FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

ELABORACIN DE UN SISTEMA EN FOXPRO

SISTEMA DE CONTROL DE ALMACEN

HELENA MARA CALISAYA

TACNA PERU
2016

pg. 1

INDICE
INTRODUCCIN.............................................................................................................3
1.

2.

3.

Descripcin general de la empresa.............................................................................4

1.1.

Datos de la empresa............................................................................................4

1.2.

Antecedentes de la empresa................................................................................4

1.3.

Problemtica.......................................................................................................4

Plan general del proyecto...........................................................................................4

2.1.

Definicin del problema.....................................................................................4

2.2.

Planteamiento de la mejora.................................................................................5

2.3.

Objetivos del proyecto........................................................................................5

2.4.

Determinacin de recursos..................................................................................6

2.5.

Evaluacin de factibilidad..................................................................................6

2.6.

Beneficios...........................................................................................................7

2.7.

Planificacin y control de actividades................................................................7

Investigaciones previas..............................................................................................9
3.1.

4.

5.

Recopilacin de informacin..............................................................................9

3.1.1.

Entrevistas.....................................................................................................10

3.1.2.

Observaciones...............................................................................................10

Estructura del sistema...............................................................................................11

4.1.

Modelo de contextos.........................................................................................11

4.2.

Modelo de eventos............................................................................................12

4.3.

Modelo lgico del sistema................................................................................14

Diseo del sistema....................................................................................................14

5.1.

Diseo de entradas............................................................................................14

5.2.

Reportes............................................................................................................16

Conclusiones y recomendaciones....................................................................................17

pg. 2

INTRODUCCIN
Dentro de toda organizacin es de vital importancia la compra y
venta de bienes o servicios; de aqu la importancia del manejo de los
inventarios,

tanto

en

empresas

como

en

dependencias

gubernamentales, instituciones educativas y algunas otras.

Cada vez son ms las empresas, as como diversas instituciones que
dedican esfuerzos a conseguir un buen sistema de informacin de
Control de Inventarios para la cadena de suministro. Por lo tanto, para
lograr un control efectivo de los inventarios es necesario una buena
coordinacin y una cooperacin entre los elementos del sistema.
De forma particular, el presente proyecto analiza la situacin del
Almacn del Tecnolgico de Saltillo que distribuye materiales de
limpieza,

papelera,

equipo

mobiliario

los

diferentes

departamentos que pertenecen a la institucin.

En este trabajo se dise un sistema de informacin que permite
controlar las actividades realizadas dentro del almacn como los son:
entradas y salidas de artculos, generacin de una bitcora de
actividades, elaboracin de tarjetas de kardex, vale de activo fijo,
notas de entradas y salidas simultneas, e Inventario de consumo de
materiales.
Se pretende que al implementar el sistema de informacin, permitir
generar resultados valiosos los cuales se vern reflejados, en el
manejo de inventario del almacn, con la finalidad de ahorrar tiempo,
esfuerzo, tras papeleo de informacin a los usuarios. El sistema les
permitir disponer de los formatos necesarios para realizar las
operaciones que se requieren dentro del almacn y tener la
informacin disponible de una manera eficiente y organizada.
Se desarroll un Sistema de Informacin, apoyado en las tecnologas
de informacin, del cual se tiene un avance del 95%, lo anterior con la
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finalidad de obtener resultados valiosos en relacin a los procesos

que se manejan en el almacn, el sistema .permitir generar
consultas e informes para facilitar el control de existencias de
artculos, notas de entrada y salida, informes estadsticos, segn las
necesidades de los usuarios potenciales del sistema.

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1. Descripcin general de la empresa

1.1.

Datos de la empresa
RAZN SOCIAL: SYSTEMCOMP BARBOSA S.A.
RUC: 20452465121
DIRECCION: AV. CORONEL MENDOZA GALERIAS MENDOZA N350
TELEFONO 934881321

1.2.

Antecedentes de la empresa
Hoy en da el mercado tecnolgico y la infinidad de sistemas que existen, ha
permitido que el usuario acceda a este programa para estar a la par con otras
empresas que van creciendo junto con la globalizacin, ya que este llevaba sus
inventarios en registros manuales el cual hacia tedioso la bsqueda de
mercadera en almacn y tampoco vea que tiempo llevaban dentro

1.3.

Problemtica

Demora en el tiempo de ingreso de datos

Exceso en registros, cuadernos de datos, etc.
Congestin en la actualizacin de los datos
Demora en la obtencin de resultados

2. Plan general del proyecto

2.1.

Definicin del problema

Las organizaciones son sistemas conformados por diversos

procesos internos que pueden ser caracterizados por cadenas de
tareas encaminadas a satisfacer las necesidades de los clientes en
funcin del cumplimiento del objetivo de la empresa. Es por ello,
dado que en estos procesos intervienen distintos departamentos o
entes se dificulta su control y gestin, haciendo que se distribuya
toda la responsabilidad entre todos aquellos que intervengan en el
desarrollo de las actividades.

pg. 5

Se pretende desarrollar un sistema que facilite control de entrada

de artculos del almacn, dando facilidades al usuario en cuanto al
proceso de registro

de datos. El registro con que actualmente

cuenta hace a este proceso lento y poco seguro ya que puede dar
a la prdida de informacin, debido a errores humanos el registro,
excesos de archivos. Es por ello que la automatizacin de los
procesos de control de entrada de artculos asegurar a un mejor
funcionamiento de la x en cunto capacidad de almacenar dichos
artculos, y poder obtener mejores reportes de todos los procesos.
2.2.

Planteamiento de la mejora

Este proyecto puede ser rediseado para ampliar su cobertura, as

puede marearse el mbito de trabajo.

Se pretende mejorar el trabajo en el rea de almacn.

Se divisa un aumento en el tiempo para aprovechamiento del
personal en el desarrollo de sus actividades

2.3.

Objetivos del proyecto

2.3.1. Objetivo general

El objetivo principal del presente proyecto es desarrollar
un software que permite controlar el movimiento de
ingresos y salidas de artculos del almacn.
2.3.2. Objetivos especficos
Desarrollar un software que puede emitir los reportes
que necesita el encargado del almacn a tomar las

decisiones adecuadas.
Desarrollar un software que permite llevar un control
de ingresos y tener un control de stock el rea realice
compras a su debido momento.

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2.4.

Determinacin de recursos

2.4.1. Factibilidad tcnica

En cuanto al hardware, Se cuenta con los equipos
necesarios para llevar a cabo dicho sistema y para
dejarlo instalado asegurando su normal funcionamiento.
En cuanto al software se requiere Cmo programa de
visualizacin de los datos adems de consultas el
sistema visual FoxPro el cual es fcil de adquirir y no
representara un problema en instalar dicho software.
2.4.2. Factibilidad econmica
Para el presente proyecto se realizar el anlisis costo
beneficio. la tcnica de anlisis de costo beneficio tiene
como objetivo fundamental proporcionar una medida de
Los costos en que se incurren en la realizacin de un
proyecto informtico y a su vez comparar dichos costos
previstos con los beneficios esperados de la realizacin
de dicho proyecto.

2.4.3. Factibilidad operativa

El rea de almacn cuenta con gran inters en el
desarrollo del sistema ya que sistema desarrollado opera
con los requerimientos mnimos solicitados. Este sistema
puede

ser

conocimientos

utilizado
bsicos

por

cualquier

persona

con

de computacin ya que es

finalidad del mismo, su fcil operacin

2.5.

Evaluacin de factibilidad

De acuerdo a la factibilidad operativa, econmica y tcnica,

obtenemos que es viable de este sistema, basndonos en la
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obtencin del equipo, un costo relativamente accesible y facilidad

de manejo para el personal.
2.6.

Beneficios

2.6.1. Beneficios intangibles

Mejorar el proceso de la informacin que requiere el

encargado para tomar decisiones adecuadas.

Se reducirn las imgenes de error en la informacin de

los ingresos y salidas de artculos

Existe un incremento de satisfaccin en el trabajo por
parte del encargado al eliminarse tareas tediosas que
anteriormente se ha realizado a mano.

2.6.2. Beneficios tangibles

Informacin que sea requerida es obtenida rpida y

automticamente
Emisin de la cantidad de tiempo del empleado

necesario para completar tareas especficas

El presente proyecto a travs de un control adecuado
de los ingresos de artculos y artculos existentes en
el

almacn

permitir

que

pueda

mejorar

el

rendimiento en esa rea

2.7.

Planificacin y control de actividades

NOMBRE DEL RECURSO

TRABAJ EN HRS.

ANALISTA
Planificacin

40 Horas

Estudio de factibilidad

60 Horas

Aprobacin

5 Horas

Revisin de documentos y entrevistas

5 Horas

Definicin de requerimientos

5 Horas

Anlisis de flujo de datos

5 Horas

Base de datos del sistema

40 Horas

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Diseos rpido

20 Horas

Diseo de salida

10 Horas

Diseo de entradas

10 Horas

Diseo de archivos y base de datos

20 Horas

Diseo de interfaz

10 Horas

Ingeniera del software

40 Horas

Codificacin

20 Horas

Prueba de integracin

5 Horas

Instalacin

5 Horas

Entrenamiento

20 Horas

Anlisis de resultados

20 Horas

ENCUESTADOR
Estudio de factibilidad

60 horas

PROGRAMADOR
Estudio de factibilidad

60 Horas

Diseo rpido

20 Horas

Construccin del prototipo

40 Horas

Diseos de salidas

10 Horas

Diseo de entradas

10 Horas

Diseo de archivos y base de datos

20 Horas

Diseo de interfaces

10 Horas

Ingeniera del software

40 Horas

Prueba de integracin

10 Horas

Prueba de sistema

10 Horas

Instalacin

10 Horas

Entrenamiento

10 Horas

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Anlisis de resultados

10 Horas

DISEADOR
Estudio de factibilidad

60 Horas

Diseo rpido

20 Horas

Construccin del prototipo

40 Horas

Diseo de salida

10 Horas

Diseo de entrada

10 Horas

Diseo de archivos y base de datos

20 Horas

Diseo de interfaces

10

Horas

3. Investigaciones previas
3.1.

Recopilacin de informacin
La recopilacin de datos de investigacin preliminar

se

obtuvo mediante: Revisin de documentos, es decir archivos

de personal y documentacin interna del almacn entrevistas
al personal del rea. Para lograr toda la obtencin preliminar
se encarg Estas actividades al operador y a un programador
quienes realizaron las entrevistas al personal, de acuerdo
an cuestionario con preguntas dirigidas dependiendo de la
funcin que desempea el personal de entrevista

3.1.1. Entrevistas
3.1.1.1.

Jefe rea de almacn

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El jefe de rea Manifiesta que ha tenido problemas

para almacenar informacin ya que se debe
presentar informes mensuales y anuales de los
artculos existentes
3.1.1.2.

Operador de almacn

El operador manifiesta que frente a las consultas

acerca de un determinado artculo se pierde
tiempo a tener que revisar sus planillas. Por otra
parte el tener que actualizar los datos de los
empleados, artculos, etc.

Cuando realizan los

ingresos y salidas les toma tiempo y les demanda

tener cuidados para no cometer errores.
3.1.2. Observaciones
Segn lo que se pudo observar el personal muestra
deseo de implementar este nuevo sistema a fin de
mejorar y agilizar de informacin, las actividades del
personal en el momento se realizan con lentitud en
comparacin de un sistema automatizado.

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4. Estructura del sistema

4.1.

Modelo de contextos

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4.2.

Modelo de eventos

4.2.1. Lista de eventos

empleado hace un pedido
empleado Cancela pedido
almacn prepara el pedido del empleado
empleado verifica el producto
administrador de reporte del almacn por periodos
4.2.2. Diccionario de eventos
Id del Evento

100

Nombre del Evento

Empleado hace un pedido

Descripcin

Cundo el empleado requiere un producto lo primero que har es solicitar el

producto y despus el sistema verificar el producto si est disponible el
valor y la cantidad que requiere el cliente

Respuesta

El empleado recibe una respuesta a su pedido

Efecto

Stock actualizado

Id del Evento

110

Nombre del Evento

Empleado cancela pedido

Descripcin

Cuando el empleado cancela un artculo al sistema lo primero que har es

dar los datos. el sistema verifica la existencia del artculo y el empleado
entonces puede cancelar

Respuesta

Empleado realiza pago y recibe comprobante de pago

Efecto

Comprobante de pago es almacenado en el sistema

Id del Evento

140

Nombre del Evento

Empleado verifica el producto

Descripcin

Empleo desea verificar el estado del producto, proveedor entrega producto

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al empleado para que se ha verificado. Si este es aceptado por encargado.

Entonces como respuesta empleado realiza el pago caso contrario es
rechazado y cambiado
Respuesta

Empleado realizar verificacin, paga y recibe su reporte de pago y

verificacin

Efecto

Reporte de pago y verificacin es almacenado en el sistema

Id del Evento

150

Nombre del Evento

Administrador solicita el reporte de artculos por periodo

Descripcin

Sucede cuando administrador despus de cierto tiempo desea saber la

cantidad exacta de artculos de un determinado perodo y as poder tener
una idea general de los productos de mayor demanda a travs de un balance.
los productos eran identificados por un cdigo que es pedido en el sistema y
este nos visualiza la cantidad exacta de stock productos

Respuesta

Reporte de encargado

Efecto

Podr tener en forma exacta la cantidad y marca de los productos estn por
acabar y poder as realizar un pedido en forma detallada de los faltantes a
nuestro proveedor.

4.3.

Modelo lgico del sistema

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5. Diseo del sistema

5.1.

Diseo de entradas

pg. 15

pg. 16

5.2.

Reportes

Conclusiones y recomendaciones
Este sistema nos permite controlar en forma automatizada el ingreso
y salida de mercadera al rea de almacn, los procesos no son tan
engorrosos y no hay necesidad de estar requiriendo de los registros
manuales.

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Este sistema ser de gran uso para cualquier almacn del sector de
computadoras y equipos tecnolgicos
Con respecto a las recomendaciones se sugiere que el operador de
este sistema tenga una previa capacitacin para su manejo para no
daar los registros ni hurgar cuando se presenta algn problema.

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