2020

U3. Actividad 2. Alta

Dirección y De Apoyo.

ABIGAIL MORALES SANDOVAL

PROFESORA: EVELYN HURTADO MORALES

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION| GAP-GFAM-2001-B2-002

ABIGAIL MORALES SANDOVAL MATRICULA: ES1821012085 29/MAYO/2020

 U3. ACT 2. ALTA DIRECCION Y DE APOYO.

INSTRUCCIONES:

1. Tu docente te proporcionará un caso de estudio a partir del cual deberás analizar el funcionamiento de sus
áreas.

2. Describe, en un documento Word Arial 11, interlineado 1.15, alineación justificada, cada una de las
funciones de las áreas mencionadas con anterioridad, incluye la evidencia de investigación (videos,
imágenes, entrevistas, etc.). Realiza una propuesta de aquellos elementos que la empresa omitió o no
aplica correctamente de acuerdo a lo que has aprendido.

3. Indaga cómo ha impactado el rendimiento de las áreas funcionales que identificaste, en el éxito o fracaso
de la empresa. Argumenta tu respuesta y presenta evidencias.

4. Guarda tu trabajo con la nomenclatura GFAM_U3_A2_XXYZ. Sustituye las XX por las dos letras de tu

primer nombre, la Y por la inicial de tu apellido paterno y la Z por la inicial de tu apellido materno y envíalo
a tu docente mediante esta sección.

5. Consulta la Rúbrica de evaluación para saber cómo será evaluada tu aportación.

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DESARROLLO.

CASO.
Racionalización de una empresa de carpintería de madera.

La Empresa
Se trata de una empresa familiar en tercera generación dedicada a la fabricación de diversos elementos en
madera. La dirección y administración de todas las áreas de la empresa es controlada por los integrantes de la
familia.
La actividad de la empresa se desarrolla en unas naves industriales situadas en un polígono cercano a la
población de residencia familiar y muy bien comunicado.

La crisis actual ha conllevado una disminución significativa de las ventas, un incremento de la

competencia (básicamente en cuanto a precios) y un aumento de las dificultades de cobro. Los trabajos se
diseñan en AutoCAD y la empresa dispone de un apartado técnico notable y por encima de la media de su sector
y para las empresas con un nivel similar. Existen fuertes tensiones financieras, aunque todavía no se ha
producido ningún retraso en el pago de facturas a proveedores. La empresa está muy bien valorada por sus
clientes por la calidad de los trabajos que realiza.

Problemática existente
El descenso de las ventas situó a la empresa excesivamente cerca de su umbral de rentabilidad y por tanto los
últimos ejercicios se han cerrado sin beneficios o con ligeras pérdidas. Paulatino empeoramiento de la tesorería
y aparición de tensiones cada vez mayores. Habiendo sufrido los socios retraso en el cobro de sus nóminas
para poder hacer frente al pago a sus acreedores.

No se ha realizado ningún ajuste en el personal y en ocasiones se dispone de un exceso de capacidad de mano

de obra en relación a los trabajos disponibles, teniendo en consecuencia personal sin trabajos a
realizar. Desorganización interna: falta de comunicación, de reuniones, de establecimiento de objetivos, de
reparto de tareas y almacenes muy desordenados. Existe la sensación de que se están haciendo ofertas
“caras” (en relación a la competencia) pero se desconoce la rentabilidad de los trabajos realizados. Aunque la
carga financiera de la empresa no es excesiva, existe preocupación sobre si se podrá cumplir con los pagos de
los préstamos y leasings.

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Diagnóstico de situación
La empresa no dispone de presupuesto general anual de ingresos y gastos, desconoce su umbral de rentabilidad,
el importe que representan sus costes de estructura y se desconoce el margen esperado por los trabajos
realizados. No existen los procesos adecuados de comunicación, coordinación y planificación entre los
diferentes miembros de la dirección, dándose en muchas ocasiones casos en los que se duplican acciones.

Constantes interrupciones en el trabajo de los diferentes responsables (en la mayoría de ocasiones entre
ellos mismos), provoca un incremento en la posibilidad de realizar errores y alarga el tiempo necesario para
la ejecución de los diferentes trabajos. El área técnica es quizás la más delicada ya que el conocimiento
necesario para realizar los trabajos de esta área sólo los tiene una persona en toda la empresa.

No existe distribución alguna de las diferentes responsabilidades de la dirección, aunque de forma intuitiva, cada
uno de los propietarios ha asumido parte de estas responsabilidades. Se producen en muchos casos de
dualidad, repitiéndose trabajos y acciones.

La empresa tiene cargas financieras que corresponden a préstamos para la financiación del inmovilizado
(nave industrial y maquinaria de fabricación). Se aplicaban adelantos de facturas descontando en entidades
bancarias todos los trabajos realizados para disponer de la tesorería necesaria, llegado en momentos puntuales
a tener que retrasar pagos por no disponer de suficiente disponible.

En general los pagos a los proveedores y al personal se encuentran al día, salvo por los sueldos de los socios
que sufren constantes retrasos y suponen una importante cantidad al inicio de nuestra intervención. No existe
una planificación de los trabajos a presupuestar, fabricar o instalar, lo que motiva retrasos en la realización de
las tareas y cierto descontento de algunos clientes. Las instalaciones y el almacén están en un estado de
suciedad y desorden muy grave, lo que provoca importantes pérdidas de tiempo y compra innecesaria de
material en algunos casos.

DETERMINAR:
Problemática del caso
Áreas que involucran la problemática
Solución del caso

Nota: sustenta todos tus argumentos y verifica las áreas que tienen que ver en esta solución.

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PROBLEMÁTICA DEL CASO.

Se reflejan deficiencias a nivel administrativo como son: No poseer un modelo administrativo, no tener razón
social; en la parte de producción presenta deficiencias como son: No poseer mapas de procesos, no hay
una distribución de planta adecuada ni de personal; ya que funciona con una administración muy artesanal y
un proceso de producción basado en el conocimiento empírico. Esta empresa dedicada al diseño y fabricación
de diversos productos de madera, fue fundada bajo un concepto de producción bajo pedido, donde el cliente
solicita un diseño propio y se procede a su elaboración.

De acuerdo a la información suministrada se observan sobrecostos en la producción además de incumplimiento

de pedidos. Las utilidades resultan de la venta de sus productos, pero no han aumentado en los últimos
periodos viéndose afectada la permanencia de la empresa en el sector.

La empresa especializada en la fabricación de diversos productos de madera no es competitiva porque no

se encuentra organizado su modelo de Administración y de Producción.

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ÁREAS QUE INVOLUCRAN LA PROBLEMÁTICA

“MERCADOTECNIA”
Para una empresa de giro comercial como lo son los productos diversos de madera es importante contar
con estrategias de venta donde se estudia el futuro comprador o consumidor, el que será nombrado cliente
de mercado, el área de ventas es la principal y la más cuidada por la empresa ya que es de dónde depende de
una estrategia mercadotécnica para disipar en la visibilidad de la empresa con el comprador, está misma se
encarga de prever el funcionamiento de las ventas y así regir una mayor utilidad dentro la canalización del
servicio que se ofrece.

 Las estrategias de la mercadotecnia son:

Imagen del producto

-Impreso (LONAS) (CATÁLOGOS)- Logra la atención del cliente

Logotipos, volantes.- Uso de colores fuertes como azul y blanco (estrategia de mercadotecnia).
-Comercial- (Cambaceo)- Dar a conocer el negocio y este se expanda.
Imagen física Comercial
Limpieza y pulcritud dentro del establecimiento.
Diseño de interior dentro del negocio para atracción del consumidor.

CATÁLOGO VIRTUAL Y FÍSICO

Los diseños de los catálogos deben ser sofisticados para resaltar la variedad del producto, con el objetivo
de enamorar al cliente.

Además, la mercadotecnia se encarga:

De canalizar todo el producto hasta acaparar el consumidor por medio de técnicas de mercado, también d

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el presupuesto de mercadeo el cual determina la etiqueta y la marca para la distribución y venta de la
mercancía, esto es la utilidad neta de la inversión en publicidad y promoción.

Sus Funciones son

• Precio
• Distribución y logística
• Ventas
• Comunicación

“OPERACIONES”
Los usuarios que integran las operaciones dentro de la entidad comercial son
El Gerente general, quién optimiza un plan que se distribuye para lograr el proceso operativo.
Las operaciones son técnicas de la mercadotecnia cuyo objetivo primordial es la venta.
El vendedor integra al plan de distribución una cartera de clientes para lograr una captación dentro del área
de operaciones.
El mobiliario es el producto el cual se ofrece y se distribuye conforme a una venta.
¿Cómo vender?
Honestidad y seguridad ante el cliente.
Conocer el producto que se vende (Mobiliario)
Conocer los inventarios y las órdenes de compra.
Buscar la forma de saber las necesidades del cliente.
La operación es el área donde hay más funciones, en este caso la materia prima solo se compra es decir el
producto está hecho.

Funciones de la operación
a) Asistencia de la mercadotecnia
b) Control de calidad (Revisión del estado de fábrica del producto)
c) Abastecimientos
d) Diseño del producto- Innovación con nuevos proveedores.
e) Mantenimiento
f) Reparación del producto
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g) Almacenamiento de materia prima.

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS (PERSONAL)

El gerente general se encarga de la dirección de esta área para determinar con efectividad del recurso humano
de la empresa, sus principales funciones es el reclutamiento y selección del personal capaz, responsable
y adecuado para los puestos que requiere la empresa.

El objetivo propio como único gerente es motivar en su capacitación y así la evaluación sea efectiva y se logre
un ambiente agradable para el desarrollo de las actividades.

Funciones
 Contratación y empleo
 Uniformes
 Sueldos y salarios
 Relaciones laborales
 Servicios y prestaciones
 Higiene y seguridad
 Planeación de los recursos

NOTA DEL GERENTE GENERAL

La responsabilidad es en términos globales para un desarrollo eficiente de las actividades empresariales en

estas áreas mencionadas, es exclusiva del empresario ya quien tiene que dar el ejemplo y trabajar
con responsabilidad y empeño para que se cumplan los objetivos planteados y motivar a participar activamente en
el crecimiento y desarrollo empresarial.

ÁREA DE FINANZAS
Encargado del área de Finanzas
C.P: Gerente General
Despacho Contable

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Para esta área se determina con el óptimo control y manejo de recursos económicos y financieros de la
empresa, esto incluye la obtención de todos los recursos que entran a la entidad tanto internos como externos,
son necesarios alcanzar los objetivos y metas empresariales y al mismo tiempo velar por que los recursos
externos ya que son requeridos por la empresa y sean adquiridos a plazos como intereses favorables.

Funciones

 Crédito y cobranza
 Impuesto
 Contraloría
 Facturación electrónica

Para el negocio el área de finanzas lleva un rígido control sobre todo en las funciones de
Crédito y cobranza, dichas funciones son realizadas por el vendedor de la tienda.

SOLUCIÓN DEL CASO

La distribución de las diferentes tareas y responsabilidades entre los integrantes de la dirección, con el objetivo
de que se realicen todas las acciones necesarias para la correcta marcha de la empresa y no se
produzcan duplicidades. Puesta en marcha reuniones semanales de la Dirección de la empresa para facilitar
(y garantizar) el flujo de información.

Semanalmente, se programa y prioriza la producción de la semana siguiente y las diferentes áreas de

responsabilidad dan cuenta al resto de la información necesaria para facilitar el funcionamiento de la
empresa. Confección del presupuesto general de ingresos y gastos para el ejercicio en curso. Se dota, además
de las herramientas para poder realizar de forma sencilla esta operación cada ejercicio.

Diseño de una herramienta para la realización y control de los presupuestos de pedidos de clientes, a partir de
los datos obtenidos en el presupuesto general. Inicialmente, se analizan aquellas producciones en curso para
conocer los trabajos no rentables.

Establecimiento de una operativa para la confección de los nuevos presupuestos, estos ahora incorporan todos
los costes, tanto los de producción como los de estructura, financieros y comerciales, lo cual nos permite
establecer un precio de venta adecuado para cada trabajo.
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También se establecen los estándares de rentabilidad a la hora de confeccionar estos nuevos presupuestos.
Se analiza la organización del área administrativa de la empresa y se rediseñan los documentos a utilizar.
Protocolos de funcionamiento administrativo que permiten ganar mucho tiempo en procesos repetitivos
pero indispensables para la empresa. Revisión de la estructura contable y se establece que información debe
llegar a la gerencia mensualmente para realizar el seguimiento de la marcha de la empresa.

Puesta en marcha de un sistema de planificación de los trabajos a realizar que permite el establecimiento de
un calendario de operaciones, así como priorizar y controlar los diferentes trabajos para cada pedido y cliente.
Se implanta un sistema que ha permitido limpiar y ordenar tanto las instalaciones como el almacén. Lo que
permitirá un entorno que facilita las operaciones de la empresa y el acceso a todos los materiales y
herramientas disponibles en el momento que se necesita. El primer paso fue confeccionar el presupuesto anual
y diseñar “una herramienta ágil para el cálculo de presupuestos a clientes”

Acciones

1. Organigrama

• La empresa no dispone de organigrama. Se diseña y reparten las responsabilidades entre los diferentes
integrantes de la organización.

• La redistribución de las responsabilidades han permitido las siguientes mejoras:

• Disponer del registro de la contabilidad al día y por tanto la información completa para incorporar en el cuadro
de mando.

• Con el reparto de responsabilidades se ha garantizado que la información es recogida y gestionada de

forma completa por la persona que corresponde, evitando trabajos duplicados.

• Mejora en el tiempo de respuesta a los clientes.

• Se dispone de una planificación adecuada de todas las tareas.

• Los trabajos de la empresa precisan ser presupuestados y realizados en tiempo, por lo que es importante
ser eficientes i ágiles a la hora de realizar los procesos en el menor tiempo posible.

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• Se ha mejorado la gestión de los clientes al disponer de un responsable claro de cada uno de los aspectos y
se evitan las situaciones con planteamientos contradictorios (cosa que cuando había varios interlocutores ocurría
a menudo) La organización y distribución de las responsabilidades entre la dirección “era inexistente lo
que provocaba trabajos duplicados y otros sin hacer”

2.Presupuestos

• Confección del presupuesto general de la empresa. Cálculo del umbral de rentabilidad y establecimiento de
un objetivo de ventas para el ejercicio.

• Se diseñan y aportan las herramientas necesarias y se instruye en la metodología de confección del

presupuesto anual a la Dirección y personal de área de administración.

• Confección de una herramienta para realizar el cálculo de presupuestos a clientes que trata de forma separada
los costes y el beneficio teórico del pedido evaluado por lo que permite ajustar los precios de venta al máximo
cuando es necesario.

• Revisión de los trabajos en curso y cálculo de las horas de trabajo máximas a aplicar a estos trabajos para
que sean rentables.

• Puesta en marcha de un sistema de planificación y control de los pedidos, presupuestos y trabajos para clientes.

• Sistema para la priorización y ordenación de los trabajos pendientes que se revisa en las reuniones de
dirección realizadas de forma semanal.

• Todas estas acciones han desembocado en los siguientes resultados: ‣ Eliminación de los presupuestos
pendientes de realizar. ‣ Reducción casi total de las quejas de clientes debido a la tardanza en la realización de
los presupuestos. ‣ Aumento de la cantidad de presupuestos presentados y aceptados por los clientes.
‣ Conocimiento de los recursos a aplicar en cada trabajo para que se obtengan beneficio. ‣ Se dispone de toda
la documentación necesaria para la gestión y control de todos los trabajos a realizar. El conocimiento de los
costes permitió a la empresa pasar de “pérdidas a beneficios”

3.Otros aspectos de la gestión

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• Circuito información de Dirección. Se han realizado diversas acciones que han conseguido mejoras
importantes, como: ‣ Las reuniones semanales entre las diferentes direcciones que han permitido mejorar
la planificación de los trabajos, unificar información de clientes y priorizar las fabricaciones con una mejor
información. ‣ Informar a toda la dirección de la marcha de la empresa y poder poner en común las incidencias
que surgen en las diferentes áreas.

• Planificación de la producción. Implantación de un sistema para controlar el estado de los trabajos en sus
diferentes estadios a lo largo de la producción. El responsable de seguimiento de la planificación se encarga
de recoger todos los cambios producidos y anotarlos para conocimiento de todos.

• Financiero. Los procesos de control de la tesorería implementados en la empresa han permitido: ‣ Tener
una previsión de tesorería a 3 meses para la planificación de las necesidades de efectivo. ‣ Se dispone de
la capacidad necesaria para poder cubrir los pagos en plazo (salarios incluidos). ‣ Disponer de un control
continuo de la tesorería y no sólo cuando se tiene un problema.

• Gestión del almacén. Se ha implantado un sistema de orden y limpieza que ha afectado al almacén, y a todo
el resto de las instalaciones. La mejora en este aspecto ha permitido una reducción en el tiempo de producción
de un 15% y el aprovechamiento de una gran cantidad de material hasta ese momento inaccesible. La
información en la empresa se trasmitía por canales informales y de forma desordenada lo que provocaba que
la información disponible era muchas veces insuficiente”

CONCLUSION
La mayor parte de las acciones realizadas se han centrado en la administración y control. Las mejoras en los
procesos informativos y las ganancias en tiempo han sido sumamente importantes y eso ha permitido un mejor
funcionamiento de la empresa. La metodología adecuada a la hora de realizar los presupuestos ha permitido
cambiar el resultado de la empresa pasando de pérdidas (que hubiesen comprometido seriamente su
supervivencia) a beneficios. Se dispone de una planificación adecuada de la producción y con las reuniones
semanales se priorizan y ordenan los trabajos a realizar. Además, todas las áreas de la Dirección ahora disponen
de toda la información lo que permite tomar las decisiones estratégicas adecuadas en cada momento.

Las instalaciones se encuentran en un estado de orden y limpieza que facilitan las actividades de la empresa
haciendo que tenga un funcionamiento más eficiente. La empresa dispone de un control sobre la tesorería y la
generación de cash flow es más que suficiente para poder atender todas las obligaciones de pago contraídas con
terceros y con los integrantes de la propia empresa.

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Las acciones implantadas han permitido dar un giro a los resultados “de la empresa pasando de pérdidas a
ganancias”

BIBLIOGRAFIA.
ALICIA E. KAUFMANN. (OCTUBRE 2009). ALTA DIRECCION. MADRID, ESPAÑA: EMPRESARIAL, S.L.
https://ca.unadmexico.mx/contenidos/DCSA/BLOQUE2/AET/01/AFAM/U3/descargables/FAM_U3_CN_.pdf

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