Diez Errores Comunes en la Planificación de un Evento

"Participativo"

Beatrice Briggs

 
Para que un evento participativo sea exitoso, es importante que en la etapa de planificación se tengan
presentes diversos factores, relacionados con el patrocinador, con la sede y con la agenda.

Relacionados con la Sede

Error #1: Elegir una sala con asientos dispuestos en forma de auditorio y no dejar espacio para
sesiones en grupos pequeños. Elegir un espacio demasiado grande, pequeño, ruidoso, caluroso,
frío, o de difícil acceso.
Mensaje: El espacio físico afecta la participación en forma directa.
Relacionados con la Agenda
Error #2: Preparar una agenda en la que el 50% o más del tiempo disponible esté dedicado a:

Discursos de bienvenida y otras cuestiones protocolares

Informes sobre eventos o actividades del pasado
Ponencias magistrales
Mesas redondas (Paneles)
Informes de sesiones de grupos pequeños

Mensaje: La verdadera participación requiere comunicación en dos sentidos, e interacción

multidimensional.
Error #3: Planificar la agenda hasta el último segundo, sin dejar espacio para temas que van
surgiendo.
Mensaje: En los eventos participativos se presentan sorpresas. ¡Celebrémoslas!
Error #4: No establecer, o no hacer que se cumplan, los límites de tiempo para los oradores.
Mensaje: Si los oradores controlan la agenda, el rol del público queda reducido a escuchar
pasivamente (Ver punto 2).
Relacionados con el Patrocinador
Error #5: Reprimir las controversias o discrepancias.
Error #6: Empeñarse en obtener un resultado predeterminado.
Error #7: Hacer que los participantes realicen ejercicios tipo “lluvia de ideas” (brainstorming) u
otros, cuyos resultados nunca se van a usar para nada.
Error #8: Esperar que los participantes “confirmen” o “lleguen a un consenso” sobre material en
cuya creación no participaron.
Error #9: Nunca comunicar al público de qué manera su participación afectó la decisión final.
Mensaje: Si se invita a las personas a un evento “participativo”, es necesario estar dispuestos a
escucharlas, conocer su opinión y tenerla en cuenta para la toma de decisiones. Además, es
importante asumir el compromiso de informarles qué pasó con sus comentarios.

www.iifac.org/fogata
 Error #10: Incorporar un facilitador una vez que se ha elegido el lugar y se ha definido la agenda,
y pedirle que agregue algunas dinámicas de grupo para que el evento sea “participativo”.
Mensaje: Ningún facilitador puede “arreglar”–en el sentido de hacer más participativo– un proceso
controlado desde arriba, repleto de comunicaciones en un solo sentido, o en el cual los puntos de
vista discrepantes no son bien recibidos.

PALABRAS FINALES: Los procesos participativos efectivos dependen en primera instancia de una
preparación cuidadosa y después de una hábil facilitación. Para que el trabajo de los facilitadores sea
realmente valioso, es necesario que los organizadores o patrocinadores nos contraten primero como
arquitectos del proceso. Una vez que les hemos ayudado a diseñar un evento novedoso para reunir a la
organización con su público, podemos abrir la caja de herramientas del facilitador y obrar nuestra magia
invisible, apoyando a todo el grupo en su proceso de descubrimiento mutuo

IIFAC © www.iifac.org

www.iifac.org/fogata