Administración documental en el entorno laborar

Aprendiz

Janer astolfo baños redondo

Grupo : (2109867)

Presentado a:

MIGUEL ANGEL MEDINA HERRERA

Instructor

Servicio nacional de aprendizaje Sena

GD-F-007 V.02
Documento “Paralelo Clases de Documentos ”
 De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un
paralelo, colocando las clases de documentos, su diferencia con respecto al otro, y explicar el uso de cada
documento

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introducción
Los documentos constituyen instrumentos, escrituras o escritos con que se prueba, confirma o justifica alguna
cosa, al menos, que se aduce con tal propósito, los mismos, por su naturaleza se pueden clasificar en públicos o
privados.
El documento público, que el otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por la ley, por un registrador,
notario, secretario judicial u otro público competente para acreditar algún hecho, la manifestación de una o varias
voluntades y la fecha en que se producen.

En cuanto al documento privado; redactado por las partes interesadas, son testigo o sin ellos, pero sin ser
intervenidos de registrador, notario u otro funcionario público que le de fe o autoridad.
En la actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos que
constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos son el soporte en el que se materializan los
distintos actos de Administración y la forma externa dedicó actos.
El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se
garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles
errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos acceder a los mismos.

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Clases de documentos
Se considera que el documento por su estructuración es a la vez medio y comunicación de información y
conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte
físico o material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese
conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de documentos.

Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida
por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.

Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio
electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el
ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.

Documentos de Documentos
archivos electrónicos GD-F-007 V.02

Clases de Son los determinados Son toda

documentos por el lugar donde se la información
encuentra toda la generada, enviada,
información producida recibida, almacenada
recibida por una o acumulada por
entidad pública o medio electrónico.
privada en razón de También se
sus actividades o encuentran
funciones documentos
electrónicos de
archivos que cumplen
su acción durante
todo el ciclo
vital documental,
como son los archivos
de gestión, central e
histórico
Diferencias Recoge información
El registro esta en un medio cuyos
acogido en un medio, símbolos solo pueden
cuya información se ser leídos por un
hace accesible a ordenador
través de símbolos Su contenido puede
implícitos en él. ser separado de su
El contenido es soporte original, para
inseparable de su ser transferido a
medio o soporte. otros.
Su valor probatorio se Su autenticidad
mide por las depende del hardware GD-F-007 V.02

características de y software en el cual

 autenticidad, entre fue creado y esta solo
ellas la firma se podrá mantener si
se conserva en su
estructura original.
Uso

Uso Es una constatación  Permite fácil

que permite acceso a la
comprobar el información.
desarrollo de una  Controla el
actuación acceso a la
administrativa. información por
Nos permite niveles de
comunicación, a otros seguridad y
órganos o unidades conservación a
de la administración o largo plazo
terceros interesados,
ya sea personas
jurídicas públicas y
privadas personas
jurídicas naturales

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