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EDITORIAL IMPRESOS Y REVISTAS SAC

INDICE INFORME DE LA AUDITORIA DE GESTIN

1. SNTESIS 1.1. ANTECENTES 1.2. PRINCIPALES OBSERVACIONES 1.2.1. COMPRAS DE MATERIA PRIMA 1.2.2. VENTAS 1.2.3. PRODUCCIN 1.2.4. PERSONAL 1.2.5. FINANZAS 1.3. PRINCIPALES RECOMENDACIONES 2. INTRODUCCIN 2.1. ANTECEDENTES 2.2. ALCANCE 2.3. NATURALEZA DE LA EMPRESA 3. OBSERVACIONES 3.1. COMPRAS 3.2. VENTAS 3.3. PRODUCCIN 3.4. PERSONAL 3.5. FINANZAS 4. RECOMENDACIONES 4.1. COMPRAS 4.2. VENTAS 4.3. PRODUCCIN 4.4. PERSONAL 4.5. FINANZAS

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INFORME DE LA AUDITORIA OPERATIVA

1. SNTESIS 1.1. ANTECENTES
Nuestro examen sobre las reas operativas de la Editorial Impresos y Revistas SAC. Se efectu a pedido del curso de Auditoria Operativa.

1.2. PRINCIPALES OBSERVACIONES 1.2.1. COMPRAS DE MATERIA PRIMA

El desconocimiento de los requisitos que son necesarios para cumplir las actividades del rea de compras incide mucho en el ahorro de dinero que se debiera de hacer mediante la obtencin de mejores precios. No existe este departamento

1.2.2. VENTAS
La gestin operativa del rea de ventas no ha tenido la efectividad deseada debido fundamentalmente a la ausencia de este departamento con lineamientos polticas y estrategias adecuadas. El departamento de ventas en la realizacin de su gestin no logr la efectividad deseada debido a la ausencia de polticas de promocin y otros factores relacionados a la organizacin y administracin de las actividades de ventas.

1.2.3. PRODUCCIN
El cambio en el personal que est conformado por alumnos en distintos programas de ayuda estudiantil como BAN, y PLJ; hace que el nuevo personal necesite capacitacin y en este proceso se pierde tiempo, eficiencia, eficacia y calidad en los trabajos lo que puede ser una causa para elevar los costos de la mercadera final.

1.2.4. PERSONAL
Existe una falta de delegacin de responsabilidades ya que todo se centra en gerencia general. Ocasionando que los trabajadores realicen actividades que no son inherentes a su cargo.

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1.2.5. FINANZAS

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Los ingresos se han visto disminuidos por la gran competencia por parte de las empresas grandes que ahora hacen trabajos pequeos para poder tumbar a las medianas y pequeas empresas, y por otro lado la competencia informal.

1.3. PRINCIPALES RECOMENDACIONES

Elaborar manuales que deleguen las responsabilidades a cada departamento conteniendo los objetivos, metas, y procedimientos que regulen las actividades que se ha trazado las empresas. b. Redistribuir los departamentos a fin de eliminar el desorden y entrenamiento de las actividades. c. crear los departamentos de compras ventas y el rea de costos para el mejor desarrollo de las operaciones de la empresa d. Establecer una lnea de comunicacin escrita, permanente entre las diferentes reas. e. Elaborar un organigrama y un flujo grama de operaciones de la Empresa f. Tratar que los trabajadores del sistema PLJ, BAN y regulares sean reemplazados en forma progresiva y no en forma radical, ya que esto afecta al desempeo de la produccin, hasta capacitarlos nuevamente. g. Realizar peridicas reuniones para evaluar si se estn cumpliendo los planes y objetivos trazados. h. Se debe realizar reuniones tambin peridicas del departamento contable, para debatir puntos de vista concernientes al tratamiento de algn asunto ya sea por impuestos, control de documentos contables, etc. i. Realizar reuniones con el departamento de cmputo para sugerir que nos elaboren programas acordes con el departamento, ajustndose a nuestras necesidades, como por ejemplo un programa para inventarios. a.

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2. INTRODUCCIN 2.1. ANTECEDENTES
Nuestro examen sobre las reas operativas de la Editorial Impresos y Revistas SAC. se efectu a pedido de la empresa siendo el alcance y resultados los siguientes.

2.2. ALCANCE
El examen de la Auditoria de Gestin comprendi lo siguiente: mbito de accin: Los rganos de Gerencia, Finanzas y Produccin (apoyo, lnea). Perodo: desde el 14 de mayo hasta 31 de Mayo del presente ao, abarcando las operaciones que actualmente desarrolla la Editorial Impresos y Revistas SAC.

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2.3. NATURALEZA DE LA EMPRESA

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La Editorial Impresos y Revistas SAC. sus actividades en 1,997 fue constituida por Escritura Pblica el 13 de agosto de 1997 , extendida ante el Notario Dr. Pedro Gonzles e inscrita en el asiento 1 , Fojas 583 del Tomo de Sociedades del Registro Mercantil del Callao. La sociedad inicia sus operaciones en el ao 1997, dedicndose a la composicin de textos en sistema de textos digital utilizando una mquina semirrotativa Heidelberg GTOZP, capaz de imprimir dos colores simultneamente. Tambin se dedica a producir material grfico en ediciones de la ms alta calidad, se imprimen revistas acadmicas de diversas universidades as como libros universitarios e impresos de todo tipo tanto en papel como en cartn y otros materiales especiales. Actualmente se labora con un grupo de personas, que son tcnicos en procesamiento de textos, diseo, montaje, fotomecnica prensa y acabado, la gran mayora capacitados en SENATI. En la actualidad laboran 29 personas, empleados y contratados, apoyados por jvenes en el Pla Laboral Juvenil. n En el presente el patrimonio neto es de S/. 3 485 061.02, causa de incrementos en las ventas ya que se ha incursionado en mercados externos.

3. OBSERVACIONES 3.1. COMPRAS

La falta de un departamento de compras hace que el gerente ge neral realice esta actividad y debido a la centralizacin de responsabilidades en l, puede darse que no se cumpla con los requisitos que son necesarios para el cumplimiento de las actividades del rea (no se hace requerimiento de preformas previo a una compra ya que estas se realizan va telefnica y con proveedores de siempre sin ver otras oportunidades mejores). No existe un plan de abastecimiento coherente con las necesidades de produccin; ya que cuando se presenta la falta de algn material se hace el pedido respectivo basndose en observaciones fsicas ya que no existe un kardex. La compra de suministros diversos se delega a diferentes trabajadores aunque esta no sea su tarea. La adquisicin de la mayor parte de materia prima, insumos y otros materiales con carcter de urgencia y la no existencia de un catlogo de proveedores para solicitar las cotizaciones y comparar los precios traen como consecuencia el retraso en el cumplimiento de las actividades de produccin y prdidas por adquisiciones apresuradas.

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3.2. VENTAS

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No existe un gerente de ventas, ausencia de lineamientos, polticas y estrategias tra consigo en reducidas ventas ya que se espera que el cliente solicite los servicios y no hay un encargado de captar clientes, adems la falta de organizar el rea acarrea problemas como no conocer los costos de produccin y ventas, permitir que la competenc de terceros influya mucho en la empresa y no ia mantener un stock de inventarios. Los resultados de la gestin operativa del rea de ventas se proyectaron a tener una venta afecta de S/. 1 610 540.00 y alcanzaron S/. 1 468 287.39 pero en las ventas no afectas proyectaron S/ 1 205 803.00 y alcanzaron a S/ 1 297 695.97 por lo cual vemos que se cumpli lo planificado en parte. Un efecto inmediato se aprecia en la disminucin de las ventas, las metas que no se alcanzaron, entre las razones ms particulares, se tiene las siguientes: a. Ausencia de polticas de promocin referentes a: - Publicidad Externa: sta es limitada y no se hace uso de medios de publicitarios. - Publicidad Interna: sta no se actualiza desde tiempo atrs as, contina la misma forma de distribucin durante el ao, adems debido a los elevados precios las instituciones adventistas prefieren otras editoriales de la competencia. - Investigaciones de las necesidades de la clientela, con el fin de conocer sus preferencias.

b. Desconocimiento oportuno de los montos de las ventas por lneas de producto, los costos de distribucin y otros datos estadsticos relacionados a la gestin de las ventas debido a la variabilidad de caractersticas de cada pedido de servicio. c. Falta de elaboracin de los procedimientos administrativos en lo relacionado a las condiciones de ventas.

d. Falta de control (supervisin oportuna). e. f. Ausencia de estudios de investigacin sobre el potencial del mercado y, la forma de operar de la competencia. Ausencia de un equipo de personal idneo y, su capacitacin correspondiente.

3.3. PRODUCCION
La falta o desconocimiento de requisitos que se necesitan para cumplir las actividades del rea es uno de los factores ms importantes para no realizar la adecuada planeacin, programacin y c ontrol del producto puesto que se desea que la mercadera final sea de calidad y resulte ms econmico y eficiente. La no existencia de un plan mensual de produccin, la no utilizacin de toda la capacidad instalada de la planta, y el trabajar solo en base a pedidos origina una menor produccin y falta de diversificacin de productos. As mismo existen malestares puesto que los empaques de los productos no brindan la seguridad requerida.

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Se nota claramente que para haber instalado la planta de producci no se hicieron los estudios n respectivos, y esto gener deficiencias en el control de calidad en las diversas fases de la produccin.

3.4. PERSONAL
La falta de polticas adecuadas para la administracin del personal no permite conocer cuan eficaz y eficiente resulta su labor. Efectivamente las normas o polticas que se tiene en cuanto a: contrataciones, poltica de sueldos y salarios, capacitacin del personal, etc. ha ocasionado mayores costos de operacin, exceso de personal comparando con otras editoriales. Existe el desconocimiento de: Avance de las tareas del personal, materiales que usan, la capacidad productiva de cada trabajador, eficiencia y efectividad de la labor efectuada. La falta de estas polticas o normas hace que exista un uso antieconmico de la mano de obra y no exista un control adecuado de los recursos.

3.5. FINANZAS
El frgil esquema de organizacin de esta rea origina que la empresa se pueda encontrar en una situacin de liquidez a futuro. La ausencia de normas aprobadas por el nivel ms alto de la empresa para contar con un rea de finanzas del primer nivel, no ha permitido fijar armnicamente los deberes y responsabilidades de todo el personal. Existen cuentas por cobrar importantes, existen tambin clientes morosos etc. ,

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4. RECOMENDACIONES

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4.1. COMPRAS
Es conveniente crear este departamento y establecer los requisitos, normas, procedimientos y polticas necesarias para el cumplimiento de las actividades del rea y as evitar el incurrir en un mayor gasto intilmente. Es necesario establecer un plan de abastecimiento coherente con las necesidades del rea de produccin. Se debe hacer las compras o adquisiciones planificadamente teniendo muy en cuenta los pr ecios que ofrecen los proveedores (cotizaciones).

4.2. VENTAS
Es necesario crear este departamento y que la alta direccin de la empresa emita polticas de promocin de las ventas, por medio de un comit de gerencia y que bsicamente cubran situaciones referentes a: publicidad interna y externa y, las investigaciones tipo encuestas sobre las preferencias del pblico, de la misma manera establecer las coordinaciones necesarias con el departamento de Costos para tener conocimiento de los montos de las ven tas por lnea de productos y los costos de distribucin.

4.3. PRODUCCION
Es necesario establecer normas o polticas que el personal debe conocer para cumplir las diversas actividades que se hacen en el rea de produccin. Establecer un plan mensual de produccin. Tratar de explotar en lo posible la capacidad instalada con que se cuente. Establecer polticas referentes al mantenimiento peridico que se debe dar a las mquinas.

4.4. PERSONAL
Se requiere establecer normas de evaluacin del rendimiento del personal de acuerdo a las caractersticas de cada una de las reas de la empresa, a fin de conocer las labores efectuadas por da, semanas y meses, a fin de conocer las reas que dan prdidas y/o ganancias y detectar las causas de las desviaciones.

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Se necesita establecer una lnea de comunicacin permanente por escrito sobre el que hacer de todas las actividades de la institucin, y deben organizarse reuniones semanales para ventilar todas las situaciones que corresponden a cada una de las gerencias y sus interrelaciones con las otras gerencias; las coordinaciones que al respecto se efecten, y as permitir informacin contable y financiera oportuna y precisa. Se requiere la racionalizacin de la distribucin del personal en cada una de las reas de la empresa, siendo que se detect exceso de personal en el rea productiva en determinadas fechas.

4.5. FINANZAS
Delimitar las responsabilidades del personal de rea. Definir polticas de cobro y pago que permitan mantener los ingresos const antes y los pagos al da. Definir claramente un programa de flujo de egresos para poder mejorar la imagen de la empresa.

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