Macarena Moreno Tirado

Ejercicios sistemas de clasificación

1. ¿Qué se entiende por clasificar?

Clasificar es agrupar elementos por clases.

2. ¿Es lo mismo clasificar, ordenar, y archivar?

No, clasificar es agrupar elementos por clases, ordenar es colocar elementos de acuerdo a un
orden establecido y archivar es poner y guardar documentos en el archivo.
3. ¿Cómo se dividen los sistemas de clasificación?

Los sistemas de clasificación pueden dividirse en; sistema alfabético, numérico, cronológico,
geográfico y sistema por materias o por asuntos.

4. ¿Pueden los sistemas de clasificación aplicarse aisladamente o es conveniente

aplicarlos con otros sistemas?

Se pueden aplicar aisladamente pero es conveniente aplicarlos con otros sistemas si el

volumen de documentos es grande, para tener un mayor orden.

5. ¿Qué toma como base la clasificación alfabética?

La clasificación alfabética tiene como base el orden natural de las letras del alfabeto.

6. ¿Qué es la palabra ordenatriz? ¿Qué otros nombres recibe?

La palabra ordenatriz denominada también directriz o generatriz es la palabra principal y en lo

que se va a basar el orden de la documentación.

7. ¿Existen normas oficiales para la clasificación nominativa?

Si, dependiendo de si se denominan en función de nombres de personas o de nombre de

empresas se seguirán una serie de normas para que no haya equívocos en el archivo. Estas
normas las pone cada empresa.

8. ¿Cuál es la palabra ordenatriz y cómo se procede en el caso de nombres de personas?

Los nombres de personas individuales tienen como palabra ordenatriz el primer apellido, los
de igual apellido se ordenarán por el segundo y si este también coincide por el nombre.

9. ¿Se consideran palabras de orden las partículas de, la, el?

No se tomaran como palabra ordenatriz las partículas de, la, el, ni los títulos que precedan al
nombre.

10. ¿Cómo se procede en el caso de apellidos compuestos?

En caso de apellidos compuestos o separados por un guión, se toman como una sola palabra a
efectos de clasificación.
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11. ¿Cómo se procede en el caso de organismos oficiales?

Para los organismos oficiales, como Delegación, Ministerio, se atenderá a su denominación

genérica.

12. Ventajas e inconvenientes del sistema de clasificación alfabético.

Ventajas Inconvenientes

- Solo necesitamos el nombre o - Los criterios de ordenación no son

apellidos. claros, puedes tener dudas y
- Flexibilidad. errores.
- Fácil localización. - Frecuenta la repetición de
- Familiaridad con los criterios de nombres.
ordenación. - Si hay mucha documentación se
- Simplicidad necesita personal especializado
para evitar errores y pérdida de
tiempo de clasificación.

13. ¿Cómo se procede en el sistema de clasificación geográfico?

Se ordena la documentación de acuerdo con los lugares geográficos asociados a la misma

(domicilio, lugar de emisión, destino, etc.)

14. Cita las ventajas del sistema de clasificación geográfico.

- Los datos se pueden dividir fácilmente en grupos identificables, mejor búsqueda.

- Conserva las ventajas de clasificación.
- Es posible adaptar el sistema de clasificación a las necesidades de la empresa.

15. ¿Crees que los puntos cardinales pueden considerarse palabra ordenatriz?

Los puntos cardinales no se consideran como palabra directriz si van seguidos de nombre
geográfico.

16. ¿Qué entiendes por clasificación por materias?

Consiste en agrupar la documentación de acuerdo con la materia o asunto, y a continuación

ordenar la documentación de cada grupo siguiendo alguno de los sistemas vistos
anteriormente: alfabético, numérico, cronológico…

17. ¿Qué inconvenientes presenta la clasificación por materias?

Resulta dificultoso elegir correctamente las materias en las que vamos a clasificar
posteriormente nuestros documentos. También es un sistema que te obliga a utilizar otro
sistema complementario.

18. ¿En qué consiste la clasificación numérica?

A cada documento le corresponderá un número que será el que se utilice al ordenar. La

asignación del número clave se realiza por orden de llegada, y no está relacionada con el
contenido de la información.
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19. ¿Qué dificultades presenta el sistema de clasificación anterior?

- La localización de los documentos clasificados.

- Es necesario la confección.
- Es necesario prever las nuevas intercalaciones.

20. ¿Cuál es la base del sistema cronológico?

El elemento base de ordenación es la fecha de los documentos.

21. Ventajas del sistema de clasificación cronológico.

- Es una de las más rápidas y menos costosas.

- No se necesita intercalar ningún documento.
- Es muy útil para clasificar facturas.