REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR DE EDUCACIÓN SUPERIOR

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LA GRAN CARACAS
UNEXCA
UNIDAD CURRICULAR: PROYECTO SOCIO INTEGRADOR III
PROFESOR: JULIO CÉSAR PIÑANGO

DISEÑO DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO AUTOMATIZADO PARA

REGISTRAR Y CONTROLAR LAS FACTURAS EMITIDAS POR LOS
ESTADOS DE LOS DIFERENTES PROGRAMAS SOCIALES
MERCADOS DE ALIMENTOS, C.A.

PARTICIPANTES
Castellanos Walter V.17400544
González Eucaris V.18459639
Núñez Patricia V.13310590
Ramírez Luisnet V.22751328

Caracas, Noviembre 2019

Diagnostico situacional

1. Razón social:

Mercado de Alimentos, C.A. (MERCAL, C.A)

2. Naturaleza de la organización:

Comercialización permanente de alimentos de primera necesidad.

3. Misión:

Realizar el mercadeo y comercialización, permanente, al mayor y detal de

productos alimenticios de primera necesidad y otros. Manteniendo la calidad,
bajos precios y fácil acceso, para abastecer a la población venezolana y muy
especialmente la de escasos recursos económicos.

4. Visión:

Cumplir con el objetivo estratégico de la misión antes descrita y sus

consecuencias en beneficio de la salud alimentaria de nuestro pueblo como
compromiso esencial del gobierno revolucionario.

5. Principios:

Contribuir en forma sustancial a mejorar la situación nutricional, la salud y

calidad de vida de la población venezolana de manera permanente y
sustentable.

6. Valores:

 Responsabilidad

 Lealtad

 Mística

 Sensibilidad social

 Liderazgo

 Eficacia
  Eficiencia

 Comunicación

 Excelencia

 Justicia

 Ética

 Honestidad

 Compromiso

7. Localización Geográfica:

Distrito Capital, Municipio Libertador, Parroquia La Candelaria, Av. Fuerzas

Armadas, esquina socarras, torre MERCAL (antigua torre CVAL).

8. Historia de vida de la organización:

La Misión Mercal tiene su génesis en acontecimientos ocurridos entre

diciembre del año 2002 y enero de 2003. En esos meses nuestro país vivió las
horas más angustiosas a consecuencia del nefasto sabotaje cometido contra el
pueblo venezolano: la paralización de nuestra principal industria, PDVSA. Esa
paralización generó un grave problema con la distribución de alimentos del
pueblo. Las principales industrias de producción y comercialización de
alimentos se sumaron al vil sabotaje y por esta razón el Estado asume la
responsabilidad de garantizar la seguridad alimentaria con la creación del Plan
Especial de Seguridad Alimentaria (PESA), donde se conjugó el esfuerzo de
empresas como CASA y PROAL, ambas, apoyadas en el hombro
inquebrantable de nuestra gloriosa Fuerza Armada Nacional.

Aquel esfuerzo mancomunado se vio organizado con la iniciativa del

Comandante Hugo Chávez al proponer la creación de un sistema logístico,
basado en la planificación de jornadas de ventas de alimentos realizadas al aire
libre en las comunidades más desasistidas, a objeto de ofrecer alimentos bajo
un esquema de precios accesibles; de este modo, se prevenía cualquier otro
intento de vulnerar el derecho de los venezolanos y venezolanas de
alimentarse y es por ello que nace Mercados de Alimentos, CA. (Mercal).

El 22 de abril de 2003, Mercal inicia sus actividades con la inauguración de un

Mercal Tipo I realizada en el Sector Ruiz Pineda de la parroquia Caricuao,
Caracas. Este fue el primer establecimiento en abrirse y fue comandado por el
ciudadano presidente de la República Bolivariana de Venezuela, Hugo Chávez
Frías, quien con orgullo y su acostumbrado furor indicó que se daba inicio a la
primera etapa de Mercal. “Triunfar, triunfar y triunfar, ese es el destino de
nuestro pueblo”, expresó el Comandante Presidente, dando paso a Mercal que
se constituyó en uno de los programas sociales que impulsó el Gobierno
Bolivariano para garantizar la cesta alimentaría a los más desposeídos.

9. Departamento o lugar donde se desarrolla el proyecto.

Características organizativas.

Área de facturación / Unidad de Crédito y Cobranzas / Gerencia de Finanzas /

MERCAL, C.A.

Mercado de alimentos, C.A. se caracteriza por lo siguiente:

 Es una empresa comercializadora de rubros alimenticios y no

alimenticios a nivel nacional.
 Es quien se encarga de la distribución y abastecimiento a nivel nacional.

 En conjunto con el Ministerio de Alimentación cumple funciones como

garante del abastecimiento de programas sociales.

 Es garante de la elaboración y distribución de los combos CLAP, en las

comunidades.
 Numero de Cargos: 109

GERENTE DE FINANZAS

SUBGERENTE

(1) ASISTENTE A LA GERENCIA

(1) ASISTENTE ADMINISTRATIVO
(1) SECRETARIA
(1)ARCHIVISTA I
(2) MOTORIZADO

JEFE UNIDAD DE JEFE UNIDAD DE JEFE UNIDAD DE

FIDEICOMISO Y JEFE UNIDAD DE
TESORERIA CONTROL DE
FONDO DE TRABAJO CREDITO Y
INGRESO
COBRANZAS
(6) ASISTENTES (2) ASISTENTES (3) ASISTENTES (2) ASISTENTES
FINANCIEROS FINANCIEROS FINANCIEROS FINANCIEROS

(1) SUPERVISOR EMISOR (1) SUPERVISOR DE (1) SUPERVISOR DE

DE CHEQUE
(1) SUPERVISOR DE
ANÁLISIS Y REGISTRO
(6)ANALISTA FINANCIERO II
(3) ANALISTA FINANCIERO I
(1) ARCHIVISTA
(2) CAJEROS FINANCIEROS
(1) SUPERVISOR DE CREDITO
FIDEICOMISO MANEJO DE EFECTIVO
(1) SUPERVISOR DE CUENTAS POR
(1) SUPERVISOR DE (1) SUPERVISOR DE
COBRAR RED SOCIAL
FONDO DE TRABAJO TICKETS ALIMENTICIOS
(1) SUPERVISOR DE CUENTAS POR
(2) ANALISTA (4) ANALISTA
COBRAR RED INDIRECTA
FINANCIERO II FINANCIERO II
(9) ANALISTA CUENTAS POR COBRAR II
(6) ANALISTA (8) ANALISTA
(12) ANALISTA CUENTAS POR CONBRAR I
FINANCIERO I FINANCIERO I

ÁREA DE FACTURACIÓN
(3) SUPERVISOR DE FACTURACIÓN
(8) ANALISTASDE FACTURACIÓN II
(11) ANALISTA DE FACTURACIÓN I

(*) La Gerencia de Gestión Humana debe definir mediante mesa de trabajo con la Gerencia de Finanzas
los movimientos de cargos con respecto a la transferencia del área de facturación a la Gerencia de SESIÓN ORDINARIA Nº 248 RESOLUCIÓN 03
DE FECHA 31/08/2012
Finanzas como se estableció en el punto de cuenta de SESIÓN EXTRAORDINARIA Nº 117
RESOLUCIÓN 03 DE FECHA 14/08/2015 SESIÓN EXTRAORDINARIA Nº 117 RESOLUCIÓN
03 DE FECHA 14/08/2015
 Planteamiento del Problema

Las actividades de cobranza y facturación, son actividades relacionadas

a la gestión comercial y/o financiera de toda empresa, la misma toma
conciencia sobre la importancia de que representan una alternativa adecuada
al incremento de los ingresos, considerando además desarrollar técnicas de
cobranza en sus pormenores, sólo como única respuesta a asegurar la
recuperación de su inversión.
Mercados de Alimentos, C.A, dentro de su estructura organizativa
incluye al igual que cualquier organización dependencias financieras cuyo
objetivo es planificar, analizar y evaluar la información registrada de la
empresa y así permitir a la junta directiva toma de decisiones en lo financiero
para la empresa, obviamente para cumplir con estas obligaciones no sólo es
necesario apelar a virtudes como la disciplina, la constancia, la gestión eficaz e
inteligente y la visión de la empresa, sino que es importante que la
dependencia financiera se trace metas y objetivos que le orienten sus
esfuerzos hacia ese sentido. De todas estas acciones dependen los objetivos
futuros, la estrategia de pagos, así como los cobros e inversiones que generen
el crecimiento y una mayor rentabilidad del negocio; permitiendo desarrollar
con eficacia procesos como la facturación y la cobranza y a su vez lograr
satisfactoriamente los objetivo planteado por la organización para así poder
ofrecerle un mejor servicio a sus proveedores, clientes y usuarios. El fin de
dichas herramientas tener ese conjunto de técnicas efectivas y sencillas, que
nos permiten identificar, analizar y solucionar problemas usando datos y
procesos de razonamiento lógico y estructurado permitiendo la toma de
decisiones en tiempos y momentos oportunos.
El proceso de registrar y controlar las facturas, desde el punto de vista
financiero, es un área administrativa atípica en lo que a automatización de
procesos se refiere.
 El diseño de hojas de cálculo en Excel para el control de la facturación a
nivel nacional, se ha vuelto difícil ya que son gran cantidad de facturas de
diferentes programas sociales a los cuales mercal le despacha alimentos,
motivo por el cual es necesario un sistema automatizado que nos permita
registrar y controlar de una manera eficaz la facturación, dicho sistema
involucra costos muy elevados que hasta los momentos la empresa no ha
podido financiar.

La Gerencia de Finanzas de la empresa Mercados de Alimentos, C.A

(MERCAL) cuenta entre su conformación con la Unidad de Crédito y Cobranza
en la cual se centra el objetivo de esta investigación específicamente en el
Área de Facturación, la misma se encuentra ubicada en la avenida Fuerzas
Armadas, esquina Socarras en la parroquia La Candelaria de Caracas; en ella
se evidencia deficiencia al momento de procesar la información
correspondiente a las cobranza de los organismos con los cuales mantiene
relación comercial la empresa, al realizarle ventas a través de financiamientos
a los (09) programas sociales que mercal atiende (cada uno adscrito a un
ministerio del Poder Popular). Los Programas sociales son los siguientes:
Corporación Nacional de Alimentación Escolar (CNAE), penitenciarias, Centros
de Diagnostico Integran (CDI), hospitales, Fundación Negra Hipólita, Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS), Fundación Niño Simón, Instituto
Autónomo Consejo Nacional de Derechos de Niños, Niñas y Adolescentes y
Casas de Alimentación; dicho control se elabora en hojas de cálculo de Excel, y
se maneja de esta misma forma para los 24 estados de Venezuela,
representando deficiencias en la facturación que está elaborada ya que al
momento de llevar el control por estado o programas sociales se torna
complejo el seguimiento para su respectiva cobranza generando así retrasos
en la misma.
En el presente proyecto se pretende diseñar un sistema administrativo
que ayude a optimizar el registro y el control de las facturas, vinculando los
estados, número de facturas, programa social y estatus de la misma dentro de
la unidad de cuentas por cobrar y así lograr altos niveles de eficiencia y eficacia
en el manejo de las cuentas por cobrar de Mercado de Alimentos, C.A Mercal.
 En relación a la realidad descrita en los párrafos anteriores, surgen las
siguientes interrogantes:

¿Cuál es la situación actual para el control de facturas en Mercados de

Alimentos, C.A. “MERCAL”?
¿Cuál es el procedimiento que utilizan para el control de facturas en
Mercados de Alimentos, C.A. “MERCAL”?

Objetivo General

Diseñar un Sistema Administrativo automatizado para registrar y

controlar las facturas emitidas por los estados de los diferentes programas
sociales en el ente gubernamental Mercados de Alimentos C.A “MERCAL”.

Objetivo Especifico

 Diagnosticar la situación actual para el control de facturación por estado

y por programa social en Mercados de Alimentos, C.A.
 Determinar los procedimientos administrativos necesarios para la
recolección de la información requerida por el sistema.
 Diseñar la base de datos requerida para la automatización del proceso.
 Justificación Técnica

La empresa Mercado de Alimentos, C.A, específicamente el área de

crédito y cobranza requiere de la optimización de sus herramientas y sistemas
administrativos de seguimiento en esta área lo que le permitirá tener un mayor
control de sus intereses y por ende la retribución efectiva del capital financiero
que garantice la operatividad de la empresa.

Justificación Social

El control de los créditos y las cobranzas en Mercado de alimentos, C.A

permitirán expandir y consolidar los procesos de comercialización al poder
contar con las herramientas financieras necesarias para consolidar el objetivo
de la empresa que no es más que abastecer a la población venezolana de
productos de alta calidad.