Evaluación de Reuniones: Una Clave para el Aprendizaje

Grupal

Beatrice Briggs

 
Tomarse el tiempo para reflexionar acerca del proceso de reunión es una práctica esencial para los
grupos comprometidos con el aprendizaje y las mejoras continuos. Una evaluación breve pero estructurada
al final de cada reunión da a los participantes la oportunidad tanto de reconocer sus logros como de tomar
nota de lo que podría mejorar. Dejar de hacerlo envía el mensaje de que las opiniones de los participantes
con respecto a estos temas no importan, dejándoles como única opción quejarse e intercambiar chismes
fuera de la reunión, donde la información no hace ningún bien al grupo.
He aquí algunas sugerencias para superar la resistencia a las evaluaciones y convertirlas en una parte
constructiva de cada reunión.

1. Incluir la "Evaluación" como un tema de la agenda cerca del final de cada reunión. Si no se pone
por escrito, probablemente no suceda.
2. Planificar agendas realistas que permitan tiempo para temas de cierre, tales como evaluaciones,
agradecimientos y quizás una canción de cierre, una danza, una oración, un abrazo u otro
elemento ceremonial que sea apropiado para la cultura del grupo. Terminar de manera calmada,
reflexiva y positiva ayuda a traer a la gente a la próxima reunión con entusiasmo y esperanza.
3. Nuestro formato favorito de evaluación por escrito se ve así:

Salió bien Puede mejorar

Tips:

Agrega la fecha en el extremo superior de la hoja para dar seguimiento a las evaluaciones en el
tiempo.
Para iniciar el proceso, pide al grupo sus comentarios sobre lo que salió bien en la reunión, y lo que
puede mejorar - en cualquier orden que se les presenten los pensamientos.
Recuérdales que los comentarios pueden ser referidos a cualquier aspecto de la reunión, desde la
organización y comunicaciones previas a la reunión, hasta el espacio físico, refrigerios, facilitación,
participación, etc.
Si los comentarios tienden a disminuir, repite la invitación original, preguntando "¿Algo más que salió
bien o puede mejorar?"
Para agilizar el proceso, pide a dos personas que escriban, una a cada lado del rotafolio.
Como en cualquier lluvia de ideas, enfatiza que todas las observaciones son válidas.
Si dos personas expresan opiniones opuestas referidas a alguna cosa (por ejemplo uno dice "La
asistencia estuvo bien" y otro dice "La asistencia podría mejorar", escribe "asistencia" en ambas
columnas).
Asegúrate de anotar cada comentario, incluyendo los que suenan a broma. Estos comentarios
"chistosos" normalmente tienen algo de verdad y no deben ser ignorados.

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 Asegúrate de anotar cada comentario, incluyendo los que suenan a broma. Estos comentarios
"chistosos" normalmente tienen algo de verdad y no deben ser ignorados.
No permitas debate o discusión acerca de las evaluaciones. La idea es terminar la reunión, ¡no
prolongarla!
Si alguien sugiere una mejora, crea un espacio al final de la hoja -o en otra hoja- con el título
"Sugerencias" y captura la idea ahí.
No anotes quién dijo qué, sólo anota los comentarios.
Revisa la hoja al principio de la reunión siguiente, notando qué cosas se han corregido (si hay
alguna). Esto refuerza el mensaje de que las evaluaciones son importantes y pueden llevar a un
cambio positivo.

Variante dinámica y divertida

He aquí una variación del "formato tradicional". Pide al grupo que se ponga de pie para hacer la evaluación
(este suele ser un pedido bien recibido, dado que indica que quizás nos estemos acercando a la puerta).
Entonces pregunta "¿Qué piensan ustedes que salió bien en esta reunión?" y lanza una pelota, un animal
de peluche u otro objeto fácil de atrapar a algún miembro del grupo. Después de responder, esta persona
lanza el objeto a otro participante, quien responde la misma pregunta. Todas las respuestas se anotan en la
hoja de rotafolio. En cierto momento cambia la pregunta a "¿Qué podría haber sido mejor?" Si la persona
que recibió el objeto no tiene nada que decir, puede pasar el objeto a otra persona. (Gracias a Max Hardy
de Australia, por esta refrescante idea.)
¿Qué pasa con las evaluaciones individuales escritas?.
Recomendamos usar evaluaciones individuales por escrito al final de una reunión o capacitación de varios
días, para captar una retroalimentación más detallada para los organizadores del evento, con respecto a
todos los aspectos de la experiencia - por ejemplo, la comida, el hospedaje, los segmentos del programa,
las lecciones aprendidas, etc. Estas evaluaciones finales son adicionales a las revisiones diarias descriptas
anteriormente. También son adecuadas para eventos de un solo día, en que los participantes difícilmente
se vuelvan a ver, es decir que no es un grupo continuo. Sin embargo, para grupos que están tratando de
formar un equipo de trabajo eficiente, compartir las ideas en voz alta mientras todos están todavía en la
reunión, contribuye a la cohesión del grupo y al aprendizaje continuo.

Beatrice Briggs , fundadora y directora del Instituto Internacional de

Facilitación y Consenso (IIFAC), es una consultora e instructora que ayuda a
grupos en todo el mundo a trabajar en conjunto para alcanzar cambios
positivos. Beatrice es nativa de los Estados Unidos y vive en México desde
1998. Se le puede escribir a bbriggs[@]iifac.org.

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