PLAN DE SISTEMAS

DE
INFORMACIÓN

COLEGIO “MATEMÁTICO
GAUSS”
 PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO
DEL PERÚ
Facultad de Ciencias de la Administración

TEMA: PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

DOCENTE: Mg. Martínez Bravo, Fermín
INTEGRANTES:
 ACEVEDO MARAVÍ, María de los Ángeles
Yovana.
 BALTAZAR URETA, Kristh Stiben.
 BELTRAN BERROCAL, Luis Junior.
 LORENZO VARGAS, Madeline Leslie.
 SALAZAR SALINAS, Susan Julehisi.
 SOTO TAIPE, Ursulina.
 VELIZ MONTERO, Franco.

Huancayo, Abril 2018

PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN

PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN:

INSTITUCIÓN EDUCATIVA PRIVADA
“MATEMÁTICO GAUSS”

HUALHUAS – HUANCAYO
PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN

I. OBJETIVO DE NEGOCIO

1.1 MISIÓN
 Institucional

Brindar a la niñez y juventud un servicio con excelencia académica y

calidad humana articulando el desarrollo de las competencias básicas en
los estudiantes a lo largo de su desarrollo hasta concluir su Educación
Básica Regular: Niveles de primaria y secundaria.

 Área de Sistemas de Información

Gestionar la información eficientemente para así cumplir con las

actividades institucionales, colaborar en la articulación del desarrollo de
competencias y por ende brindar el mejor servicio a los estudiantes y
padres.

1.2 OBJETIVOS
 OBJETIVO GENERAL
Gestionar eficientemente del recurso de la información de la
Institución educativa para los fines necesarios de las demás áreas
y usuarios de dicha información.

 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL ÁREA DE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN
PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
•Mejorar la calidad de la información.
•Promover la adquisición y desarrollo de mejores herramientas para
un sistema de información integrado.
•Gestionar la información para potenciar las capacidades cognitivas
de los estudiantes.
•Satisfacer los requerimientos de información confiable y consistente
de los usuarios (estudiantes, docentes y personal administrativo de la
institución) para mejorar la toma de decisiones.
•Tener acceso y disponibilidad a la información en el momento que
se requiera de manera confiable y segura

1.3 ESTRATEGIAS

Estrategias del área de sistemas de información

 Elaborar un plan de sistemas de información para después poder llevar su

implantación en el Centro Educativo Particular “Matemático Gauss”
 Con los sistemas de información satisfacer las necesidades y requerimientos de
los docentes, alumnos y padres de familia.
 Desarrollar con mayor facilidad los procesos informáticos y administrativos
gracias a la implantación de los sistemas de información.
 PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
1.4 ANALISIS Y DIAGNOSTICO DE LA ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL

1.4.1 ESTRUCTURA
Estructura organizacional actual:

PROMOTORIA

DIRECCION

ASESORAMIENTO APOYO
EJECUCION TECNICO PEDAGOGICA

PSICOLOGO DOCENTES ADMINISTRADOR

ENFERMERA CONTADOR

AUXILIARES DE EDUCACIÓN
ASESORES
SECRETARIA

COORDINADOR
ACADEMICO

PERSONAL DE SERVICIO

Estructura Organizacional propuesta:

 AREA DE GESTION PARTICIPACION
PEDAGOGICA (APAFA)

AREA DE
AREA EJECUCIÓN AREA DE
ASESORAMIENT
PEDAGOGICA APOYO
O

I.4.2
COORDIN AUXILIARE
PSICOL ADOR S DE DOCENTE PERSONA
ADMINISTR CONTAD SECRET
OGO ACADEMI EDUCACI S L DE
ADOR OR ARIA
SERVICIO

DIRECTOR
CO ÓN

PROMOTOR
BIBLIOTE

PERSONAL
INFORMACIÓN

TÓPICO CA

CARGO
PLAN DE SISTEMAS DE

ÁREA DE SISTEMA
DE INFORMACIÓN

ABORATORIO MANTENIMIEN
DE CÓMPUTO TO DE SISTEMA

1
1
N° DE
TRABAJADORES
PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
ASESORES 2
1
COORDINADOR ACADÉMICO
PSICOLOGO 1
PERSONAL DOCENTE 5
SECRETARIA 1
AUXILIAR DE EDUCACIÓN 1
AUXILIAR DE CÓMPUTO 1
TRABAJADOR DE SERVICIO I 1
TRABAJADOR DE SERVICIO II 1
(Portero Guardián)
TOTAL 16

1.4.3 FUNCIONES
Según el Reglamento Interno del Colegio (RI) del C.E.P. “Matemático
Gauss”, se establecen las funciones, deberes y obligaciones de los miembros
integrantes de la institución las cuales fueron aprobadas por el decreto
directoral del Colegio en el Consejo Directivo.

Promotor:

a) Coordinar con la Dirección, los lineamientos generales del C.E.P. en

cuanto a sus valores, perfil educativo, régimen administrativo, financiero y
académico; acorde con las leyes que norman el país.

b) Designar al Director(a) de la institución y comunicar al Ministerio de

Educación, acompañando los documentos requeridos.

c) Aprobar la Estructura Orgánica y el Reglamento Interno del Centro

Educativo, en coordinación con la Dirección General.

d) Hacer propuestas del personal al Director, docentes, administrativos y

auxiliares, de acuerdo al presente reglamento.

e) Elaborar el Presupuesto Anual del Centro Educativo, en coordinación con

la Dirección.

f) Establecer los sistemas de evaluación y control de los docentes y

alumnos.
PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
g) Establecer la dirección, organización, administración y funciones del
Centro Educativo.

h) Apoyar a la Dirección General en su trabajo y en las acciones que tiendan

a la Promoción de la Comunidad Educativa.

i) Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales sobre el régimen

económico, remuneraciones y beneficios sociales de los trabajadores.

Director:

a) Representar legalmente al Centro Educativo.

b) Formular, coordinar, ejecutar y evaluara el plan de trabajo con

participación personal jerárquico, docente, administrativo y apoyo de la
APAFA.

c) Organizar, dirigir y planificar el plan de supervisión Educativa.

d) Vela por el cumplimiento de los objetivos educacionales del buen trato de

los alumnos dentro y fuera del plantel.

e) Expone el programa de disciplina académica entre los padres, profesores

y alumnos.

f) Preside las reuniones técnico pedagógica y administrativas y otras

relacionadas con los fines del C.E.

g) Promover participación activa de los docentes, padres, educando y

comunidad en la conservación y mejoramiento, equipamiento de la
infraestructura.

h) Velar, estimular y evaluar el cumplimiento de las funciones de todos los

trabajadores.

i) Dirigir, coordinar, asesorar, supervisar y evaluar la labor del personal a su

cargo.

j) Cumplir y hacer cumplir el horario de trabajo establecido.

k) Formular el cuadro de necesidades de bienes y servicios.

PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
l) Ordenar y controlar la actualización del inventario físico de bienes.

ll) Velar para que los docentes conservar una adecuada ética profesional y
mantenga la rectitud y justicia a su alta función que desempeña.

m) Promover y mantener las relaciones humanas.

n) Informar y publicar mensualmente las inasistencias y aplicar sanciones

por incumplimiento de las mismas al personal a su cargo.

ñ) Aplicar sanciones a los alumnos.

o) Conceder permisos al personal docente, administrativo de acuerdo a ley.

p) Suscribir acuerdos o convenios con fines educativos.

q) Promover la realización de actividades educativas, culturales y deporte.

r) Autorizar excursiones y viajes de estudio dentro del ámbito provincial y

departamental.

s) Mantener relaciones de trabajo con

Asesores:

a) Participar en las reuniones de organización técnico pedagógicas del

plantel.

b) Velar por el cumplimiento de los objetivos educacionales y por el buen

trato a los alumnos.

c) Organizar y dirigir el servicio de Supervisión Educativa.

d) Establecer el horario de trabajo en coordinación con el director.

e) Promover con los Docentes estudios de investigación.

f) Coordinar con el desarrollo de la programación curricular con los

Docentes.

g) Presidir la comisión de elaboración del cuadro de distribución de horas.

PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
h) Reemplazar eventualmente a los profesores ausentes.

i) Otorgar estímulos al personal por acciones meritorias que prestigien al

colegio.

j) Apoyar la marcha disciplinaria del plantel.

k) Velar por que los docentes conserven una adecuada conducta frente a los
alumnos.

l) Promover y mantener las buenas relaciones humanas.

II) Aplicar sanciones a los alumnos de acuerdo a la ley del reglamento

interno correspondiente.

m) Mantener el nivel disciplinario con los alumnos.

n) Supervisar la evaluación de los alumnos.

ñ) Promover reuniones y acciones que permitan incrementar los

instrumentos auxiliares, el proceso educativo y generar nuevas estrategias en
la dirección de aprendizaje.

o) Revisar los registros de clases, recepciona las hojas informativas y

verificar su corrección.

p) Informar bimestralmente sobre los logros y dificultades a la Dirección.

q) Organizar los ambientes para los instrumentos auxiliares del proceso

educativo y velar por la conservación e incremento.

r) Promover las acciones de reforzamiento y/o de recuperación.

s) Coordinar acciones técnico pedagógicas por especialidades con los

profesores.

t) Elaborar el cuadro estadístico del rendimiento escolar de los alumnos

bimestralmente.

Coordinador Académico:
PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
Depende del Director y vela por la calidad académica de los docentes y sus
funciones son:

a) Elabora el programa anual de la coordinación y participa en la

elaboración y ejecución del Plan Anual de Trabajo.

b) Programa, ejecuta, evalúa el desarrollo de los currículos con las demás

áreas técnico pedagógicas.

c) Promueve la organización y ejecución de eventos de actualización para el

personal docente.

d) Propicia el trabajo cooperativo consecuente con los valores ético

profesionales, buscando la superación y revaloración de la labor docente.

e) Coordina con el Psicólogo y enfermera para la conservación socio-

emocional y de la conservación de la salud de los estudiantes.

Psicólogo:

a. Elabora, aplica e interpreta pruebas psicológicas a los alumnos.

b. Atiende y trata a los alumnos para su rehabilitación.

c. Participa en el proceso de selección de personal, aplicando test, encuestas,

entrevistas, etc.

d. Apoya el trabajo educativo que realizan el profesor tutor, docentes

asesores de OBE, etc.

e. Realiza otras funciones afines a su cargo y depende del Coordinador

Académico.

Del Personal Docente:

a) Participar en la elaboración, ejecución y evaluación del plan de trabajo

anual del colegio.
PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
b) Programar, desarrollar y evaluar las actividades curriculares, así como las
actividades de OBE y la Promoción Educativa Comunal (PEC)

c) Preparar material educativo con la colaboración de los educandos y

padres de familia.

e) Mantener actualizada la documentación pedagógica y administrativa de

su responsabilidad.

f) Participar en las acciones programadas de investigación y

experimentación de nuevos métodos técnicos de trabajo educativo.

g) Integrar las comisiones de trabajo y colaborar con la dirección del colegio

en las acciones que permitan el logro de los objetivos de educación
secundaria

h) Coordinar las acciones con el responsable de sección.

i) Atender a los educandos y velar por su seguridad durante el tipo que

permanecen en el colegio, incluyendo en las horas de recreo, higiene y
alimentación.

j) Detectar problemas que ofrecen el desarrollo del educando y su

aprendizaje.

k) Realizar acciones de recuperación pedagógica de sus alumnos.

l) Coordinar y mantener comunicación permanente, con los padres de

familia, sobre asuntos relacionados con el rendimiento académico y
comportamiento de los alumnos.

m) Preparar, aplicar y calificar puntualmente la evaluación que exige el

proceso de enseñanza o aprendizaje en el dictado de clases.

n) Asistir a todas las reuniones del personal docente, previa coordinación en

el nivel que se oferta.

ñ) El docente debe cumplir con su charla de acuerdo al Calendario Cívico

Escolar.
PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
o) Asistir con puntualidad al desarrollo de sus clases y no interrumpir antes
de tiempo.

p) Asistir a las reuniones a la hora señalada.

q) Abstenerse de realizar cualquier tipo de actividades con los alumnos

dentro y fuera del plantel. Sin autorización de la Dirección.

r) Los profesores, tutores o asesores formarán un comité de padres de

familia y alumnos en el mes de abril.

Secretaria:

a) Organizar la dependencia a su cargo.

b) Ejecutar acciones de matrícula y certificación de estudios.

c) Confeccionar la nómina de matrícula.

d) Redactar los documentos de comunicación que encarga el Director.

e) Mantener al día los archivos del colegio.

f) Reportar los fondos que se recauden por exámenes de aplazados y de

subsanación, certificados, pensiones de enseñanza de los alumnos.

g) Mantener un alto espíritu de orden, veracidad, seriedad, cortesía y buenas

relaciones.

h) Elevar el inventario de bienes y materiales educativos.

i) Centralizar las actas de evaluación.

j) Atender a los padres de familia y público en general.

k) Realizar otras funciones que le asigne el Director.

Auxiliar De Educación
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INFORMACIÓN
El Auxiliar de educación depende del Director, además del responsable del
OBE. funciones del auxiliar de educación:

a) Controlar el ingreso y salida de los alumnos.

b) Mantener permanentemente la disciplina, controlar la presentación

correcta de los alumnos y dirigir la formación.

c) Presentar el cuadro de inasistencia y tardanzas de los alumnos

Bimestralmente.

d) Informar diariamente actos de indisciplina a los responsables del OBE.

e) No permitir a los alumnos estar fuera del aula en horas de clase.

f) Reemplazar en forma eventual al profesor el lapso de inasistencia con

tareas simples.

g) Relacionar a los padres de familia con los problemas cuando el caso lo

requiera.

h) No otorgar permiso a los alumnos dentro o fuera del plantel sin previa
autorización de la Dirección

i) Remitir a la Dirección, la relación de inasistencia y retirarlos de cada

alumno afines del tercer Bimestre.

j) Tener una jornada laboral de 8 horas diarias.

k) Ingresará obligatoriamente 25 minutos antes de la hora normal de ingreso

al plantel y salida 25 minutos después de lo normal.

l) Estar presente en la realización y cumplimiento de actividades Cívico

Patrióticos que se organizan los sábados, domingos y/o Feriados.

ll) Propiciar el clima de cooperación, amistad y respeto entre: alumnos,

docentes, padres de familia, exalumnos y comunidad

m) Apoyar en la donación de material didáctico a solicitud de profesores.

n) Realizar otras funciones a fines a su cargo que se le asigne.

PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
ñ) Son responsables de la señal de cambio de horas de clases.

Auxiliar De Cómputo

a) Desempeñar eficientemente las tareas que le asignen el Director o Asesor.

b) Velar por el buen estado y funcionamiento de los equipos de cómputo.

c) Ordenar los diskettes con Software, para su posible conservación.

d) Coordinar sobre los trabajos de digitación e impresión de las prácticas,

fast test, simulacros de admisión y las extensiones de aprendizaje.

Trabajador de Servicio I

a) Realizar todas las actividades que le encomienda el Director.

b) Efectuar el mantenimiento y conservación de la infraestructura del Centro

Educativo.

c) Mantener limpio y en buen estado los salones, oficinas, patios, servicios

higiénicos y el mantenimiento de los pisos de las aulas.

d) Reparar mobiliario que se deteriore por el uso de los educandos.

e) Llegar media hora antes, para tener las aulas limpias.

f) Controlar el ingreso de la puerta.

Trabajador de Servicio II (Portero Guardián)

a) Vigilar y controlar la puerta, así como el ingreso y salida de materiales,

equipos, herramientas y demás enseres que ponen los trabajadores del
plantel y los alumnos en general.

b) Mantener las puertas de acceso de los alumnos bajo llave, excepto en

horas de ingreso o salida.

c) Permitir la salida de los alumnos con autorización de la Dirección.

PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
d) Cumplir con el horario establecido registrando su asistencia, según el
turno de trabajo.

e) Rondar permanentemente el área del centro educativo.

f) Constatar el estado de chapas, puertas, ventanas, candados y otros medios

de seguridad del plantel.

g) Asumen plena responsabilidad en casos de robos y pérdidas.

1.4.4 CONTEXTO
El diagrama de contexto muestra la relación existente entre la Institución
Educativa Particular “Matemático Gauss” y su entorno (sectores públicos,
privados, organismos internacionales, entre otros), así como los requerimientos
de información (proporcionada por las fuentes) y la información producida por
ésta (empleada por los usuarios).

Debido al flujo de información existente en la Institución, y a la relevancia

existente entre las actividades educativas, así como de formadoras, el diagrama
de contexto institucional se dividió de la siguiente manera:
PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
Figura N° 2.1: Diagrama de Contexto Institucional, el que representa
el flujo de información de la institución con otras instituciones públicas
y/o privadas.

Diagrama de Contexto Institucional (Figura 2.1)

MINISTERIO DE
EDUCACIÓN
(MINEDU) - SIAGIE
UGEL HUANCAYO INF. DE INF. DE
DREJ: Dirección Regional de
REPORTE REPORTE
Unidad de Gestión Educativa Local Educación Junín
INF. DE
Huancayo SISTEMA

INF.
INF. COMPARTIDA
COMPARTIDA
MUNICIPALIDAD MUNICIPALIDAD
DISTRITAL HUALHUAS PROVINCIAL HUANCAYO

INF. REPORTE INF. REPORTE

UNIVERSIDADES UNIVERSIDADES
ESTATALES PRIVADAS

COLEGIO INF.
INF. REPORTE /
“MATEMÁTICO GAUSS”
REPORTE / REGISTRO
SUNAT REGISTRO
RENIEC

INF. REGISTRO
COLEGIOS INF. REGISTRO COLEGIOS
ESTATALES PARTICULARES

INF.
COMPARTIDA

INF.
REPORTE
INSTITUTOS DE ACADEMIAS PRE-
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIAS
INF. REPORTE INF. REPORTE

INF. INGRESOS
Y PAGOS
PNP – Distrito de Cajas APAFA: Asociación de
Padres de Familia

CAJA HUANCAYO
PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN

1.4.5 PROCESOS
Los procesos que se realizan en la I.E.P. "Matemático Gauss" se encuentran
agrupados de acuerdo a los procedimientos y sucesivamente a las tareas que se
cumplen en la institución.

Procesos Estratégicos:
P1: Gestión de la dirección

Procesos Misionales:
P2: Matricula

P3: Enseñanza de Aprendizaje

P4: Evaluación de la Enseñanza (Registro de Nota)

P5: Supervisión de la Enseñanza

P6: Tutoría

Procesos De Apoyo:
P7: Trámite documentario (pagos)

P8: Requerimiento de personal

P9: Control de asistencia de alumnos y docentes

P10: Mantenimiento de la infraestructura

P11: Emisión de certificados

I.5 ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO DEL DESARROLLO INFORMÁTICO

1.5.1 DESCRIPCION DE APLICACIONES EXISTENTES
La Institución Educativa Privada "Matemático Gauss" hace uso del sistema
SIAGIE (Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución
Educativa), que fue desarrollado por el Ministerio de Educación.
PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
El SIAGIE es el aplicativo informático que el Ministerio de Educación pone a
disposición de las instituciones educativas públicas y privadas a nivel nacional
con el fin de gestionar la información de procesos como: matricula, asistencias y
evaluación de estudiantes. El sistema SIAGIE permite a "Matemático Gauss"
crear una base de datos con registros históricos de los alumnos a partir de la cual
se podrá generar nóminas de matrícula, fichas únicas del educando, lista de
alumnos, registros de evaluación, boletas de notas, actas de evaluación y demás
documentos necesarios para la gestión administrativa de la institución educativa.

El SIAGIE permite manejar la información de manera precisa y oportuna (en los

procesos involucrados: matrícula y evaluación) y la construcción de base de
datos.

La herramienta informativa SIAGIE se apoya en otros sistemas de información

tales como: RENIEC y ESCALE (Estadística de la Calidad Educativa).

Sin embargo, cabe mencionar que este sistema tiende a saturarse en las fechas
que el ministerio pone para subir las notas debido a que cubre una gran cantidad
de datos generando incomodidad de los usuarios que requieren saber de esta
información en el momento creando demoras. Esto genera la necesidad de un
respaldo para un adecuado control.

MÓDULOS:

ADMINISTRACIÓN IE:

 Actualización de datos.
 Configuración de año escolar
 Registro de personal de la IE
 Seguridad
 Talleres
 Asignación de Personal

ESTUDIANTES:

 Registro de estudiantes
 Retiro de estudiantes
PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
 Traslado a extranjería
 Cambio de sección
 Ingreso/Reingreso de Estudiantes

MATRICULA:

 Estudiantes por sección

 Gestión de traslados
 Nómina de Matricula
 Reportes
 Matricula

ASISTENCIAS:

 Asistencia mensual a la IE.

EVALUACIÓN:

 Acta consolidad de evaluación

 Cierre del registro de calificaciones
 Reportes
 Postergación
 Registro de apreciaciones del tutor
 Evaluación SIAGIE EBE.

UGEL:

 Administración UGEL
 Reportes

PREGUNTAS FRECUENTES CONTACT CENTER SIAGIE:

 Tipos y Recomendaciones para el Especialista UGEL

 Preguntas y Respuestas Usuarios SIAGIE
 PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
INFORMACIÓN AL USUARIO:

 Todo sobre SIAGIE

 Marco Legal
 Comunicados
 Mesas de Ayuda Descentralizadas
 Ayuda Técnica

1.5.2 DESCRIPCIÓN DEL ENTORNO INFORMATICO

Luego de haberse identificado los sistemas de información existentes, se
procedió a realizar un inventario del campo informativo con el que cuenta la
institución educativa, obteniéndose así lo siguiente:

TIPOS DE EQUIPO
INTEL ® INTEL ® CELERON®
DEPENDENCIA CELERON® CPU 430 @1.80 GHz, BIZHUB 222
IMP EPSON L575
CPU 1000 M 1799 MHz, 1 CONICA
Multifuncional
@1.80 GHz, procesadores principales, MINOLTA
1800 MHz 1 procesadores lógicos
DIRECCION 1 Laptop 1 impresora 1 fotocopiadora

LABORATORIO
6 computadoras 1 impresora
DE COMPUTO

1.5.3 DIAGNOSTICO DEL DESARROLLO DEL SISTEMA DE

INFORMACIÓN
Teniendo en cuenta el modelo de Nolan, el sistema de información con el
que cuenta la institución se encuentra etapa:

INICIO al culminar una minuciosa información se llegó a un análisis que la

institución educativa muestra las siguientes características:

❖ En el 2016 inicia con la compra de 6 computadoras lo cual realizan en

clases para los alumnos dentro de las aulas.
❖ No cuenta con una adecuada administración la cual es muy escaza ya que
el personal no es capacitado, para los manejos requeridos de la información
dentro de la institución
PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
❖ Su primer uso del sistema de información es del SIAGE, sistema
desarrollado por el ministerio de educación; en la cual se realiza la matrícula
de los estudiantes, evaluación de los alumnos, datos de la institución,
registro de vacantes, etc.
❖ Cuenta con un pequeño departamento y el apoyo del sistema de
información es el área de contabilidad y administración.
PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN

II. IDENTIFICACION DE NECESIDADES Y

DESCRIPCION DE LOS SISTEMAS DE
INFORMACION

2.1 NECESIDADES DE INFORMACION

En función a las entrevistas efectuadas al promotor, director, al responsable del
laboratorio de cómputo, se identificaron las carencias de información y a partir
de ello presentamos una lista de requerimientos, las cuales, al cumplirse,
permitirán desarrollar sus actividades en forma eficiente y eficaz, como:

USUARIOS INTERNOS

 Estudiantes:
 Contar con la información confiable y oportuna de sus calificaciones,
asistencia, de su progreso académico, la misma información a la que
podrán acceder los padres de familia.
 Contar con un adecuado sistema educativo que permita proporcionar
materiales académicos virtuales tales como (compendios, libros,
prácticas, tareas, etc.)
 Docentes:
 Contar con una base de datos actualizada de los estudiantes que tienen
a su cargo, que les permita tener acceso a información como:
nombres, apellidos, código de matrícula, N° DNI, entre otros datos.
 Contar con un sistema adecuado que le facilite el registro de notas y la
obtención del promedio de los alumnos. Que sirva como respaldo
debido a que el sistema SIAGIE muchas veces se satura.
 Contar con un banco de datos de los padres de familia o tutores para
mantener la debida comunicación para asuntos referentes a los
estudiantes.
 Personal Administrativo
PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
 Contar con un banco de datos de uso gerencial (estratégico),
coordinación y control (táctico), técnico-operacional, inter-
institucional.
 Tener acceso simultáneo a todas las bases de datos de la institución
educativa.
 Contar con un directorio actualizado de empresas e instituciones
relacionadas con nuestra institución.
 Contar con una base de datos actualizada de la situación académica y
del comportamiento de los estudiantes que le permita brindar, en
forma eficiente, servicios a los usuarios.
 Dirección
 Contar con información de los alumnos y docentes como: apellidos y
nombres, DNI, dirección, teléfono y demás datos relevantes.

 Contar con una base de datos actualizada de la asistencia de los

docentes, para los descuentos correspondientes en caso de llegar tarde
y no cumplir con los horarios establecidos.

USUARIOS EXTERNOS

 Padres de familia
 Contar de forma oportuna y confiable con la información sobre el
avance académico de sus menores hijos. Es decir, sus calificaciones
así también del comportamiento de los mismos.
 Contar con información del Cronograma y proceso de pagos de las
pensiones y matricula.

 Contar con información del cronograma de actividades a realizar por

la institución educativa.

 Contar con un cronograma de atención de los docentes hacia los

padres de familia.

 Ministerio de educación:
PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
 Contar con información de los alumnos (matricula, registro de notas,
datos personales) y de los docentes (curso que enseña, datos
personales), para la actualización de su base de datos de estudiantes a
nivel nacional.

 Universidades (nacionales y particulares),

 Contar con alumnos preparados para su formación universitaria.

 Universidades como la UNCP, PUCP, SAN MARCOS, UNI,

CONTINENTAL, UPLA, ALAS PERUANAS.

2.2 MODELO CONCEPTUAL DE DATOS

2.2.1 ENTIDADES
Con el propósito de elaborar la base de datos se identificó las
principales entidades que serán nuestra fuente de información y a la vez
los interesados en obtener la información que otra entidad le pueda
proporcionar, es decir a través de estas entidades se buscara la
integración de la información con su propagación y uso compartido.
Entidades técnicas
 E01 – Estudiantes
 E02 – Docentes
 E03 – Personal Administrativo
 E04 – Padres de familia (apoderados)
 E05 – Cursos – (Asignaturas)
 E06 – Matriculas
 E07 – Evaluaciones
 E08 – Control de asistencia
 E09 – Recibos
 E10 – Pensiones
 E11 – Certificados de Estudio
 E12 – Documentos administrativos (Gestión)
2.2.2 AGUPACIÓN DE ENTIDADES
• G01- Académico
 PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
• G02- Administrativo
A. Descripción de los grupos de entidades.
G01- Académico
Agrupará a las entidades que contengan información relacionada
al aspecto académico.
 E01 - Estudiantes
 E02 - Docentes
 E03 - Personal Administrativo
 E04 - Padres de familia (apoderados)
 E05 - Cursos (Asignaturas)
 E06 - Matricula
 E07 - Evaluaciones
 E08 - Control de asistencia

G02- Administrativo
Agrupará a aquellas entidades que contengan información relacionada
al aspecto administrativo.
 E03 - Personal administrativo
 E09 - Recibos
 E10 - Pensiones
 E11 - Certificados de Estudio
 E12 - Documentos administrativos (Gestión)
ADMINISTRATIVO
PERSONAL
HORARIOS

TURNOS
GRADO

2.2.3 MODELO DE DATOS

Académico:
MATRICULA
PAD

E
 UDIANTES
S DE FAMILIA
PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN

EVALUACIÓN

CONTROL DE
ASISTENCIA
BIBLIOGRAFICO
MATERIAL
DOCENTES

CURSOS

Administrativo:

RECIBOS CERTIFICADOS DE
ESTUDIO

PERSONAL DOCUMENTOS
PENSIONES ADMINISTRATIVOS
ADMINISTRATIVO

CONTROL DE
CONVENIOS ADQUISICIONES EQUIPOS INVENTARIOS

REPORTES DE
ASESORIA
 PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN

2.3 ESPECIFICACIONES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

De acuerdo a las necesidades de información de la Institución Educativa, se cree
necesario el desarrollo de los sistemas de información:

 Sistema de información de control de asistencia de Docentes:

De acuerdo a la información recabada se tienen dificultades tanto para el
promotor y la dirección de la institución educativa llevar un control de asistencia
de docentes.
Para el desarrollo del sistema se tomarán datos personales como: Nombres y
apellidos, DNI, Dirección domiciliaria, Asignaturas a cargo, Correo electrónico,
Edad, Hora de ingreso – salida.
El sistema funcionará a través de un lector de Huella Dactilar Digital, que
proyectará la ventana en la cual se mostrarán los datos del docente (esta tendrá
una fotografía), hora de ingreso – salida. Esta información se almacenará en la
base de datos del Sistema, así se controlará los descuentos por faltas y tardanzas.

 Sistema de información Trámite Documentario – Administrativo:

En este sistema de información se basará en el TUPA de la institución educativa
(por el momento aún no cuenta con un TUPA) se describirá las secciones del
menú inicial del Sistema de Trámite Documentario - Administrativo. Se dividirá
en tres partes: a) Bandeja de Entrada de Documentos, b) Bandeja de Salida de
documentos y c) Bandeja de Documentos por recepcionar.
Estas ventanas muestran: el título de la bandeja (sea “a”, “b” o “c”), la cantidad
de documentos que existen, el listado de documentos ordenados y agrupados por
el tipo de documento, así como el código del trámite (seriación). El sistema
funcionará similar a una bandeja de Correo electrónico.

 Sistema de información control de asistencia de Estudiantes

Este sistema será parecido al Sistema de control de asistencia de docentes, se

pretende tener una tarjeta con Código de barras como primera propuesta o sino
un Código QR, dichas tarjetas serán de pertenencia de los estudiantes. Esta
PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
información puede ser brindada a los padres de familia, así como para hacer un
seguimiento en temas de tutoría a los alumnos con más faltas y/o tardanzas.

 Sistema de Aula virtual de la Institución Educativa:

El Aula Virtual es de control académico en el cual se utilizará la tecnología para

la interacción entre los profesores, alumnos y padres se familia. En ella se
pueden subir al Aula: tareas, información de las clases, videos, etc. En cuanto a
los padres de familia podrán ver las notas de sus hijos y enviar mensajes a los
docentes.

2.4 SISTEMA DE INFORMACIÓN DE NORMAS LEGALES (NORLEG)

PRIORIZACION DEL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACION

De acuerdo a las estrategias planteadas del área de sistemas de informaciones

es que se debe agilizar las necesidades y requerimientos de los docentes,
alumnos y padres de familia, es por ello que se propone el desarrollo dela
implantación del sistema de información en un periodo de corto plazo de 8
meses.

CORTO PLAZO:

 Sistema de información para el control de asistencia de docentes y

alumnos.
 Sistema de información para el Trámite Administrativo documentario.
 Sistema de información de Aula Virtual de la Institución educativa.

2.5 MODELO GLOBAL DE DATOS

El Modelo Global de Datos es la representación gráfica de las diferentes
aplicaciones propuestas, las que a su vez apoyarán funcionalmente al logro de
los objetivos de la institución.
 PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
Así mismo, el modelo global de datos, nos permite la visualización de la
interrelación de los sistemas con las posibles bases de datos o grupos de
entidades.

El modelo global de datos se muestra en la siguiente Figura: Modelo Global de

Datos.

COLEGIO “MATEMÁTICO GAUSS”

PROCESO DE APOYO
ATEGICO PROCESO MISIONALES

ección Supervisión de Trámite

Evaluación Requerimient Co
Matriculas documentari
de la Enseñanza y la Enseñanza o de personal as
o
Enseñanza Aprendizaje de
yd
Tutoría Mantenimiento
de la
Emis
infraestructura
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e S.I de control Aula virtual de
S.I control de
tario de asistencia la Institución
asistencia de
a. de Docentes Educativa
Estudiantes

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Cont E01 E02Doc E08Con E20Rep E05C
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de E11Gra Estudi E10Ho entes trol de ortes de E15Mat urso
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Estudio
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E13Pe E06M
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ones personal

III. DEFINICIÓN Y DESCRIPCION DEL ESCENARIO

PROPUESTO

3.1 ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS

3.1.1 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE GESTIONES DE LA

INFORMÁTICA
 Ingreso de datos e información en forma verídica evitando
inconsistencias para alimentar correctamente la base de datos.
 Realizar el mantenimiento de los sistemas de información, y también
de los equipos de cómputo y tecnologías de información.
 Encargarse de transferir información oportuna y confiablemente a
todos los niveles de la institución educativa.
 Realizar la instalación y actualización del software de manera
oportuna y cuando se requiera.

3.1.2 PROCEDIMIENTOS Y ESTRATEGIAS DE GESTIONES DE LA

INFORMACIÓN
El área de Sistemas de Información que deberá desarrollarse en la
institución educativa deberá ser el responsable de la gestión de la
información, utilizando diversas herramientas como las TIC’s. El
objetivo principal de ello es mejorar la calidad del servicio de la
información con beneficio a la institución y a los usuarios de dicha
información.

Por tanto, el personal a cargo debe adoptar las estrategias que

permitirán estar en concordancia con la tecnología a utilizar. Dichas
estrategias comprenderán un conjunto de actividades a continuación:

• Revisión constante el Plan de Sistemas y adecuarlo según los cambios

tecnológicos (estar a la vanguardia).
 • Fomentar la participación de los colaboradores (personal
administrativo y docente) de la institución en relación al manejo de la
información.
• Capacitar a los trabajadores en el uso de los Sistemas de Información.
• Realizar reuniones semestrales para la evaluación del costo-beneficio
de implantar y hacer uso de los sistemas de Información.

3.2 SOPORTE FÍSICO, LÓGICO Y COMUNICACIONES

3.2.1 SOPORTE FÍSICO

Con la finalidad de dar soporte al desarrollo de los sistemas de información
propuestos, y apoyar a las diversas actividades que se realizan en la institución,
se propone la adquisición de nuevos equipos físicos los cuales serán de gran
ayuda para un mejor desempeño en la institución, el cual la implementación será
en un plazo de 8 meses.

Entre los equipos de cómputo a adquirir, tenemos:

a) Microcomputadora (TIPO A): USUARIO PRINCIPAL

Procesador: INTEL CORE i5
Memoria: 4GB
Disco Duro: 1 TB
Puerto serial: 2
Puerto paralelo: 1
Puertos USB: 5
CD-ROM: Lectora
Escritura: 64x de velocidad
b) Microcomputadora (TIPO B): USUARIO ADMINISTRATIVO

Procesador: INTEL ® CELERON® CPU 1000 M @1.80 GHz, 1800 MHz

Sistema operativo: Microsoft Windows 7 Ultimate

Memoria física instalada (RAM): 4.00 GB

Memoria física total: 3.24 GB

 Memoria virtual total: 6.47 GB

Disco Duro: 500 GB

Puertos USB: 5

CD-ROM: Lectora

Escritura: 64x velocidad

c) Clientes terminales: (TIPO C): USUARIO ACADEMICO

Procesador: INTEL ® CELERON® CPU 430 @1.80 GHz, 1799 MHz, 1

procesadores principales, 1 procesadores lógicos

Modelo del sistema: HP 1000 Notebook PC

Memoria física instalada (RAM): 2.00 GB

Memoria física total: 1.89 GB

Memoria virtual total: 3.70 GB

Disco Duro: 500 GB

Puertos USB: 3

CD-ROM: lectora

Escritura: 64x velocidad

De acuerdo a las características especificadas, y en base al campo informático

existente se cree conveniente contar con los siguientes equipos:

 3 PC DE “TIPO A”
 2 PC DE “TIPO B”
 1 PCs DE “TIPO C”
 Estas computadoras serán distribuidas de la siguiente manera:

COMPUTADORAS
TIPOS
OFICINAS TIPO A TIPO B TIPO C
ALTA DIRECCION
 Directorio 1 computadora
 Secretaria General 1 computadora
DIRECCION
ADMINISTRATIVA
 Administración 1 computadora
 Contabilidad 1 computadora
 Unidad de Sistemas 1 computadora
e Informática
DIRECCION
ACADEMICA
 Coordinación de 1 computadora
inicial, primaria y
secundaria

TIPO A:

1 computadora para la Dirección

1 computadora para administración

1 computadora para la unidad de Sistemas de información

TIPO B:

1 computadora para Secretaria General

1 computadora para el área de Contabilidad

TIPO C:

1 computadora para la coordinación de inicial, primaria y secundaria

Y de acuerdo a las características especificadas, y en base al tipo de información

que procesan, se cree por conveniente adquirir impresoras, las cuales las
clasificamos en 2 tipos:
 a) Matriz de punto (TIPO A)
b) Laser para grupos de trabajo (TIPO B)

IMPRESORAS
TIPOS
OFICINAS TIPO A TIPO B
ALTA DIRECCION
 Directorio 1 impresora
 Secretaria 1 impresora
General
DIRECCION
ADMINISTRATIVA
 Administración 1 impresora
 Contabilidad 1 impresora
 Unidad de 1 impresora
Sistemas e
Informática

TIPO A:

1 impresora para la Dirección

1 impresora para Secretaria General

1 impresora para la Unidad de Sistemas e Informática

TIPO B:

1 impresora para el área de Administración

1 impresora para el área de Contabilidad

COMUNICACIONES:

+ Modem síncronos

+ Router

+ Switching

+ Concentradores (HUB) de 16 puertos (BNC, RJ-45, AUI)

3.2.2 SOPORTE LÓGICO
SOFTWARE DE PRODUCTIVIDAD INSTITUCIONAL
1. Sistema Operativo de Redes:
Windows 8.1
Otro o combinación de los anteriores (Windows 7 (2016))

2. Sistema de Base de Datos

SQL Server
ORACLE

3. Sistema de Desarrollo Front End

Oracle Designer
SUIT DE .NET
4. Sistemas Intranet
Se trabajará el desarrollo de la Intranet institucional y podrá integrarse
con el SIE (SISTEMA INTEGRADO ESCOLAR H&O SYSTEM)

5. Software de productividad personal

 Se trabajará en Ambiente Windows 8/ Windows 7, por ser un sistema de
ventanas, fácil de usar y aprender que proporciona una interface para
pantallas gráficas.
 Como Procesador de Texto se podría seguir empleando el MS Word.
 Como Hoja de Cálculo se emplearía el Excel para Windows, por ser
programas productos completos, conocidos, que cuentan con soporte y que,
por lo tanto, satisfacen las necesidades de la Institución.
 Los sistemas y/o Bases de Datos de Usuarios podrían ser desarrollados en
Lenguajes de Programación: SQL o Access
 Para el uso del Sistema Geográfico se recomienda el empleo del ARC/VIEW
para Windows.

6. Aplicaciones Gráficas
Para aquellas aplicaciones donde se editen publicaciones se recomienda el uso
del Corel Page Maker.

7. Para Desarrollo de Web

Se propone las siguientes herramientas: Corel Web, Corel Base y Corel Java,
Front Page 2003, .NET, etc.

3.2.3 SOPORTE DE REDES Y COMUNICACIONES

Las redes informáticas son importantes ya que permiten compartir recursos e
información. Es decir, de la conectividad entre: Equipos computacionales (PC's,
Laptops, etc.).

La comunicación que se obtendrá de la red permitirá la integración de la

institución educativa facilitando el acceso a la base de datos.

Por tal motivo, la institución educativa tiene la necesidad de implementar una

red informática institucional, el cual funcionará bajo la arquitectura de “cliente
servidor”, donde se distribuirán los procesos operativos a los diferentes usuarios
con la finalidad de facilitar el acceso a bases de datos de los diferentes niveles de
la institución educativa.

Así, el esquema del diseño físico de la red se muestra en la Figura Nº 6, el cual

debería se acompañada por:

*Esquema del Centro de datos, que incluya los Servidores de Misión

Crítica y Servidores Distribuidos a los más de los dispositivos de Red y
Comunicaciones.

*Esquema de los Grupos de Trabajo por Campus, Edificios y pisos.

3.3 MÉTODOS Y NORMAS
El presente trabajo estará basado en la metodología de INEI
 IV. PLANES DE ACCIÓN

4.1 PLAN DE ACTIVIDADES

El siguiente expresa el cronograma del plan de actividades.

Actividades/Mes Diciembre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio

SISTEMA DE
INFORMACION A
MEDIANO PLAZO
Entrevista con la
dirección para conocer a X X
detalle la información.
Identificación de
X
entidades
Diseño de base de datos
Presentación del Sistema
de Información 1.0
(observaciones por parte
de la dirección)
Corrección de las
observaciones
Presentación del Sistema
de Información 2.0
Aprobación
Implantación
Mantenimiento del
Sistema de Información
Nivel Directivo, Nivel Operativo, Nivel Usuarios

4.2 PLAN DE RECURSOS

Para concluir con éxito el desarrollo de los sistemas de información se requiere
contar con recursos organizativos, humanos y físicos, de manera que éstos
cooperen al cumplimiento del proyecto.
a) Recursos organizativos:
Para el desarrollo de los sistemas de información se deberá conformar
grupos de trabajo, los cuales deben cumplir con las siguientes funciones:

Comité de Dirección
 Revisar y aprobar el análisis y diseño del sistema de información.
 Supervisar el trabajo realizado por el encargado del área de
sistemas de información.
 Revisar y corregir las posibles fallas en el proceso de
implementación del sistema de información.

Grupo de Trabajo
 Seguir los procesos establecidos en el plan de sistemas de
información.
 Efectuar el análisis, diseño e implementación del sistema de
información.

Grupo de Usuarios
 Facilitar y proporcionar la información requerida por el grupo de
trabajo.
 Revisar y opinar sobre el análisis, diseño e implementación del
sistema de información.
 Calificar el sistema de información propuesto.

b) Recursos Humanos:
El personal requerido para el desarrollo de los sistemas de información a
corto plazo está conformado por:

Comité de Dirección
 El director y a la vez Administrador de la Institución Educativa
Particular “MATEMÁTICO GAUSS”.

Grupo de Trabajo
Fase de análisis y diseño
 Docente a cargo del curso de Sistemas de Información Aplicada.
  Alumnos encargados de análisis, diseño e implementación de un
sistema de información para la Institución Educativa Particular
“MATEMÁTICO GAUSS”

Fase de programación e implementación

 Docente a cargo del curso de Sistemas de Información Aplicada.
 Alumnos encargados de análisis, diseño e implementación de un
sistema de información para la institución educativa Particular
“MATEMÁTICO GAUSS”.

Grupo de Usuarios
El personal docente de la institución educativa.
El personal administrativo.

c) Recursos Tecnológicos:
El equipo de cómputo requerido es el siguiente:

Fase de Análisis y Diseño

(4) Computadoras

(1) Servidor Principal: TIPO A

Procesador: Intel CORE I3
Memoria RAM: 4GB
Disco Duro: 500 GB

(3) Servidores de Apoyo: TIPO B

Procesador: Intel Core Duo
Memoria RAM: 3Gb
Disco Duro: 500 Gb

Fase de Programación
(1) Computadoras
Procesador: Intel CORE I3
 Memoria RAM: 4GB
Disco Duro: 500 GB
(1) Impresora matricial EPSON L- 565
Multifuncional de Inyección Epson EcoTank L565
Impresora - Copiadora – Escáner y Fax.
Sistema de Tanques de Tinta

WI-FI

USB

d) RECURSOS METODOLÓGICOS:
Se empleará la metodología del INEI: Fase de Análisis y Diseño.

4.3 PLAN DE FORMACIÓN

El presente plan de Formación (capacitaciones) se efectuará a corto plazo y está
dirigido a la alta dirección, área de sistemas de información y demás áreas
relacionadas.

Este plan estará dividido en tres niveles:

A) Formación para directivos:

Los temas a capacitar son los siguientes:

o Planificación en sistemas de información

o Metodología del INEI

o Manejo y control del sistema de información implementado.

B) Formación para profesionales:

 El personal del área de sistemas de información, debe capacitarse en:

o Metodología del INEI

o Comunicaciones

o Procesamiento distribuido, redes de área local, arquitectura cliente-

servidor.

o Mantenimiento de sistemas de información.

o Seguridad de sistemas de información.

C) Formación para usuarios:

Las capacitaciones dirigidas a los usuarios: docentes y personal administrativo.

o Manejo del sistema de información implementado.

V. Anexos
ANEXOS