Registro y control del Inventario WIP en Colombia…

ANDRÉS CAMILO VEGA FORERO

UNIVERSIDAD MANUELA BELTRÁN

FACULTAD DE INGENIERÍA BIOMÉDICA
Bogotá D.C
Septiembre de 2017
Registro y control del Inventario WIP en Colombia…

ANDRÉS CAMILO VEGA FORERO

Proyecto
PRÁCTICA EMPRESARIAL

JULIANA JIMÉNEZ CASTRO

GENERAL SUPPLY CHAIN SUPPORT

ZAYDA MIREYA RONCANCIO RODRIGUEZ

COORDINADORA DE PRÁCTICAS
ING. BIOMÉDICA

UNIVERSIDAD MANUELA BELTRÁN

FACULTAD DE INGENIERÍA BIOMÉDICA
Bogotá D.C
Septiembre de 2017
 CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 4

GLOSARIO 5

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 7

PREGUNTA PROBLEMA 7
OBJETIVOS 7
OBJETIVO GENERAL 7
OBJETIVOS ESPECÍFICOS 7
JUSTIFICACIÓN 8

METODOLOGÍA 9
ANTECEDENTES, DELIMITACIÓN Y RESULTADOS
ESPERADOS 10

PRESUPUESTO 11

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 11

REFERENCES 11

ANEXOS 12
 INTRODUCCIÓN

Royal Philips Electronics es una empresa holandesa de tecnología diversificada

que se enfoca en mejorar la calidad de vida de las personas a través de
importantes innovaciones en las áreas del cuidado de la salud. La empresa es
líder en cuidados cardíacos, cuidados intensivos y cuidados de la salud en el
hogar (Bucur, 2017)

La compañía presta servicios en dos diferentes áreas. La primera denominada

Philips Personal Care, abarca todo lo relacionado al cuidado personal y doméstico,
y la segunda Philips Health Systems comprende toda la fabricación de sistemas
de salud en servicios de Imagenología, como CT (Computed Tomography), RM
(Magnetic Resonance), XR (X Rays), Monitoreo, PCMS (Patient Care Monitoring
System), Ultrasonido US (Ultrasound System)) entre otros (Koninklijke Philips
N.V., 2004).

En el área de Health Systems, se manejan dos negocios, el de venta de equipos

médicos y el de venta de herramientas para reparación y mantenimiento de los
mismos. Dentro de la venta de equipos, también se hacen contratos para
proporcionar dispositivos médicos en demostración con el fin de que el cliente
corrobore que el equipo satisface las necesidades requeridas y continúe a un
proceso de adquisición. (Department for Professional Employees, AFL-CIO , 2016)

El proceso que involucra el despacho de equipos en demostración, tiene presente

una cadena de tareas desde la importación del equipo a Colombia, hasta la
recolección del equipo en el caso de que el cliente no prosiga a su adquisición. Sin
embargo, el control sobre este proceso carece de un sistema formal con
documentación detallada que permita tener un seguimiento adecuado del mismo.

En este proyecto se propone, la estandarización del proceso de despacho de

equipos en demostración en el área de Supply Chain para Philips Colombiana
S.A.S con extensión a Puerto Rico y Perú. Esta propuesta pretende apoyar el
seguimiento y control del proceso objetivo, buscando normalización y
estructuración de la información con respecto a los equipos en demostración (B &
A,2004)
 GLOSARIO

Despacho: venta de un producto.

Recolección: recoger una clase de elementos.

Stock: conjunto de mercancía en depósito o reserva.

Dispositivos Biomédicos: instrumento, aparato, máquina, software, equipo

biomédico u otro artículo similar o relacionado, utilizado sólo o en combinación,
incluyendo sus componentes, partes, accesorios y programas informáticos que
intervengan en su correcta aplicación para la mejora de la calidad de salud de una
población (Salud, 2015).

Accesorios: elementos auxiliares y externos al equipo.

Equipos en DEMO: equipos médicos que se han dado como préstamo a un

cliente para demostración.

SAP: empresa que brinda un software para el control y administración de

mercancía. (SAP, 2017)

Servicio tercerizado: Contratación por parte de una empresa a otra firma para
que les preste un servicio. Este proceso suele realizarse con el objetivo de reducir
los costos.

Supply Chain/Cadena de Suministro: es la que eslabona a todas las compañías

(proveedores de bienes y servicios y clientes), desde la adquisición de materias
primas hasta la entrega del producto terminado.

PCMS: (Patient Care and Monitoring Solutions) (Philips, Philips EEUU, 2004).

PIL: Product Innovation Lifecycle (Ciclo de Vida de Innovación del Producto).

Nombre del SAP en el que se encuentra toda la información del ciclo de vida de
los productos que vende Philips Colombia (Philips, 2017).

Aging: cantidad de tiempo que un equipo en demostración se encuentra en

posesión del cliente (WordReference, 2017).
Lean : es un modelo de gestión que consiste en la eliminación de cualquier parte
de un proceso que no sea totalmente necesaria para la producción de un producto
o servicio a tiempo, a los clientes. En otras palabras, la eliminación de desperdicio
en el proceso de producción de un producto (Pérez & Gardey, 2014)

Latam: para Philips, Latinoamérica, región constituida por Brasil, México,

Argentina, Chile, Colombia, Perú y Puerto Rico.

Hispanic: para Philips, región constituida por Argentina, Chile, Colombia, Perú y
Puerto Rico.

North Latam: para Philips, región constituida por Colombia, Perú y Puerto

Rico.

South Latam: para Philips, región constituida por Argentina y Chile.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En las operaciones del equipo de Supply Chain de Philips Colombiana, los

préstamos de equipos médicos para demostración conforman un factor importante
de la forma para hacer negocios. El proceso de demostración de equipos otorga al
cliente una muestra del producto de su interés por un tiempo acordado.

A la fecha no existe un sistema útil que permita registrar y llevar un seguimiento

constante de los equipos en demostración, generando un problema y falta de
claridad acerca del seguimiento de ellos.

PREGUNTA PROBLEMA

¿Existe manera de estandarizar el registro y seguimiento de la información en el

proceso de despacho de equipos en demostración en Philips Colombiana S.A.S?
 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Estandarizar el proceso de despacho de equipos en demostración en el área de

Supply Chain para Philips Colombiana S.A.S con extensión Puerto Rico y Perú.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

O.E1: Analizar los métodos actuales y antecedentes utilizados en la empresa para

el registro de la información relevante a los equipos en DEMO.

O.E2: Delimitar la información relevante para el registro y seguimiento de los

equipos en DEMO.

O.E3: Seleccionar herramienta tecnológica que permita automatizar el proceso de

préstamo de equipos en DEMO.
O.E4: Estructuración y elaboración del sistema

O.E5: Realizar puesta en marcha del uso de la nueva herramienta en el proceso

de préstamo de equipos en DEMO.

O.E6: Capacitación y documentación del sistema de registro del proceso de

préstamos de equipos en demostración.
 JUSTIFICACIÓN

En esta empresa se reconoce gran capital traducido en equipos de demostración

en dominio de varios clientes, incluso se reconoce que en Colombia hay más
equipos en este estado que en el resto de la región North Latam (Colombia, Perú y
Puerto Rico). El seguimiento y registro de estos equipos se debe finalizar en el
tiempo pactado, ya sea por adquisición del cliente o que este mismo lo retorne
para así poder establecer su estado en el inventario y evitar el estancamiento del
capital en estos activos.

De acuerdo a la problemática planteada se ha decidido retomar un proyecto

anterior que trata de una plataforma de registro de equipos en demostración. Esta
plataforma incluye toda la información relevante de los equipos en demostración
de la modalidad ultrasonido, donde se integran las fechas pactadas para su estado
en demostración con entidades prestadoras de salud (Microsoft, 2017)

El proyecto consiste en replicar el sistema tomando en cuenta las necesidades de

todos los posibles usuarios, eliminando y agregando nuevas características como
el envío de recordatorios sobre las fechas de recolección de los equipos.
Asegurándonos de que contenga toda la información necesaria e importante para
el usuario.

El desarrollo e implementación de esta plataforma beneficiaría al departamento de

Supply Chain en cuanto al proceso, seguimiento y control del equipo, agilizando
así el reconocimiento del stock de equipos en estado de demostración, y los
potenciales compradores y/o usuarios del dispositivo.

Ante esta labor, se escoge una herramienta virtual que permita registrar y manejar
la información de equipos en demostración y que se ajusté e a la cultura Lean de
la empresa, brindando así beneficios como la automatización de procesos, acortar
tiempos y la posibilidad de ser adaptables a las necesidades de los usuarios.
 METODOLOGÍA

El proyecto se llevará a cabo en tres fases principales, las cuales permitirán

desarrollar a cabalidad los objetivos propuestos.

O.E1: Analizar los métodos actuales y antecedentes utilizados en la empresa para

el registro de la información relevante a los equipos en DEMO.

Entrevistas con colaboradores de los departamentos de Supply Chain,

Order Management y Proyect Management que conozcan del proceso.

Identificar potenciales herramientas a ser utilizadas, y características que

cumplan con las necesidades planteadas.
Análisis de sistema previamente utilizado para realizar la labor de registro
del proceso de préstamo de equipos.

O.E2: Delimitar la información relevante para el registro y seguimiento de los

equipos en DEMO.
Organización de la información correspondiente al proceso de préstamos
de equipos en demostración.

Definir información relevante para el proceso de préstamos de equipos en

demostración.

O.E3: Seleccionar herramienta tecnológica que permita automatizar el proceso de

préstamo de equipos en DEMO.

Con base a la información recopilada, determinar la herramienta

tecnológica en la cual se implementará el sistema de registro para el
proceso de préstamos de equipos en demostración.

Determinar requerimientos básicos para comenzar a construir el sistema.

O.E4: Estructuración y elaboración del sistema

Programación y evaluación de fallas de manera paralela

O.E5: Realizar puesta en marcha del uso de la nueva herramienta en el proceso

de préstamo de equipos en DEMO.

Prueba del software.

O.E6: Capacitación del sistema de registro del proceso de préstamos de equipos

en demostración

Capacitación del personal involucrado con el manejo de la plataforma

Creación de un instructivo de manejo de la plataforma

 ANTECEDENTES

En el 2014, se diseñó una plataforma denominada “Ultrasound Systems

Operations” que permitía observar y tener el control de los procesos relacionados
a las operaciones realizadas con los dispositivos de Ultrasonido (Jiménez, 2014).
En ella, se administraba también todo el proceso de demostraciones de esta
categoría. Sin embargo, al ser específica para una modalidad no podía
implementarse en otra categoría como PCMS (Patient Care and Monitoring
Solutions) parte de monitoreo e Imagen System, equipos de imágenes. La
herramienta era de uso local, es decir solo se utilizaba en Colombia siendo
limitada al uso fuera de la región, razón por la cual se dejó de implementar.
 DELIMITACIÓN

De acuerdo con las circunstancias de la problemática planteada, se considera que

este proyecto debe ser inicializado en esta instancia con potencial para seguir
siendo desarrollado y complementado de acuerdo a las necesidades del área de
Supply Chain de Philips Colombiana. Sin embargo, es ideal extender la aplicación
de este proyecto a Philips Puerto Rico y Philips Perú, debido a la similitud del
proceso de despacho de equipos en demostración.

En una primera aproximación a la confección del proyecto este se estaría

delimitando a las actividades de equipos en demostración realizadas en Philips
Colombia ya que el tiempo otorgado para la realización de este proyecto es de tres
meses.

Otro factor importante es la cantidad de equipos en demostración que se

encuentran registrados en el sistema. Por este motivo, se utilizarán los datos que
se encuentren de estos dispositivos en el periodo 2017-I el cual abarca los meses
de enero hasta mayo.

En finalización de este proyecto y como hitos se entregará un escrito tipo manual

de respaldo del uso y conformación del sistema, además de un periodo de puesta
en marcha (2 semanas) y capacitación a personal del área de Supply Chain
involucrado en el proceso.
 RESULTADOS ESPERADOS

Tras el desarrollo del proyecto de investigación, se espera entregar una

herramienta virtual que contenga la base de datos con información relacionada a
los equipos en demostración correspondientes al periodo 2017-I. La información
será obtenida a través del sistema manejado por la empresa. Esta solución
permitirá controlar y vigilar eficientemente este proceso. Se espera que este
proyecto contribuya a la normalización de la información, de los permisos
requeridos y el conocimiento estricto de los tiempos de préstamo de los equipos.
 PRESUPUESTO

Se estima que son necesarios 2 días a la semana para alcanzar el objetivo del
proyecto
Cada día significa 9 horas laborales
Cada día laboral considera 1 hora de almuerzo
Se estima que el proyecto debe ser ejecutado en 3 meses

Costo en
Item horas Costo unitario Costo total Total
Hora laboral 216 $3.073 x hora $663.768-
Colación 24 $10.000 x día $240.000-
Locomoción NA $4.000 x día $96.000-
$999.768
 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

El cronograma de actividades está basado en los objetivos, actividades y tareas

mencionadas en la metodología, se encuentra en anexos.
 REFERENCIAS

B, A., & A, K. (2004). Standardization of Components, Products and Processes.

Bucur, A. (2017). Royal Philips Electronics. Obtenido de http://chic-
vph.eu/consortium/philips/
Department for Professional Employees, AFL-CIO . (2016). The U.S. Health Care
System: An International Perspective. Obtenido de
http://dpeaflcio.org/programs-publications/issue-fact-sheets/the-u-s-health-
care-system-an-international-perspective/
Gardey, J. P. (s.f.). Obtenido de http://definicion.de/tercerizacion/
Microsoft. (2017). SharePoint. Obtenido de https://products.office.com/es-
es/sharepoint/sharepoint-online-collaboration-software
Pérez, J., & Gardey, A. (2014). Obtenido de (http://definicion.de/tercerizacion/
Philips. (2004). Philips EEUU. Obtenido de Meaning:
http://www.usa.philips.com/healthcare/solutions/patient-monitoring
Philips. (2017). Philips HealthCare. Obtenido de http://www.philips.com/a-
w/about/company/our-heritage.html
Philips. (2017). Ultrasonidos. Obtenido de
http://www.philips.es/healthcare/solutions/ultrasound
SAP, S. O. (2017). SNOW. Obtenido de
https://www.snowsoftware.com/es/productos/snow-optimizer-sapr-software
WordReference. (2017). WordReference. Obtenido de
http://www.wordreference.com/es/translation.asp?tranword=Aging
 ANEXOS

CARTA GANTT RESPECTIVA AL PROCESO A REALIZAR EN EL PROYECTO

MES FEBRERO MARZO ABRIL MAYO

Objetivo Específico Actividades
1 1.1
1.2
1.3

2 2.1
2.2

3 3.1
3.2

4 4.1

5 5.1

6 6.1
6.2