ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

NUMERO FICHA: 2105401

APRENDIZ: JOAN SEBASTIAN ARIAS MENDOZA

INSTRUCTORA: ADIELA ORTIZ JIMENEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

(SENA)

EVIDENCIA DE PRODUCTO- EVIDENCIA 2

TEMA: ENSAYO - IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

 INTRODUCCION

Desde tiempos muy lejanos, en la antigüedad el hombre sintió la necesidad de

ordenar sus manuscritos y escrituras para su mayor comprensión, la cual le
permitiera actuar con más agilidad a la hora de obtener una información que
necesitase.
Desde ese instante se utilizaron diversos métodos para este fin, los cuales fueron
los inicios de los archivos. Con esto los métodos fueron tomando cada vez más
generalización por lo cual permitió clasificarlos para su mejor compresión. Estos
han sido mejorados a través del tiempo hasta la actualidad.
Hoy en día muchos trabajos, no solo de oficina, utilizan los el archivo como
método de organización de papeles importantes y no importantes para la empresa.
Para la práctica de manejo de archivo en una oficina se debe tener en cuenta una
buena colocación de los papeles ya que muestra una eficiencia completa de la
persona encargada.
Uno de los campos comerciales que necesitan los archivos y la utilización de la
tecnológica más avanzada es la industria bancaria al tener que llevar un registro
continuo de todos los clientes, por lo cual es una industria en constante evolución.
En la actualidad se ve a menudo el constante cambio y a gran velocidad de esta
industria por buscar el bienestar de la clientela en general, por lo que podemos
mencionar, entre eso cambios, lo que sería el uso del cajero automático, los
depósitos nocturnos, etc.
 DESARROLLO

¿QUE ES ADMINISTRACION?
La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso
de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos
o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.

¿QUÉ SON LOS ARCHIVOS?

El concepto de archivo proviene del latín archivum, y se refiere al conjunto de
documentos producidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en
ejercicio de su actividad. Los documentos pueden ser libros, fotos, recortes de
diarios, y resultan de suma importancia cuando se emprende una actividad de
investigación histórica.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN LOS DIFERENTES ENTORNOS

PARA LA ADMINISTRACION: Dentro de una empresa podemos decir que

archivar es resguardar de forma ordenada documentación e información útil (Dicha
información puede estar contenida en documentos, sobres, papel o cualquier otro
soporte sea medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas o discos
de computadora, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas,
pintura, dibujos, mapas, etc.), la cual se va a ordenar de un modo lógico y eficaz,
con el fin de que nos permita posteriormente la fácil localización de cualquier
documento de la forma más rápida, cuando así se requiera. Ahora los archivos,
son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus
propios fines, con esto concluimos que todo gobierno, entidad pública, privada o
empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o
recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o
pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites
y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de
ciudadanos.
PARA LA INVESTIGACION
Por lo que a la institución archivística se refiere, la investigación se encuentra
condicionada por un hecho fundamental como veremos. Si bien los archivos, así
como los documentos tienen una larga existencia y su punto de partida podemos
cifrarlo en el propio origen de la escritura, la ciencia que los estudia, es decir, la
Archivística, tiene una vida relativamente breve o reciente y no todos los
estudiosos están de acuerdo a la hora de determinar con exactitud el nacimiento
de esta ciencia. Este hecho ha llevado a los investigadores a señalar dos períodos
esenciales en el estudio de la evolución histórica de los archivos:
1º Período pre archivístico, durante el cual el tratamiento de los fondos
documentales se ha caracterizado por la indefinición de sus presupuestos e
incluso por la sumisión a los principios de otras disciplinas.
2º Período de desarrollo archivístico, en el cual, tanto desde el punto de vista
teórico como en el tratamiento de los fondos de archivo, se ha alcanzado una
autonomía que permite hablar propiamente de archivística. Pues bien, dado que el
principio fundamental de la archivística, por el cual la actividad del archivero se
distingue netamente del bibliotecario o del documentalista, es el principio de
procedencia, los investigadores han dirigido sus esfuerzos en ubicar el momento
exacto en que dicho principio hace acto de presencia. Con un buen archivo se
logra: Reconstruir el curso de una decisión, los pasos que se dieron, el origen y el
término delproceso.Permite conocer los actores que intervinieron en ella y cuáles
fueron sus posiciones sobre el tema, más aun si se trata de una controversia o de
un tema controversial. Ayuda a entender las razones por las cuales fue adoptada
esa decisión, tanto si fue una decisión administrativa o una decisión de carácter
político.

PARA LA SOCIEDAD
-Los archivos custodian la memoria de cualquier organización.
-Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable.
-Los archivos nos permiten gestionar los documentos desde su nacimiento para
preservar su valor y significado.
-Los documentos son soportes confiables de nuestra información,
garantizándonos seguridad y transparencia en las actuaciones administrativas.
-Los archivos cumplen una función muy importante en la sociedad, ya que
contribuyen a la custodia de la memoria individual y colectiva.
-El libre acceso a la memoria enriquece nuestro conocimiento, promueve la
democracia y protege los derechos de todos los ciudadanos.
 LA NECESIDAD DE RECONOCIMIENTO DE LOS ARCHIVOS

-Los archivos son fieles testimonios de las actividades administrativas, culturales,

sociales, etc., en definitiva, son el reflejo de la evolución de una sociedad.
-Los archivos nos garantizan una gestión eficaz, responsable y transparente,
protege los derechos de los ciudadanos y asegura la memoria colectiva,
preparándonos para el futuro.
-La función de los archivos es dejar constancia de las actividades de la
humanidad.
-Los archivos se conservan en diversos formatos: físico, electrónico, etc.
-Los profesionales de archivística brindan su conocimiento salvaguardando esta
memoria documental.
-Todos los ciudadanos somos responsables, gestores, propietarios y protectores
tanto de los archivos públicos como de los privados.

EL COMPROMISO SOLECTIVO EN LA GESTION DE ARCHIVOS

-El compromiso para aplicar políticas y normas legales en materia de archivos.

-El compromiso de todas las organizaciones para utilizar archivos en ejercicio de
sus funciones, aplicando eficientemente la gestión de archivos.
-El compromiso de obtener los recursos necesarios que nos proporcione una
gestión transparente incluyendo procesos cualificados.
-El compromiso de la conservación documental para asegurar fiabilidad e
integridad de los documentos.
-Compromiso para que los archivos sean accesibles a todos, respetando las leyes
que se rigen sobre el mismo y que contemplen los derechos de las personas, tanto
de propietarios como de usuarios.
-El compromiso de usar los archivos en pro de contribuir al desarrollo de una
sociedad.
 CONCLUSIONES

-El archivo nos ha sido fundamental en la evolución cultural, social, política y

científica de la humanidad.
- El archivo es la memoria de una empresa, entidad pública, privada o un país
representada en la conservación de los documentos.
- El archivo constituye un centro de consulta de la información, disponible en todo
momento.
- El archivo satisface las necesidades de información eficaz a consultar por parte
de la ciudadanía en general.
- El archivo debe ser funcional y técnico; de fácil manejo y consulta
 BIBLIOGRAFIAS

https://www.monografias.com/trabajos31/el-archivo/el-archivo.shtml

https://es.calameo.com/read/003460389192874a2cc61

https://concepto.de/archivo/

https://www.promonegocios.net/administracion/que-es-administracion.html

https://es.slideshare.net/pliper/importancia-de-los-archivos-para-la-investigacin

https://atsgestion.net/importante-archivar-documentos/