SNPP – PROCADIS 2016

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

1. DEFINICIÓN DE UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los

servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de
tal manera, que estos
procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestión
documental y los programas de
conservación, integrándose a los
procesos que se llevarán en los
archivos de gestión , centrales e
históricos.

2. MISIÓN DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Gestionar los procesos o programas de gestión documental

para promover la conservación adecuada de toda la
documentación escrita (todos los papeles), facilitando y
gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la
utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas.

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3. FUNICIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

 Control de Ingreso de la Documentación.

 Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).
 Conservación.
 Servicio y Control de Préstamo de los documentos.
 Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.
 Digitalización de los Documentos.
 Atención de consultas sobre informes
estudiantiles.
 El Área de Correspondencia debe velar
también por la adecuada conservación y el
control en la producción documental,
radicando y tramitando solamente las
comunicaciones que cumplan con los requisitos
exigidos en acuerdo En el Archivo General de la Nación, en cuanto al
formato y firmas responsables.

4. SERVICIOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

 Recepción de correspondencia
 Radicación de correspondencia
 Distribución de la comunicación al área correspondiente

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MOBILIARIO Y EQUIPOS QUE SE REQUIERE EN LA UNIDAD DE

CORRESPONDENCIA EQUIPOS:

 El computador
 La impresora
 El escáner
 El fax
 La fotocopiadora
 El teléfono
 El reloj
 La máquina de escribir

ELEMENTOS DE ESCRITORIO

 Clips-metálico, Ganchos
de cosedora · Perforadora
Cosedora ·
 Carpetas Sobres-Manila,
ventanilla, carta, oficio ·
Lapiceros · Taja lápiz ·
Borrador Tapete acrílico ·
Cinta mágica · Lápiz ·
Sellos radicado, recibido,
despacho, fecha, copia ·
 Cortapapel Hojas papel ·
guillotina rótulos ·
archivadores formatos de
registro · resaltadores ·
tijeras · microfilmadora ·
Saca ganchos