PROCEDIMIENTO PARA DETECTAR Y SATISFACER LAS

NECESIDADES DE COMPETENCIA DEL PERSONAL

[Subtítulo del documento]

10 DE MAYO DE 2020
 INTRODUCCION

La formación es el proceso de estudio y aprendizaje continuo que busca la inserción y actualización laboral, con el objetivo
de aumentar el conocimiento y habilidades de los trabajadores, permitiendo el desarrollo de las competencias requeridas en
el desempeño del trabajo, es importante destacar que el Plan de Formación, desde un punto de vista general debe ser
concebido como una herramienta de valor que impacta positivamente a la empresa y en el personal que lo recibe.
 PROCEDIMIENTO PARA DETECTAR Y SATISFACER LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACION

1. OBJETIVO:

Describir las actividades a realizar para detectar y suplir las necesidades de capacitación y/o formación manteniendo la
competencia del personal que desempeña cargos que afectan la calidad de los servicios ofrecidos por la organización.

2. ALCANCE:

Aplica a los cargos que realizan actividades que afectan la calidad de los servicios ofrecidos por la organización.

3. VOCABULARIO:

 Hoja de Vida: Documento en el cual se establece el grado de educación, experiencia, capacitación y/o formación
de cada uno de los funcionarios.
 Competencia: Aplicación del conocimiento, habilidades y comportamiento en el desempeño
 Formación: (Entrenamiento) Es el proceso para desarrollar conocimiento, habilidades y comportamiento para
cumplir requisitos.
 Habilidad: Facilidad y destreza que se desarrolla a través de entrenamiento y experiencia
 Capacitación: Transmisión de conocimientos tanto a nivel técnico, como personal que beneficie al individuo y a la
misma organización, buscando con ello una mejora en el desempeño de cada uno.

4. CONDICIONES GENERALES:

Es responsabilidad del Auxiliar Administrativo- Recurso Humano coordinar junto con la Gerencia la realización de la
“Evaluación de Desempeño”, que debe ejecutarla el Gerente, mínimo una vez al año. Los resultados obtenidos se
comunican personalmente al empleado generando compromisos de mejora e identificando necesidades de capacitación y/o
formación. Estas necesidades detectadas deben ser comunicadas a Gestión de Recursos Humanos.

La competencia determinada por la empresa para cada uno de los cargos esta registrada en el documento “Descripción y
Perfil del Cargo” y esta basada en educación, experiencia, formación y/o capacitación, habilidades, Responsabilidad, y
además se define en el mismo el nivel de Autoridad para tomar decisiones y Condiciones de trabajo.

La gerencia y el Auxiliar Administrativo- Recurso Humano identifican los cargos que dentro de la organización afectan la
calidad de los servicios prestados, quedando evidenciado en la Estructura Organizacional.
5. DESARROLLO

ACTIVIDAD DESCRIPCION Y RESPONSABLE

1. Identificar anualmente las necesidades de

INICIO
1. Detectar la necesidad de
capacitación y/o formación
2. Analizar las necesidades
de competencia
detectadas
capacitación y/o formación del personal de la
empresa teniendo en cuenta algunos de los
siguientes criterios:
-Análisis de las Hojas de Vida Vs. “Descripción y
Perfil del Cargo”
-Resultados en la “Evaluación de Desempeño”
- Resultados de Auditorias Internas,
-Resultados de Indicadores de Gestión
-Asignación de nuevas tareas desconocidas para la
persona que ocupa determinado cargo, debido a
cambios tecnológicos o por necesidades particulares
al cargo.
- Necesidades detectadas por el líder de proceso,.
Las necesidades detectadas se registran en el
documento “Necesidades de competencia del
Personal”. O en el documento “Solicitud de
Capacitación”
RESPONSABLE: Gerente, Director Administrativo,
Coordinador de Calidad.

3. Elaborar Programa de
Capacitación y/o 2. Analizar las necesidades detectadas y posibles
Formación alternativas de capacitación y/o formación para
determinar la viabilidad de implementarlas teniendo
en cuenta:
-El tipo de capacitación y/o formación a desarrollar
interna o externa disponibilidad de tiempo y/o
recursos, (dinero, instalaciones, medios
audiovisuales entre otros).
4. Difundir al personal el -Que las capacitaciones propuestas se encuentren
programa de capacitación acordes a las necesidades y responsabilidades del
y/o formación cargo.
-Evidenciar la aprobación en el documento
“Necesidades de competencia del personal”.
RESPONSABLE: Gerente, Aux. Administrativo
Recurso Humano y/o Coordinador de Calidad.

5. Ejecutar el programa de
capacitación y/o formación
3. Elaborar anualmente por medio del “Programa de
Capacitación y/o Formación” y evidenciar la
aprobación con la firma del Gerente.
RESPONSABLE: Gerente, Aux. Administrativo
Recurso Humano y/o Coordinador de Calidad

4. Difundir el Programa de Capacitación y/o

Formación a través de la cartelera ó mediante
1 entrega de circular al personal de información sobre
la misma.
RESPONSABLE: Coordinador de Calidad.

5. Velar por el cumplimiento al programa según lo

establecido. La capacitación externa se evidencia con
un diploma o certificado de asistencia y para la
interna, con la firma de los participantes en el
“Registro de Capacitación y/o formación”.
RESPONSABLE: Coordinador de Calidad
ACTIVIDAD
1 y/o Formación” indicando si se cumplió lo
6. Verificar el cumplimiento
del programa de desarrollo
de competencias
7. Evaluar si se cumplió el
objetivo propuesto con la
capacitación y/o formación
8. Archivar documentos
soporte de la capacitación
y/o formación
FIN
DESCRIPCION Y RESPONSABLE
6. Efectuar seguimiento al Programa de Capacitación
programado conforme con lo ejecutado; en caso de
no cumplir se hace una “observación”. Si surge una
capacitación y/o formación no programada de interés
para la empresa, se incluye en los comentarios de
aprobación del Gerente
RESPONSABLE: Gerente, Aux. Administrativo
Recurso Humano.
7. Evaluar la eficacia de las capacitaciones realizadas
al personal para determinar el logro del objetivo
propuesto. La evaluación se puede realizar mediante
el análisis de resultado de indicadores, Auditoría,
Evaluación del desempeño, No Conformidades,
evaluaciones retroalimentación de lo aprendido al
personal, talleres entre otros. El Auxiliar
Administrativo- Recurso Humano debe evidenciar la
anterior actividad en el registro Registro de
Capacitación y/o Formación.
RESPONSABLE: Gerente, líder del proceso, Auxiliar
Adm.-Recurso Humano, Directora de Calidad
8. Archivar los documentos relacionados con la
capacitación y/o formación, en el ”Registro de
Capacitación y /o formación”, anexar a la hoja de vida
de los empleados los diplomas.
RESPONSABLE: Auxiliar Administrativo- Recurso
Humano.