MTODO DE INTERACCIN

Por qu tener reuniones despus de todo?

Una reunin es frecuentemente la mejor forma de comunicar informacin a

otros en un grupo cuando la interaccin cara a cara es necesaria: cuando lo
que dice depende de lo que otra persona diga.

Cmo afectan las reuniones la vida del hombre:

Razones psicolgicas para reunirse: una necesidad de sentirse parte de un

grupo o miembro de un equipo; un sentimiento de unin, confianza, y
pertenencia;

Las reuniones son una forma de involucrar a otros en la resolucin de

problemas y toma de decisiones, involucrando a alguien en el proceso de
resolver problemas es la forma ms atractiva de asegurar que aceptar o
apoyar una solucin.

Todos estn involucrados.

Los hombres y mujeres de todas las edades estn demandando tener opinin
en decisiones que afectan sus vidas. Esposas e hijos no estn dispuestos a
aceptar que solo el hombre de la casa tome todas las decisiones. Los
estudiantes ya no estn dispuestos a aceptar decisiones tomadas por la
administracin de la facultad. . As como la sociedad se vuelve ms compleja e
interdependiente, el nmero de reuniones que pueden llevarse a cabo pueden
puede inclusive incrementarse.

Cmo funciona una reunin?

Primero, juzgar la real importancia de sus reuniones por los resultados que se
obtenga de ella.

Segundo, Vale la pena observar cmo fue la reunin, el proceso de la reunin.

Ahora: el Mtodo de Interaccin.

Estas herramientas y tcnicas han ayudado a estas personas a ser lderes ms

eficientes y participativos en las reuniones que ellos organizan. El mtodo
interaccin proporciona herramientas y tcnicas prcticas que mejorarn la
calidad de las reuniones y har ms eficiente, tanto a un lder como si a un
participante.

La Productividad se eleva.

Un lder de reuniones, aprender como hacer que comiencen y terminen a

tiempo, como disear una agenda prctica, como mantener la reunin
funcionando, como tratar con gente que habla mucho o critica mucho , como
incrementar la participacin del grupo, como generar las ms creativas
soluciones y como lograr consenso.

Un participante, aprender como renovar un foco comn en una junta, como

crear una atmsfera positiva, como sugerir apropiadamente tcnicas de
resolucin de problemas, como defenderse de manipulaciones, como hacer
presentaciones efectivas, y en general como ser ms efectivo.

Algunas palabras de precaucin:

Primero, hacer reuniones de trabajo requiere esfuerzo. Hay una gran diferencia
entre entender cmo hacer reuniones de trabajo y hacer que funcionen mejor.
Tomar algo de tiempo, paciencia y buena voluntad.

Segundo, se usar el buen juicio para que unas vez que se entiendan nuestros
conceptos se adapten las tcnicas a la personalidad y necesidades especficas.

Qu es lo que Funciona Mal en las Reuniones?

A continuacin, se presentan varios problemas en las reuniones.

El Sndrome del Animal de Mltiples Cabezas.

La tendencia a ir en muchas direcciones simultneamente. , cada quien

quiere hacer las cosas a su manera.

La distincin entre el contenido (el qu: problema, agenda, asunto) y el proceso

(el cmo: mtodo o procedimiento) es un difcil pero importante concepto a
adoptar para comprender por qu las reuniones no funcionan bien.

Sndrome del Grupo Violador

Cuando una persona ofrece voluntariamente una sugerencia, slo para ser
atacado duramente, seguramente lo que prefiere es desaparecer porque la
respuesta a la sugerencia no precisamente motivo la participacin. En
situaciones como esta, otros miembros pueden abstenerse tambin, porque
ellos no quieren ser como los prximos en ser atacados estarn temerosos de
lo que llamamos el sndrome del grupo violador.

Cinco Ingredientes para una reunin efectiva:

1. Debe haber una concentracin comn en el contenido
2. Debe haber una concentracin comn en el proceso.
3. Alguien debe ser responsable de mantener una balanceada y abierta
conversacin.
4. Alguien debe ser responsable de proteger de ataques personales a los
participantes.
5. Y en general, para la duracin de la reunin, el rol y responsabilidad de cada
quien debe ser claramente definido y todos estar de acuerdo
Personas clave:

El facilitador, la persona que sirve al grupo, no evala ni aporta ideas. Su

responsabilidad es el ayudar al grupo a enfocar sus energas en una tarea
mediante la sugerencia de mtodos y procedimientos, responsable de toda la
logstica pre y post reunin.

El registrador, tambin sirve al grupo y tampoco evala. Su responsabilidad

es el escribir ideas bsicas en hojas largas en frente de los participantes.

El miembro del grupo es un activo, su responsabilidad es mantener al

facilitador y registrador en sus roles neutrales y asegurarse de que las ideas
sean registradas de la manera ms precisa. La relacin de apoyo
entre los cuatro roles clave (facilitador, registrador, miembros del grupo y jefe
de grupo) permite a un grupo corregirse a si mismo mientras lo lleva a cabo.

Cmo ser un Buen Facilitador?

El Facilitador:

Est al servicio del grupo.

Coordina logsticas pre y pos reunin.

No evala ni contribuye con ideas.

Enfoca la energa del grupo en una tarea comn.

Sugiere mtodos y procedimientos alternativos.

Protege a los individuos y sus ideas de un ataque.

Alienta a participar.

Ayuda a que el grupo consiga una solucin de ganar/ganar.

Tcnicas Especiales:

Claramente define su rol.

Consigue acuerdo en un problema y proceso comn antes de comenzar.

Regresa preguntas a los miembros del grupo.

Es positivo felicita al grupo.

No habla demasiado.

Apoya al registrador.

No tiene miedo de cometer errores.

 Ayuda a educar al grupo.

Cmo ser un buen Registrador.

El rol de registrador es crear una memoria combinando largo y corto plazo,

escribiendo en pantalla completa para el grupo los puntos principales que se
han dicho, usando las palabras de los miembros del grupo. La memoria del
grupo es extremadamente til como un trabajo de progreso y como un
producto terminado. Se convierte en una poderosa herramienta visual, una
repeticin instantnea ya hecha que ayuda a los miembros a concentrarse y
ver lo que est pasando. La memoria del grupo tambin incrementa la
productividad de las reuniones despus de que se acaban ya que sirve como
un registro accesible de lo que sucedi.

La memoria de grupo tambin:

1. Ayuda a un grupo a enfocarse en una tarea.

2. mantiene a los participantes informados.

3. Evita una sobrecarga de informacin.

4. Recuerda sus.

5. Libera de tomar notas.

6. Asegura la idea ha sido escuchada por el grupo.

7. asegura que las ideas estn siendo registradas.

8. Ayuda a prevenir repeticiones interminables.

9. presentacin visual de informacin, construccin de diagramas y trabajar

con relaciones espaciales.

10. Hace posibles mtodos de solucin de problemas

11. Alienta la participacin.