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CICLO VITAL YTABLASDE

RETENCINDOCUMENTAL
PRESENTADO POR: JESUS ADRIAN ANAYA SARRIA
ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
SERVICIO NACIONAL DE PRENDIZAJE SENA
2014

EMPRESA PILOS S.A


Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A. , quien
debe admitir diferentes contrariedades y problemas. La ms relevante es la
falta de un archivo organizado y grandes fondos acumulados distribuidos en
diversos lugares de la empresa. Para que l pueda realizar sus funciones y
desempearse de manera correcta, debe realizar la organizacin
documental, aplicando los criterios archivsticos para la organizacin de
archivos de gestin e implementacin el ciclo vital del documento y las TRD
para un correcto manejo de la informacin documental, permitiendo el fcil
acceso a la informacin. El Gua de Aprendizaje tiempo estimado en
demostrar resultados es dos meses, pues la empresa ser auditada y todos
los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han
puesto la camiseta para lograr mejoras frente a las diferentes
problemticas.

Cmo debe de comenzar a organizar el


archivo Arnulfo?
Debe organizar los archivos
segn su orden cronolgico ya
sea fecha importancia o
alfabticamente y con esto
logra un archivo patrimonial,
de esta manera los archivos
pueden ser tcticamente
organizados de tal manera que
sean fcil de encontrar, se
pueden organizar por consulta
y poco frecuentes.

Cules son las causas que originaron esta


situacin?
la falta de conocimiento del
personal administrativo sobre
la gestin y el sistema
documental, ya que los
archivos o documentos varan
segn su importancia de igual
manera hay de aplicar la tabla
de retencin documental para
una buen organizacin

Debe aplicar el ciclo vital del documento y


como gestionarlo?
Si, claro que el primer ciclo
seria de 2 aos en el archivo de
oficina, luego pasa a un
archivo dependiente o archivo
de gestin para por 3 aos mas
para completarlas, 5 aos de
ciclo vital para que sea enviada
al archivo central donde se
verificara la importancia y el
contenido de los documentos y
dependiendo de los casos se
enva al archivo histrico

Arnulfo encuentra en los fondos acumulados


documentos electrnicos de archivo. Cmo
debe ser archivado esos documentos?

Se deben organizar
magnticamente de igual
manera que los archivos se
encuentren en el mismo
formato, se organizaran
cronolgicamente o por tipo
de consulta o poco frecuentes

Cmo debe aplicar las TRD para un fcil


acceso a la informacin?
se debe aplicar la tabla de
retencin documental en los
archivos para un fcil acceso a
la informacin por medio de
los nmeros de serie y
subseries que la tabla presenta

Desde el punto de vista archivstico Cul es


la importancia del uso de las TRD?
Es un elemento indispensable
en la gestin documental y ser
un instrumento archivstico
esencial que permite la
racionalizacin de la
produccin documental y la
institucionalizacin del ciclo
vital de los documentos en los
archivos de gestin, central, e
histrico de las entidades

Segn su criterio cul es el gran reto de


Arnulfo?
Pues seria el ser
supernumerario dado que
Seriar y sub-seriar por la
importancia de los
documentos y su historia
patrimonial en solo dos meses
requerida mucho empeo y
dedicacin para cumplir con el
objetivo

Cree usted que la gestin documental es la


base para el desempeo de la empresa?
El plan de Gestin Documental
pone a su disposicin la
posibilidad de procesar el
contenido de sus lneas de negocio
durante todo el ciclo de vida,
desde su creacin,
transformacin, aprobacin,
revisin, publicacin, bsqueda y
recuperacin, hasta archivo y
destruccin, permite procesar
eficazmente todo el contenido y
transformarlo en una ventaja
competitiva para la empresa.