COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES EN EL PROCESO DE

DOCUMENTACION EN EL TRABAJO AUDITOR

Presentado a
MARIA SENIT NARANJO BECERRA

LUZ DARY SANTAMARIA VARGAS

GRUPO 051

FUNDACIÓN ÁREA ANDINA.

DOCUMENTACION DEL TRABAJO DEL AUDITOR E INFORMES DE RESULTADOS
BOGOTÁ
2020
 ii
Índice

Capítulo 1 Introducción .................................................................................................................. 1

Capítulo 2 Desarrollo: Empresa Moto Cross del Oriente .............................................................. 1
Titulo 1. Proceso auditar dentro de la empresa Moto Cross del Oriente ................................... 5
Titulo 2. Estructura lista de chequeo donde se relacione el soporte documental de la auditoria
..................................................................................................................................................... 5
Titulo 3. Descripcion en cada documento (evidencia) del analisis del mismo, que se verifica
en cada evidencia y cuales podrian ser los hallazgos................................................................. 5
Titulo 4. Descripcion de los principales hallazgos deficientes en la revision y gestion
documental evidenciada en el proceso de auditoria ................................................................... 6
Titulo 5. Organizador grafico donde evidencia las competencias e irregularidades de los
auditores en la gestion documental deficiente, asi como, las consecuencias en las que
incurriria la empresa Moto Cross del Oriente a la hora de no adoptar y ejecutar las practicas
adecuadas en relacion a los documentos soporte ....................................................................... 7
Capítulo 3 Conclusiones. ............................................................................................................... 9
 Capítulo 1
Introducción

En la actualidad es preciso contar con el conocimiento base de partir con unos documentos

soportes que permitan manejar de la mejor manera el análisis que debe llevar un auditor.

Para ello, es indispensable tener en cuenta que la importancia de indagar y tener a la mano

estos documentos, es relevante ya que permitirán de primera mano cómo deberá proceder el

auditor en el proceso que este desea realizar.

A continuación, se tratará en el siguiente trabajo el proceso del área de bodegaje de los

repuestos de la empresa Moto Cross del Oriente, ubicada en la ciudad de San José del

Guaviare, la cual presenta inconsistencias en esta parte de la entidad; para lo cual se

evidenciara cuáles son los hallazgos más relevantes a esta situación, además de la

documentación fidedigna y de prueba que evidencian estos hechos.

 Capítulo 2.

Desarrollo: Empresa Moto Cross del Oriente

Titulo 1. Proceso auditar dentro de la empresa Moto Cross del Oriente

En la ciudad de San José del Guaviare, se encuentra constituida la empresa Moto Cross del
Oriente dedicada a la venta de motos partes y accesorios de la marca Yamaha, en la cual se
procedió a realizar un proceso de auditoria en el área de bodegaje de los repuestos de dicha
entidad.

Comenzaremos por tener los aspectos importantes que engloba esta área, para lo cual es
importante anotar que esta organización no cuenta con un proceso de inventario desde hace
3 años aproximadamente. Así mismo, de si los proveedores que maneja como las empresas,
Incolmotos Yamaha, Grupo Armon, Pentoil, Atmopel, Akita, American Motos, entre otros,
muestran buenos beneficios y son oportunos a la hora de la entrega de los productos. Es de
anotar también si realmente existe un orden cronológico en el archivo de la facturación.

Para ello, se evidenciará las inconsistencias que presenta el área a evaluar, las cuales
determinarán las medidas que se deberán tener en cuenta para corregir aquellos
procedimientos que no se están teniendo en cuenta al realizar este proceso.

Adicionalmente, se mencionarán cuales documentos soportes fueron relevantes para

evaluar el área de bodegaje, y que fueron relevantes para evidenciar los hallazgos.
Titulo 2. Estructura lista de chequeo donde se relacione el soporte documental de la
auditoria

LISTA DE CHEQUEO
AUDITORIA AREA DE BODEGAJE DE LOS REPUESTOS
MOTO CROSS DEL ORIENTE

ITEM SOPORTE
1 Factura
2 Control de bodega
3 Control de mercancía
4 Protección de mercancía
5 Método de distribución

Titulo 3. Descripción en cada documento (evidencia) del análisis del mismo, que se
verifica en cada evidencia y cuáles podrían ser los hallazgos.

Teniendo en cuenta el proceso de auditoría de una empresa, las funciones generales de la

Bodega son las de recibir para custodiar y proteger los materiales, proporcionar materiales y

suministros mediante formularios (Entrada y Salida Bodega, Factura, Guía de Despacho,

Ordenes de Requisiciones), llevar los registros necesarios, controlar los materiales

fabricados, mantener la bodega limpia y ordenada, destinar los espacios dependiendo de las

tareas a realizar.

Factura

Análisis: La factura es un documento con valor probatorio y que constituye un título valor,

que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor

y productos relacionados en la misma. La factura contiene la identificación de las partes, la

clase y cantidad de la mercancía vendida o servicio prestado, el número y fecha de emisión,

el precio unitario y el total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al
comprador y los valores correspondientes a los impuestos a los que esté sujeta la respectiva

operación económica.

Que se quiere verificar: Si la empresa cuenta con soportes (factura), y cumplen con las

exigencias mínimas legales, llevando de manera organizada el consecutivo de las facturas.

Posibles hallazgos: Facturas de meses que no correspondan en sus respectivos archivadores

Facturas faltantes según el número consecutivo.

Cantidad de facturas anuladas, por no contar las originales respectivas.

Control de bodega

Análisis: El seguimiento y control de inventarios en bodega es una actividad medular en la

empresa, ya que al tener una visibilidad confiable del mismo puedes tomar mejores

decisiones además de reducir costos al no cargar con excesos o faltantes de mercancía y por

lo tanto ofrecer un mejor servicio a tu cliente. Además, el tener niveles óptimos de inventario

te puede ayudar a liberar flujo de efectivo.

Que se quiere verificar: Llevar control de la mercancía; crear procedimientos para el registro

de todos los movimientos internos y externos relacionados con la bodega y la mercancía.

Posibles hallazgos: El no poder ingresar a la bodega de la empresa, por cuanto la misma se

encuentra llena de mobiliario y otros, razón por la cual no se puede revisar los bienes de la

bodega.

No contar con un programa informático para llevar el control del inventario de la bodega.

Diferencias con el registro de inventarios si se lleva en documento Excel con una revisión de

toma física, reflejando falta de seguridad en la información que se suministra.

Control de mercancía- registro de entrada y salida

Análisis: El sistema de control de inventario es el mecanismo a través del cual la empresa

lleva la administración eficiente del movimiento y almacenamiento de las mercancías y del

flujo de información y recursos que surge a partir de esto. Al contar con un sistema para

gestionar el inventario encontraremos dos agentes importantes de decisión que son: la

clasificación del inventario y la confiabilidad en los registros, es decir, es tan importante

saber qué cantidad tienes en existencia como el tener bien identificados cada uno de los

productos que manejan en tu empresa.

Que se quiere verificar: si la empresa cuenta con diferentes mecanismos del registro de

entradas y salidas de la mercancía y cantidad de productos existentes en bodega. Posibles

hallazgos: Periodicidad del control de inventarios de la empresa. Cantidad y calidad

de la mercancía que se encuentra en Bodega, por no contar con un control de las entradas y

salidas de los productos de la empresa.

Desconocer el flujo de efectivo de la empresa, ya que al comprar de manera inadecuada

mercancía y no contar con una mayor rotación de inventarios se provocará que el dinero esté

estancado en el almacén y no trabajando.

Protección de mercancías

Análisis: con el fin de proteger los bienes de la empresa, es necesario que está cuente con un

seguro de transporte que comprende los riesgos inherentes al transporte. El inventario de

seguridad es una protección contra la incertidumbre de la demanda, del tiempo de entrega y

de la escases. Este inventario es realmente útil cuando los proveedores no entregan la

cantidad deseada, en la fecha convenida y con una calidad aceptable, o bien, cuando en el
proceso de producción se generan desperdicios o reprocesos. El inventario de seguridad

garantiza que la operación fluya normalmente.

Que se quiere verificar:

Que la empresa tenga herramientas de protección de mercancía en cuanto al inventario de

seguridad y el seguro de transporte de los productos de la empresa.

Posibles hallazgos: Inventarios periódicos y/o permanentes para verificar si hay pérdida de

material.

No entrega oportuna del producto al cliente.

Métodos de distribución

Análisis: Desarrollar un diagnostico que permita verificar la distribución actual y sus

afectaciones en el sistema de control y manejo de inventarios para el área de bodegaje de

repuestos de la empresa.

Que se quiere verificar:

Sistema de gestión de inventarios, con una operación de control y despacho de pedidos del

producto.

Posibles hallazgos: La distribución inadecuada de los materiales necesarios de la empresa.

La distribución de los productos en el almacén que no cuenta con los criterios que permitan

una recolección rápida del mismo y debido control de cantidades para la comercialización y

almacenamiento, además de existir desaprovechamiento de espacio y herramientas útiles que

contribuyan a la organización de la bodega.

Titulo 4. Descripción de los principales hallazgos deficientes en la revisión y gestión
documental evidenciada en el proceso de auditoría.

• No existe un correcto manejo de la papelería de las facturas de compra de la mercancía, lo

que traería problemas con la Dian al no tener los soportes adecuados en el inventario y nos

negarían los costos de la adquisición de ellos y demás deducción de impuestos.

• No existe verificación del inventario de repuestos físicos con el que aparece en el sistema

por parte del almacén en la bodega por más de 3 años, lo cual no se puede precisar que el

saldo que aparece en el sistema es el real.

• No existe formato que muestre que se verifica que repuestos llegan en las cajas de los

proveedores y si llegan en buen estado, por lo cual cualquier pieza que se encontrara dañada

después al buscarla o al momento de mostrársela al cliente debería darse por perdida o debería

cargársela al encargado de bodega. En cambio, si se realiza una adecuada inspección al

momento del desempacar la mercancía se puede pedir devolución o cambio de pieza al

proveedor respectivo.

• No hay un mecanismo o procedimiento para verificar si el repuesto que se factura al cliente

es el que realmente se entregó, al no verificar que se entrega, habría problemas si los clientes

regresan a pedir garantía de las piezas o si reclaman de que se le entrego algún repuesto que

ellos no habían pedido lo cual puede crear una mala imagen de la empresa. Además, que esas

acciones afectarían enormemente a la empresa ya que se podría vender un producto por un

menor precio.
• La empresa está cubierta con una póliza contra desastres naturales y desorden público; pero

contra robo o demás posibilidades, solo cuenta con cámaras de seguridad y contrato vigente

con una empresa de vigilancia, el cual ante algún incidente se podría perder gran parte del

capital que la empresa tiene invertida.

 Titulo 5. Organizador grafico donde evidencia las competencias e irregularidades de los
auditores en la gestión documental deficiente, así como, las consecuencias en las que incurriría
la empresa Motos Caquetá a la hora de no adoptar y ejecutar las prácticas

DOCUMENTACIÓN DEL
TRABAJO DEL AUDITOR

Competencias Irregularidades

Independencia, el auditor debe ser

una persona externa de la
Manipulación, falsificación o alteración de
organización, esto permite que su registros
pinión sea libre
o y no se encuen influenciadatre por terceros o documentos.
o personas que trabajan en la misma.

La integridad, se refiere a la honestidad,

imparcialidad, desinterés, rectitud, los cuales son
valores que debe tener el contador público, en su vida Apropiación indebida y utilización irregular de activos.
profesional y familiar.

Objetividad, es la capacidad de no dejarse influir en la

toma de decisiones, por lo cual se debe tener una Supresión u omisión de los efectos de transacciones en
visión clara de cada situación y de cada área. los registros o documentos.

Competencia profesional, la persona debe estar en

constante actualización y preparación para
ofrecer sus servicios de la mejor f
orma, generando valor agregado
su cliente
El termino confidencialidad exige que el profesional
no revele el conocimiento de la información,
adquirido durante el desarrollo de su trabajo Registro de operaciones ficticias.
a
adecuadas en relación a los documentos soporte

Los documentos soportes que preparan los auditores son de su propiedad y por lo general se

considera confidencial la información que contienen. Usualmente antes de entregar

información que aparece en los papeles de trabajo el auditor obtiene el consentimiento del

auditado.

Si recibe una citación o un requerimiento judicial en el que le pidan información de la

auditoria el auditor tiene que entregarla, el auditor puede verse en la necesidad de revelar

alguna información incluso contra los deseos del cliente a fin de cumplir con normas de

auditoría, como sucede en los casos en que subsecuentemente se descubren hechos que

existían a la fecha del informe del auditor.

Es difícil establecer el tiempo que un auditor debe conservar los papeles de trabajo. Debe

conservarlos en tanto son importantes para auditorías subsecuentes y para cumplir cualquier

requisito legal. Debe cumplir con las normativas que al efecto existan.
 Capítulo 3
Conclusiones.

 La empresa Moto Cross del Oriente no evidencia control preventivo para su

área de bodegaje de repuestos, toda vez que presenta inconsistencias de un

bajo proceso de organización que le permita realizar a cabalidad con los

procedimientos que debe llevar a cabo para este proceso.

 Es importante tener en cuenta que los documentos soportes para realizar

cualquier auditoria, son la base para evaluar a la entidad que se requiere

auditar.

 Se debe determinar a través de las evidencias adquiridas aquellas

inconsistencias que revelan los malos procedimientos que ha ejecutado la

entidad.