GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE 2

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión Documental

 Código del Programa de Formación: 521213 versión 2
 Nombre del Proyecto: Diseño, creación e implementación de un programa de gestión documental
PGD.
 Fase del Proyecto: Evaluación y control
 Actividad de Proyecto: Administrar y controlar la producción de documentos en la entidad.
 Competencia: Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo
la norma técnica y la legislación vigente.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Transcribir documentos organizacionales utilizando la
tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes
para su presentación, las de la organización, las de gestión documental y de la calidad.
 Duración de la Guía: 90 horas. 80 presenciales y 10 virtuales.

2. PRESENTACIÓN

Los documentos de comunicación externa son aquellos que permiten a la empresa y a la Administración
relacionarse con agentes externos, como clientes, proveedores y entidades gubernamentales, entre otros.
Uno de los principales documentos de comunicación empresarial externa es la carta.

La carta sirve para dirigirse a otras empresas o a particulares, los cuales pueden ser clientes, trabajadores,
colaboradores, etc. La redacción de una carta debe ser muy cuidada, de manera que el lector tenga la
impresión de que ha sido escrita exclusivamente para él.

Se constituye como un documento privado, redactado y digitado; que se propone informar sobre un
aspecto específico y motivar para la acción inmediata. Esa es la razón, por la cual estas invitado a
incursionar en el manejo eficaz de las comunicaciones empresariales; tema que se desarrollará de acuerdo
a la norma GTC 185.

GFPI-F-019 V3
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3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA EL

APRENDIZAJE.

La carta es una comunicación que tiene carácter documental y la utilizan las empresas para ponerse en
contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc. Su importancia radica en que contribuye a crear una
imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales. Las empresas han estandarizado este
proceso a través de Guía Técnica Colombiana (GTC 185), elaborada por el ICONTEC. Debes empezar por el
estudio y apropiación de los siguientes temas:

1. Aspectos generales para las comunicaciones

 Zonas
 Márgenes
 Estilos
 Fuente
2. Elementos esenciales de la documentación organizacional
3. Cartas
 Características de redacción y presentación
 Utilización de la carta
 Clases de cartas u oficios
 Partes de la carta
4. Elaborar un cuadro comparativo con las siguientes características:

DOCUMENT CARTA MEMORA CIRCULAR CONSTAN CERTIFICA ACTAS INFORM HOJA DE SOBRES MENSAJES TARJETAS
OS NDO CIAS DOS E VIDA COMERC ELECTRÓNI PROTOCOL
CORPOR IALES COS ARIAS
ATIVA
TIPOS 1 INTER EXTER
2 NA NA
3
CARACTERI
STICAS
USOS

PARTES

PARTES
OPCIONALE
S
TAMAÑO
DEL PAPEL

TIPO DE
LETRA EN
WORD
FORMA DE
REDACCCIÓ
N
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5. Elabore los esquemas con su correspondiente explicación de cada uno de los documentos: carta,
memorando, circular, certificado, constancia, acta, informes, sobres.

3.2 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTUALIZACIÓN Y TEORIZACIÓN)

Se realizan cartas para ofrecer productos, notificar promociones, realizar pedidos, solicitudes, demandas de
pagos, presentación de personas, etc. Para lograr cartas eficaces, tendremos que escribirlas con cuidado,
poniendo atención en lo que hacemos. Con un escrito rutinario, mal redactado e inadecuado puede lograrse
un efecto contrario al que pretendemos. La redacción de las cartas comerciales no tiene por qué ser una
tarea aburrida o carente de creatividad. Podemos dar a nuestras cartas un «aire» diferente; sólo necesitamos
poner atención y aprender practicando; realizando los siguientes ejercicios para adquirir esta habilidad,
colócalos en el portafolio de evidencias.
1. Caso de redacción:
a. Estilo Bloque: Elabore una carta. Imagine que usted es el Gerente de la Empresa
Importadora de Computadoras “Nueva Generación” y desea ofrecer los últimos modelos a
una compañía editorial. El Gerente de la empresa importadora es el ingeniero Aníbal
Fuentes y el Gerente de la Compañía Editorial es el Sr. Rosendo De la Villa.
b. Estilo Bloque extremo: El director comercial de Talleres Marlopsa remita a su clienta, la Sra.
Eva García Torrente, un catálogo de neumáticos con las últimas ofertas recibidas. Ten en
cuenta que el envío de un documento adjunto a la carta comercial (el catálogo) se suele
indicar en las líneas especiales llamado anexo, que se sitúa en la parte inferior de la carta.
c. Estilo Semibloque: Paula Pascual trabaja en las oficinas de la empresa de equipos
electrónicos MercaEletro. Fernando Moreno, gerente de la empresa, le ha pedido que
redacte una carta comercial dirigida a un cliente, Juan José Linares, anunciándole que el
contrato que tenía con ellos ya ha finalizado.
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
Ambiente abierto y convencional. Presencial Desescolarizada Virtual
10 horas 0 horas 5 horas
3.3 Actividades de transferencia del conocimiento.

Después de leer y analizar la GTC 185 desarrollar los siguientes documentos comerciales, para la empresa
didáctica creada en la guía de aprendizaje No. 1:
1. Elaborar cinco cartas siguiendo el estilo bloque extremo, de acuerdo con los siguientes temas:
a. Compra de dotación empleados.
b. Compra útil de oficina.
c. Aviso informativo sobre el uso de los parqueaderos.
d. Reclamación por recolección de basura.
e. Arreglo locativo oficinas. INTERNO
2. Elabora cinco memorandos, manejando estilo bloque con los siguientes temas:
a. Informe fin de año.
b. Cambios de horarios de atención oficina de Administración.
c. Requerimientos de tesorería.
d. Reunión comité mensual.
e. Llamado de atención. INTERNO
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3. Elabora cinco circulares, manejando el estilo bloque extremo con los siguientes temas:
a. Entrega de dotación.
b. Nuevo horario de ingreso laboral.
c. Entrega de facturación y cheques a proveedores, día lunes.
d. Capacitación salud ocupacional para todos los funcionarios.
e. Celebración del día del niño y la recreación. INTERNO
4. Elabora cinco actas, teniendo en cuenta su aplicación:
a. Acta Asamblea Ordinaria.
b. Acta Asamblea Extraordinaria.
c. Acta de Reunión Junta Directiva.
d. Acta Reunión de Consejo de Administración.
e. Acta Reunión Comité de Compras. INTERNO
5. Elaborar las diferentes clases de informes de acuerdo a los temas expuestos (Tema libre,
relacionado con la empresa didáctica):
a. Informe ejecutivo.
b. Informe corto.
c. Informe extenso.
6. Elabora cinco certificados con los siguientes temas:
a. Paz y salvo.
b. Resultados prueba de desempeño.
c. Obtención de beca.
d. Beneficiario de donaciones por parte de una ONG.
e. Funciones realizadas en el cargo. INTERNO
7. Elabora cinco constancias con los siguientes temas:
a. Prestación de servicios.
b. Constancia laboral.
c. Constancia Familiar.
d. Cargo y tiempo de servicio.
e. Afiliación. INTERNO
8. Elaborar la hoja de vida corporativa de cinco empleados. Al Gerente elaborarle la hoja de vida
de la función pública.
9. Elaborar los sobres para las cartas referenciadas en el punto No. 1 y márcalos según
corresponda.
10. Elaborar las diferentes clases de tarjetas protocolarias:
a. Presentación.
b. Condolencias.
c. Felicitación.
d. Invitación.
e. Agradecimiento. INTERNO y EXTERNA
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
Ambiente abierto y convencional. Presencial Desescolarizada Virtual
60 horas 0 horas 5 horas
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3.4 TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO:

1. Elaborar los siguientes documentos de acuerdo a la empresa didáctica creada en la guía anterior:

- Cartas
- Memorando
- Circular
- Constancias
- Certificados
- Actas
- Informes
- Hoja de vida corporativa
- Sobres comerciales
- Mensaje electrónico
- Tarjetas protocolarias

2. Reunir los productos diseñados en la guía de aprendizaje No. 1, ítem 3.4 y los documentos
comerciales elaborados en el numeral anterior de esta guía; de acuerdo presente el manual de
producción documental, tenga en cuenta las orientaciones del instructor.

• Materiales: Fotocopias, Marcadores, Papelería, Colbón, video beam, computadores, Hojas en

blanco, esfero, cartulina

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento: Técnica: Cuestionario

Evaluación documentos comerciales Instrumento: Preguntas

plataforma Blackboard.
Elabora documentos
Presente un documento por escrito organizacionales, aplicando las
técnicas de digitación; las
sobre el caso planteado, y súbalo a
Normas Técnicas Colombianas
la plataforma blackboard en el link vigentes.
asignado.
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Evidencias de Desempeño: Técnica: Cuestionario

Elaborar un cuadro comparativo
GTC-185
Instrumento: Observación
Casos de redacción directa.

Evidencias de Producto: Identifica la papelería en cuanto Técnica: Trabajo escrito.

a tamaño y calidad para el
Elaborar los diferentes documentos proceso de digitación y/o
organizacionales guía de transcripción, de acuerdo con Instrumento: LISTA DE CHEQUEO
producción documental. los estándares internacionales.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

ACTA: Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta.

CARTA: Papel escrito, y ordinariamente cerrado, que una persona envía a otra para comunicarse con ella.
CERTIFICADO: Documento en que se asegura la verdad de un hecho.
CIRCULAR: Cada una de las cartas o avisos iguales dirigidos a diversas personas para darles conocimiento
de algo.
CONSTANCIA: Escrito en que se ha hecho constar algún acto o hecho, a veces de manera fehaciente.
GTC: Guía Técnica Colombiana
INFORMES: Descripción, oral o escrita, de las características y circunstancias de un suceso o asunto.
MEMORANDO: Comunicación diplomática, menos solemne que la memoria y la nota, por lo común no
firmada, en que se recapitulan hechos y razones para que se tengan presentes en un asunto prioritario.
SOBRES: Cubierta, por lo común de papel, en que se incluye la carta, comunicación, tarjeta, etc., que ha de
enviarse de una parte a otra.

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

GTC 185, Guía Técnica Colombianas sobre documentación, Icontec.

ORTOGRAFÍA, Biblioteca Práctica de Comunicación, Grupo Docente.
REDACCIÓN COMERCIAL ESTRUCTURADA, Quinta edición, Editorial McGraw Hill.
TALLER DE ORTOGRAFÍA Y REDACCIÓN BÁSICAS; CECILIA CULEBRA Y VIVES
TÉCNICAS Y PRÁCTICAS DE OFICINA, Editorial McGraw Hill.
DICCIONARIO DE LA LENGUA ESPAÑOLA http://dle.rae.es/
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7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Leidy Magally Cruz 14-07-2017

Romero Instructoras CIDE-SOACHA
Claudia Cuartas Molina 29/07/2017

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es) Liliana Beltrán Flórez Instructoras Formación 17/10/2017 Unificación de
Elvira Herrera Franco de gestión profesional criterios por parte
Loly Luz Paternina García documental integral del grupo de
Gestión
Documental.