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Tesis Secretariado Ejecutivo 2012
Tesis Secretariado Ejecutivo 2012
Presentado por:
Huancayo – Perú
2012
Asesora:
Portada i
Asesoría ii
Dedicatoria iii
Índice iv
Introducción vi
Capítulo I
ASPECTOS GENERALES
Capítulo II
DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES REALIZADAS
Capítulo III
APORTES DE LA PRACTICANTE
CONCLUSIONES………………………………………………………………39
SUGERENCIAS………………………………………………………………...40
BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………...41
INTRODUCCIÓN
Los métodos que se han empleado para redactar el presente informe son: el
Método Descriptivo, se utilizó para describir los tipos de Archivamiento utilizados,
Cronológicamente, así como el método Comparativo porque nos permitió establecer
diferencias entre la anterior gestión y la implementada por la que suscribe.
Las Técnicas que se han empleado son la Entrevista para saber el grado de
conocimiento del personal sobre las Técnicas de Archivamiento, la Encuesta se
utilizó para tener información necesaria sobre la satisfacción sobre el archivamiento
que se debe tener a cada documento, así mismo se utilizó la técnica de
Observación para conocer más sobre las causas y consecuencias que tiene cada
personal al no conocer las técnicas archivísticas, donde buscaremos soluciones
para su protección.
La autora.
Capítulo I
ASPECTOS GENERALES
1.4.1 Misión
"Somos una empresa comprometida con el transporte de pasajeros, a
nivel regional y nacional, tenemos el mejor servicio, puntualidad,
seguridad, buses modernos, comodidad, terminal moderno, relación
precio-calidad, estructurando ofertas y promociones en convenio con
nuestros socios estratégicos, que permitan obtener niveles de
competitividad y rentabilidad”.
1.4.2 Visión
"Ser una organización competitiva, con liderazgo a nivel regional y
nacional, reconocida por su alto nivel de calidad, atención al cliente y
seguridad en los servicios de transporte de pasajeros, con
compromiso social que contribuya al desarrollo e integración de
nuestros pueblos".
1.4.3 Valores
Los siguientes principios y valores serán orientadores de la conducta,
y de todas nuestras acciones y decisiones en el que hacer de la
Empresa. Creemos en los siguientes valores empresariales:
5
CALIDAD – PRODUCTIVIDAD
RESPETO AL MEDIOAMBIENTE
SEGURIDAD
TRABAJO EN EQUIPO
AUXILIAR CONTABLE
ADMINISTRADOR
1.6.1 Inicio
2 de Mayo de 2012
1.6.2 Término
Trabajo Activo
2.2.1 Métodos
Método Descriptivo
OBJETIVO Nº1
1
Deobold B. Van Dalen y William J. Meyer,Manual de técnica de la investigacióneducacional.pág. 55
Mejorar las técnicas archivísticas para su adecuado procedimiento y 12
ordenamiento mediante el uso de las siguientes técnicas
(cronológica y alfabéticamente).
Método Comparativo
OBJETIVO Nº2
Promover el uso constante de técnicas archivísticas mediante
capacitaciones al personal del área para su adecuado
procedimiento.
2
http://es.wikipedia.org/wiki/Investigaci%C3%B3n_comparativo
para así promover constantemente las diferentes técnicas de
archivo.
13
Método Analítico-Sintético
OBJETIVO Nº3
2.2.2 Técnicas
Técnica de Entrevista
3
http://www.eumed.net/libros/2007a/257/7.1.htm
propósitos investigativos y profesionales de Obtención deinformación
individual o grupal.4
14
Técnica de Encuesta
2.2.3 Instrumento
Guía de entrevista
4
http://www.elnuevodiario.com.do/app/article.aspx?id=106667
5
http://www.xtec.cat/~cmunoz/recerca/encuesta.htm
Guía de observación
15
Para los responsables en el archivamiento de los documentos,
para conocer alguna dificultad o sugerencia que tengan. (VER
ANEXO 2)
Cuestionario
Para los responsables del área de administración para
conocer el grado de sugerencia que puedan tener respecto a
nuestra área.(VER ANEXO 3)
2.4 Dificultades
17
B. Promover el uso constante de técnicas archivísticas mediante
capacitaciones al personal del área para su adecuado procedimiento.
Informática I al VI
La asignatura me permitió manejar adecuadamente los
programas de Word, en el caso de los documentos y Excel en
realizar la base de datos de las agencias que contábamos y de los
pasajeros.
Digitación I
La asignatura contribuyó a tener un mecanismo más sencillo,
eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes
volúmenes de documentos.
Contabilidad I – II
La asignatura me ayudó a contar con un objetivo de clasificar,
registrar y resumir las actividades financieras de la empresa de tal
manera que permitió tomar decisiones y contar con un buen
archivamiento en los documentos.
Comportamiento Organizacional
La asignatura me ayudó a buscar lazos entre los
administrativos, personal y grupos en el comportamiento de las
personas dentro de la empresa, siempre buscando con ello
la eficacia en las actividades que se realizaban a diario.
Relaciones Humanas
La asignatura me ayudó a buscar interacción entre todo el 21
Estadística I-II
La asignatura me ayudó a recolectar, resumir, ordenar, analizar
datos y realizar resúmenes de información de datos con
representaciones gráficas.
CUADRO Nº1
GRÁFICA “A”
INTERPRETACIÓN:
De acuerdo con la información proporcionada por la gráfica A(ver
cuadro Nº1), la asignatura de Estadística I-II, contribuyó más en el
cumplimiento de mejorar las técnicas archivísticas para un adecuado
procedimiento y ordenamiento de los documentos contando con un
15%, ya que fue utilizada en recolectar, ordenar, organizar y analizar 23
Tramite Documentario
La asignatura me ayudó a administrar el documento oficial y
asegurar su oportuna distribución, en la cual puede dirigir, organizar y
conducir el trabajo en equipo.
Técnicas de Archivo
La asignatura me ayudó a tener un control en los documentos
como Recepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente
los documentos en un lugar determinado a fin de localizar fácil y
rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros.
Ética Profesional
La asignatura me ayudó a poder plasmar la ética profesional a
24
través de los valores como la solidaridad, el de eficiencia, el de
responsabilidad, etc.; que nos llevaron a tener beneficios y utilidades
dentro de nuestra área.
Técnica Secretarial
La asignatura me ayudó actualizar y dominar técnicas,
metodologías y herramientas esenciales de las funciones
secretariales para un desempeño eficiente y productivo.
Asignaturas de Especialidad
CUADRO Nº02
% DE
ASIGNATURAS DE ESPECIALIDAD CONTRIBUCIÓN
Tramite Documentario 11%
Técnicas de Archivo 16%
25
GRÁFICA “B”
INTERPRETACIÓN:
Archivo de Trámite:
El conjunto de expedientes y asuntos vigentes que por su naturaleza
y frecuente consulta deben permanecer en dicho acervo.
Archivo de Concentración:
Se define como el que tiene expedientes de asientos terminados o de
escaso movimiento, que han sido retirados de los archivos de trámite para su
guardado hasta que venza su plazo de conservación. El archivo de
concentración también es conocido como archivo de transferencia o
transición, debido a queen el se acumulan todos los expedientes de asuntos
terminados y que por su naturaleza deben ser conservados por determinado
7
Ninoska Rojas Hidalgo, Técnicas de Archivo - Separatas
periodo de tiempo segúnlas leyes en vigor o de acuerdo a la políticas
establecidas por la institución.
28
Archivo Histórico:
Son los formados con documentos procedentes del sector privado y
del sectorpúblico que por su contenido y naturaleza se consideran de
especial trascendencia, en este archivo no existen tiempos establecidos par
la permanencia en este lugar de los documentos ya que todo material que
ingresaa él se mantendrá con carácter permanente en el mismo y la consulta
de los documentos restringida para funcionarios e investigadores
exclusivamente.
8
Ninoska Rojas Hidalgo, Técnicas de Archivo - Separatas
29
SISTEMAS DE ARCHIVO:
Los comprobantes de pago son muy importante para la empresa Turismo
Central S.A.C, porque en base a ello se realiza el proceso de archivamiento
que cada uno de los comprobantes debe tener, a continuación daremos a
conocer que comprobantes se utilizan y cual es la base legal que tiene:
Facturas
31
Recibos por Honorarios
Boletas de Ventas
Liquidaciones de compra
Base Legal:
Alfabético:
Este sistema de clasificación es aplicable en archivos de personal,
en donde laorganización se hará de acuerdo al nombre de la persona, o
bien si se aplica enuna institución de manera general se hará de acuerdo
por los nombres de las personas físicas o morales.9
Geográficos:
Es aquel sistema que consiste en ordenar la clasificación de los
documentos deacuerdo a la procedencia en que residen las partes
intervinientes, y se aplica deacuerdo a los siguientes criterios, comenzar de
9
Ninoska Rojas Hidalgo, Técnicas de Archivo – Separatas
lo general a lo particular (Nación, estado, ciudades o provincias) y dentro
de esta jerarquización darle un orden alfabético.
Cronológico:
Este sistema toma para efectos de clasificación, el tiempo en que 32
DESCRIPCIÓN:
En el objetivo Nº1; utilizamos el método descriptivo donde nos
ayudo analizar el estado actual de los documentos, para ello conocimos las
causas y consecuencias que encontramos dentro del área, viendo algunas
dificultades acudimos a la técnica de encuesta; técnica que nos permitió ver
cuánto sabían del manejo de las técnicas archivísticas. Finalmente,
realizamos un taller de las técnicas de archivo que nos ayudó a realizar el
proceso de las técnicas (cronológicamente y alfabéticamente).
GRÁFICA Nº01
10
Ninoska Rojas Hidalgo, Técnicas de Archivo - Separatas
5
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3
Guía de Entrevista
33
Cuestionario
1 2 3 4 5
3.2.2
Promover el uso constante de técnicas archivísticas
mediante capacitaciones al personal del área para
su adecuado procedimiento.
TÉCNICAS ARCHIVÍSTICAS
El proceso de decepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente
los documentos en un lugar determinado a fin de localizarlo fácil y
rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros, etc.
Los documentos son localizados en un mismo orden debidamente
clasificado, toda la correspondencia, papeles y otros documentos
relacionados con el individuo o firma y a la vez facilitar su localización y
manejo. Es un sistema que nos va a permitir clasificar y buscar rápidamente
los documentos.11
CAPACITACIONES
Una capacitación a los distintos funcionarios y empleados de la
34
dependencia, en cuanto a la utilidad, implementación y actualización si se
requiere. Así mismo, se debe elaborar un instructivo, guía o manual que
respalde su aplicación técnica, la asimilación de los conceptos básicos, la
secuencia de los pasos metodológicos, la respuesta a las inquietudes más
frecuentes en la organización de archivos de gestión.
La capacitación y los instructivos deben ser diseñados y coordinados por el
área técnica dearchivo o de gestión documental, con el fin de contar y de
mantener unidad en el lenguaje y enlos formatos adicionales que la
organización documental necesite.12
11
Ninoska Rojas Hidalgo, Técnicas de Archivo - Separatas
12
Ninoska Rojas Hidalgo, Técnicas de Archivo -Separatas
Organización de las comunicaciones oficiales
Las comunicaciones oficiales son todas aquellas comunicaciones que genera
o recibe una dependencia o la entidad de acuerdo con las funciones y
competencias asignadas y que sirven de inicio, soporte o finalización de un
trámite (judicial o administrativo). Estas comunicaciones son tanto internas o
interdependencias y externas o entre entidades. Se distinguen de la
correspondencia porque estas últimas son comunicaciones de carácter
privado (personal) y no generan trámites para la institución.
DESCRIPCIÓN:
En el Objetivo Nº2, utilizamos el método comparativo, método
que nos ayudó a comprobar un antes y un después en cuanto al
archivamiento dentro del área, para ello plasmamos la técnica de
encuesta a cada personal, la cual nos brindó las dificultades que
tenían con respecto al archivo. Finalmente realizamos las
capacitaciones para así promover las diferentes técnicas de
archivos.
35
GRÁFICA Nº 02
32
Área de Contabilidad
Antes Después
Guía de Observación
36
3.2.3 Evaluar la organización de Archivos en el Área, para su
conservación mediante los diferentes tipos de Archivamiento.
DESCRIPCIÓN:
En el Objetivo Nº3; utilizamos el método analítico para poder
identificar, analizar y evaluar la organización de los documentos para su
conservación, esto se dio a través de las técnicas que ya conocíamos y solo
quedaba poder plasmarlo dentro del área. Finalmente ya estando preparados
todo el personal iniciamos con las actividades y así pudimos evaluar a cada
uno de ellos y ver si aun contaban con dificultades, y notamos que no había
dificultades.
13
Ninoska Rojas Hidalgo, Técnicas de Archivo - Separatas
EVALUACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS EN EL ÁREA DE
CONTABILIDAD
GRÁFICA Nº 03
Recepción de los
Documentos
Conservación de
los Documentos
Clasificación de
los Documentos
Registrar los 38
Orden los
Documentos
Orden de los
documentos
Documentos
alfabéticamente y
Distribuir los
cronológicamente
Documentos 36
URL
http://www.eumed.net/libros/2007a/257/7.1.htm
http://www.elnuevodiario.com.do/app/article.aspx?id=106667
http://www.xtec.cat/~cmunoz/recerca/encuesta.htm
http://es.wikipedia.org/wiki/Investigaci%C3%B3n_comparativo
ANEXO
S
ANEXO 1
ANEXO 2
ANEXO 3
a) Semanal
b) Quincenal
c) Mensual
d) Ninguna de las anteriores
SI NO
Por qué:……………………………………………………………………………