PROLOGO

Actualmente en nuestro entorno como estudiantes de ingeniería civil

desconocemos muchos aspectos de la contabilidad, y con esto todos los beneficios que
nos puede traer saber su adecuado manejo; también somos conscientes de la deficiencia
que existe con respecto al correcto uso de las técnicas que la contabilidad nos ofrece,
tanto en nuestra vida personal como profesional y más aún si en un futuro queremos
formar una empresa, siendo la contabilidad nuestra base de apoyo para que la empresa
funcione de manera adecuada y no tengamos problemas económicos ni fracasos rotundos.

INTRODUCCION

OBJETIVO GENERAL

 Conocer la importancia de los procesos contables para la preparación de

los estados financieros de una empresa comercial.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Aprender sobre los procesos contables

 Identificar y aplicar los principios de contabilidad.
 Aprender el correcto proceso para realizar un buen estado financiero.
 Identificar las características de un buen proceso contable.
 Conocer nuevas formas de llevar un proceso contable.

¿QUÉ ES UN PROCESO CONTABLE?

La contabilidad es una función técnica de negocio responsable de registrar,

reportar y analizar la información financiera. Los propietarios de pequeños negocios
utilizan la contabilidad para determinar la rentabilidad de las operaciones de su empresa.
A medida que las pequeñas empresas continúan creciendo y expandiéndose, los procesos
y procedimientos de contabilidad podrían ser necesarios para mantener la información
financiera de la compañía. Estos generalmente se basan en el ciclo contable básico. El
proceso contable describe cómo fluye la información financiera a través de una empresa
y qué individuos son responsables de la información.
 El proceso contable es el conjunto de pasos que permite expresar a través de
estados financieros las operaciones económicas de una entidad u organización. Se basa
en la aplicación del principio de partida doble. Dicho ciclo es esencial para toda empresa
ya que gracias a ella podrán ver sus gastos e ingresos, y así realizar proyecciones,
evitando muchas veces crisis que pueden llevar al cierre de la compañía.
Existen 3 tipos de procedimientos contables:
 P. GLOBAL O DE MERCANCÍAS GENERALES
 P. ANALICO
 P. DE INVENTARIOS PERPETUOS
Registrar las operaciones en asientos de diario, en asientos de mayor o esquemas de mayor
y con los saldos que se determinan se elaboran la balanza de comprobación, estados de
resultados y balance general.

NORMAS BASICAS Y TECNICAS DE LA CONTABILIDAD

 Principios de contabilidad generalmente aceptados

Es el conjunto de normas fundamentales que deben tenerse en cuenta para efectuar

los registros contables de todas las actividades desarrolladas por las empresas o
personas para que la contabilidad cumpla sus fines u objetivos.

Normas Básicas:

Son el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones en que se debe basar la

información para que cumpla con sus objetivos. A continuación se describen las normas
básicas:

 Ente económico. Es la empresa, es decir, la actividad económica organizada

como una unidad, para la cual se deben controlar los recursos. Este debe
identificar y definir la empresa para que se esta sea diferenciable de las otras, cada
empresa es un sujeto individual, las cuales tienen personalidad jurídica propia.
Con independencia absoluta de las personas dueñas de la misma.
 Periodo. La empresa debe elaborar y presentar estados financieros para
determinados periodos, los cuales se deben definir con anticipación, de acuerdo
con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones. Ante la toma
decisiones, deben hacerse cortes convencionales que nos permitan enfrentar los
ingresos de un periodo con sus costos correspondientes. Por lo menos una vez al
año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico debe emitir estados
financieros, durante su existencia.

 Valuación o medición. Los hechos económicos que tienen lugar en las empresas
así como sus recursos se deben cuantificar en términos de la unidad medida, para
lo cual se aceptan los siguientes criterios: costo histórico, valor de mercado, valor
de reposición y valor presente.

a) Costo histórico: es el que representa el importe original consumido o en su

equivalente, en el momento de realización de un hecho económico.

b) Valor de mercado: o de realización represente el monto en efectivo, o en su

equivalente, en que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en
el curso normal de los negocios.

c) Valor de reposición: valor actual es el que representa el importe en efectivo o

en su equivalente, que demandaría la liquidación de un pasivo o la reposición de
un activo, en el momento actual.

d) Valor presente: o descontado representa el monto actual de ingreso o egresos

netos en efectivo.

 Continuidad. Los recursos y hechos económicos deben contabilizarse teniendo

en cuenta si el ente económico va a continuar o no funcionando en periodos
futuros. En caso de que el ente económico no vaya a continuar en marcha, la
información contable así deberá expresarlo. Este principio supone que todo
negocio opera sin interrupción desde su inicio, salvo especificación en contrario,
pensando que los dueños invierten su capital con el convencimiento de que la
 empresa tendrá una vida lo suficientemente larga, que les permita recuperar su
inversión y generar utilidades.
 Unidad de medida. Los recursos de la empresa y los hechos económicos deben
manejarse con la misma unidad de medida monetaria funcional; se entiende como
funcional el signo monetario de medio económico en el cual la empresa recibe
efectivo y lo usa.
 Importancia relativa o materialidad. La información contable debe mostrar
aspectos importantes de la entidad, susceptibles de ser cuantificados en unidades
monetarias. Es decir, un hecho económico es importante cuando por su naturaleza,
monto o circunstancias que lo rodean puede alterar significativamente las
decisiones económicas de los usuarios internos.
 Asociación. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada periodo los
costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros
simultáneamente de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un
ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generara beneficios o
sacrificios económicos en otros periodos, deben registrarse en la cuentas de
resultados en el periodo corriente.
 Realización. Un hecho económico se considera realizado cuando:

las operaciones y hechos que la contabilidad registra deben haberse realizado.

Se ha perfeccionado una transacción con terceros al adquirir derechos y asumir

obligaciones.Se han llevado a cabo transacciones internas a la entidad.

 Revelación plena. El ente económico debe informar en forma completa, aunque

resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar
correctamente su situación financiera, los cambios que esta hubiese
experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su
capacidad para generar flujos futuros de efectivo.
 Esencia sobre forma. Los hechos y recursos económicos se deben reconocer y
revelar, además de su forma legal, también por su esencia o realidad económica.
Cuando en virtud de una norma superior, los hechos Económicos no puedan ser
reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se deben
 indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición sobre la
situación financiera y los resultados del ejerció.
 Prudencia. Los hechos económicos deben medirse de manera confiable y
verificable. En su medición debe considerarse la probabilidad de que los ingresos
y ganancias de la entidad no se den anticipar, sobreestimar ni subestimar. Los
costos y los gastos contabilizados deben corresponder al periodo contable y las
perdidas, incluso las probables, deben contabilizarse cuando sean susceptibles de
cuantificación.
 Mantenimiento del patrimonio. Se considera que un ente económico genera
utilidad solamente después de que su patrimonio al comienzo del periodo se halla
mantenido o recuperado.
 Características y prácticas de cada actividad. La contabilidad debe diseñarse
teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las
características y practicas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus
operaciones, su obligación geográfica, su características y practicas de cada
actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicación geográfica,
su desarrollo social, económico y tecnológico.

Normas Técnicas:

El propósito de esta es regular el ciclo contable; es el proceso que debe seguirse para
garantizar que todos los hechos económicos se reconocen y transmiten correctamente a
los usuarios de la información.

 Reconocimiento de los hechos económicos. El reconocimiento es el proceso de

identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos
económicos realizados. Para que un hecho financiero realizado pueda ser
reconocido se requiere que corresponda con la definición de un elemento de los
estados financieros, que pueda ser medido, que sea pertinente y que pueda
representarse de manera confiable. La administración debe reconocer las
transacciones en la misma forma cada periodo.
 Implica que los hechos económicos se deben reconocer en el periodo el cual se
realizan, y no cuando se pague o se reciba el efectivo o su equivalente.
 Medición del valor histórico. Los hechos económicos se reconocen inicialmente
por su valor histórico, aplicando cuando fuere necesario la norma básica de la
prudencia. De acuerdo con las normas especificas, dicho valor, una vez
reexpresado como consecuencia de la inflación cuando sea el caso, debe ser
ajustado al valor actual, valor de realización o al valor presente.
 Moneda funcional. En Colombia es el peso. Cualquier hecho económico
realizado en otras unidades de medida se debe reconocer en pesos, para lo cual se
utiliza la tasa de conversión de la fecha en que tiene lugar la transacción.
 Provisiones y contingencias. Hace referencia a una situación, condición o
conjunto de circunstancias existentes, que impliquen duda respecto a una posible
ganancia o pérdida, la cual se despejara cuando uno o más eventos futuros tengas
lugar o dejen de ocurrir. Las contingencias son de tres clases:

Probables: contingencias respecto a las cuales la información disponible,

considerada en su conjunto, señala la posibilidad de eventos futuros.

Remotas: contingencias respecto a las cuales la información disponible,

considerada en su conjunto, indica baja probabilidad de eventos futuros.

Eventuales: contingencia respecto a las cuales la información disponible,

considerada en su conjunto, indica que no es posible predecir si los eventos futuros
tendrás lugar o dejaran de presentarse.

 Clasificación. Los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados

según su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas a adecuadas. El
plan contable debe incluir la totalidad de las cuentas de resumen y auxiliar en uso.
 Asignación: la asignación de los diferidos e intangibles recibe el nombre de
amortización; la de los recursos naturales, agotamiento; y la del costo de las
propiedades, la planta y el equipo se denomina depreciación. En el cálculo de la
alícuota respectiva se deben usar bases que se puedan soportar técnicamente.
Cualquier cambio en los estimativos iniciales se de reconocer mediante la
modificación de la alícuota correspondiente en forma prospectiva, de acuerdo con
los nuevos estimativos. Previo ala preparación de los estados financieros se deben
efectuar los ajustes necesarios para observar la norma técnica de asignación.
 La administración del ente económico debe verificar, antes de la emisión de los
estados financieros, el cumplimiento de las afirmaciones, explicitas e implícitas,
en cada uno de sus elementos. Las cuales se derivan de las normas básicas y de
las técnicas.

 La verificación de las afirmaciones: hace referencia a:

Integridad: reconocer de todos los hechos económicos realizados.

Existencia: registro de todas las transacciones realizadas durante el periodo, y

existencia de los activos y pasivos en la fecha de corte.

Valuación: reconocimiento de todos los elementos por los valores apropiados.

Presentación y revelación: clasificación, descripción y revelación de todos los

hechos económicos en forma correcta.

Derechos: representación de los activos probables beneficios económicos futuros

obtenidos por el ente económico en la fecha de corte.

Obligación: representación de los pasivos de probables sacrificios económicos

futuros a cargo del ente económico en la fecha de corte.

Toda información conocida después de la fecha de cierre y antes de la emisión de los

estados financieros, se debe reconocer en el periodo objeto de cierre, siempre y cuando
proporcione evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de la fecha de cierre.

Antes de la emisión de los estados financieros de final de periodo se debe efectuar el

cierre contable, lo cual implica el cierre de las cuentas de resultado y el traslado de su
saldo neto a la cuenta respectiva del patrimonio.

1.- Identificación de las operaciones

El contador debe de introducir la totalidad de las operaciones económicas hechas por la

organización. Las operaciones que tiene que tener en cuenta son:
  Operaciones rutinarias.- Aquellas que se presentan de manera frecuente y
constante en las actividades de la organización. Estas a su vez se dividen en:
a) Básicas: son aquellas que sirven para la obtención de bienes o servicios de
la empresa. Generalmente se estipulan en ellas a los usuarios o clientes
externos.
b) De apoyo: sirven como soporte para la prestación de las operaciones
básicas. Acá se encuentran los usuarios o clientes internos y externos.
 Operaciones no rutinarias.- Son aquellas que no ocurren permanentemente en una
organización. En esta se estipula:
a) Los daños o pérdidas por casos inesperados.
b) Las pérdidas por fallos judiciales.
c) Las adquisiciones o remodelaciones.
d) Procesos de investigación para el desarrollo de nuevos productos o
servicios.

2.- Recolección de información recolección datos proceso contable

Esta se hace a través de los medios que se defina para cada una de las operaciones a usar.
El contador debe asegurarse que toda la información que se ha estipulado sea confiable.

3.- Clasificación y registro

Identificar transacciones u otros eventos financieros es el inicio del ciclo contable. Los
propietarios de negocios utilizan documentos escritos para rastrear la información
específica relativa a las transacciones financieras. Estos documentos clasifican las
operaciones y suelen incluir información específica acerca de acontecimientos
económicos. Los propietarios también utilizan esta información para tener un registro
histórico de las transacciones comerciales. Una vez que cada transacción esté identificada
y clasificada, la información se registra en el libro mayor de la empresa.

El registro de las transacciones es el proceso físico del ingreso de datos financieros en el

libro mayor de la empresa. Las pequeñas empresas pueden utilizar libros de contabilidad
manuales o automáticos en sus operaciones comerciales. La contabilidad manual requiere
que los dueños mantengan varios libros de papel para registrar transacciones financieras.
Los programas de contabilidad proporcionan a los propietarios un proceso electrónico
para el registro de las operaciones y el mantenimiento de la información financiera. El
registro de las transacciones puede exigir a los propietarios que preparen asientos de
diario basándose en documentos de transacciones financieras.

La clasificación y el registro de toda la información se genera en los asientos de

contabilidad. Se llama así al esquema basado en el principio de partida doble (causa –
efecto) la cual tiene dos tratados: el deber y el haber. El deber o cargo se coloca a la
izquierda del cuadro, mientras que a la derecha de coloca el haber. Para la realización de
los asientos contables, el deber y haber se combinan con las cuentas contables que son:

Reales o del balance: acá se registran las operaciones que afecten la situación financiera
de la empresa (Activos, pasivos, patrimonio).

De resultados, de ganancias y pérdidas o nominales: en ella se registran las operaciones

que afecten los resultados financieros de la organización (Ingresos, costos y gastos).

4.- Resúmenes intermedios

Los resúmenes intermedios son aquellos que producen los estados financieros que
permitirán informar a los usuarios internos y externos de los recursos que tiene la
empresa. Estos resultados se registran en dos clases de libros: los libros auxiliares y los
libros principales (Libro diario, Columnario, Libro mayor y Balances).

La salida final del ciclo contable es la preparación de informes y estados financieros.

Estos informes y estados proporcionan a los propietarios información acerca de la
eficiencia y la rentabilidad de las operaciones comerciales. Los dueños a menudo utilizan
dicha información para tomar decisiones para mejorar el rendimiento operativo. Los
dueños también pueden utilizar esta información para obtener financiamiento externo
para el crecimiento y la expansión de la empresa.

5.- Estados financieros

Estados financieros en procesos contables son el producto final del estado contable y tiene
como objeto presentar la información financiera a los jefes de la empresa para que puedan
tomar decisiones económicas eficientes. La información que se encuentra en los estados
financieros se enfoca en la rentabilidad, posición financiera, capacidad de crecimiento y
el flujo de fondos.
Estos comprenden cinco partes, balance general, estado de resultados, estado de cambios
en el patrimonio neto y estado de flujos de efectivo.

Balance general: en muchos sentidos, esto es una radiografía del estado de una empresa
en un plazo de tiempo determinado.

Estado de resultados: Conocido también como estado de pérdidas y ganancias, registra

tanto los ingresos como los gastos de la empresa.

Estado de cambios en el patrimonio neto: Comprende las razones de la variación en el

patrimonio de la empresa.

Estado de flujos de efectivo: comprenden las actividades de operación, las de inversión y

las actividades financieras. Mediante estas se verifica el impacto de las operaciones de la
empresa.

6.- Procedimientos de conciliaciones

Los procedimientos de conciliación aseguran que toda la información financiera esté

debidamente registrada en el libro de contabilidad de una empresa. Los propietarios
pueden también requerir conciliaciones cuando revisan información financiera interna
contra las facturas de proveedores, estados de cuenta bancarios y otros documentos
externos. Los procedimientos de conciliación aseguran que toda la información de los
negocios o financiera sea correcta y que los informes financieros incluyan información
precisa y válida.

7.- Procedimientos de revisión

Los procedimientos de revisión son una parte importante del proceso de contabilidad. Los
dueños implementan estos procedimientos para asegurar que la información financiera
preparada por los empleados sea correcta. Las organizaciones más grandes con
departamentos de contabilidad comúnmente utilizan un controlador o supervisor de
contabilidad para revisar el trabajo de un empleado. Este proceso de revisión puede
descubrir errores y requerir cambios antes de la publicación de información financiera a
los propietarios del negocio.

La importancia de las normas es que todo el personal que labora en las empresas, las
conozco para que en un momento dado llegue a un buen término el ciclo de registro de
las operaciones y así poder tomar decisiones más acertados sobre lo que debes y no debes
hacer dentro de una empresa.
Importancia del proceso contable

El proceso contable es la única vía confiable para determinar la rentabilidad de una

empresa. Solo siguiendo estos pasos se podrá ver el detalle de la rentabilidad de la
inversión que se está haciendo en un determinado negocio.

Asimismo, es lo que permitirá tener datos para tomar decisiones acertadas sobre la
operatividad del negocio, como qué rubros necesitan inyección de capital o cuáles deben
ser desechados.

Por otro lado, también tiene ventajas legales, debido a que permite tener al día
información que puede ser requerida por lo entes gubernamentales.

EL PROCESO CONTABLE Y SU AUTOMATIZACIÓN

Con los años, la mayoría de las tareas en una empresa se han visto afectadas por la
automatización de distintas maneras. En el caso de la contabilidad, no ocurre algo muy
diferente.

Cuando la informática se convirtió en una actividad popular, alrededor de 1981, los

sistemas de información contables se integraron en bases de datos.

De acuerdo con el tamaño y la naturaleza de la empresa, sus líderes deciden el nivel de

sistematización que emplearán en su contabilidad.

Algunas de las ventajas de automatizar el proceso contable son:

 Simplicidad

La mayor parte de los software que existen en el mercado, están pensados para que el
equipo de contabilidad pueda adaptarse fácil y rápidamente al sistema.

Además, incluyen modos rápidos de corregir las probables equivocaciones que se puedan
cometer.
  Rapidez

Es de los más evidentes beneficios de un sistema automatizado porque permite ubicar

entradas, cuentas o o cualquier otro dato contable, en cuestión de segundos.

Esto también conlleva una carga de comodidad, puesto que elimina la necesidad de cargar
con libros contables o carpetas.

 Facilidad de supervisión

La automatización contable permite tener, cuando se requiera, el panorama financiero del

negocio.

Asimismo, se puede comprobar y contrastar el comportamiento de cada cuenta en

cualquier momento del ejercicio económico.

 Copias de seguridad

Tener el sistema contable automatizado permite tener copias de toda la información con
mayor rapidez y facilidad de lo que significaría tenerlo manual. Como todo, esta
automatización también implica ciertos riesgos, entre los que se pueden mencionar:

 Virus informáticos

Los virus informáticos son un riesgo para cualquier dispositivo o sistema electrónico.
Los sistemas contables también son susceptibles de ser penetrados por un virus, con lo
cual se hace obligatorio protegerlos con fuertes medidas de seguridad. Este hecho
reafirma la enorme ventaja que reviste tener copias de seguridad y respaldo.

 Robo de información

El robo de información mediante el accionar de hackers, es otro riesgo natural de estos

sistemas.
 ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE
Entre las etapas del proceso contable se encuentran:

Identificación y análisis de la transacción

Se define el tipo de operación que se está realizando mediante los documentos fuente:
facturas, órdenes de compra, contratos, etc.

Esos documentos fuente deberían ser originales, puesto que sirven de respaldo a las
transacciones registradas.

Esas transacciones deben analizarse antes de cargarse en el sistema para determinar la

cuenta a la que pertenecen y el monto real a registrar.

Solo se ingresan las transacciones contables que pertenecen a la empresa.

Identificar cuentas
En la base de datos contable o el sistema contable que usa una empresa, hay una lista de
cuentas o conceptos en los cuales se incluirán las entradas.

Es importante que estas cuentas estén debidamente detalladas y sean lo suficientemente

específicas como para que reflejen, sin lugar a dudas, la naturaleza de la transacción.

En este momento se decide cuáles serán las cuentas en las que registrará la transacción.

Registro de la transacción
Se anota la transacción o entrada en el libro diario, en la medida en la que sucede, por lo
que resultará en un orden cronológico.

Para hacer estas anotaciones se utiliza, por lo general, el sistema de contabilidad de doble
entrada, en el que se reflejan las cuentas cargadas y las cuentas acreditadas.
Existen libros especiales en los que se anotan las transacciones que se repiten con cierta
frecuencia.

Publicación de la entrada
Se publican las entradas o transacciones en las cuentas individuales de los libros mayores,
con débitos a la izquierda y créditos a la derecha.

En el libro mayor se detalla cada cuenta.

Contabilización de saldos
Es el balance preliminar de todas las cuentas; se calculan los saldos y se totalizan los
saldos del débito y los del crédito.

Si el resultado al final de estas dos columnas es igual, entonces el balance está correcto.

Asiento de pérdidas y ganancias

Es el asiento de la totalización de ganancias y pérdidas del negocio.

Elaboración del balance de comprobación

Luego de determinar los saldos de las cuentas que se reflejan en el libro mayor, se procede
a verificar la exactitud de los registros.

Con este documento, se pueden reubicar los efectos de los ajustes, antes de registrarlos
en las cuentas.

Análisis de ajustes
En este momento los ajustes se anotan en el libro diario, basándose en los datos recogidos
en el balance de comprobación.

Una vez cumplido este paso, se pasan dichos ajustes al libro mayor. De esta manera, las
cuentas mostrarán saldos correctos y actualizados.

Presentación de los estados financieros

Se combinan las sumas en las diversas cuentas registradas y se presentan en estados
financieros.

Es decir, se reagrupa la información de la hoja de trabajo (o balance de comprobación), y

se elaboran: el balance general, el estado de resultados, el estado de flujo de efectivo, etc.

Cierre de la contabilidad
En esta fase se realizan acciones que permiten cerrar el ciclo de la contabilidad en un
ejercicio económico determinado.

Entre las operaciones que se ejecutan en esta fase se encuentran:

 Contabilización de las variaciones de existencias

 Periodificación contable
 Contabilización de las provisiones y de las pérdidas por deterioro
 Contabilización de las amortizaciones

En el cierre, se finaliza el ejercicio económico en los libros para que sirvan de soporte al
siguiente ejercicio fiscal. En esta etapa, se contabilizan los asientos en el libro diario para
cerrar las cuentas temporales de capital.

Esta información pasa luego al libro mayor, donde la utilidad y la pérdida neta pasan a la
cuenta de capital. Es el registro del final del ejercicio, en el que todas las cuentas
(acreedoras y deudoras), deben tener saldo nulo.

Balance de comprobación posterior al cierre

Es un paso posterior al cierre de las cuentas nominales. Es un procedimiento que permite
garantizar que el libro mayor esté balanceado para el inicio del siguiente periodo contable.

Es un balance que cuenta con Activos, Pasivos y Capital.

Balance de situación final

El balance de la situación final es el proceso que implica llevar las cuentas al libro mayor.
En la columna de activos se colocan las cuentas del haber y en la de pasivos, las del deber.
Este será el balance que se tomará en cuenta para hacer el balance de situación inicial del
siguiente ejercicio económico.

CONCLUSIONES

 Es fundamental que un proceso contable se haga de manera eficiente a que según

este se determinara si la empresa tendrá éxito o fracasara.

 La contabilidad s utilizada e muchas profesiones ya que esta permite llevar un

registro de datos financieros que permite conocer el estado de nuestra empresa.

 En la actualidad existen una variedad de programas y software que facilitan la

elaboración delos procesos contables facilitando el registro de los datos.