COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES EN EL PROCESO DE DOCUMENTACION EN EL

TRABAJO AUDITOR

ACTIVIDAD EVALUATIVA – EJE 1

DOCUMENTACIÓN DEL TRABAJO DEL AUDITOR E INFORME DE RESULTADOS

COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES EN EL PROCESO DE

DOCUMENTACION EN EL TRABAJO AUDITOR

William Alexander Riaño Sierra, Ximena Johanna Díaz Guerra, Wilson Rafael Villarreal
Solórzano.

TUTOR: MARTHA INES MORENO MEDEL

Fundación Universitaria del área Andina

Facultad de Ciencias administrativas, económicas y financieras
Especialización en revisoría fiscal y auditoria forense
2021
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Índice

Introducción………………………………………………………………...........................3

Proceso auditar dentro de la empresa SUTIDORA LUMAR MEJIA S.A.S…………….....4

Estructura lista de chequeo donde se relacione el soporte documental de la

auditoria………………………………………………………………………………….....5

Descripción en cada documento (evidencia) del análisis del mismo, que se verifica en cada
evidencia y cuáles podrían ser los
hallazgos…………………………………………………………………………………....5

Descripción de los principales hallazgos deficientes en la revisión y gestión documental

evidenciada en el proceso de
auditoría………………………………………………………………………………….....9

Conclusión ……………………………………………………………………………… .13

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Introducción

En la época actual actualidad es necesario tener un conocimiento base y soportar con

unos documentos que permitan llevar de la mejor manera el análisis que debe llevar un

auditor.

Para ello, es indispensable tener en cuenta que la importancia de indagar y tener a la

mano estos documentos, es relevante ya que permitirán de primera mano conocer como

deberá proceder el auditor en el proceso que se desea realizar.

Se abordará en el desarrollo del presente trabajo el proceso del área de almacén

(Bodegas) de mercancías para la venta (bebidas, víveres y abarrotes) de la empresa

SUTIDORA LUMAR MEJIA S.A.S., ubicada en el Municipio de El Banco - Magdalena,

en la cual se evidencian inconsistencias en esta parte de la entidad; para lo cual se

establecerá cuáles son los hallazgos más relevantes a esta situación, además de la

documentación fidedigna y de prueba que evidencian estos hechos.

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Desarrollo:

Empresa SUTIDORA LUMAR MEJIA S.A.S.

Proceso auditar dentro de la empresa SUTIDORA LUMAR MEJIA S.A.S.

En la El Municipio del Banco Magdalena, se encuentra constituida la empresa SUTIDORA

LUMAR MEJIA S.A.S., es una sociedad de naturaleza jurídica, Sociedad por acciones

Simplificadas registrada en la Cámara de Comercio de Santa Marta según Matricula Mercantil N°

204683 del 29 de junio de 2018. Con domicilio en la Calle 12 # 2ª – 31, cuya actividad principal es

el Comercio al por menor en establecimientos especializados con surtido compuesto

principalmente por alimentos, bebidas o tabaco. Código ciiu (4711) que a la fecha la Sociedad por

acciones simplificada se encuentra vigente y su duración es indefinida.

Comenzaremos por tener los aspectos importantes que engloba esta área, para lo cual es

importante anotar que esta organización no cuenta con un proceso de inventario desde hace tres

años aproximadamente. Así mismo, de si los proveedores que maneja, muestran buenos

beneficios y son oportunos a la hora de la entrega de las mercancías. Es de anotar también si

realmente existe un orden cronológico en la facturación.

Para ello, se evidenciará las inconsistencias que presenta el área a evaluar, las cuales

determinarán las medidas que se deberán tener en cuenta para corregir aquellos

procedimientos que no se están teniendo en cuenta al realizar este proceso.

Adicionalmente, se mencionarán cuales documentos soportes fueron relevantes para

evaluar el área de almacén, y que fueron relevantes para evidenciar los hallazgos.
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Estructura lista de chequeo donde se relacione el soporte documental de la auditoria

LISTA DE CHEQUEO
AUDITORIA AREA DE ALMACEN DE MERCANCIAS

ITE SOPOR
M TE
1 Factura
2 Control de bodega
3 Control de mercancía
4 Protección de mercancía
5 Método de distribución

Descripción en cada documento (evidencia) del análisis del mismo, que se verifica en

cada evidencia y cuáles podrían ser los hallazgos.

Teniendo en cuenta el proceso de auditoría de una empresa, las funciones generales del almacén

o bodegas son las de recibir para custodiar y proteger las mercancías, proporcionar, distribuir,

despachar, trasladar, etc, mediante formularios (Entrada y Salida Bodega, Factura, Guía de

Despacho, Ordenes de Requisiciones), llevar los registros necesarios, controlar las existencias,

mantener la bodega limpia y ordenada, destinar los espacios dependiendo de las tareas a realizar.

Factura

Análisis: La factura es un documento con valor probatorio y que constituye un título valor,

que el vendedor entrega al comprador y que acredita que se ha realizado una transacción comercial
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(compra-venta) por el valor y productos relacionados en la misma. La factura contiene la

identificación de las partes, la clase y cantidad de la mercancía vendida o servicio prestado, el

número y fecha de emisión, el precio unitario y el total, los gastos que por diversos

conceptos deban abonarse al comprador y los valores correspondientes a los impuestos a los

que esté sujeta la respectiva operación económica; todo lo anterior cumplimento lo estipulado en

el Art 617 del estatuto tributario.

Que se quiere verificar: Si la empresa cuenta con los documentos soportes (facturas), y

cumplen con las exigencias mínimas legales (Art 617 ET), llevando de manera organizada el

consecutivo de las facturas. Posibles hallazgos: Facturas archivadas de manera errónea (no

cronológicas) en periodos no correspondientes a la realidad del hecho comercial, error en

consecutivo y fechas, facturas faltantes según el número consecutivo.

Cantidad de facturas anuladas, por diferentes conceptos y no se cuenta con ellas en el

archivo de consecutivos.

Control de Bodega

Análisis: El seguimiento y control de inventarios en bodega es una actividad fundamental en la

empresa, ya que al tener una visibilidad confiable del mismo puedes tomar mejores decisiones

además de reducir costos al no cargar con excesos o faltantes de mercancía y por lo tanto ofrecer

un mejor servicio a tu cliente. Además, el tener niveles óptimos de inventario permite liberar flujo

de efectivo.
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Que se quiere verificar: Llevar control de la mercancía; crear procedimientos para el

registro de todos los movimientos; entradas (compras y traslados), salidas (ventas y traslados)

estos movimientos pueden se internos y externos relacionados con la bodega y la mercancía.

Posibles hallazgos: Difícil acceso a las bodegas de la empresa, por el desorden en la ubicación

de las mercancías y algunos muebles y enseres de desuso que se encuentran en las bodegas de

manera provisional, razón por la cual se hace dificultosa cualquier actividad que se pretenda

revisar.

Se cuenta con un programa informático de inventario incorporado al sistema contable para

llevar el control del inventario de la bodega, pero este permanece desactualizado porque los

traslados no son registrados. Diferencias que no solo afectan el saldo de inventario, sino que este es

reflejado en los estados financieros.

Control de mercancía- registro de entrada y salida

Análisis: El sistema de control de inventario es el mecanismo a través del cual la empresa

lleva la administración eficiente del movimiento y almacenamiento de las mercancías y del flujo

de información y recursos que surge a partir de esto. Al contar con un sistema para gestionar el

inventario encontraremos dos agentes importantes de decisión que son: la clasificación del

inventario y la confiabilidad en los registros, es decir, es tan importante saber qué cantidad se

tiene en existencia, como identificar cada uno de los productos que manejan en tu empresa.

Que se quiere verificar: Con que mecanismos cuenta la empresa para el registro de entradas

y salidas de la mercancía y cantidad de productos existentes en bodega.

Posibles hallazgos: Periodicidad del control de inventarios de la empresa.

Cantidad y calidad de la mercancía que se encuentra en Bodega, por no contar con un control de

las entradas y salidas de los productos de la empresa.

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Desconocer el flujo de efectivo de la empresa, ya que al comprar de manera inadecuada

mercancía y no contar con una mayor rotación de inventarios se provocará que el dinero esté

estancado en el almacén y no trabajando.

Protección de mercancías

Análisis: con el fin de proteger los bienes de la empresa, es necesario que está cuente con

un seguro de transporte que comprende los riesgos inherentes al transporte, seguro de la

mercancía almacenada en bodegas. El inventario de seguridad es una protección contra la

incertidumbre de la demanda, del tiempo de entrega y de los escases. Este inventario es

realmente útil cuando los proveedores no entregan la cantidad deseada, en la fecha convenida y

con una calidad aceptable, o bien, cuando en el proceso se generan desperdicios, vencimientos

o daños involuntarios. El inventario de seguridad garantiza que la operación fluya

normalmente.

Que se quiere verificar:

Que la empresa tenga herramientas de protección de mercancía en cuanto al inventario de

seguridad y el seguro de transporte de los productos de la empresa.

Posibles hallazgos: Inventarios periódicos y/o permanentes para verificar si hay pérdida de

material.

Fallas muy frecuentes en la entrega oportuna mercancías a los clientes.

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Métodos de distribución

Análisis: Desarrollar un diagnostico que permita verificar la distribución actual y sus

afectaciones en el sistema de control y manejo de inventarios para el área de bodegaje de

mercancía de la empresa.

Que se quiere verificar:

Sistema de gestión de inventarios, con una operación de control y despacho de pedidos de las

mercancías.

Posibles hallazgos: La distribución inadecuada de la marcaria necesaria de la empresa ya

que no se separan los productos perecederos de los no perecederos. La distribución de los

productos en el almacén que no cuenta con los criterios que permitan una recolección rápida del

mismo y debido control de cantidades para la comercialización y almacenamiento, además de

existir desaprovechamiento de espacio y herramientas útiles que contribuyan a la organización

de la bodega.

Titulo 4. Descripción de los principales hallazgos deficientes en la revisión y gestión

documental evidenciada en el proceso de auditoría.

• No existe un correcto manejo en el archivo de las facturas de compra de la mercancía, lo

que traería problemas con la Dian al no tener los soportes adecuados en el inventario, de

igual manera podrían negar los costos de la adquisición de ellos y demás deducción de

impuestos.
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• No existe verificación del inventario físico con el que aparece en el sistema por parte del

almacén en la bodega por más de 3 años, lo cual no se puede precisar que el saldo que

aparece en el sistema es el real, ya que se hace un inventario físico anual, pero es para

realizar una actualización en el sistema y no se cotejan con la realidad de las transacciones

comerciales.

• No existe formato que muestre que se verifica que mercancía llegan de los proveedores y

si llegan en buen estado, por lo cual cualquier producto que se encontrara dañado o vencido

después al buscarlo o al momento de entregarla al cliente debería darse por perdida o debería

cargársela al encargado de bodega. En cambio, si se realiza una adecuada inspección al

momento de recibir la mercancía se puede pedir devolución o cambio al proveedor

respectivo.

• No hay un mecanismo o procedimiento para verificar si la mercancía que se factura al

cliente corresponde al pedido realizado y mercancía entregada, al no verificar que se entrega,

habría problemas si los clientes que devuelven la mercancía o si reclaman de que se le

entrego algún producto vencido, que el cliente no habían pedido lo cual puede crear una

mala imagen de la empresa. Además, que esas acciones afectarían enormemente a la empresa

ya que se podría vender un producto por un menor precio.

• La empresa está cubierta con una póliza contra desastres naturales y desorden público;

pero contra robo solo está asegurada la mercancía en bodega no cuenta con seguro de

transporte, cuenta con cámaras de seguridad, pero no se tiene vigente con una empresa de

vigilancia, el cual ante algún incidente se podría perder gran parte del capital que la
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empresa tiene invertida.

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Organizador grafico donde evidencia las competencias e irregularidades de los

auditores en la gestión documental deficiente, así como, las consecuencias en las que

incurriría la empresa SUTIDORA LUMAR MEJIA S.A.S. a la hora de no adoptar y

ejecutar las prácticas adecuadas en relación a los documentos soporte

DOCUMENTACIÓN DEL
TRABAJO DEL AUDITOR

Competencias Irregularidades

Independencia, el auditor debe

ser una persona externa de la Manipulación, falsificación o
ganización, esto
orsupermite que
pinión sea libre y no se encuen alteración de registros
otre o documentos.
influenciada por terceros o
personas que trabajan en la
misma.

La integridad, se refiere a la
honestidad, imparcialidad,
desinterés, rectitud, los cuales Apropiación indebida y utilización
son valores que debe tener el irregular de activos.
contador público, en su vida
profesional y familiar.

Objetividad, es la capacidad de no
dejarse influir en la toma de
decisiones, por lo cual se debe
tener una visión clara de cada
situación y de cada área.
Supresión u omisión de los efectos
de transacciones en los registros o
documentos.

Competencia profesional, la
El termino confidencialidad exige
persona debe estar en
que el profesional no revele el
constante actualización y Registro de operaciones ficticias.
ofrecer sus servicios de la mejor fa conocimiento de la información,
preparación para
orma, generando valor adquirido durante el desarrollo
de su trabajo
agregado su cliente
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Los documentos soportes que preparan los auditores son de su propiedad y por lo general

se considera confidencial la información que contienen. Usualmente antes de entregar

información que aparece en los papeles de trabajo el auditor obtiene el consentimiento del

auditado.

Si recibe una citación o un requerimiento judicial en el que le pidan información de la

auditoria el auditor tiene que entregarla, el auditor puede verse en la necesidad de revelar

alguna información incluso contra los deseos del cliente a fin de cumplir con normas de

auditoría, como sucede en los casos en que subsecuentemente se descubren hechos que

existían a la fecha del informe del auditor.

Es difícil establecer el tiempo que un auditor debe conservar los papeles de trabajo. Debe

conservarlos en tanto son importantes para auditorías subsecuentes y para cumplir cualquier

requisito legal. Debe cumplir con las normativas que al efecto exista
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Conclusiones

Al finalizar el anterior trabajo, podemos concluir que la Auditoría Integral como

herramienta permite identificar los riesgos, errores y malas prácticas que se presentan en

las organizaciones y que llevan a las mismas a una posible investigación quiebra,

investigaciones y multas por parte de las autoridades competentes; así mismo la Auditoría

Integral nos entrega diferentes técnicas y procedimientos que le permiten al equipo

auditor conceptuar, formular, concluir y dictaminar acerca hallazgos y deficiencias

presentadas hasta ese momento en la organización auditada.

Por tal motivo concluimos que la empresa SURTIDORA LUMAR MEJIA

S.A.S. no evidencia control preventivo para su área de almacén (bodegas) de

mercancía, toda vez que presenta inconsistencias de un bajo proceso de organización

que le permita realizar a cabalidad con los procedimientos que debe llevar a cabo para

este proceso.

Es importante tener en cuenta que los documentos soportes para realizar

cualquier auditoria, son la base para evaluar a la entidad que se requiere auditar.

Se debe determinar a través de las evidencias adquiridas aquellas

inconsistencias que revelan los malos procedimientos que ha ejecutado la entidad.

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Adjuntos: