COMO ELABORAR UN MANUAL DE COMPRAS El manual de Compras es uno de los elementos con el que debe contar toda empresa

como compendio formal de la estructura orgnica de la misma. Se puede afirmar que es la gua oficial para la organizacin y funcionamiento del rea de Compras. El manual de Compras es un compendio particular a diferencia del general, pues comprende a la organizacin del rea de Compras as como la definicin de las operaciones de la misma. Por esta razn el contenido del manual de Compras no se opondr al manual general establecido en la empresa y as se someter a sus disposiciones generales. Dentro del manual de Compras en la industria, se ha deseado incluir en un volumen central todos aquellos aspectos inherentes a la organizacin y operacin del rea, dividiendo por captulos aquellos aspectos que podran ser susceptibles de separacin en otros manuales, tales como los de organizacin, los de polticas, de operacin, de procedimientos, etc. Siendo esta separacin o concentracin nicamente de forma y por lo mismo acorde con los criterios que prevalezcan en los diferentes casos. La funcionalidad del manual de Compras se manifiesta por los aspectos que comprende, cuya finalidad consiste en elevar la eficiencia de la operacin, al definir responsabilidades y facultades de cada puesto, enmarcar acciones generales por medio de las polticas y al instruir respecto a las operaciones a desarrollar, sirve adems de medio coordinador entre las diversas reas de consulta para resolver conflictos de operaciones de carcter rutinario. Integracin del manual de Compras El manual de compras estar integrado por los captulos siguientes: 1. Introduccin. 2. Contenido. 3. ndice. 4. Organizacin. 5. Polticas. 6. Procedimientos. 7. Instrucciones tcnicas. 8. Circulares y/o boletines. Introduccin En esta seccin se incluye una breve descripcin de la importancia de contar con el manual para lograr el desarrollo de las actividades debidamente encuadradas, as como contar con una gua escrita que cubra los aspectos de organizacin y operacin de compras. Contenido. Se refiere a la divisin del manual en sus diversos captulos con una alocucin de lo que consistir cada uno de los aspectos que comprender. En este captulo se incluirn tambin instrucciones tcnicas relativas al manejo del manual en cuanto a codificaciones que identifiquen en las publicaciones la forma de sustituir hojas intercambiables, etc., adems

del formato o secuencia adoptado para la elaboracin de las publicaciones. El orden o formato que deber contener cada publicacin ser. Antecedentes o referencia. Objetivos. reas afectadas de compras. Definicin de trminos. Resumen. Responsabilidad de las reas involucradas. Desarrollo o trmite. Anexos. En algunos casos por la ndole de la informacin a publicar no ser posible apegarse a este orden, pero en trminos generales las publicaciones atendern esa secuencia como medida de informacin para conseguir la uniformidad. El manual estar presentado en carpetas, as como por sistema de hojas sustituibles o intercambiables y con separadores de fcil identificacin. ndice. Es conveniente establecer un ndice, ya sea formado de acuerdo a la materia objeto de la publicacin, por numeracin progresiva general o por numeracin particular. La ventaja del ndice permite una rpida localizacin de la publicacin deseada. Organizacin. Esta seccin comprende toda la informacin relativa a los lineamientos integrantes de la misma, tales como cuadros de organizacin (general y en particular de la gerencia), descripcin de funciones, listas de obligaciones, etc., con los cuales se asignan por escrito los deberes, responsabilidades y autoridad, correspondientes a todos los individuos componentes de la gerencia. Los principales puestos son: Gerente de Compras Comprador Activadores Asistente administrativo Analista de proveedores

(Si te interesa el tema, le puedo dar ms detalles de los puestos)

Polticas La seccin de polticas est destinada a incluir exclusivamente todas las polticas emanadas por la gerencia en las que en algunos casos sern preparadas en coordinacin con los representantes de las reas que integran la misma gerencia. Procedimientos En esta divisin sern incluidos todos los procedimientos originados en la misma rea de Compras. Los procedimientos representan el aspecto ms abundante dentro del manual, ya que establecen la secuencia de los pasos que han de seguir las operaciones de la gerencia, tratando de simplificar y orientar las labores respectivas. Instrucciones tcnicas

Son incluidas todas aquellas instrucciones que cubren mtodos de operacin y estn delimitadas a cubrir los aspectos de un rea o parte especfica. Circulares y boletines Este apartado comprende todas aquellas disposiciones de aplicacin general al personal de la gerencia, tales como medidas disciplinarias y administrativas, as como instrucciones concretas sobre determinados trmites de coordinacin con otros departamentos o reas de la empresa. Esto es lo que concierne a circulares. En cuanto a boletines, se refiere a aquellas publicaciones dirigidas a los proveedores en lo relativo a sus relaciones con la empresa y trmites o aspectos que deben conocer, para evitar confusiones y lograr expeditacin en las operaciones contractuales. Estos boletines deben estar presentes y debidamente ordenados e incluidos en el manual con la finalidad de que el personal de compras conozca y acuda a ellos en los casos particulares que as se requiera.

MANUAL DE COMPRAS

21 DE MAYO DE 2012 INTRODUCCIN

El departamento de compras es un rea de suma importancia para toda organizacin, ya que cumple con la funcin de cumplir las necesidades de bienes y servicios que se requieren para mantenerla funcionando y poder darle continuidad al trabajo que se desarrolla en la misma. Dicho manual se ha elaborado con el objetivo de que todo el personal est debidamente informado sobre el procedimiento a seguir en la adquisicin de bienes a ser utilizados en el desarrollo de las actividades que lleva a cabo la organizacin.

La utilidad de este manual se mantendr slo si se revisa peridicamente y se introducen los cambios que la dinmica funcional de la organizacin que requiere.

OBJETIVO DEL MANUAL Definir el sistema utilizado por CIBERVOZ MAXTEC S.A DE C.V.. Para desarrollar un adecuado y lgico procedimiento en la gestin de compras de equipos de la empresa y as mismo asegurar que los equipos a comprar cumplan con todos los requisitos de costo y de calidad necesario. JUSTIFICACIN El presente manual se realiza con el fin de lograr una buena eleccin de los productos a adquirir, tomando en cuenta los requisitos que se piden siendo estos la calidad y el costo. As tambin para que los empleados tengan una gua de cmo de realizar sus funciones y de esta manera se logre un trabajo ms eficiente en el rea.

OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Comprar los materiales para los propsitos buscados Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos. Asegurar la cantidad de materiales indispensables. Procurar materiales al precio ms bajo posible, compatible con la calidad y el servicio requerido. Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida. Proveerse de ms de una fuente, en previsin de cualquier emergencia que impida la entrega de un proveedor. Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias, inflacin o escases. Hacer el seguimiento del flujo de las rdenes de compras coladas.

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Adquisiciones Accin que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancas es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por ltimo aceptarlas. Guarda y Almacenaje Es el proceso de recepcin, clasificacin, inventario y control de las mercancas de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas). Proveer a las dems reas Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligacin proveer a las dems reas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.

PROCEDIMIENTO GESTIN DE LA COMPRA DE EQUIPOS

PROCEDIMIENTO.
NOMBRE: Gestin de compra de equipo OBJETIVO: Ddesarrollar un adecuado y lgico procedimiento en la Gestin de Compras de equipo y materiales FRECUENCIA: variable. NORMAS: -La compra de equipos sern realizadas, previo anlisis de la administracin y la aprobacin de la Direccin gral. -Las rdenes de Compra sern preparadas por una persona diferente a la que aprueba y a la que realiza los registros contables

CONCLUSIONES
Se dise un Manual de Procedimientos de solicitudes de Compra, basndonos en lo dispuesto por las normas y regulaciones vigentes en nuestra legislacin. Se determinaron las funciones de cada procedimiento relacionado con la actividad de solicitudes de compra, lo cual presupone una mayor eficiencia en la poltica de gestin de las solicitudes de compra en la organizacin.