DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO 9001 - (2028924)

Estudiante: Natalia Toapanta Lasso

CONFECCIONES S.A.

INFORME AA1 Con el propósito de aplicar y transferir el

aprendizaje desarrollado a partir de la comprensión e interpretación de las temáticas
tratadas en la presente actividad, realice un informe donde describa las actividades
que se desarrollan en un proceso normal de compras. En el informe además de
describir las actividades, debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos
de origen interno y de origen externo que se requieren o que se generarían en el
desarrollo del proceso

DESARROLLO

Proceso normal de compras esclarece lo siguiente: se hace

adquisición de insumos o bien llamados como materias primas, importantes para
función pertinente de una organización de ahí la relación con la gestión de calidades
de suma importancia; una entrada para muchos de los procesos, es el departamento
de compras desde la ISO 9001, procesos de carácter misionales como procesos de
carácter de apoyo que ejerce una organización. Su gestión impacta directamente
en los resultados que busca la empresa porque su importancia va ajustada
principalmente a los resultados económicos de la empresa, la calidad del producto
final, la satisfacción del cliente y la confianza del cliente interno respectivamente.

1. proceso de compras

Insumos de carácter indispensable a comprar

Los productos indispensables son aquellos que hacen parte del negocio pero con
ellos van relacionado aspectos negativos hacia el mismo, al identificar que
productos son indispensables se debe seguir una reagrupación de aspectos que
son característicos de dichos productos o servicio que comercializa la empresa, y
con ello entablar diferencias entre un producto indispensable y no indispensable,
también a qué proceso pertenece y el producto final, es importante resaltar si el
producto impacta, si se compra en paquetes, como también resultaría provechoso
mostrar cómo sería el carácter indispensable que estos poseen, si bien se puede
llamar índice de necesario.

Definir especificaciones del producto a comprar:

En toda organización se deben establecer y de forma definida la metodología y

responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los
proveedores para realizar las compras y que la metodología sea transmitida
al proveedor. Las especificaciones para el proceso de compra están encadenados
con requisitos de manera definida: Por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas,
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fechas, etc. Dichos requisitos son muy variables en función del sector y necesidades
dela organización.

Planear las compras:

A partir de la previsión de lo que se pretende vender, se abastece de lo que lo

principal que se necesita para así brindarlo de una mejor forma.

Mantener los puntos claros es lo que encamina a realizar acciones y con ello la
mejora en cuanto a negociaciones si de compras de habla con el proveedor a fin de
obtener descuentos, permite disminuir inconvenientes en el inventario que se realice
y aumentar el tratamiento que se le brinda al producto en comercialización, en caso
de las características entre ellos encajan materiales delicados y los que tiempo corto
plazo como los que se pueden vencerse estando en comercialización.

Evaluar y seleccionar proveedores:

Todas empresas u organización deben disponer siempre de una lista destacada en

donde se encuentran seleccionados los proveedores capaces de poseer funciones
suficientes para satisfacer las necesidades de compra que brinda la empresa.

Para dicha selección de un proveedor, la organización debe aplicar una evaluación

que permita resaltar las funciones de capacidad de hacer el suministro directo de
los productos para comercializar.

Realizar el trámite de compra:

Una vez ha sido seleccionado el proveedor, el Jefe de Compra elabora lo que se le

llama la "Orden de compra" y obtiene la autorización del ordenador del gasto,
asegurándose de contar con la aprobación de la Junta Directiva

Verificar el producto comprado:

Los productos que han sido entregados por los proveedores previamente
seleccionados deben seguir supervisión previa como ser verificados y/o
inspeccionados antes de ser incluidos en los procesos de la organización. Siempre
se debe realizar dicha acción antes mencionada al recibido solicitado, realizándose
una breve inspección, prueba, ensayo, entre otros aspectos necesarios del
producto. Una práctica muy útil es comparar lo especificado en la factura con lo que
se tiene en el espacio físico
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CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA:

INTERNOS / EXTERNOS

Documento donde se recopila las características específicas del producto o servicio

a vender, aspectos cuantitativos/cualitativos pertenecientes a dicho producto a
vender, producto a comprar, cantidad, criticidad entre otros Requisitos legales, y
normas internacionales, donde acoplan las características estándares que debe
tener cada producto.

Documento cargado con las metodologías del proceso de compra y sub

contrataciones. Catálogos de los equipos, necesarios para obtener el producto o/y
servicio a realizar. Documentos nutridos de los datos y resultados de la selección
y evaluación de proveedores que hacen parte de la empresa y los que están en el
proceso evaluativo. Hojas de seguridad, Hojas de utilidad de la materia prima o
insumos, con las cuales se obtendrá el producto o/y servicio.

Documento donde se describe tanto el producto como el plazo solicitado, así como
otros condicionantes (presupuestos, plazos de entrega, características del producto
etc.) Orden de compra, facturas y Registros de lo comprado Documento que
contengan la realización de los pedidos, como el proceso de la aprobación del
pedido.

INTERNO
Documento donde se recopila
las características específicas del producto o
servicio a vender, aspectos
cuantitativos/cualitativos pertenecientes a
dicho producto a vender, producto a comprar,
cantidad, criticidad entre otros
Documento cargado con las metodologías del
proceso de compra y subcontrataciones.
Documentos nutridos de los datos y
resultados de la selección y evaluación de
proveedores que hacen parte de la empresa y
los que están en el proceso evaluativo.
Documento donde se describe tanto el
producto como el plazo solicitado, así como
otros condicionantes (presupuestos, plazos
de entrega, características del producto etc.)
Documento que contengan la realización de
los pedidos, como el proceso de la aprobación
del pedido.
EXTERNO
Requisitos legales, y normas
internacionales, donde acoplan
las características estándares
que debe tener cada producto
Catálogos de los equipos,
necesarios para obtener el
producto o/y servicio a realizar
Hojas de seguridad, Hojas de
utilidad de la materia prima o
insumos, con las cuales se
obtendrá el producto o/y servicio.
Orden de compra, facturas y
Registros de lo comprado
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Los datos del pedido, los requisitos que

describen claramente el producto, para la
aprobación del producto, del sistema de
calidad, para la cualificación del personal,
procedimientos, procesos y equipo, el plazo
solicitado, otros datos como el presupuesto,
condiciones de entrega, requisitos para la
aprobación del producto
Documentos de las órdenes de
compra/subcontratación con la finalidad de
asegurar que los productos y servicios
cumplen con los requisitos especificados
Formato de la hoja de pedido de compra,
formato de la hoja de pedido de
subcontratación, formato de la hoja de
evaluación de proveedor, que son el registro
de la información solicitada a los proveedores
para su aceptación, formato de la hoja de no
conformidad de producto (para compras),
formato de la hoja de no conformidad de
servicio (para subcontrataciones).