.

Buenas Tardes,

Cordial saludo,

Basado en el material de trabajo que ofrece la plataforma Sena podemos indicar que una de las
cualidades importantes de un archivista, es el orden, la puntualidad, y sigilo profesional debido al
tipo de información que maneja a diario en una compañía

Buenas Tardes,

Cordial saludo,
ORDEN: Hay que disponer metódicamente los elementos y documentos con que se trabaja, para ejercer sobre ellos un
control que permita saber, en cualquier momento, en qué parte se hallan.

         RESPONSABILIDAD: El archivo debe mantenerse al día.  Por consiguiente, a esta tarea se le debe dedicar diariamente
el tiempo que sea necesario.

         PRONTITUD: Los papeles que se solicitan al archivo deben encontrarse en forma inmediata.

         CORDIALIDAD: El manejo del archivo impone relaciones con otras personas de la empresa.  La persona encargada del
archivo debe estar siempre dispuesta al dar amablemente las informaciones que le soliciten y suministrar los
documentos que le pidan.

        SIGILO PROFESIONAL: Tanto el archivista como la secretaria u oficinista en general, deben ser personas altamente
reservadas.  Pero esta cualidad adquiere especial importancia para la persona que archiva, pues debe guardar los
secretos de la empresa y no divulgar nunca lo que conoce por medio de los archivos.

        CONCENTRACIÓN: Debe ejecutar con toda atención las labores del archivo, para evitar errores que dificultarían su
manejo.

Buenas Tardes:
Un documento recoge un acto o hecho realizado por una institución o por una
persona, ya sea física, jurídica, pública o privada. Este acto o hecho se recoge en
un soporte, bien sea en un papel o, como la tecnología ha avanzado muchísimo,
actualmente puede hacerse en un cd, una cinta, fotografía, o cualquier otro tipo de
soporte que pueda conservarse. Esto genera a su vez un archivo, que puede ser
de todo tipo, desde el arqueológico, audiovisual, legal, etc.

Un archivista es una persona experta en la materia, conocedora en el área

que utiliza un conjunto de procedimientos ya sean técnicos o métodos y
que esto nos lleva a cabo una actividad determinado
El diccionario de terminología Archivística publicado por el Consejo Internacionalde
Archivos, define al archivista como "una persona profesionalmente ocupada enla
administración de archivos y/o en el manejo de archivos

En el pasado, se consideraba que las obligaciones del Archivista consistían

simplemente en la preservación de las fuentes históricas. En el mundo de
hoy, las obligaciones de los archivistas se conciben en un sentido más amplio.
Se exigen que sepan de los documentos donde sea que ellos se encuentren
proporcionen información acerca de ellos y puedan extraerla para las
personas que tiene derecho a obtenerla.

Cada vez más, el archivista trasciende el papel tradicional de rescatador y

preservador de documentos del pasado para involucrarse profundamente en
todos los procesos documentales asociados con la conducción de los asuntos
de la administración y con el procesamiento de información. En estas
circunstancias, los archivistas se enfrentan al reto de ayudar a la sociedad a
encontrar nuevos medios de conformar su patrimonio documental y hacerlo
accesible

Un mundo sin archivos sería un mundo sin memoria, cultura, derechos

legales y faltos de comprensión de las raíces históricas y científicas, es decir,
carente de identidad colectiva. En consecuencia, el archivista es el
depositario de una gran responsabilidad de asegurar que la sociedad tenga
un conocimiento integral de sí misma, teniendo acceso a los archivos,
mediante la descripción de los fondos, los archivistas se ocupan de que los
miembros de las sociedades tengan acceso documental

Con la entrada en vigor de la reforma laboral y el contexto actual de crisis que nos rodea, lo cierto es
que ha cambiado por completo el perfil del candidato demandado por las empresas de nuestro país.
Antes se daba mucha importancia al currículum vitae del candidato y a los años de experiencia
acumulados en el sector. Ahora, los seleccionadores de personal dan más importancia a los valores
personales que el aspirante puede aportar a la empresa. Buscan calidad profesional y personal, por lo
que cada vez resulta más importante realizar una buena entrevista personal, donde el reclutador
observará detenidamente tu actitud y tus gestos. Así que, ¡analiza tus fallos y prepárate bien!
 El Archivista debe tener total identificación con la profesión que
ejerce. Por lo tanto, requiere ser un profesional dinámico, visible,
participativo y con presencia institucional. Debe evitar la inercia, la
pasividad, el conformismo y la invisibilidad.
El Archivista debe ser un profesional convencido de la importancia de su
función y del papel que ocupa en el proceso productivo del país, por lo
tanto debe sentirse en todo momento orgulloso de su profesión y de su
quehacer.

El Archivista debe promover un espíritu crítico, de su labor y

científico de su profesión, para poder juzgar su propio desempeño
profesional y saber si lo está realizando correctamente.
1.
2. El Archivista debe actualizar sus conocimientos constantemente con
el fin de mantener una adecuada práctica profesional, compartir
experiencias y de esta manera, evitar la obsolescencia.
3.
El Archivista debe tener un comportamiento ético en el desempeño
de su trabajo y sobre la información que maneja, así como el
compromiso para con su institución y con los demás profesionales.
4.
5. El Archivista tiene la obligación siempre, de aplicar los principios
teóricos archivísticos, en el tratamiento de los documentos en
procura de la protección del Patrimonio Documental de la Nación.
El Archivista tiene la obligación de respetar la normativa legal vigente con
el fin de evitar el maltrato, destrucción, pérdida, vandalismo, sustracción
o lucro ilegal de terceros.
6. Un archivero o archivista es una persona con titulación superior o media
dedicada a la organización y mantenimiento de un archivo.

se sabe que son de gran importancia los archivos en cualquier compañía ya que estos nos sirven
como memoria activa e inactiva para la toma de posteriores decisiones 

Profesionalmente, un archivero puede depender de una administración pública

(un ente público, una universidad, etc.) o de una empresa, fundación o
universidad privada. Su tarea principal consiste en elaborar y aplicar el cuadro
de clasificación de la documentación del organismo, institución o entidad para
que se aplique tanto en los archivos de gestión u oficina como en el archivo
definitivo, y controlar su seguimiento y actualización. Lleva a cabo, además, los
instrumentos de descripción necesarios para facilitar la búsqueda y
recuperación de documentación por parte de los usuarios que tienen acceso al
archivo (guías, inventarios y catálogos).
El archivista es todo profesional en la disciplina de producir, receptar, conservar y
almacenar información y documentación. En sí, es el encargado de planear, analizar e
implementar las buenas prácticas y métodos que permitan la preservación de los
documentos, con el fin de proteger el contenido del archivo y así, facilitar su consulta y
acceso.
el archivista es el mediador entre los usuarios y su documentación, ya que gracias a su
trabajo se puede acceder a la información, respetando su categorización y su orden. Los
documentos y la información son de gran relevancia en los procesos empresariales, por lo
que también el archivista puede brindar asesorías para que el orden y manejo
establecidos sean mantenidos a lo largo del proceso.
es evidente la diferencia que tienen ambos archivos hoy por hoy podemos resumir que es mas
usado el archivo electrónico no dejando atrás el archivo tradicional 

Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las organizaciones y la
sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni futuro. Vivirían al día sin tener
conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de los demás. Todo el mundo quiere conocer su
historia y reclama estar informado y documentado, pero no todo el mundo presta el interés que se
merecen los archivos para conseguir este conocimiento.

es fundamental en cualquier compañía una excelente administración de documentos tiendo en

cuenta las razones que hemos mencionados de por qué son tan importantes los archivos

Gracias ana por tu participación no dejas conocer más detalladamente varios de los diferentes
tipos de documentos que existen en un archivo

 los archivos son necesarios en la sociedad porque promueven el conocimiento, custodian y

preservan nuestra memoria, difunden nuestro patrimonio histórico, dan acceso a los ciudadanos,
son garantía de Protección de datos y Propiedad Intelectual, impulsan la investigación histórica y
científica, apoyan la gestión documental de las organizaciones, apoya a la transparencia y a la
rendición de cuentas, además dan agilidad en la localización de la información…

en todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando distintos

Datos, que mediante un debido proceso y metodología permiten alcanzar la
generación de una Información Útil, que forma parte de lo que es posteriormente
conocido como Banco de Datos, siendo un objeto de consulta en todo ámbito
socioeconómico.
como se había anunciado se dio inicio a la videoconferencia del curso administración documental

en el entorno laboral el día 22 de febrero a las 7 pm se dio una espera prudente esperando a que

los aprendices se incorporaran a la sala. Dimos inicio orientando a los aprendices sobre el inicio de

la formación resolvimos dudad sobre la fase inicial del proceso luego los participantes en la sala se

presentaron uno a uno y contaron las expectativas que tienen frente a la formación que inician,
fueron tocados temas como concepto, historia y evolución de los archivos, también la importancia

y las clases todo esto nos llevó a consolidar las cualidades del archivista tema principal de la

semana número uno finalizamos poniendo en contexto a los aprendices sobre las siguientes

actividades recordándoles que en los diferentes foros pueden interactuar de una manera eficiente

y así desarrollar el proceso de formación.

destacamos que un archivista debe tener total identificación con la profesión que ejerce. Por lo
tanto, requiere ser un profesional dinámico, visible, participativo y con presencia institucional. Debe
evitar la inercia, la pasividad, el conformismo y la invisibilidad. Pasadas la 8 de la noche se dio por
finalizada la sesión en línea concluyendo el tema que fue objeto de análisis y recodando que ya
esta semana finaliza el proceso de formación y serán certificados

los aprendices aprobados.

es importante no perder de vista que hoy en día ninguna profesión es capaz de desarrollarse
sin uña formación científica bien definida, por lo que las instituciones educativas tienen un
importante papel que jugar en la puesta en funcionamiento de nuevos métodos y en la
sistematización teórica de las profesiones. Una educación al más alto nivel es fundamental
para asegurar la preparación de nuevos miembros en las profesiones y el aumento de su
conocimiento y experiencia.

La definición sociológica de una profesión cubre un área importante para la sociedad, su

trabajo es de alguna manera una forma de altruismo institucionalizado. En primer lugar la
sociedad aprueba y reconoce una profesión porque ésta asume tareas es socialmente
importante; además una verdadera profesión tiene igualmente la autonomía necesaria para
realizar tareas, pues establece sus propias prioridades y evaluaciones y no permite a otros
asumir la dirección en su propio campo de competencia. Asimismo, define las necesidades
de los individuos o de los grupos a los que asegura sus servicios.
Los archivos son entidades abiertas que velan por la promoción y acceso a su
legado documental. Son entidades donde fluye la información que un día se
convertirá en conocimiento, tanto individual como colectivo.

Podemos agregar que el proceso por medio del cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes
fases del archivo.

La valoración documental es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y

determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos
de transferencia, acceso y conservación o eliminación parcial o total.
Los documentos de archivos son Ejemplares en cualquier tipo de soporte, testimonio de
las actividades y funciones de las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas.
Los documentos de archivo son una fuente primaria de información, forman parte del
trámite administrativo y se organizan en conjuntos o agrupaciones documentales, desde
el documento simple, al expediente y la serie documental.

 Los archivos custodian y preservan el legado documental único de una organización, de una
ciudad, de un gobierno… El objetivo principal (y primordial) es conservar nuestra memoria. Que no
nos falle nunca el “de dónde venimos” para saber el “a dónde debemos ir”.

cada profesión forma asociaciones para promover las metas comunes de sus miembros. Mediante
sus esfuerzos colectivos, los miembros de una profesión controlan sus propias normas, por
ejemplo las que se refieren a la formación, el reconocimiento profesional, la terminología, las
características y la ética de la profesión. Finalmente, una verdadera profesión tiene una cultura
común que comprende normas, valores y un modo de expresión; eso puede existir solamente si
los miembros de la profesión tienen una comprensión común de la naturaleza de su trabajo

 Los archivos son difusores de nuestro legado y patrimonio histórico. Sin ellos las organizaciones,
los ciudadanos, los países no tendrían memoria histórica con el consiguiente peligro de caer en
errores del pasado.

La educación es un proceso de acción sistemático, concebido para desarrollar la capacidad

intelectual del individuo y adquirir un cuerpo de conocimiento. Su énfasis está puesto en lo teórico
y analítico, en el sentido amplio, en el proceso y la capacidad para comprender, comparar,
transferir y aplicar conceptos y principios generales en un ambiente académico de manera que
reciba reconocimiento de toda la sociedad, una vez que se ha obtenido él título correspondiente

Los nuevos archivistas, con una titulación universitaria se convirtieron en los verdaderos

especialistas de los documentos modernos, tenían una buena preparación para hacerse cargo de
ellos y hacerlos accesibles, a la vez que sabían orientar a los usuarios sobre los mismos. Merced a
una formación general, a la adquisición de conocimientos y técnicas propias de los archivistas y de
métodos de trabajo práctico.

La situación actual de la formación de los archivistas es el reflejo de la evolución de] concepto

mismo de la Archivística, por una parte y de las diferentes tradiciones archivísticas, por otra. Pues
de una ciencia empírica para el arreglo y organización de los archivos ha pasado por tres etapas
sucesivas, ciencia auxiliar de la historia, en el siglo XIX, ciencia auxiliar, de la Administración, al
tiempo que se Iniciaban los grandes cambios socioeconómicos de principios del siglo XX y
finalmente, la consideración de que es una parte integrante de las ciencias de la información; lo
que ha llevado a la inclusión de los archivos en los sistemas nacionales de información. Su
evolución de una ciencia descriptiva a una ciencia funcional, la ha convertido en una disciplina
dentro de las ciencias de la información.

Los conocimientos que debe tener un archivista están señalados por el objetivo o finalidad de los
archivos que es proporcionar información y testimonio a los usuarios. El cumplimiento de
estos objetivos se consigue a través de una serie de funciones que nos van marcando las materias
cuyo conocimiento es imprescindible y que serán unas de carácter técnico y otras de
carácter científico

Este trabajo tiene como propósito aplicar  la NORMA GTC 185 para la gestión de
documentos formales en nuestra compañía, en esta  se establecen los lineamientos para la
gestión de documentos organizacionales, basados en  normas  ICONTEC; la cual contiene  
diferentes herramientas, que nos sirven de soporte para dar una mejor presentación y
formalidad. Esto con el fin de facilitar las comunicaciones escritas y tecnológicas  en
Trabajando Juntos SAS optimizando así  los recursos y el tiempo, teniendo en cuenta la 
calidad en cada uno de los procesos internos  en  las  áreas de trabajo. Estas orientaciones
permiten el desarrollo y comprensión de la información que se transmite en la compañía, de
una manera organizada y completa.

Este documento  se plantea  como una guía, lo cual se adapta  a  cualquier

necesidad o ambiente. Esta guía esta dirija a empresarios, directivos, instructores,
asistentes administrativos y secretarios  y todas  aquellas personas  que estén
involucradas  con el documento.

Esta norma editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y

Certificación (ICONTEC), fue ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30.

El objetivo presentar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de

documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una
adecuada imagen corporativa

La valoración documental, de acuerdo con la Norma UNE-ISO 15489-1 (en Cermeno

Martorell, 2011, p. 217/218), tiene como objetivos responder a las necesidades
presentes y futuras de la actividad; cumplir con las exigencias legales para garantizar
que se ha documentado, entendido e implementado el marco jurídico y normativo
aplicable a la gestión de documentos para las actividades del organismo, y responder a
las necesidades presentes y futuras de los interesados tanto internos como externos.

Los documentos electrónicos ahorran tiempo, debido a que no se tiene que enviar a
imprimir a una imprenta, así como tampoco se debe ir a la oficinas del S.I.I. a timbrar.
También él envió es más rápido ya que solo con un correo electrónico puede enviar
los documentos.También las declaraciones de impuestos se pueden hacer de manera
más rápida.

La guía técnica colombiana (GTC)185 esta   norma esta creada para que los

documentos cumplan con estos estándares  o requisitos y esta esta siendo
continuamente actualizada para tener un régimen estricto en su funcionamiento, la
norma se utiliza para seguir unos pasos los cuales se emplean en la elaboración de un
documento

Ayudar a la Disminución de la masa Documental  Mejorar el estado de conservación  Aumentar

la eficiencia administrativa  Asegurar la conservación de los documentos realmente esenciales
El Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.) es un instrumento básico en el que se plasman
los trabajos de análisis e identificación sobre las series documentales con el fin de que sean
señalados sus diferentes valores y, en consecuencia, establecidos los distintos plazos de vigencia,
acceso y conservación de los documentos. En el Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.) se
expresa una parte muy importante de los procesos que se desarrollan en los centros de archivo.

Gestionar o administrar la información se ha vuelto cada vez más necesario para las
organizaciones, debido a que la información se ha considerado un recurso organizacional
necesario y estratégico para la toma de decisiones, el alcance de los logros y la supervivencia de
las organizaciones en un entorno cada vez más exigente. El archivo como Gestor
de documentos tiene una función de gran relevancia al permitir la localización y utilización
oportuna y efectiva de la información.

Los Archivos contribuyen al desarrollo cotidiano de las distintas actividades que llevamos
a cabo a lo largo de nuestra vida, el objetivo de los mismos no implica unicamente la
capacidad de poder navegar los hechos que tuvieron lugar en el pasado sino que
constituyen una herramienta clave que nos permite entender el presente y proyectar el
futuro

Ser Archivista o Gestor Documental es una profesión fascinante, no hay demasiados

trabajos en los cuales uno pueda decir que lo que se haga en el presente va a ser de gran
importancia dentro de cien años. Es por eso que los profesionales de la información
necesitan sentir pasión por la historia, deben tener ojo para los detalles y un fuerte
compromiso de servicio hacia la comunidad, convirtiéndose de esta manera en los
guardianes de la memoria de la sociedad. 

A grandes rasgos podemos decir que no existen diferencias ya que ambos

profesionales de la información son responsables por velar por la salvaguarda y el
acceso a los documentos de archivo. Sin embargo, en algunas organizaciones y
países, el Gestor Documental  es la persona que se encarga de la protección de
los documentos desde el momento en que son creados hasta la etapa en que se
vuelven "documentos de archivo". El Archivista por su parte hará la misma labor,
pero sólo a partir de que el documento ya se encuentra constituido
como documento de archivo. Ambos profesionales deben contar con las mismas
habilidades y conocimientos que permitan garantizar la protección física y la
integridad intelectual de los documentos.
En algunos países como el Reino Unido un Archivista y un Gestor Documental se
diferencian por determinadas pautas de profesionalización vinculadas a las formas
en que estos ingresan en las instituciones, las calificaciones profesionales
pertinentes a cada profesión, estándares profesionales particulares y órganos
representativos específicos. No obstante, en otras regiones no existe un marco
profesional expreso por lo que la gente trabaja en base a ciertas prácticas
establecidas, debemos recordar que en todo el mundo existen voluntarios e
individuos entusiastas que se interesan por los archivos y los gestionan sin darse
cuenta de que en esencia son Archivistas.
Independientemente de las calificaciones académicas o de los cargos
(puestos) profesionales que los responsables por velar por el cuidado de los documentos
de archivo ocupen, deberán siempre procurar alcanzar una serie de objetivos

Para que aquellos profesionales que están a cargo de los fondos documentales, y por lo
tanto de los documentos de archivo, puedan alcanzar estos objetivos es de vital
importancia que trabajen en conjunto con profesionales de otras áreas como
conservadores, expertos en tecnologías de la información, docentes, artistas, entre otros.
A su vez es primordial llevar a cabo un trabajo directo con los usuarios de archivo que
permita garantizar que los fondos documentales y los servicios ofrecidos por las
instituciones sean relevantes y satisfagan sus necesidades.

el archivistica es una ciencia relativamente nueva a diferencia de otras ciencias,

esta ha ocupado un lugar muy importante cuando hablamos de
acontecimientos históricos, pues gracias al desempeño de esta disciplina de
manera empírica hoy podemos conocer los grandes hechos por los
que tuvieron que atravesar nuestros antepasados.

esta ciencia es importante desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar

plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener
todo guardado en su memoria y para esto vio como única opción la escritura. y
es aquí donde toman mayor importancia la conservación de los documentos
escritos en ligares específicos de forma organizada y ordenada para
luego convertirse en grandes archivos, los cuales a su ves hicieron crecer
la archivista como ciencia, y el personal encargado de su manejo.

la valoracion docuemtal es un instrumento archivístico que ayuda a categorizar,

según las prioridades administrativas, todos los documentos que hacen parte de
los fondos acumulados que produce la empresa. Esto permite que la empresa logre
mantener un control optimizado de sus recursos de almacenamiento, y de la información
que puede ser útil en las distintas actividades organizacionales.

se sabe que los docuemtos en una compñaia son de gran importancia ya que estos manejan
mucha informacion confidencial para la misma informacion que con el paso del tiempo jamaz
pierden su importancia

para ampliar un poco mas el tema  el instituto colombiano de normas tecnicas y

certificacion INCOTEC es el organismo nacional de normalizacion, segun el decreto
2269 de 1993.

Como se había anunciado se dio inicio a la videoconferencia del curso administración documental
en el entorno laboral el día 14 de marzo a las 7 pm se dio una espera prudente esperando a
que los aprendices se incorporaran a la sala. Dimos inicio orientando los temas correspondientes a
la tercera y última semana de actividades en esta videoconferencia abarcamos temas como
conceptos de administración y sus pasos así como la administración documental y su finalidad,
también las funciones que comprende la administración documental también los principios y
normas de la archivística, comunicaciones oficiales embalaje y transportes de documentos todas
estas temáticas apoyadas en la guía técnica colombiana que es la norma vigente en este tipo de
temas.

A las 8 pm dimos por terminada la videoconferencia donde se concluye que La

administración documental en las empresas es primordial ya que en esta se refleja la importancia
de la empresa, como lo es la comunicación de información del a misma, se tiene en cuenta que se
le da un valor agregado pues se trata de implementar orden para así evitar perdida de capital y
tiempo que es valioso para cualquier empresa pára finalizar se dieron pautas para el cierre del
curso se les invito a participar en los foros de dudas para que despejen cualquier
inquietud que puedan presentar en cuanto a la finalización de curso

como se había anunciado se dio inicio a la videoconferencia del curso legislacion documental
en el entorno laboral el día 22 de marzo a las 7:30 pm se dio una espera prudente esperando a que
los aprendices se incorporaran a la sala. Dimos inicio orientando a los aprendices sobre el inicio de
la formación resolvimos dudad sobre la fase inicial del proceso luego los participantes en la sala se
presentaron uno a uno y contaron las expectativas que tienen frente a la formación que inician,
fueron tocados temas como el estado y sus documentos, concepcion y derehos de ley entre otros
temas varios.

pudimos resumir y concluir el Estado es la organización humana que abarca la totalidad de la

población de un país, estructurada social, política y económicamente mediante un conjunto de
instituciones independientes y soberanas que regulan la vida en sociedad.Dicho de otro modo, un
Estado equivale al conjunto de atribuciones y órganos públicos que constituyen el gobierno
soberano de una nación, y en ocasiones el término es usado también para referirse a la nación
como un todo: el Estado argentino, el Estado palestino, etc. Para que un colectivo humano
organizado sea reconocido como un Estado, deberá contar con ciertas condiciones, pero también
con el reconocimiento internacional de sus pares para finalizar invitamos a los aprendices a nuestra
proxima sesion en linea.

Desde los años 60 los rápidos avances en las tecnologías de la información han
llegado a muchos ámbitos, y han afectado también a los archivos. En este
campo se comenzó a utilizar la informática para gestionar los grandes
volúmenes de información que se generaban; después empezó a crecer el
número de documentos creados directamente en los ordenadores y que se
almacenaban en el mismo formato electrónico en el que habían sido
originados, dando lugar a documentos electrónicos de archivo.

Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que
deben adaptarse para acoger a los nuevos documentos electrónicos.
El CIA (Consejo Internacional de Archivos)  determina que las funciones del
archivo son identificar, salvaguardar y preservar los documentos y asegurar
que van a ser accesibles y comprensibles. Las actividades que se incluyen en la
función del archivo comienzan en la primera etapa del ciclo de vida de los
documentos y terminan al final de dicho ciclo, y han de tener presente el
objetivo principal del archivo, que es asegurar la creación y la preservación del
valor probatorio de las actividades o transacciones realizadas por los creadores
de los documentos.

Al tratarse de documentos electrónicos, la función del archivo va a

ser sometida a ciertas modificaciones en cuanto a la creación de los
documentos, su valoración y selección, su preservación, su acceso y
su uso.
No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin
papeles”, pero sí que cada vez son más los documentos que nacen y
viven en las organizaciones sin pasar por el formato papel.

Siguiendo las indicaciones del Consejo Internacional de Archivos,

definiremos documento sin más como: “información registrada,
producida o recibida en el inicio, en el proceso o en la resolución de
una actividad de una institución o de un particular, y que consta del
contenido, del contexto y de la estructura suficiente para proveer a la
actividad de valor probatorio”. Hay que aclarar que el contexto se
refiere a los diferentes aspectos que afectan al documento, por
ejemplo quién firma, la relación que tiene con otros documentos (del
mismo expediente o de otros), la función que ejerce...
Respecto al documento electrónico, la normativa australiana de
gestión de documentos1 propone como definición la siguiente:
“unidades estructuradas de información registrada, publicada o no
publicada, y gestionada como unidades discretas en sistemas de
información”. En esta definición se atiende a dos características:

 Son unidades estructuradas de información registrada. Los

documentos electrónicos tienen una estructura lógica de
relaciones entre pequeños elementos de datos que comprenden el
total del documento.
 «Un documento electrónico se convierte en documento de
archivo cuando toma parte en una transacción de la
organización»
 Son gestionados como unidades individuales en sistemas de
información. Un documento electrónico se distingue de otros
documentos electrónicos (incluso de otras versiones de ese mismo
documento) porque permite ser gestionado y usado como una
unidad.

hemos logrado evidenciar dentro del proceso que cada uno de estos archivos cumple con una
función totalmente importante dentro de las compañías si bien es cierto la tecnología a ido
avanzando y así mismo las empresas modernizándose con ella por tal motivo son de gran
importancia ambos archivos
una buena administración documental habla bien de un excelente trabajo del personal encargado
de los archivos como su misma palabra lo indica la tarea de administrar información no es tan fácil
como la gente lo percibe a simple vista, esta labor también requiere de destreza, habilidad a la hora
de realizarla

Es el proceso por medio del cual se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.
La valoración documental es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y
determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos
de transferencia, acceso y conservación o eliminación parcial o total.

Nunca deberá haber una única regla para la valoración de una serie documental. Existen
instituciones e individuos productores de documentos que realizan diferentes actividades,
por lo cual crean documentos con peculiaridades propias en variados formatos: soportes de
papel, ópticos, magnéticos y electrónicos. Y para valorar una serie documental hay que
tomar en cuenta todos los detalles internos y externos del documento. Para llegar a esto hay
que proceder al siguiente paso que se denomina identificación.

La identificación consiste en el conocimiento exhaustivo de la institución que ha producido

la documentación en el ejercicio de sus funciones, su evolución orgánica, competencias
administrativas y tipos documentales. El resultado de esta fase será la organización del
archivo, con el establecimiento del cuadro de clasificación y la ordenación de sus series
documentales.

Un verdadero archivista debe tener grandes conocimientos y cualidades tales como lo

son la responsabilidad, gran compromiso con sus tareas y exigencias diarias, una
buena sinceridad, una enorme empatía, interés por su trabajo y demás acciones que
debe realizar en la cotidianidad, tener siempre una actitud positiva, visionar siempre el
trabajo en grupo y expansión de capacidades con las demás personas y entidades de su
entorno laboral. Tener gran capacidad de pro actividad y optimizar su trabajo por
medio de la implementación de las nuevas tecnologías. 

En mi concepto: las características de un archivista son las básicas no solo para esta labor si no
para cualquier otra función que se desempeñe dentro de cualquier empresa, pienso que si nos
vamos un poco más allá o siendo más específicos, el tema de los archivos y quien los maneje
siempre han sido vistos como algo sin importancia y que hacen solo por cumplir ya que la ley así lo
ordena, sin embargo poco a poco el sector público y privado han empezado a notar la importancia
de tener una información organiza y conservada adecuadamente, y es allí donde la persona
encargada de manejar, clasificar, ordenar y administrar esta información debe ser aparte las
cualidad básicas, una persona íntegra que este en constante actualización y evolución y sobre todo
que le guste lo que hace y se apersone como si esto fuera suyo.

Un archivista es la propuesta mas tecnica y apropiada para el tratamiento,

recuperacion, almacenamiento y difusion de la informacion. son capaces de tener
siempre un espiritu de iniciativa, creatividad, liderazgo, poseen una mente abierta y
organizada adicionalmente contando con muchos aspectos ya mencionados

Un archivo es un conjunto de documentos producidos por personas que

son administrados, organizados, y conservados para difundir la
Información contenida en ellos, donde los archivos son fuentes primarias
de ilustración y mejoramiento para todos los sectores de la comunidad, en
esto podemos encontrar muchas verdades, versiones, y son muy útiles
para una investigación, para la administración pública, para la ciudadanía,
para una difusión cultural y para lograr una mayor eficiencia y
transparencia de la gestión.
las cualidades de un archivista son ventajas que prestamos a un sistema o empresa, a la
cual brindamos mayores elementos de competitividad, Ademas hay que tener ciertos
conocimientos teconologicos para un mejor desempeño laboral. Teniendo en cuenta
que un archivista deber cumplir con ciertas cualidades como: orden, prontitud,
responsabilidad, sigilio profesional, cordialidad, y concentracion

Los documetos deben ser guardados, archivados y protegidos de una forma especial,
puesto que ya hemos visto lo importante que son para las compañias en la actualidad.
Esto requiere que la persona encargada de ejecutar dicha tarea sea una persona con
conocimientos en el tema, la legislacion actual, las normas, los reglamentos, el como
guardarlos para no dañar la integridad de los documentos, sino que tambien se le debe
agregar temas como el compromiso, eficacia, responsabilidad,el sigilo, la confianza, el
respeto,ect. Esto hace que el archivista de hoy sea una persona integral, lleno de pleno
conocimiento, habilidades y aptitudes para desempeñara plenamente dicho cargo.

 el archivo no solo lo practicamos en nuestros lugares de trabajo, también lo

ponemos en práctica en nuestros hogares, personalmente archivo las facturas de
todos los servicios y demás documentación como las evaluaciones y trabajos de
mi hijo del colegio.
Por eso se dice que la memoria de cualquier entidad se encuentra en sus
archivos, siempre y cuando estos se les hayan realizado un debido proceso de
manipulación, teniendo una duración a través del tiempo.

Basados en las actitudes que debe tener un buen archivista, se puede establecer que
debe ser organizado, aseado, puntual, responsable y reservado,  ya que la información
que maneja es de interés público, publico privado y privado, debe tener tacto para
establecer las circunstancias en las cuales la información puede ser divulgada y
mantener una serie de medidas de seguridad para evitar la fuga de documentos sin
previa autorización.

Por ultimo reflexionar la importancia de mantener un buen archivo físico o magnético,

es mantener nuestra identidad como humanidad, demostrando que nuestro pasado y
nuestro presente pueden llevarnos  a labrar un mejor futuro

Atendiendo el concepto de archivo y su importancia a través de la historia de la

humanidad, se puede determinar que este proceso es de vital necesidad para
salvaguardar eventos trascendentales en nuestros entorno social, laboral y personal;
teniendo en cuenta que a través de los años el proceso de archivo ha evolucionado
significativamente haciendo uso de las diferentes herramientas tecnológicas y
humanas tendientes a determinar de manera precisa la preservación de los
documentos de importancia para cualquier tipo de organización o persona natural.
Con el fin de facilitar los trabajos del Consejo de Archivos, así como de establecer unas pautas
comunes a la hora de plantear las propuestas de valoración, el Pleno de este órgano colegiado ha
aprobado una serie de formularios y pautas de actuación a las que se deberán atener los distintos
organismos proponentes. De esta manera, el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid
aprobó, en su sesión constitutiva de 28 de noviembre de 2012, unos criterios generales para la
valoración de documentos pertenecientes al Patrimonio Documental Madrileño (Metodología para la
valoración y destrucción física de los documentos que forman parte del Patrimonio Documental  
La lectura de un documento tradicional es pasiva ya que  el documento dice y el lector elabora a partir de
lo que percibe. Además, el lector es incapaz de poder agregar nuevos contenidos a los ya establecidos en
el documento o de incorporar a él las ideas que genera la lectura. Para que esto no suceda, los editores
han inventado los llamados puntos de acceso a los contenidos de los documentos impresos: tablas de
contenido, índices cronológicos, onomásticos y geográficos.

Los Documentos Tradicionales son aquellos que contengan cualquier unidad significativa de información

que haya sido registrada en un soporte que permita su almacenamiento y su posterior recuperación.  Por
ejemplo: libros, revistas, cartas, facturas, y los informes escritos de diverso tipo. También se consideran
documentos los dibujos, los gráficos, las fotografías, las películas, los videos y las distintas formas de
sonido grabado como discos, cintas, cassetes… sin importar el soporte en que se registra la información:
papel, cuero, cortezas, celulosa, acetato o cinta magnética. Pueden ser tanto documentos impresos como
audiovisuales.

 Por otro lado tenemos los Documentos Digitales. Estos documentos no reciben su nombre por la forma
mediática en la que se presenta la información, sino directamente de la manera particular en la que se
registra. Estos documentos son qualquier unidad significativa independiente de información registrada en
un diskette, en un CD Rom o en un disco duro. Se registran en un medio electrónico a través de
codificaciones que se basan en el uso de combinaciones de señales eléctricas positivas y negativas, las
cuales se representan de distinta manera.

El documento tradicional, físicamente considerado, siempre tendrá obstáculos para su accesibilidad total.
Para el lector resulta imposible, por si mismo, llegar hasta las fuentes que los autores utilizan, refieren o
citan. Las bibliotecas, teóricamente, permitirían que los lectores de documentos tradicionales pudieran
seguirle la pista al discurso de los autores, pero en la realidad, las bibliotecas aisladas no se bastan por sí
mismas y hubo, entonces, que inventar los sistemas bibliotecarios, las redes y los servicios cooperativos.
Y aún así, las barreras geográficas se imponen.

El Registro de Tablas de Valoración de la Comunidad de Madrid es el instrumento que recoge

todas aquellas Tablas que han sido informadas favorablemente por el Consejo de Archivos y que,
posteriormente, han recibido su aprobación mediante Orden de la persona titular de la Consejería a
la que esté atribuida la competencia en materia de Archivos

Con los documentos digitales esta limitación es superada. La posibilidad de establecer “hiperrelaciones”
entre documentos ubicados en distintos sitios Web, no importa la región o país donde se encuentren,
permite que los documentos electrónicos, ubicados no importa donde, si están en un medio conectado en
red con Internet, puedan ser accedidos desde cualquier otro lugar.

Un documento electrónico es fácilmente publicable para que el mundo entero lo pueda consultar. Pero así
como es fácil publicarlo, es igualmente fácil sacarlo de circulación. La relativamente corta vida de algunos
“sitios web”, puede traer como consecuencia que el documento que consultamos hoy, a lo mejor mañana
ya no esté ahí; a lo mejor a partir de mañana deja de ser accesible o sencillamente deja de existir. Los
documentos electrónicos que no han sido guardados y procesados para hacerlos permanentemente
recuperables, pueden tener una vida muy corta y contingente; una vida “volátil”. Por eso a la hora de
citarlos es necesario dejar claro en que fecha se consultó; incluso, a que hora se consultó.

los países que abordan la valoración, son países donde la gestión documental consta de poca
documentación histórica y mucha administrativa, en el siglo pasado USA y Canadá. En
Europa se almacena trabajando sobre la valoración y recuperación de documentos, como por
ejemplo el Reino Unido. Las circunstancias que han hecho que mucha documentación se
haya destruido :

 Crecimiento de la documentación ( antes pocos, ahora una cifra excesiva ) existiendo una mayor
difusión y administración, pero aun y así no se puede conservar todo y tampoco se debe ya que
la mayoría tienen un valor efímero dentro de la Administración.

 Si conservamos todos se crearían problemas de acceso a la documentación por los

investigadores ( cantidades bestiales de documentos para estudiar )

 Existen pocos recursos para albergar tantos documentos ( tanto físicos como humanos )

 Tampoco todos son necesarios para la investigación y la documentación.

La valoración no sólo es importante, sino que es la clave porque de las consecuencias de la

valoración dependen otras actividades archivísticas.

En definitiva, la valoración documental se concibe como una función archivística que

forma parte de la gestión documental y por la cual se evalúan las series a partir de sus
valores primarios y secundarios para fijar el tiempo de su conservación y destino
final. En este sentido, los valores primarios se relacionan con la génesis del documento,
con su  finalidad o su uso (fiscal, judicial, legal, administrativo); mientras que los
valores secundarios responden en términos informativos, trascienden el motivo por el
cual se originó el documento (para la investigación, la historia, etc.).

Además un sistema de gestión documental se completa con otras características igualmente

cruciales y que aportan valor a la solución: facturación electrónica, digitalización certificada,
impresión en miniatura, gestión y distribución de faxes, integración con otros sistemas y
el Workflow. docQuijote Software engloba todas estas funcionalidades para hacer más fácil la
gestión de documentos añadiendo valor a las organizaciones. Asimismo contempla nuevas
singularidades que hacen de la suite documental docQuijote algo más que un mero gestor
documental para pasar a hablar de un concepto nuevo en la gestión de documentos al
adaptarse a las necesidades de cada empresa independientemente del tamaño y el volumen

Podemos afirmar, entonces, que la identificación precede a la valoración y a la

selección. El objeto del proceso de valoración son las series documentales, a pesar de
que los documentos son los que tienen valores. Sin embargo, los valores repercuten en
las series documentales, puesto que, tal como ya lo señalamos, ellas son testimonio de
una misma actividad repetida en el tiempo.
Documentos Tradicionales son aquellos que contienen información que haya sido
registrada en un soporte que permita su almacenamiento y su posterior
recuperación. Pueden ser tanto documentos impresos como audiovisuales.

Algunos ejemplos son: libros, revistas, cartas, fotografías, películas, entre otros. 

Documentos Digitales son cualquier unidad significativa de información registrada

en un CD Rom o en un disco duro. Se registran en un medio electrónico y se
representan de distinta manera.

Algunos ejemplos son: Internet, blogs, artículos, paginas de internet, entre otros.

puedo mencionarte una de las diferemcias de ambos documentos

La lectura de un documento tradicional es pasiva, es imposible que el lector

agregue nuevos contenidos a los que ya están establecidos en el documento.

-El documento electrónico, por el contrario, permite que el usuario ingrese

comentarios, modifique o agregue contenidos.

la atribución de criterios para la conservación y valoracion documental resulta 

fundamental en materia archivística, en tanto determina la valoración de los
documentos y, como alega Cermeno Martorell (2011), “serán los que acaben
configurando parte de la memoria futura de nuestra sociedad” (p. 216).

otra de las mas notables diferencias entre ambos documentos son las siguientes

-Los documentos tradicionales sufren limitaciones porque tienen un carácter

monomediático de su condición.

-Los documentos digitales, por el contrario, permiten integrar en un sólo ambiente

diferentes tipos de contenido. Esta posibilidad de utilizar “múltiples” medios
informativos, les llama “carácter multimediático” de documentos digitales.

En nuestro país, las herramientas legales que enmarcan la labor archivística son
escasas, sin embargo, el problema mayor no está en la carencia de legislación
específica o en su antigüedad, sino más bien en la falta de cumplimiento de las
mismas. Sobre este punto le sugerimos la lectura de “La valoración documental:
situación en la administración pública nacional de  Argentina”, de Cipolleta y Pak
Linares.  Aun así, esencialmente,  la resultante de la tarea de valoración debe ser la
determinación del tiempo o de los plazos  que los documentos detentan, suvalor
primario y, si poseen, su valor secundario.

Se entiende por Administración Documental, el proceso de elaboración de documentos,

debidamente planeados y organizados a partir de una normatividad determinada, como
respuesta a una solicitud o trámite de las comunicaciones internas y externas de una
empresa, las cuales soportan el proceso administrativo y apoyan la exactitud de la toma de
decisiones.
La norma GTC 185 de ICONTEC es una gran herramienta para la gestión de
documentos, que involucra tanto a la entidad como al personal que en ella labora.
Existen documentos a los que se aplica estrictamente dicha norma: Cartas,
memorandos, circulares, actas, informes, certificados y constancias, hoja de vida,
mensajes electrónicos. Es muy explicita la reglamentación para la elaboración de
estos, en cuanto a su cuerpo y estructura. Para ver la elaboración de cad una de
estos, lo podemos hacer a título personal y de manera más puntual, una breve
consulta de la temática sugerida por el instructor  (Para no colocar tantos
formatos aquí). Encotraremos las partes que coforman cada uno de los
documentos: Encabezados; Margenes; Tamaño de texto; Espaciado, ademas el
tamaño reglamentario para cada documento, hasta lo que tiene que ver con los
sobres.
Todo esto redunda en la eficiencia y eficacia de toda entidad y por ende la
consecución de los propositos de toda empresa: Competitividad; Productividad;
Desarrollo; Crecimiento y por supuesto RENTABILIDAD y buen nombre.

Administrar documentos a partir de un gestor de archivos no es una medida exagerada, ya que la

rentabilidad de una empresa depende de la forma como se capturen, organicen y se carguen.
Asimismo, el servicio al cliente y el cumplimiento de la ley son factores importantes de cada
empresa, los cuales deben desarrollarse en conjunto con las políticas de mantenimiento de
documentos a partir de un sistema de gestión designado.

La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una
estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la
asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos. Los documentos son el
resultado de los procesos administrativos que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de
sus funciones y por eso la organización del archivo es producto de los procesos mediante los
cuales se crean los diversos tipos de documentos. Pero además, debe hacer posible la rápida
localización de los documentos: cada expediente o documento debe tener asignada una
ubicación y no otra, de forma que su búsqueda sea ágil y siempre encuentre la respuesta
justa.

Esta norma editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y

Certificación (ICONTEC), fue ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30.

El objetivo presentar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de

documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar
una adecuada imagen corporativa.

La documentación tiene una gran importancia ya que presenta una organización en

su presentación, hace que los documentos  no solo sean, eso, si no, que pasen a ser documentos
elaborados, trabajados, creados, ingeniosos y apreciados por quien los visualiza.

Estimado aprendiz
Para empezar un gran proyecto hace falta valentía. Para terminar un gran proyecto hace falta
perseverancia.

Si deseas empezar a triunfar debes no seas de los que te quedas mirando las escalas, levántate y
sube el primer escalón y así uno por uno hasta llegar a arriba y a tu meta u propósito.

Recuerda que el día 17 del presente mes tendremos cierre total del curso más sin embargo es
fundamental aclara que las actividades se estarán recibiendo hasta el día jueves 13 de junio a las
12 pm , si todavía hay actividades pendientes por presentar aun estas a tiempo de ponerte al dia te
invito a hacerlo para que logres la certificación .

ANIMO!

Buenos días

Estimados aprendices:

La intención que se quiere con el siguiente anuncio es notificar a la población estudiantil que
cuenta con identificación extranjera o DNI enviar copia del documento de identidad al correo del
instructor que encontraras en la barra de menú opción información del instructor sin embargo en
las siguientes líneas asocio la dirección de correo thomasf28@misena.edu.co .

Tengan presente que sin esta información requerida en el tiempo solicitado es imposible generar la
certificación del curso por tal motivo los invito a ser diligentes con dicha documentación para así
generar posibles inconvenientes al cierre de la formación.

Gracias por su atención y colaboración!