestación acordada con la
otra parte en el acuerdo de voluntades o compromiso.
Garantía: Es un mecanismo para respaldar el cumplimiento de las obligaciones

que surgen a cargo de las partes en el proceso contractual. Las garantías pueden
consistir en pólizas de seguros en favor de entidades estatales o garantías
bancarias expedidas por compañías de seguros o entidades bancarias
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respectivamente y los demás mecanismos que previo análisis financiero respalden

efectivamente el cumplimiento de las obligaciones.
Interventor / Supervisor: Se denomina interventor la persona natural o jurídica

que en razón a su conocimiento especializado o experiencia en el área del objeto
contractual es contratada por la Universidad para que ejerza el seguimiento
técnico, administrativo, jurídico, financiero y contable sobre el cumplimiento de la
orden contractual o contrato, cuando la complejidad o la extensión del mismo lo
justifiquen. Se denomina supervisor el servidor público de la Universidad designado
para ejercer el seguimiento técnico, administrativo, jurídico, financiero y contable
que garantice el cumplimiento del objeto de una orden contractual o contrato.
Justificación de las órdenes contractuales o contratos: Es la descripción

precisa y detallada de las razones que tiene el solicitante para la adquisición de un
bien o servicio, dada su conveniencia institucional, su correspondencia con un
proyecto específico, con el presupuesto aprobado para el mismo y los motivos que
conlleven a la invitación y selección directa, cuando sea el caso.
Oferta: Son las condiciones técnicas, de valor y plazo, en las cuales un proveedor
ofrece un bien o servicio determinado. Bajo este criterio se incluyen las ofertas
escritas o verbales.
Requisitos de perfeccionamiento: Son aquellos necesarios para que un

acuerdo de voluntades nazca a la vida jurídica y genere compromisos, derechos y
obligaciones para las partes.
Requisitos de legalización: Son aquellos establecidos por las leyes y aplicables

a la Universidad, que deben cumplirse en la celebración de acuerdos de
voluntades.
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El entendimiento de conceptos dentro de la dinámica de funcionamiento

de los laboratorios exige ubicarse en el contexto de que tan frecuente
son conocidos estas en las IES, realmente son pocas y no muy
acreditadas ya que el servicio que prestan es puntual para un grupo de
interesados que son elitistas desde el interés y necesidad. Sin embargo,
uno de los más reconocidos es La Corporación Colombiana de Investigación
Agropecuaria, Corpoica. Una entidad pública cuyo objeto es desarrollar y ejecutar
actividades de investigación, tecnología y transferir procesos de innovación
tecnológica al sector agropecuario.
Cuatro laboratorios de servicios de Corpoica, implementaron un sistema de gestión

bajo la norma NTC-ISO/IEC 17025:2005, la cual hace referencia a los requisitos
que deben cumplir los laboratorios de ensayo y/o calibración para demostrar su
competencia técnica en el área. Es la primera institución en Colombia que recibe
esta acreditación por parte del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia
(ONAC).
La Norma Técnica Colombia NTC-ISO/IEC 17025:2005 establece los requisitos

generales para la competencia en la realización de ensayos y/o de calibraciones,
incluido el muestreo. Cubre los ensayos y las calibraciones que se realizan
utilizando métodos normalizados, métodos no normalizados y métodos
desarrollados por el propio laboratorio.
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Esta Norma Internacional es aplicable a todas las organizaciones que realizan

ensayos y/o calibraciones. Se aplica a todos los laboratorios, independientemente
de la cantidad de empleados o de la extensión del alcance de las actividades de
ensayo y/o de calibración.
Esta Norma se usa cuando los laboratorios desarrollan sistemas de gestión para
sus actividades de calidad administrativa y técnica. Si los laboratorios de ensayos y
de calibración cumplen los requisitos de esta Norma Internacional, actuarán bajo
un sistema de gestión de la calidad para sus actividades de ensayo y de calibración
que también cumplirá los principios de la Norma ISO 9001.
En el capítulo 4 de la Norma Técnica Colombia NTC-ISO/IEC 17025:2005, se habla

sobre los Requisitos Relativos a la Gestión: organización, sistema de gestión,
control de los documentos, revisión de los pedidos, ofertas y contratos,
subcontratación de ensayos y de calibraciones, compras de servicios y suministros,
servicio al cliente, quejas, control de trabajos de ensayos y/o calibraciones no
conformes, mejora, acciones correctivas, acciones preventivas, control de los
registros, auditorías internas y revisiones por la dirección.
El laboratorio debe tener una política y procedimientos para la selección y la

compra de los servicios y suministros que utiliza y que afectan a la calidad de los
ensayos y/o de las calibraciones. Deben existir procedimientos para la compra, la
recepción y el almacenamiento de los reactivos y materiales consumibles de
laboratorio que se necesiten para los ensayos y las calibraciones.
El laboratorio debe asegurarse de que los suministros, los reactivos y los

materiales consumibles comprados, que afectan a la calidad de los ensayos y/o de
las calibraciones, no sean utilizados hasta que no hayan sido inspeccionados, o
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verificados de alguna otra forma, como que cumplen las especificaciones

normalizadas o los requisitos definidos en los métodos relativos a los ensayos y/o
las calibraciones concernientes. Estos servicios y suministros deben cumplir con los
requisitos especificados. Se deben mantener registros de las acciones tomadas
para verificar el cumplimiento.
Los documentos de compra de los elementos que afectan a la calidad de las

prestaciones del laboratorio deben contener datos que describan los servicios y
suministros solicitados. Estos documentos de compra deben ser revisados y
aprobados en cuanto a su contenido técnico antes de ser liberados.
El laboratorio debe evaluar a los proveedores de los productos consumibles,

suministros y servicios críticos que afectan a la calidad de los ensayos y de las
calibraciones, y debe mantener los registros de dichas evaluaciones y establecer
una lista de aquellos que hayan sido aprobados.
Teniendo en cuenta todo lo descrito podemos decir que el proceso de adquisición

de bienes y servicios en un laboratorio de suelos es un factor sumamente delicado,
ya que una gestión deficiente de este proceso entorpecería el proceso productivo
del laboratorio, lo que por ende, iría en sentido contrario de lo que según la norma
debe ser un laboratorio de suelos para lograr ser competente y calificado.
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4. DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL APORTE LABORAL
4.1 Reseña histórica de la empresa
Década del 40 al 50
Se crea el Laboratorio de Suelos mediante convenio de la Secretaria de Agricultura
del Departamento de Antioquia con la Facultad de Agronomía. La Universidad
contribuye con el espacio físico; los aspectos relacionados con la dotación y
contratación del personal técnico fueron un aporte de la Secretaria de Agricultura.
Para esa fecha, el laboratorio estaba ubicado inicialmente en el primer piso del
bloque 41. Siendo su primer director el Dr. Jaramillo Madariaga, Químico y
empleado de la Secretaria de Agricultura. Su actividad es el apoyo a la docencia,
investigación, extensión.
Durante el año 1951, pasa a ser director del laboratorio el Dr. Francisco Silva,
empleado de la Secretaria de Agricultura, el cual es reemplazado en el año 1955
por el Dr. Francisco Galeano.
A mediados del año 1957, se finaliza el convenio con la Secretaria de Agricultura y
el laboratorio pasa a ser enteramente de la universidad. Se nombra al Dr. Oscar
Ospina, Profesor de la Universidad Nacional de Colombia, sede Medellín, como
director del laboratorio.
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En 1958, en su reemplazo, es nombrado el Dr. Manuel Del Llano, profesor de

suelos de la Universidad Nacional de Colombia, sede Palmira, socio fundador de la
Sociedad Colombiana de la Ciencia del Suelo - SCCS.
La universidad establece un convenio con el gobierno japonés para la capacitación
de profesores en el área de química y génesis de suelos. Nombrando como director
al Dr. Yoshiro Matsuo.
Al finalizar el año 1962, se termina el convenio con el gobierno japonés y la
universidad nombra nuevamente como director del laboratorio al Dr. Oscar Ospina.
En 1965, pasa a ser director el Dr. Manuel del Llano, hasta 1968, donde la
dirección pasa a ser ocupada nuevamente por el Dr. Oscar Ospina.
En el año 1970, el laboratorio se traslada del bloque 41, al segundo piso del
bloque 14; a partir de 1975 el laboratorio pasa a depender administrativa y
académicamente de la Facultad de Ciencias (Departamento de Geociencias) siendo
su director el Dr. Oscar Ospina, hasta el año 1979, cuando se nombra al Dr.
Hernán González S.
Posterior a los años 80

El Dr. Francisco Herrón asume la dirección en el año 1980, hasta el año 1981,
cuando regresa el Dr. Oscar Ospina y ocupa el cargo hasta 1985, cuando
nuevamente administra el laboratorio el Dr. Herrón. Debido al crecimiento de los
servicios analíticos se requiere un asesor químico permanente para el laboratorio,
inicialmente se cuenta con la colaboración del Dr. Darío Monsalve y posteriormente
22
nombran al Dr. Juan Página 4 de 23 Rodrigo Ochoa, docente del Departamento de

Química, quien es reemplazado en 1989 por el Dr. Orlando Simón Ruiz.
En el año 1988 se establece convenio con la Federación Nacional de Cafeteros
modernizando al laboratorio con equipos y en contraprestación el laboratorio
realiza los análisis de suelos de los predios cafeteros del departamento de
Antioquia.
Durante el año 1989 se nombra al Dr. Hernán González Santamaría director del
laboratorio. En este periodo se amplían los servicios de extensión a los sectores de
la floricultura y del banano, se renuevan equipos y se dota el laboratorio de una
capacidad analítica importante. Se adscribe el laboratorio al CALS (Control Analítico
de Laboratorio de Suelos) dirigido por la SCCS. Se montaron diferentes técnicas
analíticas para las determinaciones de sustancias húmicas del suelo y en diferentes
materiales orgánicos. A partir de agosto del 2002 es nombrado el actual director
Dr. Orlando Simón Ruiz.
4.2 Justificación
Desde hace xxxxx, se ha venido desarrollando el procedimiento de

xxxxxxxx tal como lo establece el
El procedimiento que, según el Manual de Convenios y Contratos de la Universidad

Nacional de Colombia, se debe llevar a cabo en un proceso de adquisición de
compras o contratación de un servicio es el siguiente:
1. Identificar la necesidad de un bien o servicio: El área, en este caso el

Laboratorio de Suelos, es la encargada de saber qué y en qué momento se
requiere la compra de un bien o la contratación de un servicio.
2. Solicitar una cotización inicial: Para tener un panorama más claro sobre
el costo que significaría para la dependencia adquirir el bien o servicio
requerido, es necesario tener con antelación una cotización que nos brinde
esa información.
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3. Radicar el requerimiento para ser tramitado: Una vez se identificó la

necesidad y se tiene una cotización inicial, se entrega la documentación al
área encargada de realizar el procedimiento.
4. Diligenciar el formato de solicitud de CDP (Certificado de
Disponibilidad Presupuestal): Con el dato de lo que me costará realizar
la contratación, diligencio el formato de solicitud de CDP, es decir, solicito la
adjudicación del presupuesto que me permitirá obtener el bien o servicio.
5. Expedir el CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal): Con los
datos de quién solicita la reserva presupuestal, que deben estar en la
solicitud de CDP, en el Sistema Financiero Quipú se expide el respetivo
documento.
6. Enviar invitación a presentar oferta: Una vez se tiene asegurado el
presupuesto con el CDP, se procede a invitar a uno (1) o más oferentes
para que presentes sus propuestas de acuerdo con las condiciones
solicitadas por el Laboratorio de Suelos.
7. Evaluar las ofertas y la documentación: Se debe evaluar todas y cada
una de las propuestas y documentación que sean enviadas en atención a la
invitación a presentar oferta, tomando como referencia los criterios
descritos en dicha invitación, asignando puntajes según el cumplimiento de
los requerimientos, será el oferente que obtenga mayor puntaje en esta
evaluación el que se debe seleccionar.
8. Diligenciar el formato de solicitud de contratación: Con toda la
documentación anteriormente descrita en regla, se procede a diligenciar la
solicitud de contratación, tal y como se diligencie quedará la orden registra
en el Sistema Financiero Quipú de la Universidad.
9. Firmar el formato de solicitud de contratación: El director o coordinar
de la dependencia solicitante debe avalar y firmar dicha solicitud, pues será
el responsable, interventor y supervisor de la orden contractual.
10. Registrar la solicitud de contratación en el Sistema Financiero
Quipú: Una vez se tienen todos los documentos listos y al día, se procede a
registrar dicha solicitud en el Sistema Financiero de la Universidad, el
sistema asigna una codificación a la orden de compra (ODC) o servicio
(OPP) y con esta se identificará la solicitud.
11. Autorizar la orden de compra o servicio: Cuando se registra la orden
en el Sistema Financiero se envía una solicitud para que la Sección de
Presupuesto la autorice, es decir, esta sección revisa que la orden
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corresponda (en valor y objeto de la contratación) con la reserva hecha

anteriormente.
12. Imprimir y firmar la orden de compra o servicio: Una vez la Sección
de Presupuesto autoriza la orden, se procede a imprimirla y hacerla firmar
de las personas responsables de la contratación, en este caso, la Asistencia
Administrativa y la Decanatura de la Facultad de Ciencias.
13. Notificar la orden de compra o servicio: Una vez la orden está firmada
por las personas responsables, se debe proceder a notificar al proveedor
seleccionado dicha orden, este debe enviar la orden debidamente firmada
por el representante legal de la empresa y, si es del caso, deben enviar
también las pólizas que exija la contratación según su naturaleza.
14. Legalizar la orden de compra o servicio: Cuando el proveedor devuelve
la orden firmada, y la póliza si corresponde, se procede a realizar la
legalización de la orden en el Sistema Financiero, esto significa que la orden
cobra poder legal y además se fijan los tiempos que deberá durar la
ejecución de la orden.
15. Notificar la legalización de la orden: Una vez se legalice la orden en el
Sistema Financiero, se debe notificar al proveedor que la orden quedó lista
para ejecutarse, es importante aclarar cuál será el tiempo de ejecución de la
orden, pues salirse de este tiempo supondría un incumplimiento de
contrato.
Siguiendo los lineamientos anteriores, el proceso de adquisición de bienes y

servicios en el Laboratorio se venía realizando de la siguiente manera:
ODC: ORDEN DE COMPRA Y OPP: ORDEN DE SERVICIOS
TIEMPO
PASO TAREA RESPONSABLE EMPLEADO Y
DE ESPERA
(en días)
Identificar la Laboratorio de Suelos
1 necesidad del bien o (Auxiliar de Bodega) 1 día
servicio.
Solicitar cotización Laboratorio de Suelos
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2 inicial. (Auxiliar 1 día

Administrativa)
Radicar requerimiento Laboratorio de Suelos
3 para ser tramitado. (Auxiliar 1 día
Administrativa)
Diligenciar formato de Asistencia
4 solicitud de CDP. Administrativa 1 día
(Auxiliar
Administrativa)
Expedir CDP. Asistencia
5 Administrativa 1 día
(Jefa Asistencia
Administrativa)
Enviar invitación a Asistencia
6 presentar oferta. Administrativa 1-5 días
(Auxiliar
Administrativa)
Evaluar ofertas y Asistencia

7 documentación. Administrativa 1-3 días
(Auxiliar
Administrativa)
Diligenciar formato de Asistencia
8 solicitud de Administrativa 1-2 días
contratación. (Auxiliar
Administrativa)
Firmar formato de Laboratorio de Suelos
9 solicitud de (Coordinador 1 días
contratación. Laboratorio)
Registrar solicitud de Asistencia
10 contratación en el Administrativa 1-3 días
Sistema Financiero (Auxiliar
Quipú Administrativa)
Autorizar orden de Sección de
11 compra o servicio. Presupuesto 5 días
(Auxiliar
Administrativo)
Imprimir y firmar Asistencia
orden de compra o Administrativa –
12 servicio. Decanatura 1-3 días
(Jefa Asistencia
Administrativa -
Decano)
26
Notificar orden de Asistencia

13 compra o servicio. Administrativa 1-3 días
(Auxiliar
Administrativa)
Legalizar orden de Asistencia
14 compra o servicio. Administrativa 1-3 días
(Auxiliar
Administrativa)
Notificar legalización Asistencia
15 de la orden Administrativa 1-2 días
contractual. (Auxiliar
Administrativa)
TOTAL TIEMPO EMPLEADO 35 Días
Como podemos ver, el proceso de adquisición de una compra o servicio podía

demorar hasta 35 días hábiles, lo que para el Laboratorio supone un tiempo no
razonable, ya que la carencia de un reactivo o un mantenimiento no realizado a
tiempo podría traducirse en suspensión de los procesos de análisis en las
muestras.
La mejora que se propuso en este proceso consiste en centralizar la mayoría de los

pasos en el Laboratorio de Suelos y no en terceros, así:
TIEMPO
PASO TAREA RESPONSABLE EMPLEADO Y
DE ESPERA
(en días)
Identificar la Laboratorio de Suelos
1 necesidad del bien o (Auxiliar de Bodega) 1 día
servicio.
Solicitar cotización Laboratorio de Suelos
2 inicial. (Auxiliar 1 día
Administrativa)
Diligenciar formato de Laboratorio de Suelos
3 solicitud de CDP. (Auxiliar
Administrativa) 1 día
Expedir CDP. Laboratorio de Suelos
4 (Auxiliar
27
Administrativa)
Enviar invitación a Laboratorio de Suelos
6 presentar oferta. (Auxiliar 1-3 días
Administrativa)
Evaluar ofertas y Laboratorio de Suelos
7 documentación. (Auxiliar 1 día
Administrativa)
Diligenciar formato de Laboratorio de Suelos
8 solicitud de (Auxiliar
contratación. Administrativa)
Firmar formato de Laboratorio de Suelos
9 solicitud de (Coordinador 1 día
contratación. Laboratorio)
Registrar solicitud de Laboratorio de Suelos
10 contratación en el (Auxiliar
Sistema Financiero Administrativa)
Quipú
Autorizar orden de Sección de
11 compra o servicio. Presupuesto 3 días
(Auxiliar
Administrativo)
Imprimir y firmar Asistencia
orden de compra o Administrativa –
12 servicio. Decanatura 1-2 días
(Jefa Asistencia
Administrativa -
Decano)
Notificar orden de Laboratorio de Suelos
13 compra o servicio. (Auxiliar 1-3 días
Administrativa)
Legalizar orden de Laboratorio de Suelos
14 compra o servicio. (Auxiliar
Administrativa) 1 día
Notificar legalización Laboratorio de Suelos
15 de la orden (Auxiliar
contractual. Administrativa)
TOTAL TIEMPO EMPLEADO 17 Días
Es evidente que hay una reducción sustancial en el tiempo de ejecución del

proceso con la mejora propuesta, se disminuye en más de un 50% el lapso de
28
espera para la adquisición de un bien o servicio requerido en el Laboratorio de

Suelos.
Es preciso decir que la demora en el proceso realizado por parte de la Asistencia

Administrativa, radica en que ellos deben realizar los procesos de adquisición de
bienes y servicio de todas las dependencias de la Facultad, mientras que el
Laboratorio de Suelos solo procesa lo concerniente a las actividades propias del
Laboratorio.
4.3 Metodología del aporte laboral
Para lograr todos los objetivos planteados con la mejora propuesta para el
procedimiento de adquisición de bienes y servicios, fue necesario llevar a cabo las
siguientes actividades:
1. Realizar una capacitación en diligenciamiento de formatos

institucionales: Fue necesario capacitar a la persona encargada en el
Laboratorio de Suelos de diligenciar los formatos correspondientes a este
tipo de procedimientos, tales como-.
- Formato de Solicitud de CDP
- Formato de Invitación a Presentar Oferta.
- Formato de Evaluación de Ofertas.
- Formato de Solicitud de Orden Contractual.
2. Solicitar usuario y contraseña para el ingreso al Sistema de Gestión

Financiera de la Universidad (QUIPÚ): Se debió solicitar ante la
dependencia encargada la creación de un usuario y contraseña para la
persona encargada de realizar procesos relacionados con la contratación en
el Laboratorio de Suelos.
29
3. Entrenamiento en uso de la herramienta QUIPÚ: Se entrenó a la

persona encargada en el Laboratorio de realizar proceso de contratación,
con el fin de poder realizar las acciones que corresponden, tales como:
- Expedir CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal).
- Registrar las solicitudes de orden contractual.
- Legalizar ordenes contractuales.
4. Socializar el Manual de Convenios y Contratos de la Universidad:

Fue necesario apropiar a la persona encargada del proceso de contratación
en el Laboratorio, con el fin de poder realizar según la norma actividades
tales como:
- Notificación de asignación de ordenes contractuales.
- Notificación de legalización de ordenes contractuales.
Para llevar a cabo el desarrollo las anteriores actividades, se cumplió con el

siguiente cronograma:
ACTIVIDAD RESPONSABLE DÍA PRUEBAS RESULTADO

PILOTO
Capacitación en Auxiliar 3 de abril 4 al 7 de
diligenciamiento Administrativo de 2017 abril de 2017 Satisfactorio
de formatos Asistencia
institucionales. Administrativa
Asignación de Oficina de 3 de abril 4 de abril de
usuario y Tecnologías de de 2017 2017
contraseña para Información y Satisfactorio
ingreso en Comunicaciones
QUIPÚ.
Entrenamiento Jefa Asistencia 10 de abril 11 al 14 de
en uso de la Administrativa de 2017 abril de 2017 Satisfactorio
herramienta
QUIPÚ.
Socialización Jefa Asistencia 10 de abril 11 al 14 de
Manual de Administrativa de 2017 abril de 2017 Satisfactorio
30
Convenios y
Contratos.
31
4 RESULTADOS Y DISCUSIÓN
En esta sección se presentan los resultados del aporte laboral de una manera clara y
precisa. Cada resultado debe llevar una discusión generalmente soportada por otros
reportes o trabajos similares identificando fortalezas, limitaciones y restricciones de la
metodología, el desarrollo y los resultados. Deben ser incluidos suficientes gráficos y
tablas para el soporte de los resultados obtenidos.
32
5 CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y
TRABAJO FUTURO
Este apartado es el corazón del manuscrito, donde la mayoría de los lectores irán después
de leer el resumen. Se recomienda tener en cuenta las siguientes consideraciones:
 Las conclusiones deberán ser escritas en tiempo presente.
 La primera conclusión (o conclusión general) deberá responder al objetivo general
planteado, las observaciones se plantean en torno a este y son soportadas por los
resultados. Se deben también incluir entre otras las fortalezas, limitaciones y
restricciones.
 Las conclusiones complementarias deberán enfocarse solo hacia la solución de los
objetivos específicos, lo que hace que el número de conclusiones sea igual al número
de objetivos específicos planteados.
 En las recomendaciones se describen aquellos puntos que pudieran mejorar el trabajo
y que no fueron tenidos en cuenta durante la realización o que fueron descubiertos en
el desarrollo de la misma.
 En el trabajo futuro se esclarece la proyección del trabajo realizado, en el sentido de
otras aplicaciones, mayores desarrollos, otras consideraciones, etc. Es dejar en
evidencia otras oportunidades en el área estudiada.
33
REFERENCIAS
Esta sección no debe ir numerada. La lista de referencias bibliográficas debe presentarse
siguiendo las normas APA. Toda referencia consignada en esta lista debe estar citada en el
texto del manuscrito.
34
APÉNDICE
Los apéndices deben ser nombrados con letras para diferenciarse unos de otros (p. ej:
Apéndice A, Apéndice B, etc.). Estos hacen extensiva la información del contenido del
trabajo realizado tales como cálculos matemáticos extensos, códigos de programación,
etc. El contenido de los apéndices debe permitir a alguien externo al desarrollo del
trabajo, llegar a los mismos resultados siguiendo la misma metodología complementada
con la información que en este aparte reposa.
35
TITULO DEL TRABAJO DE GRADO
Coloque aquí el título del trabajo
NOMBRE DEL ESTUDIANTE: __________________________ FIRMA: _______________________
NOMBRE DEL ASESOR: ______________________________ FIRMA: _______________________
FECHA ENTREGA: _____________
FIRMA COMITÉ TRABAJO DE GRADO DE LA FACULTAD
RECHAZADO ACEPTADO____ ACEPTADO CON MODIFICACIONES_______
ACTA NO._____________
FIRMA CONSEJO DE FACULTAD_____________________________________
ACTA NO._____________
36

FDE 045 Informe Sistematización de Aporte Laboral (V6)

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Por último, pero no menos importante, a mi compañero de vida quien siempre me

A todos, infinitas gracias siempre.

UNAL: Universidad Nacional de Colombia.

UNALMED: Universidad Nacional de Colombia – Sede Medellín.

LABSUEL: Laboratorio de Suelos.

QUIPU: Sistema de Gestión Financiera.

Software que facilita la programación, administración y control de la información

CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Documento que garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y

ODC: Orden de Compa Sin Póliza.

OCP: Orden de Compra Con Póliza.

OPP: Orden de Prestación de Servicios Sin Póliza.

OPS: Orden de Prestación de Servicios Con Póliza.

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Teniendo claro lo anterior, es posible certificar la calidad del contrato y su

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Contratos: Un contrato es aquel cuya cuantía supera los ochocientos (800)

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1. Autorizaciones y/o directrices técnicas previas, de acuerdo con la normatividad

Todas las órdenes contractuales y contratos deben contener las siguientes

1. Identificación de las partes: Discrimina quien es la parte contratante y la

4. Plazo: Tiempo durante el cual tendrá ejecución dicha contratación.

Según las disposiciones de la Universidad, el procedimiento antes descrito, debe

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Un Laboratorio de suelos cuenta con una adecuada infraestructura que asegure la

instrumentación necesarios y además debe contar con personal calificado de

Concepto técnico: Proceso mediante el cual se evalúan y verifican las

Directriz técnica: Es el conjunto de características y especificaciones técnicas de

Invitación: Es el proceso mediante el cual la Universidad requiere a los

Orden Contractual: Es una de las formas de contratos que celebra la

Partes: Son las personas naturales o jurídicas que contraen compromisos,

Objeto: Es el fin que se busca a través de los acuerdos de voluntades y por el

Formas de pago: Son las condiciones y modalidades bajo las cuales la

Garantía: Es un mecanismo para respaldar el cumplimiento de las obligaciones

respectivamente y los demás mecanismos que previo análisis financiero respalden

Interventor / Supervisor: Se denomina interventor la persona natural o jurídica

Justificación de las órdenes contractuales o contratos: Es la descripción

Requisitos de perfeccionamiento: Son aquellos necesarios para que un

Requisitos de legalización: Son aquellos establecidos por las leyes y aplicables

NOMBRE DEL ESTUDIANTE: ____ FIRMA: _

NOMBRE DEL ASESOR: ________ FIRMA: _

RECHAZADO ACEPTADO ACEPTADO CON MODIFICACIONES___