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Dirigir reuniones efectivas

Esta lista ofrece puntos importantes para recordar antes, durante y despus de la reunin.
____ Hay una agenda escrita de la cual todos han recibido una copia por adelantado.
____ Hay copias de la agenda disponibles para todos o hay un pliego de papel al frente de la sala con la
agenda escrita en l.
____ Las personas se sienten bienvenidas y valoradas. No empezar la reunin diciendo dnde estn todos?
sino agradeciendo a aquellos que dispusieron de su tiempo para asistir.
____ Hacer los reportes de rutina breves. Tenerlos escritos y enviarlos a los miembros antes de la reunin.
____ El tiempo primordial es dado para planear acciones futuras de aspectos y/o proyectos importantes.
____ Se ha reservado un tiempo para anuncios, solicitudes especiales, etc., al final de la reunin.
____ La reunin est enfocada en problemas reales en lugar de ser una sesin de quejas.
____ La reunin inicia y termina a tiempo (as los miembros con familia y otras responsabilidades pueden
planear su tiempo).
____ Cada miembro del grupo es tratado con respeto, a pesar de las diferencias en puntos de vista, edad,
experiencia, sexo, raza, ingresos y educacin formal.
____ Se han asignado responsabilidades para cada decisin tomada.
____ Se han establecido responsabilidades y una agenda tentativa para la prxima reunin.
____ Se ha obtenido retroalimentacin acerca de la reunin.
____ Las personas se han quedado y han hablado despus de la reunin.
Esta lista es una adaptacin de los Recursos Humanos manual "Las reuniones que importa" de la Universidad
de Kansas, y enumera las cosas importantes para asegurarse de que incluya en sus minutos de reunin.
____ En dnde tuvo lugar la reunin (fecha y hora)?
____ Incluir el nombre y ttulo del participante.
____Discutir brevemente cada tema cubierto en la agenda.
____ Establecer los temas que se plantearon.
____ Qu ideas se ofrecieron y quin las ofreci?
____ Qu soluciones se acordaron?

____ Qu asignaciones se hicieron y a quines se hicieron?


____ Qu plazos se establecieron?
____ Qu acciones de seguimiento se tomarn despus de la reunin? Quin es responsable?
Es una lista de tems de control para que los lderes evalen la efectividad sus reuniones, adaptada del
manual de recursos humanos Reuniones que valen la pena de la Universidad de Kansas.
Prepararse a fondo.
____ Establecer el propsito y metas de la reunin.
____ Hacer circular con anticipacin una agenda de la reunin.
____ Invitar a las personas necesarias para alcanzar las metas.
____ Tener discusiones previas a la reunin para asegurarse que los participantes estaban preparados.
Abordar los temas.
____ Discutir los temas con el grupo.
____ Adoptar una postura en temas difciles.
____Buscar la definicin de la solucin.
____ Llevar la reunin al punto de decisin
____Asegurarse de que las asignaciones sean hechas y los plazos establecidos.
Actuar de la forma que se quera.
____ Establecer y adherirse a las pautas de participacin.
____ Ser firme y directo, y al mismo tiempo justo con todos los participantes.
____ Animar a otros a hablar y a externar sus nuevas ideas.
____ Tener la mente abierta a nuevas posibilidades cuando se expresen nuevas ideas.
____ Apegarse a la hora de inicio y final de la reunin.
Poner en prctica el liderazgo.
____ Confirmar asignaciones y plazos por medio de un memorndum.
____ Confirmar asignaciones con el supervisor si la persona a cargo est fuera de la cadena de mando.
____ Distribuir las minutas dentro de las 48 horas siguientes.
____ Reconocer la ayuda y contribuciones significativas de otros.

____ Identificar vas para mejorar el liderazgo la prxima vez.


Para que los participantes de la reunin evalen la eficacia de la reunin, adaptada del manual de recursos
humanos Reuniones que valen la pena de la Universidad de Kansas.
Prepararse a fondo.
____ Conocer el propsito y las metas de la reunin.
____ Obtener la agenda de la reunin con anticipacin.
____ Determinar qu se requiere de su puesto y departamento.
____ Establecer su posicin en cada tema de la agenda.
____ Adquirir una posicin racional, considerando los pros y contras.
____ Adquirir una posicin de compromiso.
Abordar los temas.
____ Externar y plantear la posicin personal cuando se presente la oportunidad.
____ Respaldar con hechos la posicin que se asume.
____ Emplear el tacto.
____ Incluir el aporte de otros cuando se justifique.
Actuar de la forma que se quiere.
____ Ayudar al lder a alcanzar el propsito de la reunin.
____ Ser un oyente y un orador activo.
____ Ofrecerse a realizar asignaciones.
____ Hablar brevemente cuando se plantee una idea.
____ Aportar ideas en respuesta a las ideas de otros.
____ Aclarar asignaciones y plazos de los que se es responsable.
Poner en prctica la participacin.
____ Iniciar inmediatamente la tarea asignada.
____ Reunirse con otros participantes para dar seguimiento a lo discutido en caso necesario.
____ Reconocer la ayuda brindada por otros.
____ Identificar vas para mejorar su participacin la prxima vez.