UNIVERSIDAD TCNICA DE MACHALA FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIN CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO COMPUTARIZADO

TCNICAS DE EXPRESIN ORAL Y ESCRITA

TRABAJO INDIVIDUAL PERFIL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA

NOMBRE: DIANA FERNNDEZ CAMPOVERDE DOCENTE: LCDA. BEATRIZ PERALTA COORDINADORA: LCDA. BIRMANIA JIMENEZ 3 DE SECRETARIADO EJECUTIVO

AOLECTIVO

2012

2013

TCNICAS DE EXPRESIN ORAL Y ESCRITA NOMBRE: Diana Fernndez Campoverde CURSO: 3 de Secretariado Ejecutivo Computarizado FECHA: 10 de Mayo del 2012 1) Explique cules son las funciones que debe realizar las secretarias en el campo laboral donde se desempean? FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS Ejecutar actividades pertinentes al rea secretarial y asistir a su supervisor inmediato, aplicando tcnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeo acorde con los objetivos de la unidad. Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad. Transcribe a mquina o en computador correspondencia como: oficios, memorndos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exmenes, notas, artculos para prensa y carteleras, anuncios, guas, contratos, trabajos de ctedras, exmenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos. Llena a mquina o a mano formatos de rdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, rdenes de compra y dems formatos de uso de la dependencia. Recibe y enva correspondencia. Opera la mquina fotocopiadora y fax. Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia. Realiza y recibe llamadas telefnicas. Actualiza la agenda de su superior. Toma mensajes y los transmite. Atiende y suministra informacin a estudiantes, personal de la Institucin y pblico en general. Brinda apoyo logstico en la organizacin y ejecucin de reuniones y eventos. Convoca a reuniones de la unidad. Archiva la correspondencia enviada y/o recibida. Actualiza el archivo de la unidad. Distribuye la correspondencia de la unidad. Elabora cheques.

 Desglosa y entrega cheques. Lleva control de caja chica. Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad. Tramita pasajes, alojamiento y viticos en caso de movilizacin de su superior. Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la unidad. Lleva control de los registros de asistencia del personal administrativo, obrero, docente y estudiantes con Beca-servicio, adscritos a la unidad. Elabora actas de notas. Elabora hemeroteca. Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros. Entrega equipos, materiales y libros a los estudiantes. Recibe y controla peticiones de tesis de grado. Prepara informacin de la cartelera, anuncios para concursos y eventos de la unidad. Actualiza la cartelera. Vende guas a los estudiantes. Chequea y controla los prstamos de los libros de la unidad a los estudiantes. Transcribe y accesa informacin operando un microcomputador. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

2) Explique en no ms de 10 lneas cual es el perfil de la secretaria ejecutiva? PERFIL DE LA NUEVA SECRETARIA EJECUTIVA Justamente, dentro de ese equipo humano, la gerencia debe contar con una secretaria ejecutiva, que rena las caractersticas que estas hoy deben tener para colaborar eficientemente con la gestin de la gerencia; una secretaria, que adems de manejar adecuadamente las relaciones humanas, trato con el personal, clientes, debe saber administrar adecuadamente la agenda diaria de la gerencia, jerarquizar aquellas acciones, compromisos prioritarios de acuerdo a las exigencias que el cargo origina en su operatividad , debe saber jerarquerizar las necesidades, darles

preferencias a las ms prioritarias, ser objetiva en su planificacin. Manejo de agenda y correspondencia interna y externa, soporte en tareas administrativas. Organizacin de reuniones, viajes, archivos. Debe la secretaria ejecutiva saber que constituye un determinante punto de apoyo para la gerencia, compenetrarse con aquellas acciones que son determinantes en el desempeo exitoso de esta en su diario actuar, planificar, organizar sus acciones y establecer controles que les permitan garantizar resultados beneficiosos que favorezcan a la gerencia y todo lo que involucre a la empresa. No descuide el gran potencial que tiene a travs de sus secretarias y que realmente se comprometa en optimizar su desempeo, prestndole la colaboracin a fin de desarrollar las competencias laborales, administrativas, funcionales, especialmente las actitudinales que han sido muy descuidadas, Sobre esta ltimas se debe estar atento en todo aquello referente a: Auto confianza. Auto desarrollo. Auto motivacin. Comunicacin interpersonal. Disponibilidad. Gestin de conflictos. Gestin de recursos. Impacto e influencia Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes caractersticas: Buena presencia. Persona de buen trato, amable, corts y seria. Excelente redaccin y ortografa. Facilidad de expresin verbal y escrita. Persona proactiva y organizada. Facilidad para interactuar en grupos. Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet

Brindar apoyo a todos los departamentos. Desempearse eficientemente en su rea. Aptitudes para la Organizacin. Buenas relaciones interpersonales. Dinmica entusiasta. Habilidades para el planeamiento, motivacin, liderazgo y toma de decisiones. Capacidad para trabajar en equipo y bajo presin.

3) Explique la importancia de marketing secretarial y como incide en su desempeo laboral? MARKETING SECRETARIAL El marketing es la orientacin con la que se administra el mercadeo o la comercializacin dentro de una organizacin. As mismo, busca fidelizar clientes, mediante herramientas y estrategias; posiciona en la mente del consumidor un producto, marca, etc. buscando ser la opcin principal y llegar al usuario final; parte de las necesidades del cliente o consumidor, para disear, organizar, ejecutar y controlar la funcin comercializadora o mercadeo de la organizacin. Tambin es el conjunto de tcnicas que con estudios de mercado intentan lograr el mximo beneficio en la venta de un producto: mediante el marketing podrn saber a qu tipo de pblico le interesa su producto. Su funcin primordial es la satisfaccin del cliente (potencial o actual) mediante las cuales pretende disear el producto, establecer precios, elegir los canales de distribucin y las tcnicas de comunicacin ms adecuadas. El marketing mix son las herramientas que utiliza la empresa para implantar las estrategias de Marketing y alcanzar los objetivos establecidos. Principales tareas que desarrolla una secretaria de rea Marketing. o Mantencin de buenas relaciones con las empresas proveedoras de servicios: Grficos, Publicitarios, Estudios de Opinin y Mercadeo. o Organizacin y coordinacin de reuniones de trabajo.

o Confeccin de informes con todas las ideas presentadas en las Reuniones Creativas. o Mantencin de agenda de proveedores de servicios requeridos por el Departamento. o Cotizacin de productos tales como: envases, etiquetas y otros similares.

Para la Secretaria Ejecutiva el marketing profesional, es una actividad secretarial que incluye, desde la planificacin, organizacin, direccin y control de la toma de decisiones sobre la promocin y servicios que oferta, es decir, son las atribuciones cotidianas en la ampliacin de sus funciones como ejecutiva moderna, cuyo propsito es aplicar simples y prcticas funciones de marketing que le dan la valorizacin de su trabajo. Ello implica que la profesional en secretariado ejecutivo, debe reunir una serie de condiciones tanto profesionales como actitudinales, porque ella debe estar siempre anticipada a los acontecimientos, la proactividad es su herramienta base, la posesin de las habilidades y destrezas en el desempeo laboral, la inmejorable imagen ante el pblico y las excelentes relaciones interpersonales que maneje, har que la Institucin tenga una presentacin excelente ante la mirada de los dems, constituyndose como la imagen de primera lnea de las empresas e instituciones y protagonista principal en las mismas.