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OPTIMIZACIÓN Y SIMULACIÓN DE PROCESOS

Actividad : Presentación de proyecto

Integrantes: Didsy Karina Barrientos Quintanilla
Graciela
Andrea

Catedrático: Carlos Cortes

29 de julio 2023
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Introducción
En el presente informe se formula una propuesta de mejoramiento en los tiempos de
autorización de una compra para la empresa Central de Ingenios de tal forma que pueda
reducir riesgos operativos y administrativos.
El propósito del trabajo es ofrecer una solución al problema encontrado en el proceso de
compras de la empresa, el cual se quiere mejorar para garantizar el abastecimiento óptimo de
productos y servicios que se requieren en cada área de la empresa.
La importancia de la gestión de compras radica en su contribución a la generación de
ganancias para la empresa, al impactar directamente en el costo de las mercaderías vendidas.
Adicionalmente, la gestión de compras puede generar una ventaja competitiva gracias a su
impacto directo en el nivel de servicio al cliente y la generación de valor por la incorporación
de nuevos materiales, procesos innovadores, la mejora en los tiempos de respuesta y la
flexibilidad por el fortalecimiento de las relaciones colaborativas con los proveedores, entre
otros.
Una tendencia importante es la incorporación del concepto de sostenibilidad en las compras,
con estrategias como el comercio justo y las compras verdes, que pueden contribuir a
fortalecer la imagen, el valor de marca y la reputación de las empresas. (UPN, 2021)
Antecedentes
El concepto de «compras» siempre ha existido. Quizá no de la misma manera regulada que
existe actualmente; pero personas y empresas siempre han tenido que comprar productos,
adquirir materiales y contratar mano de obra para ejecutar proyectos.
Si echamos la vista atrás, Roma no se construyó en un día, y por supuesto no se construyó sin
proveedores eficaces. Pasó lo mismo con las pirámides; alguna forma de estrategia de
aprovisionamiento se debió necesitar como parte de la cadena de suministro de un proyecto
de construcción de tal magnitud.
Si avanzamos en el tiempo, en un libro escrito por Charles Babbage en 1832 titulado On the
Economy of Machinery and Manufactures, se habla de la necesidad de introducir lo que él
denomina un «hombre de los materiales» en la industria minera. Afirma que el hombre de los
materiales debía ser alguien que seleccionara, comprara y supervisara los productos
empleados en un proyecto; básicamente lo que hace hoy en día un oficial de compras.
(Achilles, 2015)
Planteamiento del problema
Para un efectivo cumplimiento la empresa debe mantener la excelencia en el proceso de
compras que permita tener tiempos óptimos en el ciclo de compras, mantener relaciones a
largo plazo con los proveedores, partiendo de un principio: cuidar los fondos de la empresa,
comprando a un precio justo y sobre todo agilizar los procesos de solicitud y adquisición de
materiales y servicios.
No se debe olvidar que la función principal de compras es usar técnicas para disponer de
materiales en tiempos apropiados, no exceder los niveles de inventario porque esto genera un
coste de almacenamiento y desperdicios de inventario, tampoco comprar después para no
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asumir los costes de desabastecimiento. Por ello es fundamental la correcta gestión de

compras, buena negociación de precios, calidad de productos y/o servicio para obtener mayor
rentabilidad.
Objetivos
 Identificar el problema que causa retraso en las compras de materiales y contratación
de servicios.
 Diseñar un modelo de optimización
 Definir un plan de mejoramiento que debe adoptar la empresa para reducir sus
deficiencias
Alcance
El presente proyecto contempla analizar todo el ciclo de compras de Central de Ingenios, los
recursos necesarios necesarias para el mejoramiento de los tiempos de entrega, describiendo
la mejor solución.
Se realizarán diagramas de flujo para una mejor visibilidad del proceso de compras.
Limitaciones
 Acceso controlado a la información
 Poca disposición de los lideres para desarrollar mejoras
 Falta de tiempo necesario para la implementación de mejoras
Preguntas
¿Como identificar el problema que causa retraso en las compras de materiales y contratación
de servicios?
¿Como diseñar un modelo de optimización para mejorar los tiempos de entrega en el área de
compras?
¿Qué plan de mejoramiento que debe adoptar la empresa para reducir sus deficiencias?

Fundamentos Teóricos
La gestión de compras se encuentra a cargo del departamento de compras, el cual se encarga
de la gestión propiamente dicha de los insumos necesarios para asegurar la producción y
satisfacer las necesidades operativas de la empresa.
Se trata de un proceso complejo que hoy en día se encuentra, en la mayoría de los casos,
automatizado y cuyas etapas son más o menos estables al tratarse de una práctica que
cualquier empresa necesariamente debe realizar para asegurarse los insumos que le
permitirán llevar a cabo sus actividades.
Es por ello que es tan necesario un estudio constante del mercado, las cotizaciones, los
proveedores y otros factores que puedan surgir al considerar las necesidades de la empresa.
Esto incluye también la estructura organizativa de la empresa y la capacidad de realizar
solicitudes, pagos, la logística de transporte y almacenamiento de los insumos comprados,
entre muchos otros requerimientos operativos.
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Actividades relacionadas con la gestión de compras

Al tratarse de un proceso complejo que depende de una multitud de tareas y operaciones
asociadas con la emisión de solicitudes y su adjudicación, su procesamiento busca evitar
costos innecesarios de tiempo y dinero, lo que a su vez asegura un óptimo abastecimiento.
Esto es, satisfacer los requerimientos productivos de costo, calidad y disponibilidad de
materiales.
En resumen, podemos definir a las siguientes como las actividades que se realizan en el
proceso de gestión de compras.
Distribución física
Coordinar el flujo de insumos, las tareas y los mecanismos informáticos que se emplean para
su distribución dentro de la empresa.
Trato con los proveedores
Estudio de la oferta, precios, calidad y disponibilidad de materiales, así como de los agentes
de intercambio asociados con su adquisición.
Proceso de compra
Requerimientos y parámetros de adquisición cuyo objetivo es la optimización de la relación
entre el precio de los insumos y su calidad. Esto incluye el análisis de las operaciones y su
correspondiente registro.
Organización del proceso y estrategias de compra
Determinación de las tareas, responsabilidades e instancias de validación necesarias para que
el proceso se realice con base en un estándar de operatividad óptima. Incluye la elaboración
de decisiones estratégicas asociadas con las necesidades actuales de la empresa y el estado
del mercado y la situación de los proveedores.
Etapas de la gestión de compras
La gestión de compras es un proceso estandarizado que suele disponer de ciertas etapas
consecutivas que desde el punto de vista teórico deben tenerse en cuenta para mejorar el
rendimiento de la gestión. Sin embargo, dichas etapas pueden variar en función de las
necesidades y características de la empresa en cuestión.
Determinar necesidades
Implica la planificación logística y operativa. Con base en las indicaciones cada sector en
particular y la decisión de la dirección de la empresa, se establecen prioridades y se asigna
presupuesto. Esto permite, por un lado, mejorar el rendimiento del presupuesto y, por el otro,
especificar las tareas a realizar en un plazo determinado. Incluye la cotización y actualización
de la oferta disponible.
En los documentos de compra debe especificarse claramente los requisitos respecto a los
bienes y servicios a comprar. Es menester entonces contar con las especificaciones claras para
cada uno de los aspectos a evaluarse, que indiquen además la forma en que se medirán. En
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general, es conveniente que estas especificaciones se desarrollen en conjunto con los

proveedores, para aprovechar la experiencia de estos en el suministro de los productos a
comprar
Adquisición
Una vez realizada la cotización, se selecciona un proveedor y se realiza la emisión de la
solicitud de compra y la adjudicación del pedido. Comprende el conjunto de operaciones
involucradas en el análisis, la aceptación de las condiciones de compra y el desembolso de
capital —u obligación de pago o crédito—.
Recepción de la compra
En esta etapa se obtiene efectivamente el pedido, lo que adjudica la responsabilidad sobre su
integridad al comprador. La recepción implica el inventario, el registro de stock y el
cronograma de reparto de los bienes. Incluye también el control de calidad sobre dichos
bienes.
Verificación de los productos comprados.
Antes que los productos comprados ingresen en el proceso productivo de la organización, la
empresa debe asegurarse que los mismos cumplan con las especificaciones acordadas
previamente con los proveedores.
Para el caso de que en el control de recepción del material se detecte el incumplimiento de un
requisito especificado, la organización tiene que tener procedimientos que indiquen los pasos
a seguir que este material ingrese a su proceso productivo.
Almacenamiento
Responde al proceso de almacenamiento de los bienes para su eventual reparto, así como
también su cuidado. Por lo general las empresas con experiencia disponen de sus propios
espacios de almacenamiento, acondicionados con base en las características de conservación
y almacenamiento de los productos.
Distribución
Entrega de suministros e insumos a sus áreas correspondientes. Se consideran en este punto
también las operaciones de entrega y disponibilidad; deben asegurarse las cantidades,
cualidades y otras características.
Inventario y existencia de stock
Se trata del correcto ordenamiento, relevamiento y subsiguiente registro de las existencias en
el sistema de la empresa. El control preciso que asegure la falta de ambigüedades y
redundancias permite que los sectores de la empresa puedan conocer en tiempo real sobre su
disponibilidad y recurrir al stock actualizado.
La gestión de compras se encarga de la gestión y el funcionamiento por el cual se adquieren
aquellos bienes, materiales y servicios que son necesarios para desarrollar las actividades de
la empresa. En este caso, su función principal es el aprovisionamiento y suministro de los
bienes y su adjudicación a los distintos sectores de la empresa. (Software DelSol, 2017)
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Diagramas de flujo de proceso

Análisis foda
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Diagrama de causa y efecto

Diagrama de control
Metodologia
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Situacion actual
Propuesta de optimización
Modelo de optimización
Planificacion de la implementación de propuestas
Resultados obtenidos
Esquema de la metodología general utilizada
Conclusiones
Bibliografia