Especificación de

Requerimientos

SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO SOFTCOL

COLCHONERÍA SAN ANTONIO

Versión 1.0
 Especificación de
Requerimientos

Historial de Revisión
Fecha Versión Descripción Autor
09/12/2016 1.0 Informe de especificación de requisitos GAES 1309992-2

Tabla de Contenido

1. Introducción 4
1.1 Propósito 4
1.2 Alcance 4
1.3 Definiciones, Acrónimos, y Abreviaturas 4
1.4 Referencias 4
1.5 Apreciación Global 4

2. Descripción General 4
2.1 Perspectivas del Producto 5
2.2 Funciones del Producto 5
2.3 Características de Usuario 5
2.4 Restricciones 5
2.5 Atención y Dependencias 5

3. Requerimientos Específicos 5
3.1 Requerimientos Funcionales
3.2 Requerimientos No Funcionales 5
 Especificación de
Requerimientos
4. Apéndices 5
Especificación de Requerimientos

1. Introducción
A nivel de empresas existen paradigmas sobre la sistematización, según estudios
recientes, cerca de un 80% de las micro, pequeñas y medianas empresas
independientes, no invierten en Tics para mejorar su productividad y
competitividad, por varias hipótesis : costo/beneficio negativo, miedo estratégico,
miedo a la tecnología y resistencia a la legalización. Como consecuencia de lo
anterior, encontramos informalidad tecnológica: uso de software pirata, tenencia de
procesos manuales y uso de hojas de cálculo poniendo en riesgo la continuidad y
eficacia de la empresa.
Debido a la escasa utilización de la tecnología de punta en las pymes y
considerando la problemática ambiental actual se decide plantear una solución que
permita remediar estos inconvenientes, facilitando el manejo de productos y
pedidos asegurando la información y contribuyendo de forma amigable al medio
ambiente.

1.1 Propósito
El presente sistema de información es crear un sistema de inventario que muestre,
guarde y controle las existencias de los productos que maneje la colchonería San
Antonio, para posibilitar el ingreso de productos, con su descripción e imagen, valor,
cantidad y registrar las ventas realizadas para un control de los productos en existencia
disponibles, como a su vez generar reportes que alimenten el proceso de facturación.
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Requerimientos
1.2 Alcance
El sistema a desarrollar llevará el registro controlado de la información general de cada
producto existente, con el fin de obtener todos los datos necesarios de cada producto de una
manera organizada, confiable y correcta. Se lograrán mejoras en la empresa con estas se
reflejarán en el control de gastos, manejo del inventario, control de entrada y salida de
productos obteniendo así mayores ganancias por medios de ahorro, y tiempo, que dan el
impacto a la empresa de obtener un mayor crecimiento económico. Este sistema se realizará
para el uso exclusivo de Colchonería San Antonio.

1.3 Definiciones, Acrónimos, y Abreviaturas

❖ SOFTCOL: Nombre del software que significa software contable.
❖ RF :Requerimientos funcionales
❖ RFN: Requerimientos no funcionales

1.4 Referencias

DOCUMENTO FECHA AUTOR(ES) FUENTE ENLACE

Formulaciòn del 14-11-2016 GAES 1309992-2 observación y recolección de formulación

proyecto. datos.

Mapa de 04-12-2016 GAES 1309992-2 Caracterización procesos y Mapa procesos

procesos recolección de datos.

Caracterización 04-12-2016 GAES 1309992-2 Caracterización procesos y Caracterización de

de procesos. recolección de datos. procesos

Diagrama de 05-12-2016 GAES 1309992-2 Caracterización procesos y Diagrama de flujo

flujo- procesos recolección de datos,
observación.

Lista de 8-12-2016 GAES 1309992-2 Recolección de datos, análisis Requerimientos

requerimientos de datos y observación.
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Requerimientos

1.5 Apreciación Global

En este documento se encontrará la información necesaria y relevante del sistema de

información SOFTCOL , tales como su descripción, perspectivas del producto , sus
requerimientos funcionales y no funcionales como la relación de estos con sus
correspondientes usuarios, de acuerdo a los stakeholders propuestos, basados en los
procesos internos y externos de la empresa Colchonería San Antonio.

2. Descripción General

Entre los factores que afectaría al Sistema de información SOFTCOL, se encuentran: el

uso del sistema , el cual puede generar riesgos como los virus, fraudes, también el colapso
de las telecomunicaciones generando daños en la información de la empresa,siendo este
un riesgo operativo que generaría pérdidas en la ejecución de los procesos y funciones de
la empresa por fallas en el sistema, procedimientos o personas que participan en dicho
proceso.
Otro de los factores que afectaría sería la falta de capacitación suficiente para los usuarios,
puesto que estos al no saber usar la interfaz, pese a la legibilidad que esta debe poseer,
pueden ingresar de manera incorrecta los datos y así generar fallas en su funcionamiento y
por ende en sus resultados.
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Requerimientos
2.1 Perspectivas del Producto

Este software es en su parte operativa es independiente y autónomo, hecho que lo hace

competente frente a otros sistemas de información puesto que al ser online, no necesita un
servidor que contenga toda la información como lo poseen la mayoría de los sistemas que
realizan la misma tarea, permitiendo así que la información pueda estar menos
centralizada y llegue más rápido a los usuarios.
En cuanto a la parte funcional con las demás dependencias, se relacionan de tal manera
que podrá apoyar varias áreas de la empresa ayudando así a agilizar varios procesos
dentro de la misma.

2. 2 Funciones del Producto

El software SOFTCOL tiene como funciones:

➢ controlar el acceso de información y del sistema para los clientes y el personal

del negocio.
➢ registrar las ventas realizadas para un control de los productos en existencia
disponibles
➢ posibilitar el ingreso de productos, con su descripción e imagen, valor y cantidad.
➢ Orientar el sistema de control de inventario colchonería San Antonio a la web.
➢ Generar listas de chequeo.
➢ Mostrar los informes de cada proceso relacionado con inventario , en tiempo real
para sus usuarios.

2.3 Características de Usuario

La característica que tiene que tener el usuario del Software SOFTCOL es haber
tenido una experiencia básica con procesadores de textos, hojas de cálculos,
manejo de internet y presentaciones con diapositivas digitales, además se
recomienda que los usuarios internos puedan asistir a una capacitación sobre el
manejo del sistema.
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2.4 Restricciones

De alcance, ya que el proyecto SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO SOFTCOL

se proyecta como una solución integral , por ende este necesitaría de toda la
información de inventarios, facturación, requisiciones de compras, solicitud y entrega
de productos, debido a que esta información actualmente está en un proceso manual,
el cual podría interferir en el producto final del software.

Restricción Técnica, se podría presentar demoras en la implementación ya que

dependemos en caso de eventualidades en el Hardware o en el servicio de internet del
personal de soporte de las empresas prestadoras de servicios.

2.5 Atención y Dependencias

Lo que se necesitaría es que los sistemas operativos sean Windows 7 o Superior.,
también que los usuarios conozcan el uso de internet y que la empresa posea una
buena red de internet wifi o cableada.

3. Requerimientos Específicos
Se requiere que se cumpla con las siguientes características para el diseño e
implementación del software. Contar con: Hardware: Memoria RAM 2 GB o
superior, Procesador 2.00 GHz o superior, Sistema Operativo de 32 bits Windows 7
o superior.
3.1 Requerimientos Funcionales
SOFTCOL
SRS – Especificación de Requerimientos
Código Nombre Fecha Grado Necesidad
Chequeo de actividades asignadas.
RF001 Relación con proveedores.
09/12/2016 ALTO
Este proceso se encarga de controlar, planificar y supervisar los procesos
Descripción internos y externos de la empresa. También dentro de este se debe mantener
la comunicación con los proveedores.
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Requerimientos
Entradas Fuente Salida Destino Restricciones
Datos de Gerente
General Sólo el gerente
proveedores, Lista de chequeo
general puede
datos de chequeo realizado por de funciones
acceder y
actividades a gerencia. asignadas y lista
modificar esta
realizar por de proveedores
información.
usuario.

Proceso Registrar información, verificar información, generar listas.

Efecto Colateral

SOFTCOL
SRS – Especificación de Requerimientos
Código Nombre Fecha Grado Necesidad

RF002- RF003 Inventario 09/12/2016 Alto

Este proceso debe tener al día la materia prima, control de materiales
Descripción e insumos. Informar los productos, insumos y materiales existentes y
faltantes.
Entradas Fuente Salida Destino Restricciones
Solo el jefe de
Datos de Informe de inventario puede
Jefe de
productos , Jefe de inventarios y inventario,lista realizar el
producción y
insumos y producción. de chequeo de informe, y los
empleados.
materiales. materia prima. empleados
ingresar datos.

Proceso Ingresar datos, verificar y analizar datos, generar informe.

Efecto Colateral
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SOFTCOL
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Código Nombre Fecha Grado Necesidad

RF004 COMPRAS 9-12-2016 ALTO

Este se encarga de las compras necesarias, reportadas en el
Descripción inventario, teniendo en cuenta los proveedores brindados por
gerente general.
Entradas Fuente Salida Destino Restricciones
Gerencia, jefe
Lista de faltantes,
informe de de Sin
Inventario inventario dado por
compras diario producción, restricciones.
jefe de producción
contabilidad
Verificar datos de inventario, realizar compra, cargar compra en el sistema
Proceso
por medio de informe diario.

Efecto Colateral

SOFTCOL
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Código Nombre Fecha Grado Necesidad

RF005 VENTAS 9-12-2016 MEDIO MEDIO

Descripción Ofrecer y vender los productos que la empresa produce.

Entradas Fuente Salida Destino Restricciones
Informe de Gerencia,
Este usuario solo
ventas hechas por ventas diario, jefe de
VENTAS puede ingresar
asesores comerciales semanal y producción y
datos.
mensual compras.
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Requerimientos

Proceso Realizar venta, ingresar venta, generar informe de ventas.

Efecto Colateral

3.2 Requerimientos No Funcionales

SOFTCOL
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Código Nombre Fecha Grado Necesidad

RFN005 seguridad 09/12/2016 Alto

La interfaz debe tener los suficientes claves para cada usuario,
impidiendo de esa manera que la información sea vulnerable para otras
Descripción
personas, es decir que estas tengan accesos a información no pertinente
para su rol.

SOFTCOL
SRS – Especificación de Requerimientos
Código Nombre Fecha Grado Necesidad

RFN006 Mantenibilidad 09/12/2016 Alto

El sistema de información debe tener un buen soporte y

mantenimiento en sus bases de datos, y en su interfaz, capaz
Descripción
de tener los cambios necesarios para su buen funcionamiento
y nuevas necesidades de sus usuarios.

SOFTCOL
SRS – Especificación de Requerimientos
 Especificación de
Requerimientos
Código Nombre Fecha Grado Necesidad

RFN007 Rendinimiento 09/12/2016 Alto

La interfaz debe dar respuesta corta y eficaz a las necesidades de
Descripción
los requerimientos de los usuarios.

SOFTCOL
SRS – Especificación de Requerimientos
Código Nombre Fecha Grado Necesidad

RFN008 fiabilidad 09/12/2016 Alto

El sistema de información debe ser fiable, puesto que debe

arrojar datos concretos que generen confianza a los usuarios y
Descripción
clientes finales, además de no generar errores puesto que esto
afectaría notablemente el proceso de producción.

SOFTCOL
SRS – Especificación de Requerimientos
Código Nombre Fecha Grado Necesidad

RFN009 Espacio de almacenamiento 09/12/2016 Alto

La interfaz debe tener suficiente espacio en la nube, para que se pueda
Descripción ejecutar y en segundo lugar para que soporte las bases de datos que
manejará.
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Requerimientos

3.3 Requerimientos de interfaz de usuario

SOFTCOL
SRS – Especificación de Requerimientos
Código Nombre Fecha Grado Necesidad

RFN001 OPERABLE 09/12/2016 Medio

La interfaz debe ser manejable, tanto como todos los dispositivos que
Descripción intervienen para su funcionamiento, es decir que su navegación y los
elementos de hardware sean de fácil manejo para los usuarios.

SOFTCOL
SRS – Especificación de Requerimientos
Código Nombre Fecha Grado Necesidad

RFN002 COMPRENSIBLE 09/12/2016 Medio

La interfaz, sus funciones y las actividades que realice, deben ser

Descripción comprendidas por los usuarios para facilitar su manejo y evitar
errores.

SOFTCOL
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Requerimientos
SRS – Especificación de Requerimientos
Código Nombre Fecha Grado Necesidad

RFN003 PERCEPTIBLE 09/12/2016 ALTO

Para el usuario la función y la información debe ser clara,

Descripción posibilitando su visibilidad y escucha, de tal manera que todo el
contenido esté disponible para el de la mejor manera.

SOFTCOL
SRS – Especificación de Requerimientos
Código Nombre Fecha Grado Necesidad

RFN004 ROBUSTEZ 09/12/2016 ALTO

Descripción La información brindada por la interfaz debe ser aplicable, a todos los
usuarios , y lo suficientemente fuerte para cambios actuales y futuros.

Aprendices:
● Jesús Danilo Martínez Morales
● Flor Mireya Santacruz Zambrano
● José Alejandro Valderrama
● Yeini Leal Pava
● Mauricio Murcia Godoy