MANUAL DE

ARCHIVO

Elaborado por:
 Sara Judith Calderón Morales. CLAVE: 8

Índice
Origen e importancia del archivo……….. pág. 1 a la 3
Administración de documentos………….. pág. 4 a la 5
Importancia de la administración de documentos……… pág. 6
Origen e importancia del archivo:

ORIGE
El estudio de los
N
archivos y su documentación es tan antiguo
como la organización social de la humanidad. Sus orígenes
podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros
archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una
herramienta de control de la población y de la riqueza.

Los primeros documentos son documentación legal (leyes),

documentación de control de las personas (padrones),
documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de
propiedad). También hay mucha documentación militar (registros
de soldados, quintas) y mucha documentación privada.

Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escrivas.

Eran una clase dirigente que se originan en el servicio a los
templos. En Ur, el archivero era además inspector de canales.

Se crean depósitos especiales para los archivos. Se buscaba

que tuvieran una climatización adecuada. Las tablillas se
colocaban en las paredes sobre estanterías de obra recubiertas
de asfalto.
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También se colocaban en nichos independientes. Se les mete en
cajas de madera, cestas de paja, jarras de arcilla.

Los documentos normalmente eran de acceso restringido.

Solamente podían utilizarlo sus productores y los oficiales de la
administración con autorización previa.

Destacaban el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con 17.000

tablillas de arcilla. Se encontraron libros con contabilidad,
registros de transacciones mercantiles, estatutos de gobierno y
tratados de esta ciudad con otras de su entorno.

En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se encontraba Iasim Sumus,

el primer archivero del que tenemos noticia.

IMPORTANCI
A
Los archivos recopilan, conservan y difunden información
registrada, generada ó recibida por una entidad, grupo o persona
en función de las actividades que ésta realiza.

Dicha información puede estar contenida en documentos sobre

papel ó cualquier otro soporte: medios legibles por equipos
mecánicos o electrónicos, cintas ó discos de computadora,
microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas,
pintura, dibujos, mapas, etc.
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Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de
información de un país, por cuanto en su documentación se
expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su misión,
funciones y actividades.
Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene
para: la administración, la investigación, la comunidad, el
desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento
de la cultura y la consolidación de la identidad nacional. Por
razones de orden práctico se explicará cada componente, no sin
antes advertir que no es posible determinar los límites entre uno
y otro, toda vez que en conjunto son interdependientes.

Uno de los activos mas importantes de una empresa son los

archivos, estos representan la memoria, guardan la historia y los
hechos del pasado que servirían para corroborar situaciones que
se hayan realizado dentro de la organización.

La función de los archivos como memoria institucional cobra

mayor importancia a medida que pasa el tiempo. Con archivos
bien organizados no tendrán los funcionarios que partir de cero,
o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de
información, elevando los costos de operación, produciendo
ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente
administración.
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Administración de documentos:
La administración de documentos se centra en el
almacenamiento y la organización de documentos para mejorar
el trabajo activo en curso, incluidos la creación de contenido y
recursos compartidos dentro de una organización.

Creación de documentos:

La creación de documentos es única y testimonial, lo cual hace

que deban ser conservados a largo plazo.

La creación de documentos nos ayuda a ser más eficientes en el

uso de información.

Para la creación de documentos es importante incluir:

 Portada.
 Título.
 Contenido claro.

La creación de nuestro documento debe ser físicamente

accesible y estar en condiciones óptimas para poder ser bien
utilizado.
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Los documentos pueden presentarse en múltiples soportes,
desde textuales, fotográficos, audiovisuales o electrónicos.

Cabe destacar que la tecnología hoy en día nos permite crear,

guardar y compartir gran cantidad de información contenida en
documentos digitales.

El objetivo de un documento es dejar testimonio de la materia de

interés pudiendo entonces conservarse en el tiempo.

Distribución de documentos:

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y

al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los
documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación
de recepción y envío de los mismos.
.
Dentro de la distribución de documentos hay división entre
distribución externa y distribución interna.

En ambos tipos de distribución debe llevarse un control.

Este proceso se considera uno de los más delicados debido a su

desarrollo.
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Importancia de la administración de
documentos:

Evita la pérdida de la documentación, ya que todos

los documentos están integrados e identificados en un único
sistema. Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la
documentación y permite el control de acceso y de seguridad de
la información, impidiendo que personas no autorizadas accedan
a los contenidos.

Por gestión documental se entiende al conjunto de tecnologías y

técnicas utilizadas para gestionar y centralizar los documentos
de una organización mientras se accede a la información desde
un solo lugar sin necesidad de ingresar demasiadas contraseñas.
El objetivo principal es administrar el flujo de estos documentos
lo que dure su ciclo de vida, lo cual implica una mejora en varios
aspectos de la administración de una empresa.

Gracias a la implementación de tecnologías de gestión

documental, las organizaciones podrán ser más eficientes en el
uso de la información, reduciendo costos y contar con la
información oportuna, lo cual se verá reflejado en un incremento
en la productividad.
Además, el sistema facilita el proceso de búsqueda y
organización de los documentos. Por lo cual, las empresas
tendrán un fácil almacenamiento, consultas rápidas y acceso de
la información.
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