ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

DORA LILIANA MUÑOZ URUEÑA

ELIZABETH DEL CARMEN VILLA COUTIN

TUTOR VIRTUAL SENA
 INTRODUCCIÓN

El enfoque de este ensayo va dirigido a resaltar la importancia, terminología,

cualidades, clasificación, categorización, de los archivos y sus aplicaciones en
nuestro entorno laboral y vida cotidiana.
 ARGUMENTO

El Archivo es fundamental para la historia de la humanidad, ya que nos permite

consultar y utilizar la información recopilada a través de la evolución sociocultural
del mundo.
En este momento el archivo nos facilita el acceso a cualquier tipo de información
del tema que se requiera puesto que gracias a las tecnologías esta mas al alcance
en general.
 ORIGEN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos nacen con las necesidades de las civilizaciones de llevar un control
de la población y sus pertenencias y dejar rastros o huellas y con esto demarcar
su territorio.
El origen de los archivos data desde la aparición de las primeras civilizaciones y
va evolucionando con la humanidad.
Con la aparición de la escritura y las comunicaciones empiezan a surgir algunas
instituciones que conllevaron a la organización de las comunidades, entre ellas
una forma de llevar registros de las actividades realizadas por la humanidad.
Entre las mas importantes culturas tenemos los egipcios, chinos e indios, ya que
estos plasmaban en sus templos inscripciones dirigidas a sus doctrinas.
Las civilizaciones Romanas y griegas dejaban escritos sus testamentos y
documentos en mármol y piedra; por su parte los Arcadios, Sumerios y Babilonios
tallaban sus escritos en pieles, madera, mármol y tablillas de arcilla blanda con
algunos elementos rústicos de metal.
En esta evolución podemos encontrar los documentos en todas sus formas
primitivas utilizadas de acuerdo a la civilización.
Los archivos fueron creados para llevar un control y dejar memorias de lo
realizado en cada etapa de la evolución.
Es de resaltar que en los siglos XV y XVI se identifica a España en cabeza de
Napoleón, como centro pionero de los archivos.
 QUE ES UN ARCHIVO

Archivo: es una recopilación de documentos los cuales son organizados y

clasificados de manera ordenada bajo ciertas categorías y tipologías, de acuerdo
con unas normas establecidas, teniendo como finalidad salvaguardar los
documentos de una entidad y hacer más fácil la búsqueda de cualquier
información que se requiera consultar.

IMPORTANCIA

La importancia de los archivos es que con ellos podemos garantizar la memoria de

cualquier entidad desde su creación pasando por un proceso de evolución
administrativa, brindando un soporte para las decisiones que puedan requerir a
futuro, también podemos decir que el archivo es importante para salvaguardar los
procesos y procedimientos que ayudan al crecimiento y sostenibilidad de una
entidad o empresa.

CLASIFICACION DE ARCHIVOS

Los archivos se pueden clasificar;

Según su organización;
Archivo centralizado: cuando toda la información es recopilada por una sola
dependencia de la empresa o entidad.
Archivo descentralizado: cuando cada dependencia lleva su documentación.

Según su uso;
Archivo activo: son los documentos actuales que se están usando y se encuentran
en proceso de tramitación.
Archivo semiactivo: son aquellos documentos de menor frecuencia de consulta y
varían según su periodo de conservación.
Archivo inactivo: documentos de conservación perpetua de acuerdo a las
disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.
Según su naturaleza;
Archivo público: estos son los documentos pertenecientes a las entidades
estatales.
Archivo privado: aquellos documentos que pertenecen apersonas naturales o
jurídicas.
También podemos encontrar los archivos privados con interés publico como por
ejemplo los archivos investigativos, científico, histórico y cultural.
Según su ciclo vital; esta clase de archivos son encontrados muy
frecuentemente en nuestro entorno laboral.
Archivo de gestión: es la documentación de consulta inmediata que encontramos
en cada una de las dependencias de la entidad por que aún no cumple con la
cronología establecida según la normatividad para ser transferida.
Archivo central: este es de menor frecuencia de consulta y a sido transferido a un
fondo, pero aún se encuentra vigente.
Archivo histórico: es aquel cuyo valor es establecido como relevante para la
garantía de la evolución jurídica y administrativa de la sociedad, su finalidad es
salvaguardar y difundir el patrimonio documental. De conservación definitiva.

Cualidades de los archivos

Estas cualidades tienen que ver propiamente con las ventajas que este sistema
presta a la organización y su correcta implementación adición de elementos de
competitividad al contar con herramientas sustentables de la información
generando un patrimonio invaluable de conocimiento institucional.

Características de los archivos

Económicos se ahorra en tiempo y personal empleado en la búsqueda de
documentos, ya que estando en orden, clasificados y bien archivados se
encuentran más fácil.
Simples, se identifica el contenido de la información de manera más sencilla.
Funcionales, permite archivar y consultar de manera más eficiente.
Exactos, la clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones y pérdida de tiempo.
Técnicos, se registra las situaciones en la toma de decisiones del responsable
para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
Cualidades de un archivista
La misión del archivista es salvaguardar y proteger la documentación producida
por una empresa o entidad, esto se logra desde el momento de la producción de
un documento hasta su disposición final pasando por un proceso de clasificación y
conservación.
El archivista debe ser una persona ordenada, responsable, discreto, cordial que se
concentre en su labor, además debe tener una preparación y actualización
constante de su cargo.
 CONCLUSIONES

Podemos concluir diciendo que los archivos son parte de nuestra historia y
evolución, además nos sirven como evidencia de los procesos que realizamos.
Todos somos productores de archivo ya que generamos documentos tanto
privados como públicos, desde el momento en que nacemos estamos generando
documentos que son utilizados durante toda nuestra vida, un ejemplo es nuestro
número de documento.
Al ser productores de archivo estamos obligados a aprender a organizar, clasificar,
y salvaguardar toda nuestra documentación.