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LA PREPARACIN DE UNA REUNIN

ESTRUCTURA DE LA REUNIN
En los procesos de Investigacin Accin Crtica Reflexiva el tipo de reunin ms utilizada es la
de Toma de Decisiones, debiendo ser organizada por quien va a facilitar la reunin, siguiendo
una estructura, que contempla dos fases:
Preparacin o planificacin. Por lo general las reuniones fracasan porque no se planifican de la
manera adecuada, teniendo la falsa creencia de no requerir ninguna habilidad especial para
conducir y facilitar el proceso, siendo la realidad muy diferente, nos atrevemos a afirmar que el
50 % del xito de una reunin est en su preparacin.
Los aspectos principales en la preparacin son los siguientes:
Elaboracin de una agenda
Eleccin de los participantes
Gua para conducir la reunin
Logstica

Elaboracin de la Agenda. En la agenda el tema a tratar se dividir en partes, es conveniente que


esta agenda sea dada a conocer a los participantes con anterioridad.
Los participantes. Se elegirn de acuerdo a sus intereses y relacin con el asunto a tratar.
Preparacin de la Gua para Facilitar la Reunin. Se disear considerando el objetivo de la
Reunin, la apertura o inicio (actividades rompe hielo), los puntos a tratar, el tiempo requerido
para bajar la informacin, las preguntas claves, tiempo para la discusin (toma de Decisiones) y
el cierre de la reunin Logstica. En la preparacin de la Reunin se debe considerar todos los
elementos requeridos para el desarrollo de la reunin, desde los materiales de apoyo a utilizar
hasta el local donde se realizar la reunin.
El no darle la debida importancia, puede ocasionar que la reunin tenga hasta que cancelarse
debido a la falta de algunos elementos como: audio. Luz, suficiente espacio, sillas etc.
Pasos de la Ejecucin. La ejecucin consta de tres pasos, inmersos dentro de las fases generales
de una reunin: Inicio, conduccin y cierre.
El primer paso a la hora de preparar una reunin es determinar o establecer cul ha de ser el
propsito que ha de tener la reunin y cules son los medios para poder conseguirlo.
Estos dos aspectos que hemos mencionado anteriormente son muy importantes. Las actividades
no son fines en s mismas. Las reuniones son, o han de ser, medios para conseguir fines ltimos.
Si las actividades no contribuyen de manera clara al logro de objetivos pueden convertirse en un
factor que desmotive a las personas del grupo y queme su disponibilidad hacia la tarea en
cuestin.
A. Objetivo:
Para establecer el OBJETIVO debes hacerte una pregunta clave qu quieres conseguir por
medio de esta reunin? Qu impacto deseas producir en la vida de los que asistirn? Toda
reunin, para que pueda tener xito, ha de tener un propsito claro. El objetivo es una idea
general, no es preciso que sea muy especfica, de aquello que deseas conseguir por medio de la
reunin que ests preparando; aunque el objetivo tambin puede ser ms concreto.
Ya que se trata de algo bastante general, su expresin se lleva a cabo por medio de frases
bastante generales y no necesariamente concretas o especficas.
B. Medios:
Los medios son los logros concretos y especficos que deseas conseguir con la reunin.
Permteme hacer un cuadro comparativo entre propsito y objetivos.
DESARROLLA UN PROGRAMA: El siguiente paso, tras establecer objetivo y medios, es
desarrollar un buen programa. El programa puede ser definido como las diferentes cosas que
debes hacer para cumplir cada uno de los objetivos. La pregunta clave de este apartado
es cmo? En el anterior la pregunta clave era qu?. Cuando ya sabes lo que deseas conseguir,
debes plantearte cmo lo vas a hacer. Precisamente, para eso sirven los programas. El programa
incluir las diferentes actividades que llevars a cabo durante la reunin y que tendrn como
finalidad ayudar al cumplimiento de cada uno de los objetivos que previamente hayas
enunciado. Cuadernillo de Comunicacin Humana Lic.R.C, GARCA MAGADN MA. GPE.
72 Pero el programa no solamente incluir lo anteriormente comentado. Cuando lo desarrolles
debes de pensar quin ser responsable de cada actividad o parte de la reunin, qu recursos
sern necesarios y, adems, cundo ser la fecha lmite para que la actividad est preparada. La
buena planificacin de la reunin es la parte ms dura y difcil de una actividad. LA
EVALUACIN La evaluacin tiene como finalidad, primariamente, comprobar hasta qu
punto los medios establecidos han sido logrados, sin embargo, este no es el nico aspecto que
debe ser evaluado. Entre otros, debes considerar tu propio trabajo como lder y el de todo el
resto de las personas que hayan intervenido en la preparacin y/o ejecucin de la reunin.
Tambin deben ser evaluados otros factores tales como los materiales, el lugar, la publicidad
para la reunin, los horarios que se establecieron, la duracin de la actividad, etc. Por medio de
la evaluacin conseguiremos una informacin muy importante que nos permitir persistir en
aquellas cosas que han demostrado su eficacia y, por otro lado, corregir aquellos defectos o
fallos que hayan impedido que los objetivos fueran alcanzados Tipos de Reuniones Existen
diferentes tipos de reuniones y quien establece la diferencia es el Objetivo o Propsito de la
Reunin, es decir, l Para Qu? De acuerdo con esto, la reunin se planificara y
posteriormente se facilitar su desarrollo. Entre los tipos de reuniones ms comunes cuando se
trabaja en proyectos con las comunidades dirigidos a generar cambios, modificaciones o
transformaciones en el entorno, dependiendo de los intereses de los sujetos de la accin, estn
las: Reuniones exploratorias o creativas. Es una reunin para generar ideas, opiniones,
experiencias y/o sugerencias que posteriormente sern analizadas, evaluadas y tomada la
decisin por especialistas o autoridades superiores El Conductor de la Reunin debe dejar claro
que no se tomarn decisiones sino que se elevarn los acuerdos considerados a los niveles
competentes, como primer paso de la accin. Reunin de informacin. La caracterstica
distintiva es que el objetivo del facilitador, es trasmitir o dar a conocer orientaciones, normas,
orientar la ejecucin de actividades etc. Cuadernillo de Comunicacin Humana Lic.R.C,
GARCA MAGADN MA. GPE. 73 En este tipo de reuniones la comunicacin es
bsicamente en un solo sentido, del facilitador hacia los participantes, stos se limitan a la
formulacin de preguntas, recibir algunas aclaraciones sobre lo expuesto, aclarar dudas. Este
tipo de reunin es muy utilizada cuando se van a ejecutar acciones como "una Cayapa" y se
realiza para dejar todo organizado y clarificadas las funciones y responsabilidades de cada uno
de los que van a participar. Reunin para la toma de decisiones. En esta modalidad de Reunin,
el objetivo del facilitador es lograr que los participantes tomen libremente una decisin,
tratando el problema planteado con entera libertad de opinin, discutiendo sus diferentes
aspectos, interrelaciones, causas, consecuencias e intercambiando sus experiencias, puntos de
vista y opiniones, siendo lo ms importante llegar a acuerdos y tomar decisiones por consenso
del grupo; Siendo la caracterstica principal de este tipo de reunin: la participacin del grupo y
la actitud objetiva para recibir las soluciones aportadas por la mayora. En este tipo de reunin
el papel del facilitador, est en funcin de posibilitar y optimizar la participacin del grupo y
lograr la mejor comprensin de las ideas que surjan de este. 4.2. La direccin de una Reunin.
Direccin de Reuniones CONCEPTO: Es un mtodo que permite tratar problemas o situaciones
con un grupo determinado de personas de acuerdo a un objetivo y conforme a un plan
preparado por un director. IMPORTANCIA: Desde tiempos inmemoriales las personas han
tenido que reunirse con distintos fines. A medida que ha avanzado tanto social como
econmicamente, ha habido mayor necesidad de reunirse e intercambiar experiencias. En la
empresa moderna las reuniones constituyen un instrumento de vital importancia para el
cumplimiento eficiente de sus actividades. Sin embargo, muchas de esas reuniones fracasan por
no ajustarse a principios tcnicos que permitan en forma racional el logro de los objetivos
propuestos. Este hecho ha trado como consecuencia la necesidad de elaborar un mtodo que
proporcione a las personas encargadas de la conduccin de reuniones, aquellas herramientas
necesarias para obtener un resultado satisfactorio. Cuadernillo de Comunicacin Humana
Lic.R.C, GARCA MAGADN MA. GPE. 74 El administrador de empresas debe dominar la
tcnica de conduccin de grupos, ya que al dictar instrucciones, debe aplicar una serie de
recursos para lograr los objetivos que persigue. TIPOS: En toda reunin interviene tres
elementos bsicos: El director, el grupo y el tema. De acuerdo a la participacin del grupo y al
control que ejerce el Director, se describen tres tipos de reuniones: 1. Con Control del Director
y Sin Participacin del Grupo: El Director habla todo el tiempo. El grupo no participa en la
discusin ni aporta ideas. La decisin la toma el director. Hay muy poca aceptacin de las ideas
por parte del grupo. Algunos autores denominan este tipo como "reunin dictatorial". 2. Sin
Control del Director y Con Participacin del Grupo: No existe tema especfico que tratar o, el
director no consigue controlar el grupo. No hay orientacin en la reunin. En este tipo de
reunin el Director deja que los participantes discutan entre s, formndose subgrupos y a los
pocos minutos nadie entiende nada; cada uno trata de imponer sus ideas al vecino. Algunos
directores maquiavlicos utilizan este sistema para, en la confusin, imponer sus ideas. 3. Con
Control del Director y Con Participacin del Grupo: Este es el tipo de reunin ms importante,
ya que permite al grupo una mejor comprensin de los problemas que se discuten y se logra
una mayor aceptacin de las ideas expuestas y de las decisiones tomadas, debido a que el
mismo grupo ha participado en las mismas. Este tipo de reunin es el ms adecuado y a
continuacin se presentan sus caractersticas ms resaltantes de sus tres modalidades:
Modalidades de Reunin con Control del Director y con Participacin del Grupo Instructiva
Investigacin de Opinin Resolucin de Problemas El Director desea instruir o informar al
grupo. El control del Director es remarcado. El Director permite que el grupo discuta y critique
el material presentado. El Director conduce la reunin conforme al El Director presenta el tema
y define los lmites de la discusin. El grupo ofrece sugerencias y crticas. Se permiten
discusiones entre participantes. La decisin final queda en el Director. El Director tiene menos
control del grupo, sirviendo como moderador o coordinador de la reunin. El problema es
resuelto por el grupo. No se prepara un plan rgido para la reunin. El mayor problema del
director es el controlar y Cuadernillo de Comunicacin Humana Lic.R.C, GARCA
MAGADN MA. GPE. 75 lineamiento pre-establecido. El Director procura conseguir la
aceptacin del grupo, haciendo que los participantes desarrollen el tema objeto de estudio. Las
conclusiones a pesar de ser predeterminadas, no son impuestas al grupo. dirigir la reunin. La
aceptacin por parte del grupo es mayor. 4.3. La conducta de reunin: Dificultades, lder, los
Participantes. Fundamentos del Comportamiento Organizacional. El hombre por naturaleza es
un ser inminentemente social y el cual tiende a relacionarse con otras personas estableciendo
grupos en la escuela, en su zona donde vive y por supuesto en su trabajo los grupos son
espacios donde interactan dos o ms personas que trazan objetivos particulares. Se denominan
grupos formales a aquellos que se forman dentro de un empleo que tienen trabajos especficos a
realizar y grupos informales al grupo de amigos por ejemplo con que cada quien prefiere
juntarse aqu en la escuela que solo nos liga el hecho de tener cosas afines. El comportamiento
de los grupos es un problema que los gerentes han buscado estudiar se ha establecido una serie
de pasos donde se explica el desarrollo del grupo. As es que primero tenemos la formacin, la
tormenta (situacin de conflicto debido a las restricciones de cada grupo), la normatividad
(cuando se establecen correctamente las formas de actuar dentro de este conjunto), el
desempeo (es cuando ya te pones a realizar el objetivo de haberse juntado con esa persona), y
en algunos casos esta el movimiento (que se refiere a que hay que estar conscientes de que el
grupo puede deshacerse ya que el objetivo principal ha sido resuelto y resulta poco llamativo
para los dems). En la formacin de un grupo de trabajo se ven involucrados aspectos como el
de la estrategia que tiene la organizacin para el logro de las metas deseadas; la forma que los
jefes que llevaran el control de un grupo como eran informados acerca del acercamiento en el
logro de los objetivos por el cual el grupo fue formado; los tipos de procedimientos, normas
reglas y polticas que la empresa crea para que el comportamiento de los empleados sea la ms
homognea, tiene tambin mucho que ver los recursos de que la empresa disponga para facilitar
o complicar el logro de resultados; pero no todo est en el grupo sino tambin en la empresa
para que escoja a los mejores recursos humanos que cumplan con las necesidades que el reto de
lograr objetivos implique y cmo podemos olvidar la cultura organizacional que la Cuadernillo
de Comunicacin Humana Lic.R.C, GARCA MAGADN MA. GPE. 76 organizacin tiene ya
que la creacin de un grupo es la formacin de un subsistema dentro de un sistema establecido.
Tenemos que ver que los grupos en cuestin de tamao tambin son afectados no es lo mismo
un grupo de 3 personas entre las cuales quiz existe mayor comunicacin y acercamiento entre
los individuos que lo conforman pero sus limitaciones y la fuerza real que ellos tienen no es tan
grande, en cambio un grupo de 15 personas puede lograr un buen desempeo si logra establecer
una serie de divisiones que le permitan obtener resultados de forma ms eficiente aunque se
puede caer en que solo algunos de esas personas tengan un rol de mando y otras se vean como
parte de un grupo donde no trabajan. El hecho de que un individuo trabaje solo a que se le
establezca en un grupo donde socializa, comparte con los dems, confronta sus diferencias y a
veces deja de lado sus propios inters buscando uno solo comn es un cambio que se ha dado y
que resulta de inters para todas las personas. El trabajo de los gerentes no termina cuando un
grupo es capaz de interactuar bien y de ser maduros con las responsabilidades que tienen.
Porque si los dejan se pueden volver complacientes se debe de seguir asesorando, guiando de
vez en cuando, buscar que se desarrollen ms y que busquen el cumplimiento de objetivos ms
altos claro que esto tiene que ser remunerado de otra forma para que el grupo siga
respondiendo.