Administración documental en el entorno laboral -actividad

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ACTIVIDAD 1

Las funciones documentales indagan que el proceso administrativo sea sincrónico y continuo,  de
modo que el documento respalda la comunicación empresarial y posibilita la facilidad de
información desde cuando se inicia hasta cuando termina, incluso al llegar al archivo.

Las funciones que se pueden identificar son :

Control:  se da la revisión y se registra la realización documental, controlando diariamente tanto

las planillas de próximo control de fumigación  como las  de las fumigaciones   que se realizaran
ese día y así elaborar la    certificación que la secretaría de salud publica exige para el control de
plagas a cada cliente (empresa  o negocio), también  genera una planilla nueva donde van los
registros de llamadas de clientes potenciales y otra de novedades.   Aplicando el ciclo vital del
documento y lograr así que los documentos cumplan sus objetivos para que fueron creados y
aplicando la tabla de retención documental TRD y poder clasificar la documentación según la
información contenida en cada documento.

Mantenimiento: según la clase de documentos puede tener cierto tiempo según las reglas de
cada 
empresa como en este caso la empresa  fumigaciones  maneja Directorio de clientes, planillas de
registro   de control de fumigaciones a clientes, certificaciones  de fumigaciones, cotizaciones,
recibos de caja, informe trimestral de actividades y aplicación de plaguicidas secretaría de salud
publica y la información en medios magnéticos.

Almacenamiento de documentos: Esta función consiste en recopilar los documentos

debidamente clasificados  y organizados por contenidos o temas específicos, ubicados en un lugar
adecuado según unas condiciones técnicas, con el fin de que sus características no se pierdan o
se deterioren; además de facilitar su consulta en la gestión administrativa.  
En la empresa se maneja datos muy importantes que están consignados en las certificaciones  que
genera la empresa por cada fumigación que hace al cliente, esta  información esta clasificada en
clientes a nivel personal y empresarial  estos datos son manejados con mucha reserva y privacidad
y los cuales se utilizan internamente para ir agregando datos al directorio de clientes. Estos
documenten son archivados mensualmente en orden ortográfico y por sector  económico  y luego
son llevados  a los estantes que están destinados para las certificaciones.

Descarte de documentos: al final de cada año la asistente administrativa informa al gerente que
documentos se determinan como obsoletos o inservibles ya que no prestan ninguna utilidad este le
solicita que realice un acta que justifique la acción teniendo en cuenta que estos estarán  cinco
años en el archivo.

Recuperación de la información: Es un procedimiento que se encamina y que parte de la

inspección de la base datos, términos esenciales, certificados, registros, folletos, listas de lo que
quiere encontrar.
Pero para que sea segura el rescate de la información se busca de manera pormenorizada de
información en los medios físicos y electrónicos que pueden ser esenciales en la investigación

El ruido documental: se encuentra una variedad de datos que no son lo suficientemente importante
para lo que  necesitamos.
Silencio Documental: cuando la información encontrada es ínfima referente a lo que se anhelaba
hallar o no se encontró el termino clave para lo que se quería hallar.

Clasificación de los archivos

Los archivos se organizan de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas que
presenta la tabla de retención documental, es decir archivo de gestión, central y la resolución
terminada.

Según la organización

De acuerdo a la clasificación   y constitución de la empresa.

Archivo centralizado: es cuando una sola sección maneja toda  la documentación de   la
institución.

Archivo descentralizado: es aquel que maneja  cada uno de las secciones  de la institución. Es
decir es autónomo de todo procedimiento archivistico.

Según su uso

Archivo Activo: esta conformado por documentos del año actual o años anteriores que se
encuentren en procesos  de diligenciamiento como: certificaciones, informe trimestral de
actividades,cotizaciones y todos los documentos que  continuamente se están consultando.

Archivo Semiactivo: Son los documentos que se modifican   en su periodo de conservación y su

consulta es mínima.

Archivo Inactivo: son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservación
de acuerdo con las disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.  

Al realizar esta actividad nos damos cuenta de la importancia de la   administración documental

como eje  de la gestión  y procedimiento que lleva con los documentos. Es así  que se debe
calificar como un medio que relaciona a la comunicación empresarial, tanto interna como externa. y
las empresas podría mejorar el rendimiento económico si se acrecentase los procesos
documentales en la organización