PROCEDIMIENTOS ANTES DEL PERIODO CONTABLE

Antes de iniciar el cierre contable, debemos revisar los registros contables para

la detección y corrección de errores. Las cuestiones preliminares que debemos
tener en cuenta son:

1. Comprobar la cuenta de caja. Esta cuenta nunca debería tener un saldo

negativo.
2. Comprobar que los saldos contables de los bancos cuadran con los
extractos a fecha de cierre.
3. Comprobar que todos los gastos están en el debe y todos los ingresos en el
haber.
4. Comprobar que se han realizado todas las amortizaciones mensuales y el
inventario cuadra con la contabilidad.
5. Comprobar que los saldos auxiliares de clientes y deudores pendientes de
cobro, cuadran con los importes de las cuentas de balance.
6. Comprobar que los saldos auxiliares de proveedores y acreedores
pendientes de pago, cuadran con los importes de las cuentas de balance.
7. Asegurarnos que tenemos las existencias contabilizadas correctamente
según su inventario físico.
8. Comprobar las periodificaciones y asegurarnos que no hay ninguna
periodificación antigua que deba llevarse a gasto.
9. Comprobar las cuentas de provisiones.
10. Asegurarnos que los leasings están correctamente contabilizados y se ha
distribuido correctamente la deuda a largo plazo y la deuda a corto.

Llegados a este punto estamos en disposición de proceder a la determinación del

resultado contable antes de imputar el Impuesto de Sociedades.

El paso siguiente sería establecer el Resultado contable del ejercicio, para ello se
dejan a cero los saldos de las cuentas de los Grupos 6 y 7, traspasándose el saldo
resultante a la cuenta 129, reflejándose en esta cuenta el Resultado contable del
ejercicio.

CIERE CONTABLE
https://www.youtube.com/watch?v=BSVYGQlNJvc

https://www.youtube.com/watch?v=9TXG4h8_0q8

https://www.youtube.com/watch?v=qWf6JY6Hhco
CIERRE CONTABLE MENSUAL

https://www.youtube.com/watch?v=tAYYG3FXcnA

El requisito básico para tener una gestión económica que nos sirva para tomar
decisiones es llevar la contabilidad al día. Pero solo con tenerla no conseguimos
extraer información. Es imprescindible obtener un cierre contable que nos permita
conocer el resultado de nuestra actividad.

Por eso entendemos que la primera clave para tener una gestión económica
inteligente es disponer de un cierre contable mensual.

1. ¿Por qué necesitamos un cierre contable mensual?

El cierre contable nos introduce en una metodología que permite conocer mejor la
evolución de nuestro negocio. Si te fijas en el ejemplo gráfico, verás fácilmente el
resultado y su composición. Al hacerlo cada mes será difícil que una evolución
negativa nos coja de sorpresa.

2. ¿Qué es exactamente un cierre contable mensual?

En el proceso de cierre mensual se recogen la totalidad de las operaciones del

mes. Las ventas con sus gastos correspondientes, las nóminas, la amortización, la
variación de stock. Se realiza un proceso contable que permite tener una idea muy
fiable del resultado del periodo. Tanto si tienes un contable en tu empresa o un
servicio de contabilidad externalizada, el cierre mensual te asegura que las cosas
están al día. El documento básico para analizar el cierre es la cuenta de
resultados o de pérdidas y ganancias, como la que puedes ver en el ejemplo.

3. ¿Y qué hago cuando lo tengo?

Lo miras y preguntas. Si no tienes formación económica al principio te costará un

poco familiarizarte con los conceptos técnicos, pero si lo revisas cada mes y
planteas cuestiones pronto tendrás el conocimiento suficiente para entender las
números. Un truco, los profesionales miramos la cuenta de resultados empezando
por el final, primero miramos el resultado, si hay beneficio o pérdida. Cuando lo
sabemos, subimos y analizamos el comportamiento de las ventas, para ya seguir
con los gastos y las desviaciones.

Es muy útil disponer de una cifra para comparar, como puede ser el presupuesto.
Si te fijas en el ejemplo, el resultado parece bueno, pero cuando lo comparas con
presupuesto observas que es inferior al esperado. ¿Qué ha pasado? Las ventas
también son más pequeñas y en cambio los gastos de servicios exteriores  más
altos de lo esperado. Ya puedes empezar a analizar el detalle de la cifra de
ingresos  y las facturas de terceros para evitar que el resultado siga bajando.  El
objetivo es siempre poder tomar decisiones a tiempo gracias a una buena
información.

4. Mi empresa es muy pequeña ¿vale la pena?

El cierre mensual es un hábito en todas las medianas y grandes empresas y quizá

por eso las pequeñas piensen que no es para ellas. Pero en mi opinión es tan o
más necesario. Una pequeña empresa es mucho más frágil, la distancia entre el
éxito y el fracaso depende de unas pocas decisiones, contratar una persona más o
menos, comprar tal o cual cantidad, es vital controlar muy bien los números para
evitar embarcarse en gastos que produzcan pérdidas y acaben afectando a la
tesorería. Esto es especialmente importante cuando se experimenta un ciclo de
crecimiento, como abrir un nuevo punto de venta o una nueva actividad. Es clave
seguir de cerca la evolución

5. ¿Cómo obtengo un cierre contable cada mes?

Lo mejor es instalar un buen check list de cierre para asegurar que toda la
documentación llega puntualmente a quien se encargue de la contabilidad y
establecer un calendario claro de fechas que marque el ritmo de trabajo. Implantar
el hábito de analizarlo y darle la importancia que el corresponde como indicador
del negocio hará el resto

EL CICLO CONTABLE
https://www.youtube.com/watch?v=jgY_MuFbzfw

El ciclo contable es el proceso ordenado y sistemático de registros contables

desde la elaboración de comprobantes de contabilidad y el registro en libros hasta
la preparación de estados financieros.
El ciclo contable también se le denomina periodo contable. El Decreto 2.649 de
diciembre 29 de 1993 en su artículo 9 lo describe como una norma básica de
contabilidad bajo el siguiente enfoque:
"Periodo. El ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados
financieros durante su existencia.
Los cortes respectivos deben definirse previamente de acuerdo a las normas
legales y en consideración al ciclo de las operaciones.
Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico
deme emitir estados financieros de propósito general."
PARTES DEL CICLO CONTABLE
El ciclo contable consta de las siguientes partes:
 1. APERTURA
Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del dueño
o socios registrados en el inventario general inicial, con lo cual se elaboran el
Balance General Inicial y el comprobante diario de contabilidad, denominado
comprobante de apertura, que sirve para abrir los libros principales y auxiliares.
 2. MOVIMIENTO
Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar
respaldadas por un soporte que permite su registro en el comprobante diario y
traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad.
El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus
necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en
comprobantes diarios y libros.
 3. BALANCE DE PRUEBA
Aunque no es un estado financiero básico, es un informe contable importante dado
que su objetivo es verificar o probar que la sumatoria de los saldos débitos de las
cuentas de activo, costos y gastos sea exactamente igual a la sumatoria de los
saldos créditos de las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos. Este informe se
prepara previo a los asientos de cierre y al Balance General. También se puede
volver a generar después de aplicado los asientos de cierre.

 4. CIERRE
El cierre del ciclo contable se define cuando se llevan a cabo los asientos de
cierre. Los asientos de cierre se realizan el último día de cada periodo mensual.
Su objetivo es cerrar o cancelar el saldo final que reflejan las cuentas de
resultados tales como ingresos, costos y gastos con el ánimo de determinar si la
empresa obtuvo una utilidad o una pérdida.
El Decreto 2.649 de Diciembre 29 de 1993 en su artículo 60 describe el cierre
como una norma técnica general de contabilidad bajo el siguiente enfoque:
"Cierre contable. Antes de divulgar los estados financieros de fin de periodo,
deben cerrarse las cuentas de resultado y transferir su saldo neto a la cuenta
apropiada del patrimonio."
Balance general
Es un estado financiero básico que informa en una fecha determinada la situación
financiera de la empresa al presentar en forma clara el valor de sus propiedades
y derechos, sus obligaciones y su patrimonio, valuados y elaborados de acuerdo
con el decreto 2.649/93. Los elementos del balance general son tres: activo,
pasivo y patrimonio.
PARTES DEL BALANCE GENERAL
 Encabezamiento: formado con el nombre o razón social de la empresa,
nombre del documento y fecha de corte de cuentas.
 Cuerpo o contenido: el balance general debe reflejar en su contenido la
ecuación patrimonial; por ello, en el cuerpo de un balance se incluyen
únicamente las cuentas reales y se presentan clasificados bajo tres títulos,
así: en primer lugar, el nombre y valor detallado de cada una de las cuentas
de Activo; en segundo lugar, el nombre y valor detallado de cada una de las
cuentas de Pasivo; por último, el nombre y valor detallado de cada una de
las cuentas de Patrimonio.
Metodología aplicada
 Para explicar pertinentemente la temática teórica y práctica, se tiene en
cuenta la dinámica del Plan Único de Cuentas para Comerciantes (PUC)
de Colombia que aborda la reglamentación del Decreto 2.649 de Diciembre
29 de 1993.
 Para efectos de facilitar la comprensión de la información de una manera
muy sencilla y didáctica, se utilizan las cuentas a nivel de 4 dígitos para su
registro en los comprobantes de diario.
 Se aplica el Sistema de Inventario Periódico al manejar la cuenta de costos
"Compras de Mercancías".
 Se omite el Estado de Resultados con el ánimo de presentar la dinámica
contable del proceso de los Asientos de Cierre.
 Se presenta el Balance General en su forma más sencilla omitiéndose su
clasificación a nivel de Disponibilidad y Exigibilidad.
A continuación se presenta un taller práctico que involucra las siguientes etapas
del ciclo contable:
 Asiento de apertura integrado por los aportes entregados por los socios.
 Preparación de un Balance General inicial.
 Movimiento de operaciones del mes.
  Preparación de un Balance de Prueba.
 Preparación de los Asientos de Cierre.
 Preparación del Balance General definitivo.
ASIENTO DE APERTURA
Enero 1. La empresa Comercial de Productos Ltda. acaba de constituirse y los
socios aportan $50.000.000 en efectivo, escritorios por $10.000.000 y
computadores por $20.000.000.

Código Cuenta Débito Crédito

1105 Caja 50.000.000

1524 Equipo de oficina 10.000.000

1528 Equipo de computación y comunicación 20.000.000

3115 Aportes sociales 80.000.000

Comercial de Productos Ltda.

Balance General Inicial

Enero 1 de 2010

ACTIVO

Caja 50.000.000

Equipo de oficina 10.000.000

Equipo de comunicación y computación 20.000.000

TOTAL ACTIVO 80.000.000

PATRIMONIO

Aportes sociales 80.000.000

TOTAL PATRIMONIO 80.000.000

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 80.000.000

MOVIMIENTO DE TRANSACCIONES REGISTRADAS EN COMPROBANTES DE DIARIO

El proceso de registros contables diarios utilizando los comprobantes de diario se

denomina Sistema de Diarización.
Enero 2. Se solicita la apertura de una cuenta corriente y se depositan
$30.000.000.-

Código Cuenta Débito Crédito

1110 Bancos 30.000.000

1105 Caja 30.000.000

Enero 3. Se compra mercancía a crédito por $25.000.000.-

Código Cuenta Débito Crédito

6205 Compras de mercancías 25.000.000

2205 Proveedores nacionales 25.000.000

Enero 4. Se vende mercancía a crédito por $20.000.000.-

Código Cuenta Débito Crédito

1305 Clientes 20.000.000

4135 Comercio al por mayor y al por menor 20.000.000

Enero 5. Se recibe una factura por compra de tiquetes aéreos por $1.000.000.-

Código Cuenta Débito Crédito

5155 Gastos de viaje 1.000.000

2335 Costos y gastos por pagar 1.000.000

Enero 6. Se vende a crédito mercancías por $5.000.000.-

Código Cuenta Débito Crédito

1305 Clientes 5.000.000

4135 Comercio al por mayor y al por menor 5.000.000

Enero 7. Se recibe una factura por honorarios por $2.000.000. Se gira

un cheque por $500.000 y el resto queda pendiente de pago.

Código Cuenta Débito Crédito

5110 Gastos honorarios 2.000.000

1110 Bancos 500.000

2335 Costos y gastos por pagar 1.500.000

Enero 8. Se recibe una factura por arriendo de maquinaria por $3.000.000. Se
paga $1.000.000 en efectivo, $1.000.000 con cheque y el resto queda pendiente
de pago.

Código Cuenta Débito Crédito

5120 Gastos arrendamientos 3.000.000

1105 Caja 1.000.000

1110 Bancos 1.000.000

2335 Costos y gastos por pagar 1.000.000

Enero 9. Se compra mercancía a crédito por $3.000.000.-

Código Cuenta Débito Crédito

6205 Compras de mercancías 3.000.000

2205 Proveedores nacionales 3.000.000

Enero 10. Se envía una factura por cobro de arriendo de una oficina por $5.000.000.-

Código Cuenta Débito Crédito

1345 Ingresos por cobrar 5.000.000

4220 Ingresos arrendamientos 5.000.000

Enero 11. Se recibe una factura por mantenimiento de computadores por $1.500.000.-

Código Cuenta Débito Crédito

5145 Gastos mantenimiento y reparaciones 1.500.000

2335 Costos y gastos por pagar 1.500.000

Enero 12. Se recibe una factura por instalaciones eléctricas por $1.200.000.-

Código Cuenta Débito Crédito

5150 Gastos adecuación e instalación 1.200.000

2335 Costos y gastos por pagar 1.200.000

Enero 31. Se recibe una factura por servicios de notaria por $500.000.-

Código Cuenta Débito Crédito

5140 Gastos legales 500.000

2335 Costos y gastos por pagar 500.000

PREPARACION DEL BALANCE DE PRUEBA

Comercial de Productos Ltda.

Balance de Prueba

Enero 31 de 2010

Cuentas Débito Crédito

Caja 19.000.000

Equipo de oficina 10.000.000

Bancos 28.500.000
 Equipo de computación y comunicación 20.000.000

Aportes sociales 80.000.000

Compras de mercancías 28.000.000

Clientes 25.000.000

Proveedores nacionales 28.000.000

Comercio al por mayor y al por menor 25.000.000

Gastos de viaje 1.000.000

Costos y gastos por pagar 6.700.000

Gastos honorarios 2.000.000

Gastos arrendamientos 3.000.000

Ingresos por cobrar 5.000.000

Ingresos arrendamientos 5.000.000

Gastos mantenimiento y reparaciones 1.500.000

Gastos adecuación e instalación 1.200.000

Gastos legales 500.000

SUMAS IGUALES 144.700.000 144.700.000

ASIENTOS DE CIERRE

Cuentas Débito Crédito

Compras de mercancías 28.000.000

Comercio al por mayor y al por menor 25.000.000

Gastos de viaje 1.000.000

Gastos honorarios 2.000.000

Gastos arrendamientos 3.000.000

Ingresos arrendamientos 5.000.000

Gastos mantenimiento y reparaciones 1.500.000

 Gastos adecuación e instalación 1.200.000

Gastos legales 500.000

Perdida del ejercicio 7.200.000

SUMAS IGUALES 37.200.000 37.200.000

PREPARACION DEL BALANCE GENERAL

Comercial de Productos Ltda.

Balance General

Enero 31 de 2010

ACTIVO

Caja 19.000.000

Bancos 28.500.000

Clientes 25.000.000

Ingresos por cobrar 5.000.000

Equipo de oficina 10.000.000

Equipo de comunicación y computación 20.000.000

TOTAL ACTIVO 107.500.000

PASIVO

Proveedores nacionales 28.000.000

Costos y gastos por pagar 6.700.000

TOTAL PASIVO 34.700.000

PATRIMONIO

Aportes sociales 80.000.000

Perdida del ejercicio -7.200.000

TOTAL PATRIMONIO 72.800.000

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 107.500.000

 PRESUPUESTO
https://www.youtube.com/watch?v=FQ26-TEMQfY
Un presupuesto es un plan operaciones y recursos de una empresa, que se
formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en
términos monetarios.
En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a planear lo
que quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero. Un ejemplo son los viajes.
Uno se pone a planear, entre otras cosas, cuánto hay que gastar en pasajes o
gasolina, comidas y hospedaje. Y ya que has visto todo eso, entonces
sabrás cuánto necesitas ahorrar y, por lo tanto, cuándo te podrás ir.

¿En qué consiste hacer un hacer un presupuesto?

Por lo tanto, cuando haces un presupuesto para tu empresa, en realidad lo que

estás haciendo es planear a futuro. Entonces te preguntas cuánto piensas
vender, qué necesitas hacer para lograrlo, cuánto tienes que gastar y, lo mejor
de todo, sabrás cuánto vas a ganar en un periodo. Obviamente, esto es una
estimación que puedes hacer de acuerdo con tu experiencia y la información que
conoces. A partir de ahí sabrás cuánto cobrar por tu trabajo realizado en función
de los beneficios que te plantees obtener.
Otra consideración importante es que podrás comparar tu presupuesto, que
solamente es un plan, con las ocurrencias de la realidad, y detectar aquellas áreas
que puedan estar causando problemas.

Un presupuesto es una herramienta para ayudarle a entender en qué gasta su

dinero. Y que el gasto este se acuerdo a los ingresos percibidos. Podemos hablar
de presupuesto:
 Presupuesto personal, que es ahora un tema importante o bien de un 
 presupuesto para un negocio y en el también tendremos: 
 dos tipos de presupuesto: el que se hace para mantener el negocio en
forma equilibrada entre gastos e ingresos y el 
 que se puede realizar para enviar cotizaciones a clientes que demandan un
estudio de costos por algún bien o servicio que se le pueda ofrecer.
Analizaremos la primera opción, el presupuesto personal, pues es la base y con
mayores detalles se puede luego aplicar a cualquier otro tipo de presupuesto,
dado que las bases son las mismas.
 

 
Pasos para crear un presupuesto
Hay tres pasos para crear un presupuesto:                                          
1. Identifique su Ingreso Neto Mensual, esto es el dinero que ingresa a su
hogar después de haber realizado todas las deducciones, como impuestos,
Seguro Social, etc. en el caso que corresponda.
2. Identifique sus Gastos Mensuales, esto es todas las cosas en las que usted
gasta el dinero. Importante considerar todos los gastos como alquiler o
dividendo, y las cuentas telefónicas, de servicios, así como gastos que se
presentan periódicamente como el seguro del automóvil y las cuentas
médicas, farmacia, alimentación etc…
Hay que separar los gastos fijos, y los gastos variables:
 Los gastos fijos son aquellos que se hacen cada mes, y cuyos montos son
casi siempre los mismos, además que son parte necesaria de tu vida
cotidiana; por ejemplo, los gastos de vivienda como la hipoteca o el alquiler,
cuotas del auto, cable, internet, seguros, celular, etc.. Estos gastos por lo
general son esenciales y es poco probable que cambien en el presupuesto.
 Los gastos variables son aquellos que cambian de un mes a otro, e
incluyen las compras de abarrotes, combustible, entretenimiento,
restaurantes, regalos, etc. Esta categoría va a ser muy importante en el
momento de hacer ajustes, por su naturaleza variable.
 
3. Reste sus Gastos Mensuales de su Ingreso. Con ello llegara a un equilibrio,
que es lo óptimo o a un desfase, en cuyo caso deberá ajustar el
presupuesto pues no es posible mantener débitos constantes.
                       

Si le queda dinero puede decidir cómo gastarlo o ahorrarlo. Si sus gastos son
mayores que su ingreso, usted y su familia tienen que decidir qué gastos pueden
reducirse o decidir cómo obtener más ingresos.
Es muy aconsejable intentar mantener desde el comienzo, aunque sea un
pequeño % de dinero para ahorro y que este sea intocable, para emergencias o
crecimiento.

Ejemplo de un presupuesto
Un sencillo ejemplo de un presupuesto de un universitario que trabaja medio
tiempo y es en parte mantenido por su familia.
 
 Descripción Ingresos Gastos Total, gastos Total, ingresos

Sueldo 200
    300
Aporte familiar 100

40
Transporte
Gastos fijos   100  
Almuerzo en casino
60

Fotocopias 10
Salidas, 80
Gastos variables 170  
Regalos 30
imprevistos 50

Ahorro   30 30  

Totales     300 300

 
Para elaborar un presupuesto, es muy importante proporcionar información bien
detallada sobre tus ingresos y gastos, para de esta manera saber de dónde viene
tu dinero y cómo lo estás utilizando.

PRESUPUESTO PUBLICO

Un presupuesto es una estimación de un gasto que deberá

concretarse para realizar algo. Se trata de un cálculo estimativo
respecto al dinero que implicará una cierta actividad o la concreción de un
proyecto.
Público por su parte, es algo evidente o visible, que toda la gente está en
condiciones de saber. La noción también se emplea para nombrar a lo que
pertenece a una comunidad o al Estado, siendo la idea opuesta a lo
privado.
Se conoce como presupuesto público, por lo tanto, a la estimación de
gastos de un poder estatal para un periodo determinado. Este
documento menciona la cifra de gastos que el Estado prevé asumir y los
ingresos que espera obtener en el ejercicio en cuestión.
La elaboración del presupuesto público está regulada por una ley. De este
modo, se espera que el gobierno de turno no pueda cometer abusos con el
dinero público. El presupuesto, además, debe ser aprobado por
el Congreso.
Por regla general, todo presupuesto público se sustenta en una serie de
principios, entre los que destacaríamos los siguientes:
-Principio de publicidad, que significa que debe estar al alcance de todo
ciudadano para su consulta y conocimiento.
-Principio de universalidad, que viene a determinar que debe contener la
totalidad de los ingresos y gastos del Estado.
-Principio de competencia popular, que deja patente que es el pueblo, en el
que reside la soberanía nacional, el que, entre otras cosas, deberá establecer
el pago del Estado.
-Principio de especialidad, que viene a dejar claro que las cantidades
establecidas en él deben estar dirigidas exactamente a los objetivos que
aparecen recogidos en el mismo.

En concreto, el apartado de ingresos suele estar conformado por tres bloques

claramente delimitados: recursos de capital, ingresos corrientes y
disponibilidad inicial. Por su parte, el de gastos se conforma por elementos
tales como la inversión, el funcionamiento, la operación, el servicio de deuda
o la disponibilidad final.

El presupuesto público, en última instancia, supone una previsión de los

ingresos que recibirá el Estado y un límite de los gastos que pretende
realizar. Los ingresos previstos en el presupuesto provendrán
de impuestos, tasas y otros recursos fijados por la ley tributaria, mientras
que los gastos se realizarán en inversiones y servicios en beneficio de la
comunidad.
La elaboración del presupuesto público depende del Poder Ejecutivo. Una
vez confeccionado, es enviado al Congreso para su aprobación. Con el
presupuesto público ya aprobado, se iniciará su control a través de los
organismos competentes, que se encargarán de fiscalizar si el dinero se gasta
tal como se había establecido en el documento tratado por el Congreso.

VENTAJAS DEL PRESUPUESTO

Algunas de las ventajas que tiene el

presupuesto empresarial:
 La empresa puede determinar de manera temprana sus problemas y crear
contingencias.
 Permite la revisión y evaluación de políticas para alcanzar los objetivos
deseados.
 Ayuda a la correcta planificación de los costos de producción.
 Crea la necesidad de idear medidas para utilizar eficientemente los
recursos de la empresa.
 Facilita el control efectivo sobre las funciones y actividades de la empresa.

Desventajas
 Aunque el presupuesto empresarial es muy beneficioso para la compañía, existen
algunos elementos que pueden ser considerados desventajas, entre las que
destacan:

 Como sus datos suelen ser estimaciones, puede que estas no sean las
correctas.
 Es una herramienta gerencial, es decir sirve como guía a la administración
de la empresa más no es infalible.
 Necesita de tiempo para ser implementado y funcionar de manera correcta.

Beneficios de realizar presupuestos

Entre las ventajas más importantes de realizar un presupuesto podemos encontrar:

o Planificación de los ingresos y costes de la empresas

o Permite detectar errores en el funcionamiento de la empresa de forma
anticipada
o Revisar la políticas de empresa para conseguir los objetivos planificados en
caso de darnos cuenta de que no llegamos a cumplirlos
o Ayuda a realizar un control de la actividad empresarial para saber si todo
funciona dentro de lo normal
o Favorece el análisis para la optimización de los recursos de la empresa y
conseguir la mayor eficiencia

Presupuesto operativo: características, cómo se hace,

ventajas
El presupuesto operativo consiste en todos los ingresos y gastos que una
empresa, gobierno u organización utiliza para planificar sus operaciones
durante un período de tiempo, generalmente un trimestre o un año. Se
prepara antes de comenzar un período contable, como una meta que se
espera alcanzar.

Es un plan de los gastos necesarios para mantener la operación de una

empresa comercial u organización pública. Por ejemplo, un presupuesto
operativo típico incluye los costos estimados de mano de obra y materiales
necesarios para administrar el negocio o fabricar productos.


 Muestra los ingresos proyectados de la compañía y los gastos
asociados para el siguiente período, generalmente el próximo año. A
menudo se presenta en el formato del estado de resultados.

Por lo general, la gerencia pasa por el proceso de recopilar los datos del
presupuesto antes del comienzo del año y luego realiza continuas
actualizaciones cada mes. Puede consistir en un plan resumido de alto
nivel, respaldado por detalles que respaldan cada partida presupuestaria.

Completar el presupuesto
La parte difícil de completar un presupuesto operativo es estimar
adecuadamente los datos históricos y el factor de probabilidad de las
diferentes variables del mercado.
Este presupuesto debe tener en cuenta el desempeño histórico de las
ventas, las tendencias actuales en la industria o el sector, la estacionalidad,
los nuevos productos que se espera lanzar y también las fuerzas
competitivas.
A menudo, las empresas crean más de un presupuesto operativo con el
objeto de prever una posible disminución de los ingresos, o el lanzamiento
de un nuevo producto que podría impulsar la rentabilidad.

Características
El presupuesto operativo toma en consideración los gastos que una
empresa sabe que tendrá, los costos que espera en el futuro, así como los
ingresos que prevé generar durante el próximo año.
Por tanto, un presupuesto operativo es básicamente una estimación de lo
que una empresa cree que serán los costos y los ingresos futuros. Es uno
de los dos segmentos del presupuesto maestro. Describe las actividades
que sirven para generar ingresos de la compañía.
Se prepara antes de realizar el presupuesto financiero. Esto se debe a que
gran parte de las acciones de financiación no son conocidas hasta preparar
el presupuesto operacional.
La línea final del presupuesto operativo es el margen estimado de beneficio
operativo. Este margen no es igual al beneficio neto, calculado al preparar
el presupuesto financiero.

Desempeño real vs. presupuesto

Cada mes se produce un informe que muestra el desempeño real de la

empresa, junto con las cifras presupuestadas del mes, para su comparación
y análisis. Este análisis incluye preguntas como las siguientes:
– ¿Se está cumpliendo o superando los objetivos de ventas?
– ¿Existe algún gasto que no se incluyó en el presupuesto?
– ¿Se han proyectado bien los costos, o se tienen sobrecostos que
necesitan una atención inmediata?
Responder este tipo de preguntas ayudará a la gerencia a planificar mejor,
haciendo así los cambios correspondientes, lo que permitirá conducir a la
empresa hacia un mejor desempeño.

Detalles por áreas

Contar con los detalles ayuda a mejorar la relevancia del presupuesto

operativo, además de agregar valor al usarlo para apoyar decisiones
financieras de la empresa.
Cada departamento es responsable de formular su propio presupuesto. El
personal que participa en las operaciones diarias suele ser el que más
conoce sobre todas las partidas de los presupuestos departamentales.
Por ejemplo, el área de recursos humanos puede ensamblar un
presupuesto que incluya cálculos actualizados para ciertos beneficios,
costos para cada nuevo empleado y otros detalles con los que regularmente
trabajan.
El departamento de compras está familiarizado con el costo de los
materiales y con temas que afectan este costo, como oportunidades para
reducir precios, costos estacionales de compra, o eventos externos que
generan precios fluctuantes.

¿Cómo se hace un presupuesto operativo?

El desempeño histórico siempre servirá como base para los montos
presupuestados orientados al futuro. Se prepara considerando muchos
factores y suposiciones, tales como:
– Tendencias pasadas en ventas.
– Tendencias pasadas del precio de la materia prima.
– Cambios en leyes y reglamentaciones gubernamentales con respecto a la
industria.
– Economía en general.
Basado en estos factores se desarrolla inicialmente el presupuesto de
ingresos. Esto es porque todos los gastos se basarán en esta proyección de
ventas.
Luego se prepara el presupuesto de gastos. Los gastos deben estimarse en
función de las ventas y en las tendencias pasadas.

Componentes

El presupuesto operativo comienza con los ingresos y luego muestra cada

tipo de gasto. Esto incluye los costos variables, que son los gastos que
varían con las ventas, como el costo de las materias primas y la mano de
obra de producción.
También incluye los costos fijos, como el alquiler mensual del edificio o el
pago mensual de renta de la fotocopiadora. Igualmente incluye los gastos
operativos y gastos no monetarios de depreciación.
Todos estos rubros permitirán a la compañía proyectar el porcentaje
estimado de ganancia neta.

Ingresos futuros

Esta es la parte donde la empresa intenta predecir cuánto dinero ganará

durante el próximo año.
Por ejemplo, si una empresa fabrica teléfonos y espera lanzar un nuevo
modelo durante el próximo año, podría anticipar un aumento en las
ganancias incrementando los ingresos futuros.
Sin embargo, si una empresa fabrica solo un tipo de teléfono y prevé que el
competidor lanzará un mejor dispositivo el próximo año, proyectará que
caerán las ventas, porque los clientes querrán el teléfono más nuevo.

Gastos conocidos
Estos son gastos que una empresa sabe que tendrá que pagar. Por
ejemplo, las facturas de electricidad deberán pagarse para poder mantener
los equipos en funcionamiento. También deben pagarse seguros, salarios o
alquiler.
Los gastos conocidos son aquellos que ocurren cada año. La empresa
espera estos gastos cada vez que planifica un presupuesto.

Costos futuros

Son aquellos que pueden cambiar de un año a otro. No son algo que la
empresa espera pagar cada vez que planifica un presupuesto.
Por ejemplo, si una empresa tiene una máquina antigua que parece que
deberá reemplazarse durante el próximo año, se considerará un costo
futuro.
Como no se sabe exactamente cuándo dejará de funcionar, se incluye en el
presupuesto como costo futuro para poder tener suficiente dinero en el
presupuesto para cubrir los gastos de una nueva máquina.

Ventajas
Comunicar metas

Brinda una manera de establecer y también comunicar las metas

financieras para el próximo año, pudiendo usarse para responsabilizar a los
empleados y a la gerencia de lograr dichas metas.

Prepararse para imprevistos

Brinda una oportunidad para que las empresas se preparen en caso de
circunstancias imprevistas.
Por ejemplo, una empresa puede establecer sus objetivos de ingresos y
gastos planificando tener suficiente rentabilidad como para guardar dinero
en un fondo para crisis.

Este fondo podría utilizarse en caso de una recesión económica, la pérdida

de un gran proveedor o de un cliente frecuente, o cualquier otro tipo de
problema comercial que también pudiera afectar negativamente el flujo de
efectivo de la compañía.

Rastreo de ingresos y gastos

Ayuda a mantener un seguimiento de los ingresos y gastos. Controla los

gastos mientras alienta a trabajar duro y lograr el objetivo de ventas.
Las empresas preparan un cronograma para comparar el presupuesto con
los resultados financieros reales de cada mes, o cada trimestre, para así
ver cómo el desempeño real de la empresa persigue los objetivos
presupuestados.

Desventajas
Las empresas deben poder mantenerse en contacto con el estado financiero
actual de la empresa para tener éxito, así como proyectar lo que esperan
en los próximos meses para poder planificar los ingresos y gastos del
próximo año.

Determinar objetivos

Es importante establecer objetivos presupuestarios a un nivel lo

suficientemente alto como para que el mercado y los inversores perciban a
la empresa como líder y triunfadora.
Sin embargo, se deben mantener los objetivos a un nivel lo suficientemente
realista como para no crear una percepción negativa si no se logran los
objetivos.
Ejemplos

-Líneas presupuestarias

El presupuesto operativo debe reflejar las actividades en la empresa, al

igual que el plan de cuentas contables. Un ejemplo de su estructura es el
siguiente:

Ventas

– Venta de producto/servicio no. 1

– Venta de producto/servicio no. 2
– Venta de producto/servicio no. … Venta estimada para cada
producto/servicio.

Costos variables

– Costo de mercancía vendida.

– Costos de ventas directas.
– Comisiones de ventas.
– Mano de obra directa.
– Costos de transporte.

Costos fijos

– Salarios para el personal en tiendas y oficinas.

– Alquiler.
– Electricidad, agua.
– Mantenimiento de edificios.
– Limpieza.
– Gastos de viaje.
– Teléfono estacionario.
– Teléfono móvil.
– Conexión a Internet.
– Alojamiento y actualización del sitio web.
– Marketing y publicidad.
– Seguros.
– Gastos de arrendamiento.
– Compras menores.
– Mantenimiento de equipos.
– Contador.
– Abogado.
– Otras consultorías.
– Gastos inesperados (5% de los gastos).

Gastos no monetarios

Aunque estos gastos no afectan el flujo de efectivo, afectarán el

desempeño en el informe financiero de resultados.
– Depreciación.
– Equipos de computación.
– Planta / edificios.
– Maquinarias.

-Agrupación del presupuesto

Las empresas eligen agrupar el presupuesto de diferentes maneras. Por

ejemplo, según el tamaño, la estructura, el tipo de negocio y otras
consideraciones.
Por ejemplo, se puede decidir agrupar un presupuesto por divisiones, con
categorías como dirección, finanzas, planta o informática. Cada una de
estas secciones tendrá los mismos componentes, como nómina, honorarios,
gastos de computación y de oficina.
Algunas empresas preparan su presupuesto por centro de costo o
departamento, en lugar de divisiones.
En una empresa manufacturera podría ser el departamento de fabricación o
el departamento de mantenimiento. Estos departamentos son responsables
de los gastos operativos directos y no tienen participación sobre la parte de
generación de ingresos del negocio.
Para este tipo de presupuesto es difícil calcular la ganancia de cada centro
de costo, porque requiere que se le asignen ingresos y gastos generales.